التوازن بين الحياة والعمل .. 8 نصائح تحقق المعادلة الصعبة
في الأغلب تؤثر الحياة العملية بالسلب على الجانب الشخصي الخاص بكل فرد عامل والمتمثل في العائلة وأسرهم، حيث إنه وفقاً لدراسة بحثية صادرة عن برنامج "وورك فرونت" المتخصص في إدارة العمل عبر الإنترنت لوحظ أن ما نسبته 38% من الشباب العامل يفقد جزءا كبيرا من وقائع حياته الشخصية نظراً لافتقار عامل التوازن بين الحياة ونظم العمل، وهنا نتساءل كيف من الممكن أن نحقق أفضل توازن حياتي مهني؟ ليمنح أصحابه ذلك الوقت الكافي لأداء كل المطلوب منهم تلبيته وإنجازه.
فالحرفية والمهنية تتطلب دوماً أن تتخذ بعض الخطوات للخلف بغرض إدراك مطالب الحياة الأسرية، وفي حالة انطلاق نشاطك التجاري بسرعة فائقة فلا بد من ملاحظة كيفية تأثير أي تقصير حادث تجاه حياتك الشخصية على منحنى مستويات التقدم المهني الخاصة بك في المقابل، حيث أن إنماء مسألة التوزان الحياتي مع العمل يساعد بالضرورة في أن تصبح قائداً أكثر فعالية داخل أروقة المكتب أو المؤسسة العامل بها أو المسئول عن مهام بداخلها من ناحية وقادر على تحقيق النجاحات أيضاً داخل منظومة الإدارة المنزلية من ناحية أخرى.
وإليكم 8 استشارات مقدمة من رواد صغار في عالم إدارة الأعمال وتدور رحاها جميعاً حول كيفية قيام فريق عمل مصغر مكون من القادة والموظفين في تأسيس ما يعرف بتوازن الحياة الخارجية مع أجواء العمل ومشاغله، بينما كانت الخبرات على وتيرة سريعة من النمو والتطور في المقابل.
5 خطابات ملهمة.. بين جرأة الاعتراض والحياة بهدف وصنع التوازن (فيديو)
توقف عن إدارة أصغر التفاصيل واعمل بذكاء
يقول السيد كايل جوجوين مؤسس ورئيس موقع بوستراك على الإنترنت المتخصص في صناعة طعام الكلاب والبيع بالتجزئة إن هناك شيئا واحدا قد تعلمه، وهو الإقلاع تماماً عن مهمة متابعة أصغر تفاصيل الأمور في مسألة الإدارة.
ويوضح قائلاً إنك كقائد من الضروري أن تتخلى بالكامل عن فكرة التحكم في الأعمال الموكلة للموظفين لديك، الأمر الذي قد يسبب لهم مشاعر من الاضطراب والخوف من إتمام المهام المطلوبة منهم فضلاً عن حالة الضغط النفسي الذي سيصاحبك كمسئول يسعي لفعل وإنجاز كل شيء بنفسه.
هذا وينصح الإداري جوجوين بمحاولة تعلم كيفية ترك الأمور وتفويضها لأناس آخرين مناسبين ولديك الثقة بهم، مؤكداً على أهمية تأسيس برنامج لإدارة المهام وتفويضها مع مراعاة سيران العمل وفقاً للأولويات المدرجة بالإضافة إلى أهمية وضوح الرؤية لديك كمسئول تجاه كل شخص من حيث ماهية المهام المسندة إليهم، وأن يشتمل البرنامج أيضاً على اختصاصاتك المسئول عن إنجازها بنفسك.
كما ينصح كايل جوجوين بأهمية العمل بذكاء كمسئول مع مرؤوسيه والذي يعتبره مفتاحا لحل معضلات كثيرة بموقع العمل، ويشير كذلك إلى أهمية استخدام وقت الإنتاجية واستغلاله في كل مفيد ومدر بالنفع لصالح مكان العمل بدلاً من إدخال أمور لا تمت للعمل بأي صلة خلال ساعات التنفيذ والإنتاج، وهو الأمر الذي سيؤدي بالضرورة إلى أن تكون لديك القدرة على الاستمتاع ببقية ساعات اليوم الحر عن ساعات العمل دون القلق من أي تراكمات كنت قد تحملت عبئها بمفردك سابقاً.
خذ وقتك لشحن طاقتك واستعادتها مجدداً
الانزواء بعيداً عن نجاحاتك المحققة مهنياً وتخصيص وقت لشحن طاقتك مجدداً أمر غاية في الأهمية ولا يعود بالإيجاب فحسب على ما أحرزته من تقدم وتطور تجاه مكانتك على مستوى العمل إنما تمتد الدائرة لتشمل النمو والازدهار المحقق داخل المؤسسة ككل.
وهنا تنصح الريادية في عالم التقنية ومواقع التنكولوجيا إيري يو، بتصميم جدول لأيام الإجازة أسبوعيا بهدف استنشاق الأنفاس وشحن البطاريات مرة أخرى، وذلك من خلال إنشاء جدول يخص الصحة البدنية والنفسية وتخصيص حصص للأكل بانتظام، وشرب الماء، والنوم بقدر كاف، بالإضافة إلى ابتكار أفكار تضيف لروتين حياتك اليومي في العمل ، كالسير والمشي على الأقدام برهة من الوقت، وكذلك محاولة إضافة بعض الفيتامينات التكميلية في نظام الحمية الغذائية المتبع يومياً بما يعزز الوظائف العقلية والبدنية، ووقتها تؤكد السيدة يو على قدرتك للعودة إلى العمل بكامل طاقتك وبذهن صافي وبصحبتك مزيد من الرغبة في الإنتاج والإبداع.
عرض جداول عمل مرنة
إتاحة فرص العمل للموظفين بأي وقت وأي مكان يساعدهم في الإبقاء على التوازن الحياتي مع العمل ولكن لكي يتم التأكد من إعطاء كل فرد على حدة دوره اتجاه عمله بنسبة 100% فإن المتابعة والإرشاد من الأمور بالغة الضرورة، حيث يوضح المذيع التليفزيوني ليام مارتين، والمؤسس المشارك بموقع "تايم دكتور" الإلكتروني بالقول "إننا نقوم بالإدارة عن بعد بنسبة مئوية مماثلة لأناس وموظفين من 28 دولة مختلفة وهو الأمر الذي يتطلب توفر المرونة في سير مهام العمل مع التأكد في المقابل أن هناك بعض الأمور التي يمكن أن تتشابك لديهم حين إجراء عملية التواصل والتعامل مع باقي أعضاء الفريق.
وللتيقن من أنهم لا يميلون إلى الإلهاءات الخارجة عن أجواء العمل أو يتحملون ما يفوق طاقاتهم، من الضروري مطالبتهم والسعي في توجيههم بمراقبة أوقاتهم والساعات المخصصة لإتمام المهام الموكلة إليهم. وهو الأمر الذي يتحقق من ورائه مواصلة الإبقاء على حالة الاتزان المطلوب تحقيقه بين الحياة الشخصية لكل فرد ومسار المهام المسئولين عنها داخل منظومة العمل.
حدد بوضوح الأولويات والمواعيد النهائية لتسليم المهام
ضمن مراحل النمو السريع تداوم الفرص على المجيء دون انتهاء ولكن لا يجوز لك كمسئول وقائد أن تترك كل هذه الفرص والمشاريع الجديدة تسيطر على جزء كبير من حيز دماغك وتفكيرك وتكون سبباً في الإلهاء عن إتمام الأهداف الحالية وتلبية المطالب الصحيحة المتلازمة مع مواعيد تسليم نهائية ومحددة، وذلك وفقاً للسيد فراس كتانة رجل الأعمال العربي في الولايات المتحدة الأمريكية.
ومن نصائح كتانة، أنه من الضروري أن يجتمع المدير بفريق عمله أسبوعياً لكي يكون على دراية كاملة باختلافات المهام المخولة لكل منهم على حدة والقيام بمسألة تنسيق إتمام جميع العمليات على النحو التالي:
- تحديد الأولويات من حيث أهمية المهام وإرجاء العمليات غير العاجلة لصفوف الأسبوع التالي.
- تنسيق المدد الزمنية التي تتطلبها المهام وصولاً لمراحل إتمامها وإنجازها.
ومن خلال رصد هذه الأمور يمكن التأكد من عدم تعرض أعضاء الفريق إلى الضغط الشديد أثناء القيام بوظائفهم وهو الذي يقود بالضرورة إلى الإبقاء على حالة التوازن الحياتي المهني فيما بين الكوادر البشرية العاملة كافة بنفس الكيان المؤسسي الواحد.
دمج الخصائص الجيدة في البيئة المحيطة بك
من السهل للغاية أن تهيئ فرصا لاستقبال الخصائص الجيدة وتأسيس محيط داخل مواقع العمل يجسد مفهوم دمج الحياة بمنظومة العمل وذلك من خلال توفير وسائل وأدوات تدعو للراحة النفسية والعقلية في ضوء تطور الخبرات المهنية بوتيرة سريعة بين العاملين وهو الأمر الذي يتطلب منهم طاقة ووقتا أكبر ويستهلك مزيدا من التركيز البشري.
وهنا يقول الريادي جوستين فيرمان، الكاتب والمتحدث عبر منصات التخاطب والباحث في علم الإدارة إنه إذا توفر داخل مكاتب العمل حيز زائد وغير مستغل فمن الممكن تحويله إلى منطقة مخصصة لدعم وتطبيق فكرة الاتزان الحياتي المهني بتوفير بعض الخصائص الآتية :-
توفير سجاد لممارسة تمارين اليوجا.
منطقة معدَّة للاسترخاء والهدوء والسكينة بتوفير مقعد أو أريكة مريحة.
طاولة للعب مثل البينج بونج أو لعبة الفوسبول.
منطقة مخصصة لتناول الأطعمة الخفيفة الصحية.
وهي أمور جميعها تساعد على استغلال فترات الراحة والتوقف عن العمل بواسطة أدوات تملأ ممارسيها بالتحدي وتجديد المزاج العام بكل سهولة وبكل أريحية.
احترام الزملاء لفترات الراحة المخصصة للجميع
بدورها، تفيد أماندا جورجي المؤسس المشارك في وكالة تسويق للكيميائيات أنها ناضلت مع مجموعة من الشركاء في تفعيل إحدى العناصر الرئيسية في تشكيل الاتزان الحياتي مع أجواء العمل وتشير إلى أنهم جميعاً من الشخصيات التي تميل إلى أن تكون أكثر احتراماً لطاقم الموظفين المسئولين عنهم بل وقاموا بوضع استراتيجية لتفعيل هذا المنطق مكونة من بعض البنود وهي كالآتي ذكره:-
لا نصوص أو رسائل إلكترونية ليلاً ، حيث تعد الفترة من 6 إلى الثامنة مساء مخصصة إما لتناول وجبة العشاء مع الأسرة وأفراد العائلة، أو لإتمام بعض المهام الخاصة أو أخذ قسط من الراحة والخلود للنوم.
ضرورة احترام عطلات الأشخاص العاملين بالمؤسسة، وفي حالة حدوث أي أمر عاجل يمكن اقتصار الأمر على إرسال النصوص البريدية والتي من المحتمل والمتوقع عدم قراءتها نتيجة لعدم تفحصه الإيميل الخاص به.
تشكيل اجتماع أسبوعي للشركاء فقط من خلال جدول أعمال مبني على مستندات جوجل بدلا من المراسلة عبر النصوص والرسائل الإلكترونية واستبدال الأمر بتغطية هذه النصوص جميعها في أجندة أو جدول أعمال يتم تقديمه خلال اجتماع الشركاء الأسبوعي.
لماذا استغنت الإكوادور طوعاً عن عملتها واعتمدت الدولار الأمريكي؟
التركيز على الخبرات
مواقع العمل هي أشبه بولاية دائمة التغير، ولذلك تواجه فكرة التوازن الحياتي المهني تحديات ضخمة مع التطور التكنولوجي والقوى العاملة المستحدثة من الألفيات الجديدة الرافضة لكل ما يمكن إدراجه تحت مسمى "الأكليشيه" داخل مواقع العمل.
وهنا ينصح مؤسس ورئيس مجلس إدارة إحدى الشركات الاستشارية روبرت جيه تشوي، بأنك تتوخى الحذر كمسئول من لعب دور الحكم وفرض حدود على حياة الموظفين المستقلة وأطر العمل الممارسة وفقاً لذلك، ويطالب في المقابل بالتركيز على الخبرات مشيراً إلى مفتاحين لهما دور تعزيزي في مسألة تحقق الاتزان الحياتي المهني وهما كالتالي:-
- احرص على حداثة موقع العمل واحتوائه دوماً على وسائل التكنولوجيا الحديثة كأحدث أنظمة المشروعات، لأن عدم إدراك أهمية الأمر وخطورته قد يتسبب في إصابة منتجك في مقتل خاصة مع حركة النمو السريع التي تشهدها منظومة العمل.
- أعد تخيل ورسم بعض المفاهيم السارية في مؤسسات العمل مثل ذلك الفكر القديم الذي يقول "الراتب بالإضافة إلى الفوائد"، حيث أصبح المقياس التكنولوجي أكثر من كونه مجرد جزء مرتبط بأي كيان مؤسسي، فالعمل عن بعد وإعداد جداول العمل المرنة أصبحت عروضا ذات قيمة عالية وفي تزايد، وهو الأمر الذي أثبتته الدراسات بعد أن كشفت عن مدى إمكانية زيادة خطوط الإنتاجية والوصول لأفضل النتائج مع مراعاة تفعيل هذه الامتيازات.
اطرح على كل أعضاء الفريق سؤالاً حول احتياجاتهم
ويجيب الريادي المؤسس لواحدة من شركات التأمين على الحياة برايان جرينبيرج بخصوص هذا الطرح قائلاً "أصدق أنك إذا كنت كمسئول لديك عملاء في حالة سرور وبهجة فمن المؤكد أنك تدير طاقما من الموظفين السعداء أيضاً".
وأشار السيد جرينبيرج إلى مفتاح المسألة وأضاف قائلاً إن الطريق الأصح لإيجاد الأفضل عند كل أعضاء الفريق هو المبادرة بالسؤال عن احتياجاتهم، موضحاً أن البعض لديه أسرة وعائلة وآخرين لا يملكون ذلك، ولذلك فإن لكل فريق بأعضائه موازين مختلفة بين منوال الحياة الخارجية والعمل لكل منها على حدة، ففي حالة الشعور كمسئول بأن أحد الموظفين يعاني من الضغط النفسي وتحمل أعباء فوق مهام العمل من الضروري أن يظهر دورك كقائد وأن تبادر بسؤاله سريعاً في إطار من الخصوصية، وهو الأمر الذي سيترتب عليه إحساس بالأمان والاهتمام من جانب طاقم الموظفين بما يعود بالنفع والمكسب على الشركة نتيجة لتحسن وتطور أداء العاملين.
