كيف تدير اجتماعًا ناجحًا في عملك؟
لا يختلف أحد على قيمة الاجتماعات بالنسبة للعمل، وعلى كونها من المتطلبات الدائمة لاستمرارية العمل بين الأقسام المختلفة في الشركة. لكن في الوقت ذاته، هناك العديد من الاجتماعات التي لا يكون لها فائدة، وتضيّع من وقت الجميع.
لعل هذا الأمر هو ما يجعل العديد من الأفراد لا يحبون الاجتماعات. يرونها على أنّها لا تقدم إضافة حقيقية لهم. في الواقع يمكن للاجتماع الناجح إحداث أثر عكسي لذلك، وإضافة قيمة حقيقية للمشاركين به، تعزز من انتمائهم للشركة، وتجعلهم يشعرون بقيمة الدور الذي يقومون به في العمل.
هل يمكن إرسال بريد إلكتروني بدلًا من الاجتماع؟
قبل اتّخاذ القرار بعمل اجتماع، فكّر جيدًا هل يمكن إرسال بريد إلكتروني بالمحتوى بدلًا من ذلك؟ في الحقيقة استخدام البريد الإلكتروني مهم، من أجل قابلية الاحتفاظ بالمعلومات، والرجوع إليها عند الحاجة إلى ذلك. بالتالي إذا اقتصر الهدف على مشاركة معلومات بسيطة، فالأفضل إرسالها على البريد الإلكتروني.
أمّا إذا كان الأمر يتعلق بعملية تبادل في الأفكار والمشاعر، أو المعلومات على قدر من الأهمية بالنسبة لك، إذًا في هذه الحالة يمكن التفكير في عمل اجتماع لمناقشة الأمر. سيساعدك هذا على نقل الصورة الصحيحة إلى الأفراد، ويمكن انتهاء الأمر مبكرًا بدلًا من عدد كبير من الرسائل.
إتيكيت الاجتماعات أونلاين: قواعد على الجميع اتباعها
الهدف من الاجتماع: لماذا سنجتمع مع الفريق؟
طالما قررت أنّ الأفضل هو عقد الاجتماع، لذا أنت بحاجة إلى وضع الغرض المناسب له، الذي سُتبنى عليه جميع الخطوات التالية الخاصة بالإدارة. من أهم الأغراض للاجتماعات:
1- العصف الذهني: يتضمن اجتماع العصف الذهني التفكير بشأن موضوع محدد، مع ترك المساحة للأفراد لإبداء الآراء دون حكم عليها في الاجتماع. حتى تضمن وجود أفكار من المشاركين، فالأفضل التواصل معهم قبل الاجتماع على البريد الإلكتروني، وطرح سؤال يتعلق بالفكرة لتشجيعهم على توليد الأفكار.
2- مشاركة المعلومات: الغرض الأكثر شيوعًا في الاجتماعات بالنسبة للأفراد. يعني ذلك وجود معلومات معينة لديك أو لدى أحد الأشخاص في الشركة، ترغب في نقلها إلى بقية الموظفين. من المهم توضيح أهمية هذه المعلومات، ولماذا لم تُرسل من خلال البريد الإلكتروني، مع عدم إضاعة الوقت في تفاصيل أخرى.
3- تنشيط روح الفريق: في النهاية نحن بشر لدينا مشاعر وأفكار، ونحتاج للشعور بأننا جزء من نجاح الشركات التي نعمل بها. لذا، يمكنك عمل اجتماعات لبناء وتنشيط الروح لدى الفريق، ومشاركة آخر التطورات، مع شرح كيف ساهم كل فرد من الموجودين في هذا النجاح.
4- التنسيق: يهدف هذا النوع من الاجتماعات لتنسيق العمل بين الأقسام المختلفة، أو حتى بين مجموعة من الأفراد في القسم ذاته. إذ يمكن من خلاله توزيع الأدوار سريعًا، والتأكد من فهم كل شخص للمطلوب منه بالتحديد، وكيف يرتبط دوره مع البقية. لا يستغرق هذا الاجتماع وقتًا طويلًا، طالما إذا لم تكن هناك أسئلة.
5- حل المشكلات: لا يخلو العمل من المشكلات يوميًا. لذا، نحتاج إلى عمل اجتماعات ليمكننا من خلالها حل هذه المشكلات، والاستماع إلى تصورات الأفراد الموجودين في الاجتماع بشأن الحل الأمثل للمشكلة. قد يستغرق هذا الاجتماع وقتًا طويلًا، ذلك بناءً على حجم المشكلة. الأهم في النهاية هو الخروج بالحل.
6- مناقشة مسار العمل: كثيرًا ما نقوم بعمل خطط للعمل، باختلاف أنواعها ما بين الخطط الأسبوعية والشهرية، حتى نصل إلى الخطط السنوية. يعود الأمر إلى نظام الشركة، إذ غالبًا تكون هذه الاجتماعات مجدولة مسبقًا، ليتم من خلالها مناقشة مسار العمل، والاتجاه المستهدف في الفترة القادمة.
كيف تدير الاجتماع بطريقة ناجحة؟
عندما تنتهي من تحديد الهدف من الاجتماع، يمكنك البدء في وضع الخطة المناسبة لإدارته بالشكل المناسب، الذي يمكنه أن يساعدك في الخروج بالنتائج التي تريدها. من أهم الخطوات التي تساعدك على ذلك:
1- وضع أجندة للاجتماع: من الأشياء التي تؤدي إلى إهدار الوقت، عدم وجود أجندة محددة للاجتماع، ولا المحاور المرغوب النقاش عليها، مما يمكن أن يؤدي إلى الابتعاد عن الهدف الأساسي. من ناحية أخرى يرغب الموظفون في معرفة مدة الاجتماع، حتى يمكنهم تنسيق ذلك مع مهامهم اليومية.
لذا، أول شيء هو وضع جدول الأعمال الخاص بالاجتماع، والمحاور التي يجب النقاش عليها. من المهم الالتزام بهذه القواعد أثناء الاجتماع من الجميع. لا تنسى تخصيص جزء من الوقت لأسئلة أو مقترحات الأفراد، لأنّها تمثل جزءًا أساسيًا من الاجتماع.
2- دعوة الأشخاص المناسبين: ليس ضروريًا لكل الاجتماعات أن تشهد مشاركة الجميع في الشركة. لذا، فكّر جيدًا بشأن الأشخاص المناسبين، وادعهم للمشاركة في الاجتماع، مع توضيح هذه الأسباب للجميع، حتى لا يحدث سوء فهم من أحد.
بعد ذلك أرسل إلى الأشخاص بريدًا إلكترونيًا توضّح فيه الهدف من الاجتماع، والأجندة إذا كانت متوفرة، أو على الأقل الفترة الزمنية المحددة له. سيساعدهم ذلك في تنسيق جدول أعمالهم اليومي، بالتالي لن يشعر أحد بأنّ الاجتماع يضيّع وقته أو يمنعه من أداء عمله، وسيوجّه تركيزه كاملًا للاجتماع.
افضل منصات الاجتماعات عن بعد للشركات والمؤسسات
3- وضع القواعد المناسبة للاجتماع: حتى ينجح الاجتماع، فلا بد من وجود مجموعة من القواعد التنظيمية. بالطبع يعتمد ذلك على هدف الاجتماع، فمثلًا اجتماع لتعزيز الروح سيحتاج إلى صرامة أقل جدًا من اجتماع لحل مشكلة معينة. شارك هذه القواعد مع الحضور حتى يكون بإمكانهم الالتزام بها.
4- تجنب الوقت الضائع: جميعنا نعرف كيف يمكن للاجتماعات أن تضيّع الوقت. حتى إذا كان المشاركون هم السبب في ذلك، سيطالبونك بالانتهاء من الاجتماع في الوقت المحدد للعودة إلى مهامهم اليومية. لذا، احرص على مراقبة الوقت، وعدم الابتعاد عن الهدف الأساسي للاجتماع، لتتجنب الوقت الضائع تمامًا.
5- اترك مساحة للترفيه: حتى إذا كان الهدف من الاجتماع جاد تمامًا، فالأفضل وجود قدر من الترفيه داخل الاجتماع. في النهاية الأشخاص الموجودين هم بشر لا آلات، بالتالي الحكي والمزاح يساعدهم على الاسترخاء والراحة.
إذا وجدت الموظفون قد بدأوا في هذا، فلا داعي لقطع الأمر عليهم من اللحظة الأولى. وإذا فعلت ذلك، بيّن أنّك تنوي تخصيص وقت للاجتماع لهذا الأمر. يساعد هذا في تعزيز التزامهم في الاجتماع، وشعورهم بقدر من الراحة بدلًا من الشعور بالضغط في الاجتماع.
6- مشاركة النتائج مع الحضور: بعد انتهاء الاجتماع، غالبًا لن يتذكر الجميع كل التفاصيل التي حدثت. لذا، ركّز على تسجيل الأحداث والتفاصيل طوال فترة الاجتماع. يمكنك إسناد هذه المهمة إلى شخص بعينه، لتركّز مجهودك على إدارة الاجتماع.
ثم بعد ذلك أرسل ملخصًا للاجتماع، وإذا هناك أي مهام مطلوبة من الأفراد، بحيث يعرف الجميع المطلوب منه، ويشعر كل شخص بالاستفادة الحقيقية من الاجتماع. كما سيكون هذه الملخص بمثابة مرجعية يمكن العودة إليها لتذكر جميع التفاصيل الخاصة بالاجتماع في أي وقت يريده.
تحتاج إدارة الاجتماعات إلى مجهود كبير، لكنّها في الوقت ذاته تساهم في تعزيز نجاح الشركة، ومساعدتها في تخطي الكثير من الأزمات، من خلال الاعتماد على موظفين في حل المشكلات التي تواجه الشركة. كل ما يحتاجه الأمر هو تنظيم محكم، وتركيز على أجندة الاجتماع، والخروج بنتائج حقيقية في النهاية.
المصادر:
