كيف تستخدم طرق تقييم الأداء الوظيفي للعاملين في شركتك؟

لا شك أن تقييم الأداء الوظيفي هو أحد أهم وظائف الإدارة، التي لا بد للشركة من التركيز على تنفيذها بطريقة صحيحة، وذلك لأنّها تساهم في الارتقاء بأداء الشركة، وضمان أنّ كل شيء يسير وفقاً للخطة الموضوعة، مع اتخاذ الإجراءات التصحيحية المطلوبة. إذاً ما هي طرق تقييم الأداء الوظيفي؟ وكيف يمكنك تطبيقها بطريقة فعّالة؟

أهمية تقييم الأداء الوظيفي في الشركة

يعرف تقييم الأداء الوظيفي على أنّه تقييم أداء الموظفين خلال فترة زمنية معينة. هذه العملية مهمة لكلٍ من الشركات والموظفين، وذلك لأنّها تساعد على تحقيق العديد من الأهداف للطرفين. من أهم فوائد تقييم الأداء الوظيفي:

1- توضيح مستوى الأشخاص خلال فترات زمنية محددة، وبالتالي الاعتماد عليها في تقييم احتياجات الموظفين للتدريب والتطوير داخل الشركة، إلى جانب مساعدة الشخص على التخطيط الوظيفي لحياته المهنية.

2- يعد تقييم الأداء الوظيفي بمثابة أداة للشركة تستخدمها في التخطيط لأهدافها، إذ يمكنها من خلال التقييم معرفة إمكانيات أفرادها، وبالتالي وضع أهداف متفقة مع هذه الإمكانيات. في حالة الاحتياج إلى المزيد من الموظفين سيكون بالإمكان أخذ قرار التعيين.

3- تستفيد الشركة من تقييم الأداء الوظيفي في أخذ قرارات الترقيات المستقبلية، إذ من المفترض الاعتماد على تقارير الأداء الوظيفي لفترات متتالية، لمتابعة أداء الأفراد، ومن ثم تحديد من يستحق الحصول على ترقية في السلم الوظيفي ومن لا يستحق بعد.

4- بناءً على تقييم الأداء الوظيفي يمكن للشركة أخذ قرارات بشأن الأجور، سواء أكان إعطاء الموظفين حوافز إضافية كنتيجة لأدائهم، أم حتى الاستفادة منها في أخذ قرارات زيادة الراتب في المستقبل.

طرق تقييم الأداء الوظيفي

توجد العديد من الطرق التي يمكن استخدامها في عملية تقييم الأداء الوظيفي، التي تعتمد بالأساس على رؤية الشركة واختياراتها فيما يتعلق بمنظومة التقييم الداخلية الخاصة بها. تنقسم هذه الطرق إلى ثلاثة تصنيفات رئيسة:

1- الطرق المطلقة في تقييم الأداء الوظيفي

يعتمد هذا النوع من طرق تقييم الأداء الوظيفي على إجراء تقييم للموظفين، دون الحاجة إلى مقارنة أدائهم مع بعضهم البعض.

الطريقة	التعريف	المميزات	السلبيات
1- The Essay	هي أبسط وسائل التقييم، إذ يقوم المقيّم بكتابة مقال عن إيجابيات الموظف، وسلبياته، والأداء خلال الفترة السابقة، والأداء المحتمل، وكذلك أي اقتراحات للتحسين.   على الرغم من سلبياتها، يمكن اعتبارها بداية جيدة لعملية التقييم.	1- وسيلة بسيطة.   2- لا تتطلب أي تعقيدات في الكتابة، ولا تحتاج لتدريبات كبيرة.	1- لا يوجد شكل محدد لكتابتها، وبالتالي تختلف التقارير في المحتوى والطول من شخص لآخر.   2- تعتمد على مهارة الكتابة، وبالتالي فإن التقييم الجيد أو السيئ يعتمد على مهارة الكتابة لا على الأداء الفعلي للموظف.   3- تقدم لنا بيانات نوعية، بينما قد تحتاج أيضاً إلى بيانات كمية.
2- Critical Incident method	يتم تقييم الأداء الوظيفي بناءً على بعض السلوكيات الهامة عند الموظف، التي يرى المشرف أنها تؤدي إلى تأدية المهمة بفعالية، أو تؤدي إلى عدم تأديتها بفاعلية.	1- تركّز على السلوك.   2- تقدم قائمة بالسلوكيات الصحيحة التي يؤديها الموظف، التي يمكن إخباره بها ليستمر عليها. وكذلك قائمة بالسلوكيات الخاطئة التي يؤديها، ويمكن إخباره ليقوم بتعديلها.	1- تحتاج إلى متابعة يومية أو أسبوعية من المشرف، وهو شيء يحتاج إلى وقت كثير جداً، ويمثل عبئا على بعض المشرفين.   2- تقدم لنا بيانات نوعية، بينما قد تحتاج أيضاً إلى بيانات كمية.
3- checklist appraisal	هي مجموعة من السلوكيات الموجودة في قائمة، يتحقق المقيّم من وجودها لدى الموظف أو لا عند إجراء عملية تقييم الأداء الوظيفي. ثم يقوم بوضع علامة صح في حالة وجودها، وعلامة خطأ في حالة عدم وجودها.	1- تقلل الانحياز في الحكم، نظراً لأن الشخص الذي يكتب قائمة السلوكيات، يختلف عن الشخص الذي يحدد إن كانت موجودة لدى الموظفين أو لا.	1- يظل بعض من الانحياز موجودا رغم ذلك، لأن المقيّم يضع العلامة المناسبة طبقاً لرؤيته الشخصية.   2- من وجهة نظر التكلفة، فالوسيلة ليست فعالة بالقدر المطلوب، بسبب احتياجها غالباً إلى عمل قائمة خاصة لكل موظف، لتشمل السلوكيات الخاصة به. وهذا أمر مكلف جداً.
4- The Adjective Rating Scale Appraisal	تستخدم لتقييم بعض السلوكيات المحددة مثل: الولاء، جودة العمل، المعرفة، الأمانة، المبادرة.	1- لا تحتاج إلى وقت كثير لتطويرها واستخدامها.   2- توفر لنا البيانات الكمية المطلوبة.	1- لا توفّر معلومات عميقة عن الموظف وأدائه مثل الطريقة الأولى والثانية.

 

2- الطرق النسبية في تقييم الأداء الوظيفي

تعتمد هذه الطرق على تقييم الأداء الوظيفي من خلال وضع الشخص في مقارنة مع بقية الموظفين داخل الشركة، وتعتمد في جودة محتواها على مستوى الموظفين والمقارنة بينهم.

الوسيلة	التعريف	المميزات	السلبيات
1- Ranking Method تنقسم إلى نوعين:	1- Group Ranking: يقوم المقيّم بوضع قائمة بأفضل "5" موظفين مثلًا، أو 10، أو 15. ولا يتم إعلان من هو الأفضل من بين الأسماء، فلا يوجد أي ترتيب في القائمة.	1- تجعل الجميع يبدو بمظهر جيّد.	1- لا تشمل عددا كبيرا من الموظفين، إذ تشمل مثلًا 20 شخصا فقط، والبقيّة لا يتم ذكرهم.   2- يمكن أن نجد أن هناك شخصا حصل على لقب الأفضل، فقط لكونه "أفضل السيئين" لأن المنافسة ضعيفة بين الموظفين. على الناحية الأخرى، في حالة المنافسة القوية، فإننا قد نجد أن هناك عضوا لم يُذكر في القائمة، رغم أنه قدّم أداء مميزا.
	2- ـIndividual Ranking: يقوم المقيّم بعملية تقييم الأداء الوظيفي بعمل قائمة بالأفراد من الأعلى إلى الأسفل، وهنا يكون هناك فقط شخص واحد يحصل على لقب أفضل عضو.
2- Paired comparison	يتم هنا تقييم الأداء الوظيفي من خلال مقارنة الموظف مع بقية الموظفين الموجودين داخل المنظمة.	1- تضمن لنا هذه الطريقة مقارنة الموظف مع كل الموظفين الآخرين الموجودين في العمل.	1- تصبح هذه الطريقة غير عملية عندما يكون لدينا عدد كبير من الموظفين في العمل، ولا يمكننا عمل المقارنة بسهولة.

 

3- الإدارة والتقييم بناءً على الأهداف

في هذه الطريقة يُعتمد على تقييم الأداء الوظيفي، من خلال مقارنة أداء الموظف مع الأهداف المطلوب تحقيقها داخل الشركة، وكيف ساهم أدائه في تحقيق هذه الأهداف، سواءً حدث ذلك بطريقة إيجابية أو سلبية.

الطريقة	التعريف	المميزات	السلبيات
1- MBO (Management by Objectives)	تقييم الأداء الوظيفي بمقارنة أداء الموظف مع أهداف الشركة المطلوب تحقيقها.	1- تعطي توجيها مؤكدا بناءً على النتائج.   2- تساعد في عملية التخطيط والسيطرة، وتوفّر تحفيزا للموظفين.   3- الموظفون يعرفون أن التحفيز سيكون مبنيا على نجاحهم في تأدية الأهداف المطلوبة لنجاح المنظمة.   4- سيكون للموظفين التزام أكبر بالأهداف، نظراً لأنّ تقييم الأداء الوظيفي يحدث بناءً على أدائه في هذه الوظائف.	1- تصبح غير فعّالة في حالة لم يكن للإدارة ثقة بالموظفين لتنفيذ الأهداف.   2- تأخذ وقتاً طويلاً في تنفيذها، في حين أنه توجد العديد من المهام الأخرى التي نحتاج إلى القيام بها في المنظمة.   3- في بعض الأحيان يقوم المدير أو المشرف بتأدية المهمة، وبالتالي يصبح من الصعب قياس أداء الموظف في هذه المهام.

 

كيف يمكنك الاستفادة من طرق تقييم الأداء الوظيفي المختلفة؟

بالطبع لا يكفي وجود طرق تقييم الأداء الوظيفي لنجاح هذه العملية، لكن يتطلب الأمر تركيزاً لتحقيق الفائدة من هذه الطرق بأسلوب فعّال ومناسب.

1- فهم الغرض من تقييم الأداء

يجب أن يكون لديك فهم واضح للغرض من عملية تقييم الأداء، وما هي الأهداف أو العوامل التي تركز عليها. يمكنك فعل هذا الأمر من خلال تحديد الجوانب التي تحرص على تقييمها، سواء أكانت المستهدفات الشهرية أم بعض التفاصيل الخاصة بأداء الأقسام داخل الشركة.

2- احرص على المزج بين الطرق

من الضروري الحرص على المزج بين طرق تقييم الأداء الوظيفي، واختيار الأنسب منها للشركة، وذلك لضمان جودة وفاعلية التقييم. إذ تقييم الأداء الوظيفي ليس هدفاً في ذاته للشركة، لكنّه وسيلة لتعريفها على مستوى الأفراد وكيفية تطويره بما يحقق أهداف الشركة.

3- التزم بخطوات عملية تقييم الأداء الوظيفي

توجد مجموعة مهمة من الخطوات التي لا بد من الالتزام بها في عملية تقييم الأداء الوظيفي، وذلك حتى تضمن الفاعلية القصوى للعملية. تشمل هذه الخطوات:

1- وضع مؤشرات قياس الأداء للاعتماد عليها في عملية التقييم.

2- إخبار الموظفين بالمطلوب منهم خلال فترة التقييم، وما هي البنود التي تعتمد عليها في تقييم الأداء الوظيفي، حتى يكون لديهم علم بها.

3- الالتزام بإجراء التقييم خلال هذه الفترة، لا الانتظار حتى قرب النهاية لملاحظة أداء الموظفين.

4- بعد الانتهاء من تقييم الأداء الوظيفي، لا بد من مناقشة النتائج مع كل موظف على حدة، والتأكد من استيعابه لكل التفاصيل المهمة، ومناقشة خطط التطور الوظيفي.

5- في حالة احتجت إلى ذلك، يمكنك اتّخاذ الإجراءات التصحيحية المناسبة، سواءً خاصة بأحد الموظفين، أو تخص الشركة ككل.

4- تجنّب أخطاء تقييم الأداء الوظيفي

لا يتعلق نجاح تقييم الأداء الوظيفي بالالتزام بخطواته فقط، لكن أيضاً بتجنب أخطاء التقييم التي تحدث في بعض الأحيان، التي يكون لها أسباباً محددة. بالتالي لضمان فاعلية التقييم لا بد من التغلب على هذه الأخطاء. تشمل هذه الأخطاء التشدد أو التساهل في التقييم، أو الميل للتعامل مع الجميع بالطريقة ذاتها، أو حتى أخطاء في نظام التقييم نفسه، مما يؤدي إلى حدوث مشكلة أكبر على مستوى النتائج.

ختاماً، لا بد من التركيز على عملية تقييم الأداء الوظيفي، وذلك بسبب الحساسية الناتجة عن هذه العملية، وآثارها الكبيرة على نجاح الشركة. لذا، من المهم الانتباه إلى استخدام الطرق المناسبة للشركة، وكذلك السير على خطوات محددة في تنفيذ العملية، بالتالي يمكنك ضمان الفاعلية القصوى من عملية تقييم الأداء الوظيفي.