كيف تتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني كي لا تصبح عبئا يُثقل كاهلك؟

تحققنا من البريد الإلكتروني الخاص بنا بات عادة يومية، وشيء أشبه بالإدمان في ظل الحياة التي نعيشها الآن. وجدت دراسة اُجريت في الفترة الأخيرة أن الموظف العادي يتلقى حوالي 126 رسالة في اليوم الواحد، ويخصصون حوالي 28 % من وقتهم الإسبوعي لتصفح بريدهم الإلكتروني، ويتم مقاطعتهم 11 مرة في الساعة الواحدة، ويتحققون من إشعاراتهم كل ست ثوانٍ.

ورغم أهمية البريد الإلكتروني وضرورة تفقده طوال الوقت لما يوجد به من معلومات مُهمة وبيانات سوف تستخدمها في عملك، إلا أن ذلك له ثمنه بكل تأكيد، خاصة وأنك سوف تعاني من فقدان التركيز، وانخفاض مُعدّل الإنتاجية، وزيادة الضغط، لذا نُقدم لك مجموعة من الأدوات التي سوف تساعدك على التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني دون الشعور بأنها عبء يُثقل كاهلك.

دقق في بريدك الإلكتروني

كل تغيير شخصي يبدأ بالوعي وإدراك الذات. تظهر الأبحاث أن الأشخاص الذين ينتبهون إلى عاداتهم الغذائية يتناولون طعاماً أقل كثيراً، لذا من الأفضل أن تكون على دراية بعدد المرات التي تتحقق فيها من بريدك الإلكتروني، وسوف تكتسب المزيد من الوعي ما يدفعك إلى تقليل هذا العدد، والانتظام في التحقق من الرسائل.

انضم إلى تحدي الجمل الخمسة

تحدّ نفسك وحاول ألا ترد على أي رسالة تستلمها بأكثر من 5 جمل فقط، أي شيء يزيد على الجمل الخمس من الأفضل أن تنقله إلى الطرف الآخر عبر اتصال هاتفي أو اجتماع شخصي. بهذه الطريقة سوف توفر على نفسك الكثير من الوقت، كما أنك سوف تعزز علاقتك بالآخرين، وسوف تتسع شبكة علاقتك ومعارفك، علاوة على ذلك، فأنت سوف تحصل على الرد الذي تريده في فترة أقصر.

عاداتك في استخدام البريد الإلكتروني قد تجعلك مديراً سيئاً

حدد الهدف من الرسالة

هناك رسائل ليست مهمة أو فلنقل ذات أهمية متوسطة، ومن أهم الخطوات في التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني هو أن تكون قد حددت هدفك سلفاً قبل كتابتها، عليك أن تسأل نفسك ما الذي يجب أن يشعر به قارئ الرسالة عندما يفتحها ويقرأها.

قبل أن تكتب الرسالة عليك أن تفكر فيما ستقوله للشخص الذي سيتلقاها كما لو كنت ستقابله وجهاً لوجه، تذكر أن الرسائل الإلكترونية خالية من المشاعر الإنسانية لذلك عليك أن تكتبها بطريقة مُعبرة عما تفكر فيه، لذلك عليك قراءتها أكثر من مرة قبل أن تُرسلها.

لا تكتب رسائل قصيرة جداً أو طويلة جداً

عليك أن تتأكد من شيء ما، وهو أنه لا أحد يحب قراءة الرسائل الطويلة للغاية والمليئة بالمعلومات والتفاصيل، كذلك الرسائل القصيرة والمختصرة للغاية، لهذا عليك أن تكون مُعتدلاً.

لا تتفادَ كتابة رسائل طويلة بكتابة أخرى قصيرة ومُختصرة فتنسى الكثير من التفاصيل. يُنصح بأنه عندما تكتب رسائل طويلة أن تكتب في نهايتها مُلخصا مكونا من جملة أو جملتين؛ لإيجاز كل ما جاء في الرسالة. كذلك يُنصح بأن تتخلى عن الاستعارات والوصف، وأن تكتب رسالة واضحة وصريحة.
ومن الأفضل أن تبدأ رسالتك الإلكترونية بفقرة، أو جملة مألوفة ومعروفة، ثم انتقل إلى غير المألوف، أو الجديد، أو تحدث عن الأمر الذي من المتوقع أن يحدث جدلا". 

هكذا تحقق الاستفادة القصوى من فن التسويق عبر البريد الإلكتروني

حدد مواعيد تفقد البريد الإلكتروني

عليك أن تُحدد مواعيد يومية ثابتة للتحقق من بريدك الإلكتروني وتفقده، بهذه الطريقة سوف تتمكن من التعامل معه بانتظام. وأفضل طريقة لضمان ألا يتشتت انتباهك وأن تحافظ على تركيزك وأنت تعمل هو أن تُعطل كافة الإشعارات الخاصة ببريدك الإلكتروني. ولنقل على سبيل المثال خصص 3 فترات في اليوم للتحقق ما إذا كنت قد استلمت رسالة جديدة أم لا.

خلاصة القول، اعلم أن البريد الإلكتروني أداة للاتصال باتت الأكثر استخداماً ويلجأ إليها الناس على نطاق واسع، خاصة في العمل. ولكن طريقة عملها وتصميمها وانتشارها الواسع يجعلك تشعر وكأنها تتحكم فينا، لذلك حاول أن تتذكر أن الأمر لا يقتصر فقط على تفقد البريد الإلكتروني، ولكنه يتعلق بقضاء المزيد من الوقت مع زملائك المحيطين بك، أو القيام بشيء له مغزى وهدف حقيقي.