هل أنت عامل حر؟ هذه النصائح تساعدك على تنظيم وقتك
عندما يتعلّق الأمر بكونك عامل حر، فإنّ إحدى أهم مهامك في العمل هي إدارة الوقت بالشكل السليم. إذ لا تملك نظام عمل محددا، بالتالي يعتمد الأمر على طريقة تنظيمك للجدول الزمني لأعمالك، أو الأسلوب الذي تفضله. مثلًا تحب العمل ليلًا في وقت متأخر، ربما تعمل في الإجازات.
لكن حتى مع رغبتك في جعل الأمور تسير وفقًا لما تريد، فهذا ليس جيدًا على الدوام. إذ قد يمنعك مثلًا من امتلاك حياة اجتماعية، أو ربما قد تجد نفسك تضيّع الأوقات المثالية للإنتاجية. لذا، من المهم التفكير دائمًا في الطريقة المثلى التي يمكن الاعتماد عليها لتنظيم الوقت، وهذه النصائح من شأنها فعل ذلك لك.
1- خطط مهامك في ليلة العودة إلى العمل
من الأخطاء التي قد تقع بها، هي أنّك تعمل كل يوم ولا تحصل على أي إجازات. هذا الأمر لا يساعدك في الحفاظ على الإنتاجية، بل ربما يؤثر كثيرًا على حالتك النفسية والصحية. بدلًا من ذلك، حاول تخصيص فترة للإجازة أسبوعيًا، سواءً كان ذلك يوما أو أكثر، لكن من المهم وجود وقت للراحة.
عندما تفعل ذلك، سيكون لديك مواعيد واضحة للعمل، ويمكنك استغلال نهاية يوم الإجازة، بالتخطيط لمهام الأسبوع. لن يستغرق منك ذلك أكثر من نصف ساعة، لكنّه سيساعدك على تحديد المطلوب منك والتخطيط له بالشكل المناسب، ثم بعد ذلك في اليوم التالي تبدأ مباشرةً بالتنفيذ.
هذا الأمر يمنحك فائدة توجيه تركيزك مباشرةً على العمل، بدلًا من تضييع الوقت في التخطيط أو الشعور بالضغط من وجود العديد من المشاريع. كما أنّ التخطيط في يوم الإجازة -عندما تكون قد حصلت على راحتك وحسّنت من حالتك النفسية- يكون أسهل بالنسبة لك من وقت الضغط.
2- استخدم طريقة الكاتب إيفي لي لتحقيق أعلى إنتاجية
عندما نعمل بمفردنا، فإنّنا غالبًا نميل إلى تخصيص عدد كبير من المهام لتنفيذه، لاعتقادنا أنّه سيكون بإمكاننا تنفيذ جميع هذه المهام معًا. لينتهي بنا الأمر إلى محاولة التبديل بين المهام، سعيًا لتنفيذ أي منها قبل نهاية اليوم، وتكون النتيجة أنّه لا توجد مهمة مكتملة بالشكل الصحيح، مع تشتيت الانتباه بطريقة مزعجة.
لذا، قدّم الكاتب الأمريكي أيفي لي طريقته في تنظيم الروتين اليومي، بالشكل الذي يحقق أعلى إنتاجية، دون أن يتسبب في الإرهاق الشديد لك. يمكنك استخدام هذه الطريقة من خلال الخطوات التالية:
- كتابة المهام الستة الأكثر أهمية التي تحتاج إلى إنجازها خلال اليوم. سيكون ذلك سهلًا من خلال العودة إلى قائمة المهام الأسبوعية، والاختيار من بينها وفقًا لرؤيتك. لكن المهم ألّا تكتب أكثر من ست مهام.
- بعد الانتهاء من تحديد مهام اليوم، يمكنك البدء في ترتيبها حسب أولوية الإنجاز.
- عندما يبدأ اليوم، ركّز على المهمة الموجودة في الترتيب الأول فقط. عندما تنتهي منها، يمكنك الانتقال إلى المهمة الثانية.
- يمكنك فعل الشيء ذاته مع بقية المهام. المهم هو تركيز المجهود على مهمة واحدة فقط، وألّا تنتقل إلى أي واحدة غيرها إلّا عند النهاية.
- عندما ينتهي اليوم، انقل العناصر التي لم تنفذها إلى قائمة اليوم التالي، وركّز على جعل المهام ستة أيضًا، فلا تحاول زيادة الرقم.
- كرّر هذه العملية في أيام العمل، سيساعدك هذا على تركيز مجهودك دائمًا على ما تفعله، ولن يقود عقلك إلى التفكير في أي شيء آخر، فهذا يجعلك تزيد من إنتاجيتك، وتنفّذ مهامك بجودة عالية.
يمكنك الاستعانة بواحدة من أدوات تنظيم المهام والتحكم في الإنتاجية لفعل ذلك، فهذه الأدوات تساعدك على التنظيم دون أن يستغرق ذلك أي مجهود منك، ويمكنك الاعتماد عليها في كتابة الملاحظات ومتابعة سير العمل الخاص بك، لتتأكد أنّ كل شيء يسير وفقًا للخطة.
3- استخدم ساعات الطاقة العالية للعمل الكبير
في الحقيقة يتعلّق تنظيم الوقت بالعمل بذكاء، أكثر من كونه عملًا يحتوي على الجهد. لذا، أنت بحاجة إلى استثمار الوقت الذي تكون طاقتك به في أعلى مستوياتها، وذلك لإنجاز المهام التي تتطلب مجهودًا كبيرًا، بدلًا من المهام البسيطة التي يمكن تأجيلها إلى أي وقت آخر.
عندما تعرف الساعات التي يكون فيها مجهودك في أعلى مستوياته، سيكون بإمكانك استثمار ذلك في هذه المهام. في هذا الوقت أغلق أي وسائل للتشتيت، وركّز المجهود نحو العمل على المهمة، وفقًا لقائمة المهام الستة التي وضعتها لهذا اليوم.
إذا كنت لا تعرف بعد ما هي الساعات التي تكون إنتاجيتك بها عالية، فمن المهم مراقبة نفسك جيدًا خلال أيام العمل المختلفة، ومعرفة الوقت الذي تنتج من خلاله. لا يتعلق الأمر هنا بتفضيلاتك للوقت فحسب، لكن بقدرتك على الإنتاج.
4- جدولة المهام البسيطة في ساعات الطاقة القليلة
على الأغلب فإننا نحتاج يوميًا إلى الرد على رسائل البريد الإلكتروني، أو الاجتماع مع صاحب المشروع، أو أي مهام أخرى لا تتطلب إنتاجية عالية. بالتالي يمكنك تخصيص ساعات الطاقة القليلة لتنفيذ هذه المهام، والاتفاق مع أصحابها على ذلك.
إذا كنت شخصًا يُفضل العمل في الصباح، فخصصه للمهام الأكثر أهمية، ثم ليلًا أجرِ اجتماعاتك، واتفق على أي شيء ستحتاج إلى معرفته قبل العمل في اليوم التالي. أمّا إذا كنت تفضل العمل مساءً، فيمكنك البدء بهذه المهام في الصباح، ثم تنفيذ المطلوب منك لاحقًا. لا توجد طريقة مثالية، بل المهم هنا هو حسن التنظيم.
5- ضع جدولًا ثابتًا للعمل
على الرغم من المساوئ التي تراها في العمل التقليدي، إلّا أنّ ميزته الأساسية هي التنظيم. إذ يمكن للموظف تنفيذ مهامه خلال اليوم قبل مغادرة المكتب، فلا يكون مطالبًا بفعل أي شيء في المنزل، إذا أحسن الالتزام بتنفيذ كل المطلوب منه في العمل.
كعامل حر، فأنت بحاجة إلى الاستفادة من مبدأ الجدول الثابت. إذ ترك الأمور هكذا دون تخطيط، سيجعلك في جدول عمل فوضوي تمامًا، تعمل ليلًا في وقت لا يجب عليك العمل به، وتضطر إلى تأجيل بعض المهام لتنفيذها في أيام الإجازات.
لذا، لا بد من امتلاك جدول ثابت للعمل، من خلاله ستقدر على الالتزام بالمطلوب منك يوميًا، دون تدمير بقية اليوم. يمكنك جعل هذا الجدول في مواعيد العمل التي يستخدمها الموظفون، أو يمكنك تقسيم العمل على فترات خلال اليوم، والفصل بينها بأنشطة للاسترخاء أو تجديد الطاقة. يمنحك هذا قدرة السيطرة على يومك جيدًا.
6- تتبع وقتك بناءً على المشاريع التي تنفذها
من المهم بالنسبة لك تتبع الوقت أثناء العمل على أي مشروع، فهذا سيساعدك في معرفة الفترة التي تستغرقها في تنفيذ المشاريع، وسيجعلك قادرًا على التخطيط بذكاء للعمل في المستقبل، وكذلك التخطيط لمهامك بصورة أفضل.
من ناحية أخرى، هناك بعض المشاريع في العمل الحر، يكون التعاقد عليها بالساعة. إذا لم تكن تتبع أداءك، فلن تكون قادرًا على معرفة الوقت الذي تستغرقه، بالتالي تضيّع بعض الفرص نتيجة لذلك، فقد تتعاقد على عدد ساعات أقل من المطلوب، لكنّك مطالب بالالتزام بذلك، فتنفذ المشروع بأجر أقل مما يستحق.
7- العمل على دفعات صغيرة
لا يساعدك العمل لساعات متواصلة في تقديم أفضل ما لديك. إذ يمكنك اكتشاف أنّه بعد مرور بعض الساعات، أنّ تركيزك أصبح أقل، إلى جانب بعض المعاناة الجسدية التي قد تصيبك. في هذه الحالة يمكنك اللجوء إلى تقنية مهمة في إدارة الوقت تعرف باسم طريقة البومودرو.
تعتمد التقنية على تقسيم العمل إلى دفعات صغيرة. من خلال تخصيص 25 دقيقة للعمل المستمر، ثم استراحة لمدة 5 دقائق، وهكذا. عندما تنتهي من 4 دفعات من العمل، فإنّه يمكنك الحصول على استراحة لمدة 15 دقيقة، ثم تعود لاستكمال العمل.
تساهم هذه التقنية في تحسين الإنتاجية، لأنّها تجعلك تركّز على إنجاز أكبر قدر ممكن خلال الـ25 دقيقة التالية، بالتالي تقدم الكثير من العمل. إلى جانب أنّ حصولك على الراحة بين فترات العمل، سيؤدي إلى الحفاظ عليك من الإرهاق، لا سيّما مع فترة جلوسك الطويلة للعمل، بالتالي تعيد لك فترات الراحة قدرتك على التركيز.
8- تقليل مصادر التشتيت
نتعرض يوميًا إلى العديد من مصادر التشتيت، سواءً من مواقع التواصل الاجتماعي أو عبر البريد الإلكتروني. يحدث ذلك إمّا من تلقي إشعارات من هذه التطبيقات، أو رغبتنا البسيطة في التصفح، لنجد أنفسنا قد ضيّعنا الوقت، والأهم ذلك خسرنا تركيزنا في تنفيذ العمل.
يمكنك اللجوء إلى الأدوات التي تمكنك من حظر تطبيقات معينة، أو تساعدك في التركيز على عملك دون تشتيت. مع تخصيص ساعات الطاقة القليلة للرد على البريد الإلكتروني، ومتابعة الرسائل ذات الأهمية التي تصل إليك عبر تطبيقات العمل المختلفة. بعيدًا عن التشتيت، سيكون لديك قدرة مميزة على التركيز فيما تفعله.
9- تغيير بيئة عملك
في البداية يجب أن تدرك أهمية بيئة العمل في الحفاظ على الإنتاجية. إذ ليس صائبًا الاعتياد على العمل من موقع النوم أو الراحة. بل الأفضل تخصيص مكان مناسب، به العوامل المطلوبة للتركيز، وبعيدًا عن الضوضاء أو التشتيت.
إذا كنت تمتلك بيئة عمل خاصة بك، فمن المحتمل أن يصيبك الملل أو الاعتياد عليها، لذا من الجيد تغيير هذه البيئة من وقت لآخر. مثلًا الذهاب إلى العمل من المقهى الذي تفضله، أو مساحات العمل المخصصة لذلك. يؤدي هذا التغيير إلى تنشيط عقلك وزيادة إنتاجيتك.
10- تجنب إرهاق نفسك
بالتأكيد نسعى جميعًا إلى تنفيذ العديد من المشاريع، فهذا يمنحنا مقابل مادي أكبر، مع شعورنا أنّ رفض أي مشروع هو تضييع لفرصة مهمة قد لا تتكرر. لكن في الحقيقة، يجب التحكم في هذا الأمر، وأن نتعلّم قول لا للمشاريع التي تزيد عن طاقتنا.
عندما تجرّب العمل على العديد من المشاريع، والالتزام بجدولك اليومي، سيكون لديك معرفة لاحقًا بأقصى عدد من المشاريع يمكنك تحمله في الوقت ذاته، مع تقديم جودة عالية لكلٍ منها. في هذه الحالة فأنت قادر على تجنب أي إرهاق قد يصيبك أو يؤثر على جودة أدائك.
العمل الحر ليس سهلًا بالتأكيد، ويحتاج إلى الكثير من المجهود حتى يمكن إدارته جيدًا، فإذا حدث ذلك سيكون بإمكانك تحقيق نتائج جيدة، وتقديم جودة عالية لعملائك، وفي الوقت ذاته الحصول على نمط حياة هادئ وممتع. لذا، أولى الخطوات التي من شأنها مساعدتك على فعل ذلك، أن تبدأ بتنظيم الوقت بالشكل المناسب، ثم كل شيء آخر سيأتي بعد ذلك.
