الاجتماعات أو اختيار وسائل تواصل أخرى: كيف تختار الأنسب؟
تعد إدارة الاجتماعات من المهام الأساسية للمديرين أو المسؤولين عن الأفراد، وبالتالي يحتاجون دائماً إلى تنفيذها بالفاعلية المطلوبة. بالطبع توجد العديد من الأمور التي تؤثر على إدارة الاجتماعات، ولا بد للانتباه لهذا الأمر جيداً لضمان جودة النتيجة النهائية.
في الوقت ذاته ليس ضرورياً الاعتماد على تنفيذ اجتماع لمناقشة كل الأمور، بل توجد بعض الأشياء التي يمكن الاعتماد على وسائل تواصل أخرى لإبلاغها. في هذا المقال سنتحدث عن العوامل التي يُبنى عليها قرار إدارة الاجتماعات، وما هي البدائل التي يمكن اللجوء إليها في حالة عدم الرغبة في عمل اجتماع.
كيف تقرر إذا كنت تحتاج إلى الاجتماع حقاً أو لا؟
لا يحب الكثير من الأشخاص قضاء الوقت في الاجتماعات، فهم يرونها أحياناً على أنّها تُضيّع الوقت، لا سيّما مع وجود مهام يومية يجب تنفيذها. وفي الوقت ذاته تستغرق بعض الاجتماعات وقتاً أكثر مما تستحقه. لكن لا يمكن إنكار أهمية الاجتماعات في العمل، وضرورة الانتباه جيداً إلى أهمية مهارة إدارة الاجتماعات لتحقيق الأهداف المطلوبة من الاجتماع.
إذ بدون الاجتماع، قد تحدث في الكثير من الأحيان مشكلات ناتجة عن التواصل وسوء الفهم، فمثلاً الاعتماد على البريد الإلكتروني لتوفير الوقت، لا يعني بالضرورة وصول المعنى المطلوب إلى الجمهور، وهو ما سيؤدي إلى تضييع الكثير من الوقت والمجهود لاحقاً؛ في محاولة إصلاح الأخطاء الناتجة عن الاعتماد على آلية غير مناسبة لشرح الفكرة.
لذا، قبل التفكير في طريقة إدارة الاجتماعات، فلا بد من التفكير في اتخاذ قرار بعقد الاجتماع أساساً أو لا، سواءٌ أكان اجتماعاً عن بعد أم لقاءً في أرض الواقع. من أجل اتخاذ القرار المناسب، يمكن التفكير في النقاط الثلاث التالية:
1- هل يحتاج الموضوع إلى مناقشة واسعة؟ إذا كان الأمر يحتاج إلى وجود الكثير من التعليقات والتعديلات، فهو يحتاج إلى عقد اجتماع لمناقشته جيداً، للتمكن من أخذ القرار الصحيح، أمّا إذا كان مجرد إبلاغ ببعض الأمور، فيمكن فعل ذلك بطرق أخرى.
2- هل توجد أي حساسية في الموضوع؟ لا تتعلق إدارة الاجتماعات بوجود نقاشات واسعة، ولكن أيضاً قد يرتبط الأمر مع القرارات المصيرية التي تؤثر على المشاعر. بالتالي، إذا كان الموضوع حساساً فالأفضل عرضه في اجتماع.
3- هل هذا الموضوع سهل الفهم أو قد يساء فهمه بسهولة؟ في الحقيقة إذا كنت بصدد عرض موضوع معقد على الأفراد، فهذا يعني احتياجك إلى مناقشته في اجتماع، بدلاً من الاكتفاء بإرسال بريد إلكتروني، حتى تقدر على تنظيم إدارة الاجتماعات لتلقي الأسئلة والإجابة عليها لتوضيح الأمور تماماً.
أمور تحتاج إلى اجتماع
بالطبع توجد العديد من الأمور التي تحتاج إلى إدارة الاجتماعات، ولا يمكن فعلها بأي وسيلة تواصل أخرى متاحة. من أهم هذه الأمور:
1- إدارة الاجتماعات المتعلقة بمراجعات الأداء
عندما يتعلق الأمر بـ تقييم الأداء، فلا بد من فعل ذلك بطريقة تتيح نقل الأمور بطريقة صحيحة إلى الموظفين. لذا، يجب الحرص على إدارة الاجتماعات المتعلقة بمراجعات الأداء، لمناقشة الموظف في المحتوى، والتفكير في الخطط المناسبة لإصلاح أي أخطاء واردة في التقييم، بهدف التحسين وعلاج المشكلات الحالية.
2- مشاركة التحديثات التي قد تكون مقلقة
بالطبع لا يوجد داعٍ للاعتماد على إدارة الاجتماعات لجميع التحديثات الخاصة بالشركة، لكن في الوقت ذاته توجد بعض التحديثات التي يجب عدم حدوثها كمشاركة لمعلومة مع الأفراد، بل لا بد من تنظيم اجتماع لمناقشتها بجدية، مثل التعديلات على الهيكل الوظيفي للشركة، أو التغيير في بعض السياسات المتعلقة بالعمل، حتى تكون الصورة واضحة للجميع.
3- إدارة الخلافات
عندما يتعلق الأمر بـ إدارة الخلافات، فلا يمكن أبداً تجاهل قيمة إدارة الاجتماعات، إذ هذا الأمر قد يسبب العديد من المشكلات داخل الشركة، وبالتالي لا بد من التعامل معه سريعاً لضمان الوصول إلى الحل المناسب. لذا، لا يمكن الاكتفاء بإرسال بريد إلكتروني حول الأمر، بل لا بُدَّ من اللقاء مع أطراف الخلاف، ومحاولة الوصول إلى الحل المناسب.
4- الأنشطة الاجتماعية الخاصة بالشركة
تعد هذه من الأمور التي يرى البعض أنّها تحتاج إلى إدارة الاجتماعات، وذلك لقيمتها في بناء الروابط الاجتماعية بين الأفراد. مثلاً الترحيب بأحد الأعضاء الجدد داخل الفريق، أو التواصل بين الأفراد لتبادل التحديثات. يمكن تنفيذ هذا النشاط من خلال إدارة الاجتماعات عن بعد، دون الاضطرار للحضور لمقر الشركة، إذا كنت تعتمد على العمل عن بعد.
ما البدائل عن إدارة الاجتماعات؟
ليس ضرورياً الاعتماد فقط على رسائل البريد الإلكتروني لإبلاغ المطلوب، بل توجد بعض الطرق الأخرى التي يمكن من خلالها مشاركة المطلوب مع الموظفين. تشمل هذه الطرق:
1- مشاركة الملفات: إذا كنت تستخدم Google Drive في عملك، فهذه طريقة جيدة لمشاركة ما تريده مع الموظفين، دون الحاجة إلى إدارة الاجتماعات. إذ يمكن رفع الملفات التي تشرح بها الموضوع، وتطلب من الموظفين ترك تعليقاتهم ومدخلاتهم عليها، لتعود للرد عليهم لاحقاً للإجابة أو توضيح الأمور غير المفهومة.
2- الرسائل على تطبيقات إدارة المشروعات المستخدمة: إذا كانت الشركة تستخدم بعض الأدوات لإدارة المشروعات، فيمكن الاستفادة من هذه الأدوات في إرسال المطلوب إلى الموظفين. مثلاً في حالة الاعتماد على تطبيق Slack يمكن إرسال رسالة في القناة العامة للتواصل بين الفريق، أو في القناة المخصصة لأحد الأقسام. مثلاً في حالة الاعتماد على تطبيق Trello يمكن تخصيص بطاقة للتنبيهات العامة، وتُرسل فيها هذه الرسائل.
3- الفيديوهات أو الرسائل الصوتية المسجلة: بدلاً من إدارة الاجتماعات لشرح شيء معين للأفراد، يمكن الاعتماد على تسجيل فيديوهات أو رسائل صوتية توضيحية للموظفين، تشاركهم فيها ما ترغب في قوله بالضبط والتفاصيل، وتخبرهم بالطريقة التي يمكنهم التواصل معك بها في حالة وجود أي استفسارات أو تعليقات.
أمور لا تحتاج إلى الاجتماع
من خلال الطرق المعروضة، يمكن الإشارة إلى بعض الأمور التي لا تحتاج إلى إدارة الاجتماعات.
1- تقارير عن وضع المشروع: إذا كنت تعمل مع الفريق في تنفيذ مشروع معين، فيمكن مشاركة التحديثات وكل ما يتعلق بالمشروع معهم من خلال التطبيقات المستخدمة لإدارة المشروع، بدلاً من إدارة الاجتماعات معهم لمناقشة الأمور دون الحاجة الحقيقية إلى ذلك.
2- مراجعات المهام: يؤدي الموظفون مهامهم يومياً، بالتالي بدلاً من تضييع الوقت لمناقشة الأمر معهم، يمكن الاعتماد على إجراء مراجعات للمهام بطريقة مكتوبة، من خلال تسجيل التعليقات وإرسالها على ملفات جوجل درايف المستخدمة في العمل أو غيرها من الطرق.
3- التحديثات البسيطة في العمل: توجد باستمرار تحديثات جديدة داخل العمل، ولا يوجد داعٍ لعقد اجتماع من أجل مشاركة هذه الأمور مع الموظفين ما دام ممكناً فعل ذلك بطريقة أخرى. يمكن تخصيص قناة على سلاك مثلاً للتحديثات فقط.
ختاماً، لا يتعلق نجاح المدير بالقدرة فقط على إدارة الاجتماعات، لكن أيضاً باختيار التوقيت المناسب لمعرفة متى يقوم بعقد الاجتماعات أو لا. لذا، من خلال تطبيق المبادئ الواردة في هذا المقال، سيكون بإمكانك اتخاذ القرار المناسب لعملك.
