10 طرق تساعدك على تحسين الأداء الوظيفي في العمل
لا شك أننا جميعاً نسعى إلى إدراك أفضل الفرص في العمل، وهذا لن يحدث إلّا من خلال امتلاك الأداء الوظيفي المميز، الذي يمكننا من السير على خطوات ثابتة نحو تحقيق أهدافنا وما نخطط له. في هذا المقال سنتحدث عن مجموعة الطرق التي قد تساعدك على تحسين الأداء الوظيفي في عملك.
1- تحديد نقاط التوقف المهمة في تطور الأداء الوظيفي
المشكلة الكبرى بالنسبة للعديد من الأفراد هي أنّهم لا يفكرون بشأن الاحتفال بالإنجازات التي يقومون بها، والسبب في ذلك هو عدم امتلاك نقاط توقف معينة في مسيرتهم المهنية، بالتالي ينتقلون من مشروع إلى مشروع آخر دون التفكير فيما مضى.
يؤثر ذلك على جودة الأداء الوظيفي، إذ ينسى الشخص في هذه الحالة قيمة الإنجاز، وبالتالي قد يؤدي ذلك مع الوقت إلى إصابته بحالة الاحتراق الوظيفي نتيجة ضغوطات العمل. لذا، من المهم تحديد نقاط التوقف المهمة التي تساعد على تطور الأداء الوظيفي. يمكن لهذه النقاط أن تشمل:
- متابعة مقدار التطور في المهارات الأساسية في الأداء الوظيفي.
- تقسيم المشاريع الكبيرة إلى أهداف صغيرة للتعامل معها كنقاط توقف.
- وضع أهداف من التطور في السلم الوظيفي للعمل على تنفيذها.
2- تعلم تخطيط وتنظيم أعمالك جيداً
إذا لم تكن قادراً على التخطيط لأهدافك، فهذا سيعني التخطيط للفشل. لذا، أنت بحاجة إلى تعلم كيفية التخطيط لأعمالك وتنظيمها بطريقة صحيحة، حتى تقدر على تطوير الأداء الوظيفي بالأسلوب الذي يناسب احتياجاتك الشخصية، ويساعدك على تحسين الأداء.
من أهم الأشياء التي ستحتاج إلى تعلمها في التخطيط هي القدرة على تحديد الأولويات في المهام، وما هي المهام التي تحتاج إلى تنفيذها قبل بقية المهام، وما هو مدى ارتباطها مع الهدف النهائي الذي ترغب في تحقيقه بحياتك. من النقاط التي تساعدك على تخطيط أعمالك وتطور الأداء الوظيفي:
- ضع أهدافاً محددة بنطاق زمني تلتزم به.
- لا تحاول وضع العديد من الأهداف في فترات متقاربة، حتى تقدر على التركيز فيما تفعله.
- كن منطقياً في اختيارات الأهداف، لأنّ الغرض ليس وضع هدف كبير، بل التركيز على وضع هدف يمكن تحقيقه في أرض الواقع.
3- التوقف عن تعدد المهام والتركيز على فعل شيء واحد في كل مرة
واحدة من أكثر مشكلات الأداء الوظيفي في الوقت الحالي، ألا وهي مشكلة تعدد المهام، التي يظنها البعض واحدة من مهارات القرن الحادي والعشرين. لكن رغم ذلك، فهذا ليس بالأمر الصحيح، بل في الواقع تسبب هذه المسألة قدراً من التشتيت لك.
تخيل أنّك تفعل أكثر من مهمة في الوقت ذاته، سيتشتت ذهنك بين هذه المهام، وبالتالي سيؤثر على جودة التنفيذ، مع احتمالية عدم تنفيذ أياً منها في النهاية، والانتقال من واحدة لأخرى بدون وعي في محاولة للإنجاز. في النهاية تحدث مشكلة في الأداء الوظيفي، وقد لا تشعر بالرضا عن نفسك. لذا، يمكنك التخلص من هذه المشكلة من خلال النقاط التالية:
- ضع قائمة بالمهام الأكثر أهمية وذات الأولوية، وابدأ في تنفيذها.
- بعد الانتهاء من المهمة الحالية، يمكنك الانتقال إلى المهمة التالية.
- إذا وجدت إمكانية لتفويض أي من المهام فافعل ذلك بالتأكيد.
4- تعلم إدارة الوقت وإدارة المواعيد النهائية لتنفيذ المهام
يتعلق تطوير الأداء الوظيفي بالقدرة على إدارة الوقت جيداً، وكذلك إدارة المواعيد النهائية المحددة من أجل تنفيذ المهام. إذ كثيراً ما نتأخر في تنفيذ المطلوب، وتكون النتيجة هي شعورنا بالاستياء، وفي الوقت ذاته تحدث مشكلة في جدول المهام الخاص بنا.
لذا، من المهم التغلب على هذه المشكلة من خلال امتلاك جدول ثابت للعمل، مع تعلم كيفية تنظيمه بالطريقة الصحيحة، والاستفادة من ذلك في تحقيق الأهداف التي تسعى إليها. من خلال فهم الأولويات الخاصة بك، سيكون بإمكانك وضع جدول العمل الخاص بك، وتنفيذ المهام في المواعيد النهائية المحددة لها. من أهم النقاط التي تمكنك من تطوير الأداء الوظيفي من خلال التحكم بالوقت:
- قسّم أهدافك والمهام ذات الأولوية من الطرق الماضية على أساس يومي.
- حدد لنفسك المواعيد المناسبة للعمل على المهام خلال اليوم.
- إذا كنت تعمل عاملَ حر، ضع لنفسك موعداً نهائياً أبعد من الموعد المتوقع، حتى تكون لديك فرصة في حالة حدوث أي تأخير.
5- السيطرة على المشتتات
تفشل أعظم الخطط نتيجة وجود مشتتات تعيق الإنسان عن المضي قدماً نحو تحقيق أهدافه. لذا، أنت بحاجة إلى معرفة كيفية التحكم في المشتتات والتعامل معها، لا سيّما إذا كنت تعمل من المنزل، عاملَ حر أو موظفاً بدوام كامل.
المشكلة في المشتتات هي أنّها تؤثر على الأداء الوظيفي، وكذلك على قدرة التركيز لديك، فيضيع منك الوقت والتفكير السليم، فتجد صعوبة في تنظيم الأمور بطريقة مثالية. لذا، يعد التحكم في المشتتات أمراً ضرورياً إذا رغبت في تحقيق أهدافك وتطوير الأداء الوظيفي. من أهم الخطوات التي تساعدك على فعل ذلك:
- اختر مكاناً للعمل يكون بعيداً عن الضوضاء.
- عند البدء توقف عن استخدام مواقع التواصل الاجتماعي. وإذا كان ذلك صعباً، اعتمد على الأدوات التي تمكنك من إغلاق هذه المواقع لفترة من الوقت.
- شارك من حولك بجدول أعمالك اليومية، حتى يكون لديهم الإدراك بوجودك في العمل حتى إذا كنت معهم في المنزل، وبالتالي لا يطلب أحد منك فعل أي شيء أو خلافه.
6- الاعتماد على الأدوات المناسبة
تقدمت التكنولوجيا كثيراً هذه الأيام، وأصبح هناك العديد من الأدوات التي تساعد الإنسان في مهامه المختلفة. يمكن من خلال الاعتماد على الأدوات المناسبة أن تتمكن من تطوير الأداء الوظيفي. سيحدث ذلك لأنّها أولاً ستساعدك على إنجاز مهامك، وثانياً ستوفر لك الوقت الذي يمكن استغلاله بطرق مختلفة.
على سبيل المثال إذا كنت تعمل في مجال التسويق عبر مواقع التواصل الاجتماعي، ستجد العديد من الأدوات التي تساعدك على جدولة ونشر المنشورات على المنصات المختلفة. من خلال هذه الأدوات ستوفر الوقت من الدخول على كل منصة وجدولة المحتوى، إلى جانب احتمالية النسيان أو عدم التواجد في حالة الانتظار للموعد المحدد للنشر. بالتالي، فأنت تضمن جودة الأداء الوظيفي من خلال هذه الأدوات. يمكنك معرفة أفضل الأدوات من خلال الخطوات التالية:
- ابحث في متجر التطبيقات بالاعتماد على التصنيف المناسب بالنسبة لك.
- تواصل مع الخبراء في مجالك، واسألهم عن أفضل الأدوات التي يستخدمونها في أعمالهم.
- جهّز قائمة بالأدوات في التصنيفات المختلفة، واختر واحدة في كل تصنيف، حتى لا تشتت نفسك.
7- الاستثمار في تحسين نقاط القوة والتغلب على نقاط الضعف
إذا كانت جميع النقاط الماضية تتعلق بطريقة تنظيم العمل، وتحسين الأداء الوظيفي بالاعتماد على عوامل مختلفة، فهذه الطريقة ترتبط مباشرةً مع أدائك الشخصي في العمل، وهذا الأمر مهم، فلن يتطور أداؤك بمجرد الجلوس في مكانك وانتظار حدوث شيء، بل لا بد من التحرك نحو تحقيق هذا الأمر بنفسك.
لذا، أنت بحاجة إلى الاستثمار في تحسين نقاط القوة الخاصة بك، واستغلالها لتحقيق المزيد من النجاحات، مع محاولة تطوير أهم المهارات الشخصية التي قد تحتاج إليها في بيئة العمل، مثل مهارة التواصل أو أنواع التفكير المختلفة.
كذلك من المهم معرفة نقاط الضعف الخاصة بك، ووضع خطة في سبيل التغلب عليها، إذ تؤثر هذه النقاط على الأداء الوظيفي، وتعيق وصولك إلى بعض الأهداف. لا داعي للشعور بالإحباط نتيجة وجود نقاط ضعف، فهذا شيء يتواجد لدى الجميع، لذا أنت بحاجة فقط إلى معرفة كيفية التعامل مع الأمر بطريقة صحيحة. من أهم الخطوات التي تساعدك على تطوير الأداء الوظيفي في هذه الجزئية:
- حلل جميع المهام السابقة الخاصة بك، وحاول من خلالها معرفة نقاط القوة في الأداء الوظيفي، وكذلك نقاط الضعف.
- ابحث عن تقييم من الأشخاص الذين تثق بهم، سواء أكان من مديرك في العمل، أم زملائك الذين تثق بآرائهم، أم مستشارك المهني إذا كنت تملك واحداً. سيجعلك هذا تعرف نقاط القوة والضعف بالاعتماد على وجهات نظر متعددة.
- ضع خطة للتطوير المهني، سواء أكان لتعلم مهارات جديدة، أم للتغلب على نقاط الضعف الحالية.
8- إنهاء ما بدأته
واحدة من مشكلات الأداء الوظيفي هي أنّ تعدد المهام، يتسبب في ترك العديد من المهام بدون إنهاء، فتجد أنّك بدأت مجموعة مختلفة من المشاريع، لكنّك لم تُنهِ أيّاً منها بعد. يؤثر ذلك على الأداء الوظيفي، ويجعلك لا تشعر بالإنجاز في حياتك العملية، وهو ما يسبب لك مشكلة كبرى.
لذا، بدلاً من ذلك، أنت بحاجة إلى تعلم كيفية إنهاء ما بدأته. لا تقبل بمشاريع جديدة حتى تتأكد من إنهاء المشاريع الحالية، فهذا الأمر سيؤثر على سمعتك في المجال، وربما يجعلك تفقد الفرص في المستقبل. عندما تنتهي من المشاريع الحالية، يمكنك التفكير بشأن المشاريع المستقبلية الأخرى التي يمكن قبولها. من أهم الخطوات التي تساعدك على فعل ذلك:
- قسم المشاريع الحالية على جدولك اليومي.
- حافظ على تنفيذ المهام الأخرى ذات الأولوية حتى لا تخسر شيئاً في أثناء ذلك.
- حاول إضافة وقت إضافي لعملك حتى تنهي جميع الأمور العالقة لديك.
9- الاهتمام بصحتك
الاستثمار في تطوير الأداء الوظيفي لا يجب أن يكون أبداً سبباً في إهمال صحتك، لأنّك إذا فعلت ذلك، فستكتشف لاحقاً وجود مشكلات صحية أو ذهنية، وبالتبعية سيتأثر أداءك جداً. في النهاية، حتى إذا لم يتعلق الأمر بمشكلات الأداء الوظيفي، فلا يوجد شيء يستحق الإهمال في صحتك.
لذا، أنت بحاجة إلى التركيز على صحتك، وعدم إهمال الإشارات التي تخبرك بوجود مشكلة. لا بد من تخصيص جزء من اليوم لبعض الأنشطة المفيدة كممارسة الرياضة. يمكنك الاهتمام بصحتك من خلال الخطوات التالية:
- احرص على تناول طعام صحي، وتوقف عن الأطعمة الجاهزة قدر الإمكان.
- احصل على قدر جيد من النوم يومياً، سيساعدك ذلك على التركيز في بقية اليوم.
- خصص بعض الوقت لممارسة الرياضة، حتى إذا كنت ستفعل ذلك من منزلك.
10- الحصول على وقت لنفسك
العمل لا ينتهي غالباً. لذا، أنت بحاجة إلى إدراك هذه الحقيقة والانتباه إلى آثارها السلبية على حياتك، حتى لا تجد نفسك لا تفعل أي شيء في حياتك سوى العمل، وتبدأ في إهمال جوانب حياتك الأخرى، سواء أكان الجانب المتعلق بالأسرة أم الترفيه أم غيره.
مع الوقت ستدرك أنّ تطور الأداء الوظيفي يتعلق بحالتك النفسية والعقلية، فإذا شعرت بضغط العمل، ستتأثر جودة أدائك سلباً، ولن تقدر على إنجاز المطلوب منك، وبالتالي حتى إذا ظللت تعمل لفترة طويلة من الوقت، لن تقدم المستوى أو الجودة المطلوبة. من أهم الخطوات التي تساعدك على تخصيص وقت لنفسك:
- حدد مواعيد العمل الخاصة بك خلال اليوم، ولا تحاول تقسيم المهام طوال اليوم.
- حدد الوقت الخاص بالراحات بين المهام المختلفة في اليوم، وكذلك الوقت الخاص بالترفيه بعد الانتهاء من العمل، والحرص على تنفيذ نشاط للاستمتاع بهذا الوقت.
- تخصيص أيام للإجازة أسبوعياً، ومحاولة استغلال فترات الإجازة بصفة عامة للسفر والأنشطة الأخرى.
ختاماً، يعد تطوير الأداء الوظيفي من الأمور التي يبحث عنها الجميع في العمل، لكن القليل هو من يحاول الالتزام بالطرق التي تساعده على تحقيق أهدافه. لذا، من المهم النظر إلى الأمر بهذه الطريقة، وهي أنّ التزامك وحده هو ما سيساعدك على تحقيق أهدافك ولا شيء آخر. لذا، احرص على اختيار طرق تطوير الأداء الوظيفي المناسبة لك، والبدء في رحلة النجاح.
المصادر:
