كيف يمكنك الالتزام بالمواعيد النهائية لتسليم المهام؟
من التحديات التي تواجه الكثير من العاملين هي كيفية الالتزام بالمواعيد النهائية لتسليم المهام، لا سيّما عند ارتباط الأمر بالعمل الحر. إذ يعتمد الأمر أكثر على الرقابة الذاتية، ليجد الشخص نفسه ملزمًا بتسليم مشروع معين اليوم، وهو ما زال لم ينجز فيه أي شيء بعد.
والالتزام بالتسليم لا يؤثر فقط على المشروع الحالي، لكنّه يمتد إلى سمعة الشخص في المجال. إذ يُمثل الالتزام جزءًا من الجودة التي يبحث عنها أصحاب المشاريع، وبالتالي إذا لم يلتزم العامل الحر بذلك، فمن المحتمل أن يحصل على تقييم سيء نتيجة لذلك، وهو ما يؤثر عليه مستقبلًا للحصول على مشاريع جديدة.
فوائد المواعيد النهائية لتسليم المهام
على الرغم من كوننا لا نحب هذه المواعيد، وربما يشعر البعض بأنّها مرهقة بالنسبة له. لكن في الواقع فالمواعيد النهائية لها فوائد كبيرة جدًا، تساعدك في تنظيم أمور عملك والإنجاز سريعًا. تتمثل فوائد المواعيد النهائية لتسليم المهام في النقاط التالية:
1- القضاء على التسويف وزيادة الإنتاج: لأنّك بدون موعد نهائي، ستجد نفسك في كل يوم تقرر تأجيل المهمة إلى اليوم التالي. في حين وجود موعد سيجعلك تلتزم في التنفيذ. هذا الأمر يمكنه مساعدتك في تنفيذ أكثر من مهمة خلال الشهر بدلًا من مشروع واحد فقط.
2- التركيز على المهام: ستتعلّم كيفية التركيز على المهام، وستحدد الأولويات بالنسبة لك في العمل. ببساطة أنت ترغب في إنهاء هذه المهام لأنّ لها موعد تسليم قريب تريد اللحاق به، فستوجّه مجهودك ناحية هذا الأمر.
3- تعلّم قول لا: ستعرف كيف تقيّم المهام المختلفة التي تُطلب منك، وتتعلّم قول لا للمهام الإضافية التي تزيد على قدرتك على التحمل، وبالتالي تعرف كيفية إدارة مجهودك بالصورة المناسبة.
4- الخروج من منطقة الراحة وتنفيذ الأفكار: وجود المواعيد النهائية سيجعلك تفكّر في العمل والإنتاج، وبالتالي تتغلّب على مخاوفك من البدء، وتبدأ في الخروج من منطقة الراحة الخاصة بك، والتفكير في المهام المطلوبة فقط وكيفية تنفيذها، بدلًا من الاكتفاء بالأفكار في ذهنك دون تنفيذ.
بالطبع الالتزام بالمواعيد النهائية قد ينتج عنه بعض من الإجهاد والتوتر، لكن في النهاية نحن مطالبين بتنفيذ المهام المسندة إلينا، حتى نستمر في العمل ونحصل على المقابل المادي المناسب.
يجب عليك مع الوقت تعلّم كيفية تقييم المواعيد النهائية التي تُسند إليك، أو التي تضعها بنفسك، لمعرفة الأسباب من المواعيد التي لا يمكنك الوفاء بها. غالبًا ستجد الأسباب التالية:
- رغبتك في إرضاء الأفراد والعملاء: فأنت تخشى ضياع الفرصة منك، أو حتى شعور الأفراد بالضيق بسبب عدم التزامك، فتبدأ في تحديد مواعيد غير مناسبة لتنفيذ المهام.
- المبالغة في تقدير قدرتك على الإنجاز: وهذا الشيء الذي نتعلّمه مع الوقت، فمع تنفيذ مهام مختلفة سنبدأ في معرفة هل فعلًا لدينا القدرة على إنجازها في هذه الفترات، أم أننا نحتاج إلى وقت إضافي لفعل ذلك.
- عدم القدرة على إدارة الوقت: وهي المشكلة الرئيسة التي تواجه أغلب الأفراد، صعوبة تنظيم الوقت بالشكل الذي يساهم في تنفيذ جميع المهام المطلوبة.
6 نصائح لمساعدتك على الالتزام بالمواعيد النهائية
تبدو الخطوة الأولى للالتزام بالمواعيد النهائية هي اهتمامك بها فعلًا. هذا الاهتمام سيجعلك تضعها في قائمة أولوياتك من ناحية التفكير والتنفيذ، وستجد نفسك قادرًا على العمل بها حقًا.
فإذا بدأت بهذه الخطوة، إليك هذه النصائح الستة لمساعدتك في الالتزام:
1- الاتفاق على الموعد النهائي: من المهم في الخطوة الأولى الاتفاق على الموعد النهائي المناسب.
لا تضع موعدًا لا تشعر بأنّه مناسب لمجرد عدم خسارة الطرف الآخر، لأنّك لو كنت غير قادرٍ على تسليم المطلوب وقتها، فهذا سيجعلك تخسره وتخسر سمعتك بدرجة معينة.
2- حدد المطلوب منك بالضبط: سواءً كمستقل أو كموظّف أو حتى كمدير، فأنت غالبًا ما يكون لديك أكثر من مشروع مطلوب منك، مع وجود أكثر من موعد نهائي.
عليك تحديد أولوياتك بالضبط، وبناءً على ذلك توجيه مجهودك للأولويات في المقام الأول، سواءً بدء العمل عليها، أو حتى وضع موعد نهائي لها أقرب من البقية.
3- قسّم المهام الكبيرة إلى مهام صغيرة: من الأشياء التي تجعلنا نؤجل تنفيذ المهام هي تركيزنا على النتيجة النهائية، وشعورنا بأنّ الوصول إليها صعبًا ويحتاج إلى مجهود كبير.
لذا، من أهم الخطوات التي تساعدك على الالتزام بتنفيذ أي مهمة هي تقسيمها إلى مهام صغيرة.
ومع كل مهمة صغيرة يمكنك وضع الجدول الزمني الخاص بها، موضّحًا به تاريخ البدء فيها وتاريخ الانتهاء، وكذلك النتيجة النهائية المتوقعة منها.
مثلًا لو أنّ المطلوب منك هو كتابة تقرير من 2000 كلمة، يمكنك تقسيم المهمة إلى: البحث، تحديد العناصر الرئيسة، كتابة العناصر (ويمكنك تقسيم كتابة العناصر إلى مهام طبقًا لعددها)، مراجعة التقرير.
بدلًا من مهمة كبيرة، أصبح لديك مهام صغيرة يمكنك العمل بها، كل واحدة على حدة.
4- امنح نفسك بعضًا من الوقت الإضافي: من الأشياء التي تساعدك في الالتزام بالمواعيد النهائية هي منحك لنفسك بعضًا من الوقت الإضافي.
لو افترضنا أن مهمة كتابة التقرير المذكورة في الخطوة الماضية، تستغرق إجمالًا 5 أيام لتنفيذها، يمكنك الاتفاق على الموعد النهائي ليكون أسبوعا كاملا.
هذا سيساعدك في حالة تأخر أي خطوة، أو ظهور شيء عاجل أجبرك على التوقف، وستكون قادرًا على تسليم المطلوب في الموعد.
من ناحية أخرى، يمكنك تسليم المشروع مبكرًا إذا نفّذته في 5 أيام، وهذا سيجعل الطرف الآخر يشعر بالسعادة.
لكن من المهم ألّا تفعل هذا مع المشاريع المستمرة، حتى لا يقرر الطرف الآخر بعد ذلك تخصيص فترة 5 أيام، بسبب رؤيته أنّك قادر على الإنجاز والتسليم في مدة أقل.
في هذه الحالة، قم بتسليم المشروع في الموعد المتفق عليه، حتى لو كنت أنجزته قبل ذلك.
5- ركّز على الخطوة الأولى: بعد تقسيم المشروع إلى مهام صغيرة، يمكنك توجيه تركيزك نحو الخطوة الأولى فقط ودعك من بقية الخطوات الآن، إذ غالبًا تكون هي الأصعب.
فمجرد البدء بها يجعلك منطلقًا في تنفيذ بقية المهام دون أي مشكلة.
6- الاهتمام بالتركيز: الالتزام بالمواعيد النهائية يتطلب أيضًا تقديم المهام بجودة عالية، لذا لا تهمل أبدًا في أي شيء يؤثر على تركيزك، سواءً النوم لعدد ساعات مناسب، وكذلك الاهتمام بتهيئة الجو المناسب للعمل، والحصول على فترات راحة بين المهام المختلفة.
ماذا لو فاتتك بعض المواعيد النهائية؟
حتى مع وجود الرغبة والمحاولة المستمرة، لكن قد يحدث في بعض الأحيان أن تفوّت بعض المواعيد النهائية، وهذا إن كان يسبب مشكلة، لكن لا بد من إجادة التعامل معه والاستفادة منه لعدم تكرار الأمر مرة أخرى. يمكنك في حالة فوات بعض المواعيد النهائية أن تقوم بالخطوات التالية:
1- قيّم الأسباب وراء ذلك: ما هو السبب الذي جعلك تفوّت الموعد؟
هل كان اختياره خاطئًا من البداية والمهمة احتاجت إلى فترة أطول؟
هل ألزمت نفسك بالعدد على عدد مشاريع أكثر من طاقتك؟
هل كان الأمر مناسبًا لكنّك تكاسلت عنه؟
بالطبع تحديد هذه الأسباب سيجعلك تستفيد من الأمر في المرّات القادمة.
في كل مرة تتعامل مع الأمر بصورة سطحية، وأنّه لا أحد يلتزم بالموعد النهائي بسهولة، ستجد نفسك تضيّع المواعيد النهائية، ومعها تضيع منك العديد من الفرص.
هل الاعتذار عن أخطائك يجعلك تبدو مديراً ضعيفاً في نظر موظفيك؟
2- اطلب موعدًا إضافيًا لتسليم المهمة: حتى مع فوات الوقت، فمن أسوأ الأشياء التي يمكنك فعلها هو تجاهل الأمر وعدم التواصل مع الطرف الآخر.
سيكوّن انطباعًا أكثر سوءًا عنك. ابدأ بالاعتذار له واطلب موعدًا إضافيًا لتنفيذ المهمة، وتأكد هذه المرة من الالتزام به لأنّه سيكون أمرًا سيئًا إذا فوّته مرةً أخرى.
3- تعلّم من أخطائك: بعد تقييم الأسباب ومحاولة علاج الموقف الحالي. يمكنك التفكير في المستقبل والتعلّم من أخطائك. مثلًا لو كان السبب من التأخير هو الكسل أو سوء التخطيط للمهمة، ارجع إلى جدولك الزمني وافهم السبب من ذلك لإصلاحه في المستقبل.
لو كان ذلك بسبب التزامك بعدد أكبر من المشاريع التي يمكنك تنفيذها، وهذا يحدث بسبب رغبتنا في استغلال جميع الفرص التي تتاح لنا، لكن في النهاية نحن بشر لنا طاقة وإمكانيات محدودة، فالصواب هو اختيار العدد الذي يتوافق مع قدرتك.
الالتزام بالمواعيد النهائية ليس أمرًا صعبًا على الإطلاق، لكنّه فقط يتطلب منك مجهودًا مستمرًا في العمل، والأهم امتلاكك دائمًا للعقلية الناقدة لتصرفاتك، إذ يساعدك هذا على تقييم أفعالك جيدًا، وتطوير ذاتك بالشكل الذي يجعلك قادرًا مع الوقت على الالتزام بهذه المواعيد.
المصادر:
