دليلك الشامل إلى إدارة المشاريع
تمثل إدارة المشاريع جزءاً هاماً من نجاح الأعمال هذه الأيام، إذ لا يتعلق الأمر فقط بوجود فكرة جيدة، لكن كذلك بالقدرة على التخطيط ليها بطريقة صحيحة، وتنفيذ الخطوات العملية حتى تحقيق أهداف المشروع النهائية. في هذا المقال نقدم لك دليلاً شاملاً عن إدارة المشاريع والمراحل الخمس للمشروع.
ما هو المشروع؟ وما هي فائدة إدارة المشاريع للمؤسسات؟
لفهم قيمة إدارة المشاريع، يمكننا البدء بتعرف ما تعنيه كلمة مشروع من الأساس. ببساطة المشروع هو مسعى من الشركات لتحقيق مجموعة من الأهداف، التي يمكن تضمينها على هيئة مخرجات متوقعة والنتائج والفوائد المترتبة على تنفيذ أنشطة هذا المشروع. توجد ثلاثة عناصر أساسية لكل مشروع: الوقت الخاص بتنفيذ المشروع، التكلفة المتوقعة وكيفية توفير وإدارة هذه الأموال، الجودة وضمان تحقيق النتائج المخططة.
بالتالي تتولى إدارة المشاريع مسئولية هذه العوامل الثلاثة، للتأكد من تنفيذ الأمر بطريقة منظمة ومخططة، تساعد المؤسسات على تحقيق أهدافها. عند تنفيذ إدارة المشاريع بكفاءة، فإنّ ذلك يعزز من تحقيق النتائج المستهدفة في المشروع، ويضمن فاعلية استخدام الموارد، إلى جانب توفير الاحتياجات المطلوبة لتنفيذ خطة العمل.
قد يظن البعض أنّ إدارة المشاريع هي أمر يخص من يعمل في منصب مدير مشروع فقط، لكن في الحقيقة يمكن لأي شخص يعمل في تنظيم الأحداث أو إدارة الأشخاص، أن يعتمد على مبادئ إدارة المشاريع، فهي تمثل مهارة حياتية مهمة، يمكن للشخص الاستفادة منها في تحسين نتائج أي فعل يقوم به في حياته.
5 مراحل في إدارة المشاريع
توجد مراحل أساسية في حياة المشروع، وفي كل مرحلة تلعب إدارة المشاريع دوراً محدداً، من أجل الانتهاء منها والانتقال إلى المرحلة التالية. وفقاً لمعهد إدارة المشاريع، تتكون دورة حياة إدارة المشاريع من خمسة مراحل أساسية هي: البدء، التخطيط، التنفيذ، المراقبة، الإغلاق. من خلال تنفيذ هذه الأفكار بطريقة صحيحة، يمكن ضمان تنفيذ مشروع ناجح. لنلقي نظرة على كل مرحلة من إدارة المشاريع.
المرحلة الأولى: بدء المشروع
تمثل المرحلة الأولى من إدارة المشاريع مرحلة البدء. في هذه المرحلة يكون المحور هو تحويل المشروع من مجرد فكرة موجودة، إلى مجموعة من الأهداف المطلوب تحقيقها، وهنا تظهر فائدة من فوائد إدارة المشاريع، وهي دراسة جدوى المشروع من الأساس، وتحديد إمكانية تنفيذه بالفعل أو لا.
إذ كثيراً ما يقع البعض في هذا الخطأ، فعندما يمتلكون فكرة معينة، يذهبون مباشرةً إلى مراحل التنفيذ، ويتجاهلون قيمة دراسة الجدوى، ومقدار أثرها على النجاح في تنفيذ الفكرة على مختلف المستويات، سواء الفني أو المالي أو الإداري، وغيرها من الجوانب المهمة.
لذا، في هذه المرحلة من إدارة المشاريع يكون التركيز على تحديد إذا كانت الفكرة مناسبة أو لا، بعد ذلك الانتقال إلى وضع بعض التفاصيل العامة، مثل: الأهداف النهائية المطلوبة في المشروع، الجدول الزمني لتنفيذ الفكرة في أرض الواقع، الميزانية المحددة للتنفيذ.
لا تشهد هذه المرحلة أي تفاصيل فنية، لكن التركيز فيها يكون فقط على توضيح الأمور العامة الخاصة بالمشروع، مع استخدام البنود المسجلة في المراحل التالية من إدارة المشاريع. كذلك يمكن الاستفادة من هذه المرحلة في البحث عن مستثمرين أو الأشخاص الراغبين في المشاركة بالمشروع، لجمع التمويل اللازم لتنفيذ الفكرة بناءً على الميزانية المحددة.
المرحلة الثانية: تخطيط المشروع
تعد هذه المرحلة الأكثر أهمية في إدارة المشاريع، لأنّها بمثابة خارطة الطريق الذي يحدد إمكانية نجاح المشروع وتحقيق أهدافه فعلاً أو لا، وبالتالي لا بد من الاهتمام بتنفيذها بالطريقة الصحيحة، حتى لو تطلب ذلك قضاء الكثير من الوقت لتنفيذها.
توجد العديد من الطرق التي يمكن استخدامها لوضع الأهداف، لكن يمكنك الاعتماد على نهج SMART لوضعها، أو اختيار الطريقة التي تناسبك. يعتمد نهج SMART على وضع أهداف محددة قابلة للقياس، مع اختيار أهداف تملك القدرة على تنفيذها حقاً، ويمكن حدوث ذلك في الواقع وفقاً للموارد التي تملكها، مع جعل كل هدف محدداً بالوقت المناسب له. من المهم في هذه المرحلة من إدارة المشاريع الاتفاق على جميع التفاصيل، التي تشمل:
1- الهيكل الوظيفي الخاص بالعمل على المشروع، وإذا ستحتاج إلى وضع أقسام محددة داخله لتنفيذ الفكرة.
2- الجدول الزمني الخاص بتنفيذ جميع الخطوات في الخطة، ويجب أن يكون هذا الجدول تفصيليا يوضح جميع الخطوات والمعلومات عن المشروع.
3- خطة إدارة المخاطر في المشروع، وهو أمر مهم في إدارة المشاريع، لضمان التعامل مع المشكلات الطارئة في المشروع بطريقة صحيحة، من خلال وضع خطط بديلة يمكن الاعتماد عليها في الوقت المناسب.
المرحلة الثالثة: تنفيذ المشروع
في هذه المرحلة من إدارة المشاريع، توجّه مجهوداتك نحو تنفيذ جميع النقاط المتفق عليها في مرحلة التخطيط، وبالتالي يكون دورك في هذه الأثناء هو ضمان سير العمل بطريقة فعّالة، ومتابعة التقدم الذي يقوم به الفريق، وتقديم الدعم المستمر لهم في هذه المرحلة. من الجيد في هذه المرحلة الاعتماد على التكنولوجيا التي تعينك على النجاح، لا سيّما إذا كنت تعمل مع فريقك عن بعد.
تشمل هذه التكنولوجيا الأدوات المتخصصة في إدارة المشاريع، مثل Trello لتنظيم المهام والأعمال، وSlack لتنظيم التواصل بين الفريق كتطبيق إضافي مع تريللو، وأخيراً جوجل درايف للاعتماد عليه في تنظيم الملفات. تسهّل هذه الأدوات عمل الفريق، وتزيد من إنتاجية وكفاءة الأفراد في تنفيذ المهام المختلفة، وتحسّن من العمل الجماعي.
المرحلة الرابعة: مراقبة المشروع
من المهم إدراك أنّ هذه المرحلة لا تنفصل عن المرحلة السابقة في إدارة المشاريع، فهما لا يأتيان في تتابع وراء بعضهما البعض، ولكن يحدثان في الوقت ذاته لضمان تحقيق الأهداف الموضوعة في المشروع. إذ تركّز المرحلة الثالثة على التنفيذ وتقديم التوجيه، أمّا المرحلة الرابعة فهي تهتم أكثر بمراقبة الأداء في المشروع.
تعتمد هذه المرحلة على وجود مؤشرات قياس للأداء، يمكن الاعتماد عليها في تقييم أداء المشروع ككل. بالتالي من خلال هذه المرحلة في إدارة المشاريع، تضمن أنّ كل شيء يسير وفقاً للخطة، سواءً أداء الأشخاص، أو إنفاق ميزانية المشروع، أو تخصيص الموارد بالطريقة الصحيحة.
المرحلة الخامسة: إغلاق المشروع
تحدث هذه المرحلة في إدارة المشاريع بعد الانتهاء من تنفيذه على خير، بانقضاء المدة المحددة في جدول عمل المشروع. في بعض الحالات التي تنفذ فيها الشركات مشروعات خاصة بها، تعتمد على توظيف أشخاص لفترة تنفيذ المشروع، وبالتالي لا بد من إنهاء التعاقد معهم، أو إذا سيستمرون داخل الشركة، ومن ثم متابعة إجراءات تعيينهم الدائمة.
لا بد في هذه المرحلة من إدارة المشاريع تقييم الأداء تماماً، من خلال الاجتماع مع فريق العمل، وتحديد ما حدث خلال فترة تنفيذ المشروع. يشمل ذلك تحديد الأمور التي نفذت بنجاح، والأمور التي لم تحدث مثل الخطة والأسباب التي أدت إلى ذلك، والدروس المستفادة من التجربة. يؤدي ذلك على ضمان علاج أي مشكلة في المرات القادمة. وفي النهاية يستفيد الموظفون من الأمر في تحسين أدائهم داخل الشركة.
تختتم إدارة المشاريع بإنتاج تقارير مفصلة لكل جزء داخل المشروع، وجمعها معاً في التقرير النهائي للمشروع، الذي تشرف عليه بصفتك مديراً للمشروع، وذلك من أجل الاحتفاظ به داخل أرشيف الشركة، ليمكن العودة إليه وقت الحاجة، أو استخدامه كجزء من أخذ القرارات في المرات القادمة عند الرغبة في إنشاء مشروع مماثل.
ختامًا، تمثل إدارة المشاريع منهجية مهمة جداً للعمل داخل الشركات، ولا بد من الاهتمام بتنفيذها بطريقة صحيحة طوال الوقت، سواءً عند تنفيذ مشروع جديد أو حتى الاستفادة من المبادئ العامة وتوظيفها كجزء في عقليتك للعمل، إذ سيساعدك ذلك على تحقيق العديد من النجاحات داخل بيئة العمل.
المصادر:
