كيف يمكنك كتابة محضر اجتماع بطريقة صحيحة؟
لا شك أنّ الاجتماعات هي أحد الأمور المتكررة كثيراً داخل العمل، وبالتالي لا بد من الاهتمام جيداً بعملية توثيقها لضمان الإبقاء على النتائج والمعطيات الواردة بها، لضمان عدم النسيان والحاجة إلى تكرار اجتماع دون فائدة حقيقية بسبب فقد بعض المعلومات. في سبيل ذلك لا بد من تعلّم كيفية كتابة محضر اجتماع بطريقة صحيحة، لضمان الحفاظ على نتائج كل اجتماع باستمرار.
ما هو محضر الاجتماع؟
يمكن تعريف مصطلح محضر اجتماع على أنّه وثيقة، من خلالها توضّح جميع التفاصيل الخاصة بالاجتماع، سواءٌ المعطيات والتطورات والقرارات النهائية. يمكن من خلال كتابة محضر اجتماع ضمان توثيق كل حدث، فيمكن مشاركة هذا المحضر مع بقية الأعضاء الذين لم يقدروا على المشاركة، فتكون لديهم متابعة بما حدث بالضبط.
تختلف كتابة محضر اجتماع عن كتابة ملاحظات الاجتماع، فالأولى تركّز على تفصيل ما حدث بالضبط في الاجتماع، أمّا الثانية فهي تكتفي فقط بالتأكيد على بعض النقاط الرئيسة. بالطبع وجود كليهما مهم، إذ الاحتفاظ بمحضر الاجتماع ضروري للتأكيد على التفاصيل، أمّا ملاحظات الاجتماع فهي تذكير بأهم النقاط المتفق عليها والخطوات التي يجب العمل عليها سريعًا.
ما العناصر التي يجب تضمينها عند كتابة محضر اجتماع؟
بالتأكيد يختلف كل اجتماع عن البقية، وذلك وفقاً لنشاط المؤسسة والصناعة التي تعمل بها، وكذلك الهدف من الاجتماع ذاته. لكن في الوقت نفسه، توجد بعض العناصر المشتركة التي يجب مراعاتها عند كتابة محضر اجتماع، والحرص على وجودها باستمرار.
1- الهدف من الاجتماع: يجب توضيح الهدف من الاجتماع للشركة بالضبط.
2- الوقت والتاريخ: يجب كتابة تاريخ اليوم بالضبط (اليوم/الشهر/السنة)، وكذلك وقت الاجتماع، مثلاً ساعة البدء في الاجتماع وساعة الانتهاء.
3- الموقع: تحديد مكان تنفيذ الاجتماع، سواءٌ داخل أو خارج الشركة. كذلك من الجيد الإشارة إلى المكان بالضبط، مثلاً غرفة الاجتماعات داخل الشركة، أو غرفة مجلس الإدارة.
4- الحضور: تسجيل تفاصيل الأشخاص الحاضرين في الاجتماع (الأسماء الكاملة، مناصبهم في هذا الوقت، علاقتهم بالشركة وهذه ستكون مفيدة في حالة دعوة أشخاص للمشاركة من خارج الشركة). كذلك يمكن تسجيل الأعضاء الذين غابوا عن الاجتماع، وكان من المفترض حضورهم للمشاركة.
5- النقاط الأساسية في الاجتماع: ما هي الحقائق التي يقوم عليها الاجتماع بالضبط، وما هي المعلومات الواردة به، مثلاً أي نقاط سابقة طُرحت وتستكمل مناقشتها في هذا الاجتماع.
6- ملخص الاجتماع: في هذا العنصر عند كتابة محضر اجتماع، يجب التركيز على كتابة ملخص النقاط الواردة في الاجتماع، وأهم الأمور المتفق عليها والنتائج النهائية.
7- ملاحظات عامة: في حالة وجود بعض الملاحظات المهمة المتعلقة بالاجتماع، فيمكن تخصيص جزء لهذه الملاحظات في الكتابة.
بالطبع هذه العناصر الأساسية، وقد تُضاف إليها بعض العوامل الأخرى وفقاً لطبيعة الاجتماع. مثلاً لو كان الهدف من الاجتماع هو التصويت على موضوع معين، فيمكن إضافة جزء خاص بالتصويت والأشخاص المشاركين بها، وطبيعة التصويت الخاصة بكل فرد، وما هي النتيجة النهائية.
مثلاً في حالة كتابة محضر اجتماع لمناقشة أمور التمويل، فيجب وضع التفاصيل الخاصة بالأمر، مثلاً ما النقاط المتفق عليها بشأن إنفاق المال مع الممولين، حتى تكون مرجعية للإنفاق لاحقاً وفقاً للاتفاق بين جميع الأطراف المشتركة في الاجتماع.
كيف يمكنك كتابة محضر اجتماع بكفاءة؟
من الأخطاء التي يقع البعض فيها أثناء كتابة محضر اجتماع هي تركيزهم على البدء في الكتابة بعد الانتهاء من الاجتماع. في الحقيقة يؤدي ذلك إلى نسيان بعض المعلومات نتيجة صعوبة التذكر. من أجل كتابة محضر اجتماع فأنت بحاجة إلى القيام بالخطوات التالية:
الخطوة الأولى: كتابة التفاصيل الأساسية
يجب التركيز في حضور الاجتماع على كتابة جميع التفاصيل الأساسية، وذلك لضمان العودة إليها لكتابة محضر اجتماع. يشمل ذلك كتابة أسماء الأشخاص الحاضرين، وكذلك السؤال عن الأشخاص الذين غابوا عن الاجتماع والأسباب من وراء ذلك، وكذلك أهم النقاط الواردة في الاجتماع.
الخطوة الثانية: الانتباه جيداً إلى التفاصيل
يعتمد نجاحك في كتابة محضر اجتماع على الانتباه جيداً إلى التفاصيل، والأمور التي تحدث ما بين السطور. سجل أي تفاصيل تؤمن بأهميتها، حتى لو كنت لا ترى أهمية لها في الوقت الحالي، في النهاية ركز على تسجيل كل شيء. يتطلب ذلك توظيف مهارات الاستماع في الاجتماع، ومراقبة كل ما يحدث لضمان عدم تفويت أي تفصيلة.
الخطوة الثالثة: تسجيل أجندة الاجتماع
تعتمد الاجتماعات الناجحة على وجود أجندة محددة للاجتماع تُناقش في أثناء حدوث الاجتماع. لذا، يجب معرفة أجندة الاجتماع وتسجيلها في محضر الاجتماع، مع توضيح في النهاية الأمور التي تم مناقشتها من الأجندة، والأمور التي لم تُناقش، إضافة إلى الأمور الأخرى التي طُرحت من خارج الأجندة في أثناء الاجتماع.
الخطوة الرابعة: استخدام لغة سهلة وبسيطة لكتابة محضر الاجتماع
من المهم الإدراك بأنّ كتابة محضر اجتماع ناجح، لا يعتمد على إجادة الكتابة المفوهة كأنّك تكتب بيانا صحفيا. بل أنت تحتاج إلى الكتابة بلغة سهلة وبسيطة يمكن فهمها بسهولة. لاحظ أن محضر الاجتماع قد يُرسل إلى العديد من الأطراف، وبالتالي يجب التأكد من وضوح المفاهيم والمصطلحات الواردة به، حتى تضمن فهم الجميع للمعلومات الواردة في المحضر.
الخطوة الخامسة: الكتابة بموضوعية
يحدث في بعض الأحيان تداخل بين الموضوعية في الكتابة ووضع الآراء والتصورات الشخصية. عند كتابة محضر اجتماع، فأنت لا تضع أي شيء متعلق بتصوراتك وآرائك، بل تحرص قدر الإمكان على الكتابة بموضوعية، وهذا يعتمد على تسجيل المعلومات والحقائق فقط، بعيداً عما تراه على المستوى الشخصي.
الخطوة السادسة: تسجيل خطة التنفيذ
من الأمور التي تجعل قيمة محضر الاجتماع أكثر أهمية للشركة، هي الاعتماد عليه كوسيلة للخروج بخطة تنفيذ تحتوي على تفاصيل المهام والأشخاص المسؤولين عنها. لذا، بدلاً من كتابة المهام فقط، لا بد من تسجيل جميع التفاصيل الخاصة بها، حتى يمكن الاعتماد عليها في المتابعة.
الخطوة السابعة: عدم تسجيل أي مستندات أخرى لتوثيق الاجتماع
من أهم الأشياء عند كتابة محضر اجتماع التركيز على استخدامه كوسيلة واحدة لتوثيق الاجتماع، وإذا توجد أي وثائق أخرى سجلت، فلا بد من الاستفادة من محتواها ثم حذفها، حتى لا يحدث خلط لدى الموجودين لاحقاً، وتجد تداخلاً بين المهام نتيجة الفهم الخاطئ.
نموذج على محضر اجتماع
- الهدف من الاجتماع
مناقشة آلية تنفيذ خطة المبيعات للربع الأخير من العام.
- سبب تنظيم الاجتماع
دعوة مدير قسم المبيعات لقسم المشتريات للمشاركة معاً في وضع الخطة.
- تاريخ البدء
15 أغسطس 2021، الساعة 10 صباحاً.
- تاريخ الانتهاء
15 أغسطس 2021، الساعة 11 صباحاً.
- مقر الاجتماع
مقر الشركة، غرفة الاجتماعات.
- الحضور
1- رئيس مجلس الإدارة.
2- مدير قسم المشتريات.
3- مدير قسم المبيعات.
4- أعضاء قسم المشتريات (1، 2، 3).
5- أعضاء قسم المبيعات (1، 2، 3، 4).
- الغياب
1- نائب رئيس مجلس الإدارة (المشاركة في المؤتمر السنوي).
2- عضو قسم المشتريات 4 (إجازة مرضية).
- نقاط من اجتماعات سابقة
1- عرض التوصيات الواردة في تقييم الربع السابق من العام.
- القضايا التي تم مناقشتها وفقاً لطرحها في أجندة الاجتماع مسبقاً
1- المستهدفات الموضوعة للربع بصفة عامة.
2- المستهدفات الموضوعة لكل شهر.
- القضايا التي لم تناقش رغم وجودها في أجندة الاجتماع
1- آلية عمل فريق المبيعات (تم تأجيلها لتناقش في اجتماع لفريق المبيعات).
- القضايا الجديدة المطروحة رغم عدم وجودها في أجندة الاجتماع
1- الاستماع إلى مقترحات الأفراد من قسم المشتريات بشأن الخطة.
- ملخص الاجتماع
1- مناقشة المستهدفات وتعديلها وفقاً لمدخلات الأقسام.
2- تحديد سبل التعاون بين القسمين في أثناء العمل، لضمان توفير المتطلبات سريعاً.
3- تقييم نقاط القوة والضعف الحالية وفقاً لتحليل سوات.
4- مناقشة التوصيات الواردة في التقرير الماضي، لمعرفة كيفية تضمينها في خطة العمل للشهر الجديد.
ختاماً، تعدُّ كتابة محضر اجتماع من أهم الأمور التي تضمن جودة النتائج الخاصة بالاجتماع للمشاركين به، وضمان وجود مرجعية أساسية يمكن الاستناد إليها مستقبلاً، سواءٌ لاستكمال سلسلة الاجتماعات، أو اتّخاذ أي من القرارات، بدلاً من تضييع الوقت في الاجتماع وتكرار المجهود مرة أخرى لاحقاً. لذا، احرص على كتابة محضر اجتماع وفقاً للنقاط والبيانات المذكورة في المقال، لتضمن حصولك على المحضر الناجح لاجتماعك.
