5 خطوات لاستخدام تطبيق أوت لوك باحترافية
إذا سألت أحد الأشخاص الذين يستخدمون البريد الإلكتروني في عملهم، سيخبرك بحجم المجهود الذي يبذله باستمرار في متابعة الرسائل، وكيف أنّ ذلك يستغرق منه وقتًا طويلًا. لذا، يجب عليك التفكير دائمًا في الحلول المناسبة فيما يتعلق ببريدك الإلكتروني.
من أهم التطبيقات التي يمكنك الاعتماد عليها هي تطبيق أوت لوك (Outlook) التابع لشركة ميكروسوفت. لذا، في هذا المقال سنخبرك بمجموعة من النصائح والخطوات، التي ستساعدك على استخدام تطبيق أوت لوك باحترافية، وتساعد على تحسين أداء الشركة فيما يتعلق باستخدام البريد الإلكتروني.
1- تعلّم كيفية التعامل مع رسائلك بكفاءة على تطبيق أوت لوك
لعل التحدي الأكبر بالنسبة لمن يستخدم البريد الإلكتروني، هو وجود العديد من الرسائل، بالتالي يقضي وقتًا طويلًا في مراجعة الرسائل، وإذا رغب في الوصول إلى رسالة قديمة، فهو يجد نفسه مضطرًا في الكثير من الأحيان للبحث بنفسه. وكل ذلك يعود في النهاية إلى صعوبة التنظيم.
لذا، النصيحة الأولى لاستخدام تطبيق أوت لوك تتعلق بطريقة التنظيم. يوفر لك التطبيق خاصية إنشاء مجلدات، حتى تكون قادرًا على التنقل بين محتواها بسهولة. بالتالي يمكنك إنشاء الملفات بالطريقة التي تحبها، مثلًا تصنيفات: مهام اليوم أو مهام عاجلة، مهام للقيام بها لاحقًا، تقارير العمل. بالطبع يعتمد اختيار التصنيفات على طبيعة عملك.
بعد الانتهاء من هذه التقسيمات داخل تطبيق أوت لوك، سيكون بإمكانك نقل الرسائل الخاصة بها إلى كل مجلد، وبالتالي تسهّل وصولك إلى الرسالة في أي وقت تريده. كما أنّ الأمر سيكون منظمًا، ويجعلك تشعر بسهولة المتابعة. إذا كنت تستخدم الهاتف المحمول في متابعة العمل، فمن المهم تذكّر ضبط الهاتف على وضع المزامنة مع المجلدات التي تنشئها، فتضمن عدم فوات أي رسالة منك بالخطأ.
2- تفعيل خاصية الاستدعاء أو إلغاء إرسال البريد الإلكتروني
بالطبع أخطاء البريد الإلكتروني هي أمور شائعة. وعندما ندرك أننا ارتكبنا خطأ معينًا، مثلًا خطأ إملائيًّا في الكتابة، أو حتى نسينا إضافة الملف الذي كتبنا أنّه موجود ضمن المرفقات، فهذا يجعلنا نشعر بالإحراج، ونتوقع حدوث مشكلة لا بد من حلّها. لذا، يمكنك الاستفادة من خاصية استدعاء البريد الإلكتروني وإلغائه على أوت لوك. في حالة إرسال الرسالة، يمكنك الذهاب إلى ملف الرسائل المرسلة على أوت لوك واتّباع الخطوات التالية:
- انقر نقرًا مزدوجًا على الرسالة المرسلة التي ترغب في استدعائها.
- اضغط على قائمة الإجراءات، ثم اختر منها استدعاء هذه الرسالة.
- ستظهر لك نافذة الاستدعاء، سيكون بإمكانك الاختيار ما بين حذف الرسالة غير المقروءة أو استبدالها بنسخة محدثة.
تعمل هذه الخاصية إذا كان الطرف الآخر يستخدم تطبيق أوت لوك أيضًا. لذا، من المهم إذا كنت تعمل مع فريقك، الاتفاق على استخدام التطبيق من الجميع، حتى تضمن الاستفادة من هذه الخاصية. في حالة كان الطرف الآخر يستخدم تطبيقات غير أوت لوك، في هذه الحالة يمكنك إرسال رسالة استدعاء. يمكن في هذه الرسالة كتابة ملاحظة للمستلم تخبره فيها بتجاهل البريد الإلكتروني الأول، أو إلقاء النظرة على البريد الجديد الذي أرسلته إليه، فتضمن رؤية الرسالة الأكثر دقة.
هناك أيضًا اختيار آخر، يمكنك الاعتماد عليه لتجنب هذه الأخطاء، وهو تغيير خاصية إرسال البريد الإلكتروني، لتُرسل مع تأخير بسيط. بالتالي، إذا تذكرت بعد الإرسال أنّ هناك شيئًا ما قد نسيته، أو وجود خطأ، سيكون بإمكانك منع إرسال البريد حتى تجري التعديلات التي تريدها. يتيح لك تطبيق أوت لوك تأجيل التسليم لعدة دقائق حسب الرقم الذي تختاره.
3- ترتيب بريدك الإلكتروني على أوت لوك
تخيّل عندما تكون في إجازة، ثم تعود لتكتشف وجود العديد من الرسائل المتراكمة في بريدك على أوت لوك. ربما بعضها يكون عبارة عن رسائل بين أفراد فريق العمل، يرسلون التحديثات إلى بعضهم البعض، وفي النهاية أنت تجد عددا كبيرا من الرسائل. بالطبع أثناء الإجازة يمكنك تفعيل رسالة تلقائية، لتصل إلى المرسلين تخبرهم فيها ما تريد، مثل أنّك سترد على الرسالة عند العودة من الإجازة، أو تخبرهم بالتواصل مع أحد أعضاء الفريق إذا كان الأمر عاجلًا.
سيساعدك ذلك على تفهم الطرف الآخر لأسباب تأخرك. لكن في النهاية أنت تشعر بالفوضى في التطبيق. لذا، يمكنك تفعيل وظيفة التنظيف (clean up function) الموجودة في أوت لوك. تقوم هذه الخاصية بجمع الرسائل المرتبطة معًا، أي بريد إلكتروني واحد يحتوي على سلسلة من الردود المتعددة. بالتالي، ستظهر جميع هذه الرسائل كرسالة واحدة فقط. سيسهّل عليك ذلك متابعة بقية الرسائل. يمكنك استخدام هذه الخاصية بسهولة، اضغط على زر "التنظيف" ثم اختر منها "تنظيف المجلد".
4- إنشاء نماذج للاختيار من بينها في البريد الإلكتروني
يمكنك قضاء وقت طويل في القيام بنفس الفعل على البريد الإلكتروني. مثلًا تحيل العملاء إلى رقم فريق المبيعات للتواصل معهم، أو تخبر أحد أفراد الفريق بالتوجّه إلى قسم الموارد البشرية لحل المشكلات التي يتحدثون عنها. في النهاية قد تكتشف أنّك لا تفعل شيئًا جديدًا في رسائلك على أوت لوك، لكنّك رغم ذلك تقضي وقتًا طويلًا.
لذا، يمكنك توفير هذا المجهود وبالتبعية توفير الوقت، من خلال إنشاء نماذج جاهزة على أوت لوك، يمكنك الاختيار من بينها ما تريده، وذلك من خلال خاصية الأجزاء السريعة (Quick parts). كل ما عليك فعله هو إضافة النماذج التي ترغب في الاحتفاظ بها، ليكون بإمكانك استخدامها مستقبلًا وقتما تريد فعل ذلك. يمكنك فعل ذلك من خلال الخطوات التالية:
- حدّد الجزء الذي تشعر أنّك ستحتاج إليه مرة أخرى، ثم اضغط على علامة إدراج.
- ستظهر لك مجموعة من الاختيارات، يمكنك من بينها اختيار "حفظ التحديد في معرض الأجزاء السريعة".
- امنح هذا النص اسمًا، حتى يكون من السهل تذكّره لاحقًا عند الرغبة في استخدامه، فتصل إليه سريعًا.
بعد الانتهاء من ذلك والضغط على موافق، سيكون النموذج جاهزًا لاستخدامه في أي وقت تريده. كل ما عليك فعله أثناء استخدام أوت لوك لإرسال بريد إلكتروني، أن تقف في المكان الذي تريد إضافة النص عليه. اضغط على إدراج، ثم حدّد أجزاء سريعة، واختر النص المناسب. سيظهر لك النموذج بالكتابة، ويمكنك التعديل عليه بما يلزم ثم إرساله.
5- جدولة الرسائل على أوت لوك لتسليمها في المستقبل
قد ترغب في إرسال بريد إلكتروني في موعد محدد، لكنّك لن تكون قادرا على الوصول إلى جهاز الكمبيوتر في هذا الوقت. وربما تضطر إلى ترك نزهة مع عائلتك، فقط ليكون بإمكانك إرسال ما تريده من خلال أوت لوك في الموعد المناسب. أو قد تكون لديك الرغبة في التواصل مع شخص، لكنّك تعرف أنّه لن يكون متاحًا الآن، إذ انتهى دوامه، أو ربما هو في إجازة.
بالطبع يمكنك إرسال الرسالة الآن، لكن ستكون المشكلة هي أنّه ربما يضغط عليها، ولن يهتم بالطبع لأنّه بعيد عن العمل، فينسى مراجعتها مرة أخرى لاحقًا. أو قد تذهب في زحمة الرسائل الأخرى التي تصل إليه. لذا، يمكنك الاعتماد على خاصية جدولة الرسائل الموجودة على أوت لوك والتي تعرف باسم التسليم في المستقبل (feature delivery). يمكنك استخدام الخاصية بالخطوات التالية:
- بعد الانتهاء من كتابة البريد الإلكتروني، وقبل الإرسال اضغط على خيارات.
- من بين هذه الخيارات اضغط على تأخير التسليم.
- سيظهر لك مربع الخصائص، ثم من بين خيارات التسليم، ضع علامة على المربع الموجود بجوار عدم التسليم قبل.
- بعد ذلك أضف التاريخ والوقت الذي ترغب في الوصول الرسالة به، وبعدها أغلق المربع وأرسل البريد الإلكتروني كالمعتاد.
في هذه الحالة ستضمن أنّ الرسالة لن تصل إلّا في الموعد الذي تريده، وبالتالي يكون بإمكانك الاستمتاع بوقتك، أو مساعدة الآخرين على التركيز بالعمل في وقت العمل فقط، دون أن يشغلوا أذهانهم بشأن معرفة محتوى الرسائل التي ترسلها إليهم.
تعد هذه أبرز الخطوات التي تساعدك على استخدام تطبيق أوت لوك كالمحترفين. إذا قررت استخدامه مع فريقك، فسيكون بإمكانكم ضمان جودة العمل الخاصة بكم، وبالتالي تسهيل عملية التواصل، والتحكم في الوقت والمجهود الذي يضيع في الرسائل ومتابعتها والرد عليها.
ستشعر بالفارق لاحقًا، عندما تكتشف كم الوقت الذي تمكنت من توفيره، فقط بالاعتماد على تطبيق أوت لوك بالنصائح المذكورة، وكيف ساعدك ذلك على التركيز، والتأكد من قدرتك على متابعة كل شيء على بريدك بطريقة سهلة واحترافية تمامًا.
كانت هذه خطوات مهمة تساعك على إدارة بريدك الإلكتروني بسهولة ويسر من خلال تطبيق أوت لوك.
المصادر:
