كيفية إنشاء بريد إلكتروني احترافي بخطوات بسيطة
في الوقت الحالي لا يوجد بديل عن استخدام البريد الإلكتروني (email) في الأعمال، إذ يعد الوسيلة الأساسية المستخدمة في جميع عمليات التواصل.
لذا، من المهم الحرص على استخدامها بطريقة احترافية كذلك.
في هذا المقال سنتحدث عن الخطوات التي تمكنك من إنشاء بريد إلكتروني احترافي مناسب للعمل.
لماذا تحتاج إلى إنشاء بريد إلكتروني؟
قد يتجاهل البعض أهمية البريد الإلكتروني، نظرًا لأنّه لا يعمل حاليًا، أو لأنّه لا يستخدمه في عمله، نتيجة استخدام أدوات أخرى مثلًا. لكن في النهاية فإن إنشاء بريد إلكتروني هو أمر لا مفر منه في يومٍ من الأيام، وذلك لأنّه يمكنك استخدامه في الأمور التالية:
1- التواصل مع العالم: يعد هذا هو الهدف الأساسي من إنشاء بريد إلكتروني، وهو استخدامه للتواصل مع العالم والمراسلات المختلفة. إلى جانب التواصل في العمل، ستحتاج إلى البريد الإلكتروني من أجل التقديم على الوظائف، وستتلقى الردود بشأن دعوتك إلى المقابلة الشخصية من خلال البريد الإلكتروني.
2- تلقي نشرات بريدية: إذا كان لديك اهتمام بتصفح بعض المواقع، فمن المحتمل أن تكون لديك الرغبة في الوصول إلى المحتوى من هذه المواقع باستمرار. لذا، أحد أهم فوائد إنشاء بريد إلكتروني هي أنّه يمكّنك من تلقي هذه النشرات من خلاله، بالتالي تضمن وصولك إلى المحتوى الذي تريده باستمرار.
3- التسجيل في المواقع المختلفة: سواءً كنت تفكّر في التسجيل بمواقع العمل الحر أو على مواقع التوظيف، أو أي مواقع أخرى. على الأغلب أنت بحاجة إلى إنشاء بريد إلكتروني حتى يمكنك التسجيل على هذه المواقع وإتمام خطوات استخدامها بنجاح.
4 خطوات تمكنك من إنشاء بريد إلكتروني احترافي
يدرك البعض أهمية إنشاء بريد إلكتروني بالطبع، لكن لا يفعل الجميع ذلك بطريقة احترافية تتفق مع سوق العمل حاليًا. لذا، هناك بعض الخطوات البسيطة التي تمكنك من إنشاء بريد إلكتروني احترافي لاستخدامه في أعمالك التجارية كالتالي:
الخطوة الأولى: اختيار اسم البريد الإلكتروني
على الأغلب هذه هي الخطوة الأكثر أهمية في عملية إنشاء بريد إلكتروني، لأنّ هذا الاسم سيظل حاضرًا في بريدك باستمرار، ولن يكون بإمكانك إلغاؤه. إذا أردت التغيير، ستضطر إلى إنشاء بريد إلكتروني جديد من البداية. لذا احرص على اختيار الاسم بالطريقة الملائمة لك، من خلال النقاط التالية:
1- الاسم لا اللقب: عندما بدأ استخدام البريد الإلكتروني، كان من الشائع أن يعتمد البعض على أسماء الشهرة والألقاب في إنشاء بريد إلكتروني خاص بهم. بالطبع هذا لا يوجد به مشكلة على مستوى الحياة الشخصية، والمعاملات مع الأشخاص القريبين.
لكن عندما يتعلق الأمر بالرغبة في الاحترافية، فمن المهم هنا التركيز على اختيار الاسم المناسب للبريد الإلكتروني. يمكنك ببساطة الاعتماد على الدمج ما بين اسمك الأول والأخير في إنشاء بريد إلكتروني، مع عدم وضع أي أسماء أخرى.
2- الأرقام: بالطبع من الشائع استخدام الأرقام في إنشاء بريد إلكتروني، وذلك لصعوبة الحصول على اسم بريد إلكتروني مميز نظرًا لكثرة عدد المستخدمين. لكن رغم ذلك فوجود الأرقام ليس مفيدًا، وقد يسبب لك بعض الضرر. لذا، حاول ألّا تستخدم الأرقام، وبدلًا من ذلك ابحث عن الخيارات الأكثر ملاءمة لاسمك.
3- عدم استخدام المنصب: يُفضل البعض عند إنشاء بريد إلكتروني أن يضع منصبه كجزء من الاسم، مثلًا إضافة أنّه يعمل في الموارد البشرية من خلال تضمين (HR) في الاسم، وهكذا. لكن هذا الأمر غير مناسب ليتواجد في اسم البريد الإلكتروني، بل الأصح أن يتواجد في التوقيع، الذي سنتحدث عنه في الخطوة الأخيرة.
4- البريد الإلكتروني المتخصص: من الشائع إنشاء بريد إلكتروني للأعمال التجارية. مثلًا قد ترغب في إنشاء بريد إلكتروني لمشروعك الخاص. سيساعدك ذلك على استخدام هذا البريد للشأن التخصصي، ويبقى البريد الآخر باسمك للمراسلات الشخصية. في هذه الحالة يمكنك اختيار الاسم المناسب، سواءً وضع اسم المشروع التجاري مباشرةً، أو اسم القسم، أو أي كلمة أخرى معبّرة. الاسم الأكثر شيوعًا في استخدامه هو (info@...).
الخطوة الثانية: اختيار النطاق المناسب
الخطوة الثانية في إنشاء بريد إلكتروني هي اختيار النطاق المناسب للاسم، ويُقصد بالنطاق الاسم الذي يظهر بعد علامة (@) في بريدك الإلكتروني. هذه الخطوة مهمة جدًا، لا سيّما إذا كنت تستخدم البريد الإلكتروني كصاحب مشروع. لنقسّم اختيار النطاق وفقًا لوضعك الحالي:
1- صاحب مشروع: إذا كنت صاحب مشروع، فالأفضل هو الحصول على نطاق متوافق مع اسم مشروعك عند إنشاء بريد إلكتروني، وذلك لأنّ هذا الأمر سيكون مؤثرًا في تواصلك مع الآخرين. سيكلّفك ذلك شراء النطاق وتكاليف تجديده، وهذا الأمر يمكن تحمله كجزء من التكاليف التي تدفعها في المشروع.
سيساعدك هذا على إنشاء بريد إلكتروني باسمك، وأيضًا باسم مشروعك التجاري، وأي قسم آخر تريده. إذ بدون نطاق مخصص لن يكون هناك معنى لإنشاء بريد إلكتروني باسم (info@gmail) فهو لا يوحي بأي شيء يتعلق بمشروعك، عوضًا عن أنّه لن يكون متوفرًا من الأساس.
2- موظف أو عامل حر: في هذه الحالة قد لا تحتاج إلى نطاق متخصص، ويكفيك الاعتماد على النطاقات المعروفة، مثل Gmail وغيرها. بالطبع في الوقت الحالي الاعتماد على Gmail هو الأكثر شيوعًا والأفضل من ناحية الاحترافية. بالطبع هناك بعض الشركات التي توفّر لموظفيها بريدًا إلكترونيًا متخصصًا. لكن لا غنى عن البريد الشخصي، لاستخدامه في المعاملات الشخصية الأخرى.
بالطبع هذا الأمر ليس ثابتًا على الدوام، فهناك بعض أصحاب المشاريع الذين لا يفضلون إنشاء بريد إلكتروني متخصص، ويكتفون باستخدام أي نطاق معتاد. بينما بعض الموظفين يفضلون النطاقات المتخصصة، وذلك كجزء من العلامة التجارية الشخصية الخاصة بهم.
الخطوة الثالثة: التوقيع
يتناسى البعض هذه الخطوة عند إنشاء بريد إلكتروني احترافي، ويجدون أنفسهم مضطرين في كل مرة يكتبون فيها بريدًا إلكترونيًا إلى التعريف عن ذاتهم، سواءً في البداية أو النهاية. لذا، الخطوة الثالثة في إنشاء بريد إلكتروني هي كتابة توقيع معبّر عن شخصك.
يمكن أن يشمل هذا التوقيع إضافة مجموعة من البيانات، مثل: المسمى الوظيفي الخاص بك، أرقام الهاتف للتواصل الشخصي معك، رابط الموقع الإلكتروني الخاص بك أو بصفحتك على موقع الشركة، أو رابط صفحتك على موقع لينكد إن. تأكد من تضمين توقيع احترافي يعبّر عنك، ويساعد على التعريف بك للآخرين.
من المهم بعد إنشاء بريد إلكتروني وإضافة التوقيع المناسب، أن تتأكد من تفعيل خاصية الظهور التلقائي للتوقيع في نهاية رسائل البريد الإلكتروني الخاص بك، حتى لا تضطر إلى إضافته في كل مرة ترغب بإنشاء رسالة جديدة بها.
الخطوة الرابعة: اختيار صورة احترافية
يعد البريد الإلكتروني هو التعريف الاحترافي عنك في المعاملات المختلفة، وفي بعض الأحيان تستخدمه في التواصل مع أشخاص، لم يسبق لهم معرفتك من قبل. لذا، من المهم في إنشاء بريد إلكتروني أن تضع صورة احترافية داخل البريد، إذ وجودها يجعل الطرف الآخر يشعر أنّك شخص حقيقي فعلًا.
ختامًا، تمثل هذه الخطوات حجر الأساس في إنشاء بريد إلكتروني احترافي، يمكنك استخدامه في المعاملات المختلفة وفقًا لأهدافك التي ترغب في تحقيقها. لذا، تأكد من القيام بها بطريقة صحيحة، لأنّ الأمر سيؤثر على فرصك في المستقبل.
المصادر:
