كيف يمكنك كتابة خطاب تعريفي "Cover letter" احترافي؟
قرأت إعلان وظيفة، نجحت في تنسيق السيرة الذاتية الخاصة بك وفقًا لها، وتأكدت من فهمك لمتطلبات الوظيفة. ذهبت إلى البريد الإلكتروني، أرفقت ملف السيرة الذاتية، وتهيأت للإرسال. يخبرك البريد ملحوظة أنّ محتوى الرسالة فارغ، فهل تريد إرساله هكذا؟
لعل الكثير من الأفراد سيختار أن يفعل ذلك، لكن هذا ليس صحيحًا. تخيّل أنّك مسئول التوظيف الذي يستقبل عددا كبيرا من السير الذاتية، من سيقنعك أكثر؟ شخص يكتب محتوى في البريد الإلكتروني، يحفزك للدخول على سيرته الذاتية، أم محتوى فارغ؟ بالتأكيد هو الجزء الأول، وهذا ما نطلق عليه الآن، خطاب تعريفي أو Cover letter.
ما هو الخطاب التعريفي في السيرة الذاتية "Cover letter"؟
يعد الخطاب التعريفي بمثابة خطاب تعريفي رسمي، يمكنك إرساله مع الملف الذي يحتوي على السيرة الذاتية. بعكس السيرة الذاتية التي غالبًا محتواها هو البيانات والمعلومات، فـ خطاب تعريفي خاص بك يمكنك من تقديم ذاتك، والحديث عن كونك الشخص الأنسب للشركة، من خلال توضيح إنجازاتك ومؤهلاتك والأسباب التي تجعلك الخيار المثالي.
في الوقت الحالي، نحن نتقدم لأغلب الوظائف من خلال البريد الإلكتروني، إذ لم يعد الأمر مثل السابق وتسليم المستندات يدًا بيد. بالتالي، يمكنك إرسال خطاب تعريفي مع السيرة الذاتية، لكن لأننا نرغب في جذب انتباه من يقرأ الرسالة، فلن يكون من الجيد تضمين خطاب تعريفي كملف بمفرده مع الرسالة.
من ناحية، لا يوجد ضمان لأنّه سيقرر فتح هذا الملف، وإذا فعل فسيكون تركيزه أكثر على محتوى السيرة الذاتية. من ناحية أخرى، أنت لا تريد التفكير في محتوى آخر لكتابته في البريد الإلكتروني، لأنّ الرسالة الفارغة هي مؤشر سلبي. لذا، أصبح بالإمكان كتابة المحتوى التعريفي في رسالة البريد الإلكتروني نفسها. إليك خطوات كتابة محتوى خطاب تعريفي.
اقرأ أيضًا: الطريقة المثلى لكتابة السيرة الذاتية للمديرين وأصحاب المناصب العليا
1- كتابة المحتوى في أعلى الملف التعريفي للسيرة الذاتية "Header"
بالطبع هذه هي الخطوة الأولى، ليس ضروريًا تضمين جميع هذه المعلومات في البريد الإلكتروني، فهذا المحتوى الخاص بـ خطاب تعريفي بشكلٍ عام، ويمكنك اختيار المعلومات التي تريدها. في البريد الإلكتروني تذكّر بدلًا من ذلك كتابة عنوان الرسالة "Subject" فلا ينبغي إرسالها دون عنوان. أمّا عن محتوى هذه الفقرة في الخطاب العادي، فمن أهم هذه البيانات المطلوبة:
- الاسم
- رقم التليفون (احرص على تضمين رقم تستخدمه الآن، لتسهيل التواصل)
- عنوان بريدك الإلكتروني (يجب أن يكون العنوان احترافيًا قدر الإمكان. هل يعني ذلك استخدام البريد الإلكتروني الخاص بعملك الحالي؟ بالطبع لا، هذا ليس شيئًا احترافيًا).
- التاريخ (تاريخ كتابة خطاب تعريفي، وهذه النقطة مهمة في الواقع، إذ تؤكد على أنّك تهتم ببيانات خطاب تعريفي الخاص بهذه الوظيفة، لا فقط ترسل ذات النسخة إلى جميع الشركات التي تقدم عليها للعمل).
- اسم مدير التوظيف (في حالة عدم وجود اسم لمدير التوظيف، يمكنك كتابة اسم القسم الذي ترغب في التقديم على وظيفته، مثلًا قسم التسويق).
- اسم وعنوان الشركة التي تتقدم إليها.
تأكد من استخدام ذات المعلومات الواردة في السيرة الذاتية، سواءً اسم البريد الإلكتروني أو رقم الهاتف، أو بيانات أخرى ستسجلها في خطاب تعريفي. إذا أردت إضافة بيانات أخرى، فيمكنك وضع عنوان منزلك، بيانات لحساباتك المهمة على مواقع التواصل الاجتماعي، مثل لينكدإن.
2- افتتاح خطاب التعريف بالتحية الملائمة
بعد الانتهاء من البيانات الأساسية، أنت الآن مستعد لافتتاح خطاب تعريفي، والبداية تكون من خلال التحية الملائمة. قبل تحديد التحية، هل تعلم إلى من توجه الرسالة؟ مثلًا إلى مدير التوظيف أم شخص معين أم ماذا؟ سيفيدك البدء في البحث حول من يستقبل رسائل البريد الإلكتروني.
يمكنك البدء من إعلان الوظيفة ذاته، وإذا كان يحتوي على أي تفاصيل. إذا لم تجد، أمامك خيار الذهاب إلى مواقع التواصل الاجتماعي الخاصة بالشركة، مثل لينكدإن، وتصفح بيانات العاملين بالشركة. في حالة وجدت اسم الشخص، يمكنك استخدامه في التحية، إذ ذكر الاسم يعزز التفاعل بينك وبين الطرف الآخر.
من أمثلة التحية التي نستخدمها، وفقًا لطبيعة الشخص الذي نتفاعل معه: عزيزي/تي السيد/السيدة أو ما يقابلها من الألقاب بالإنجليزية (Dear Ms., Miss, Mrs. , Mr.)، ثم بعد ذلك وضع اسم الشخص. يعتمد اختيار اسم الشخص، سواءً الأول أو الثاني على طبيعة الشركة وثقافتها.
ماذا إذا بحثت لكن في النهاية لم تتمكن من العثور على اسم الشخص؟ في هذه الحالة يمكنك اللجوء إلى صيغ عامة بناءً على وظيفة الشخص: (عزيزي مدير التوظيف "Dear Hiring Manager"، عزيزي مدير التوظيف لفريق التسويق "Dear Marketing Team Hiring Manager").
اقرأ أيضًا: المهارات الشخصية في السيرة الذاتية.. كيف تبرز نقاط قوتك؟
3- كتابة فقرة افتتاحية جذّابة
المقدمة هي الطريقة التي إمّا تجذب القارئ إليك، أو تجعله ينفر من رسالتك. لذا، هي جملة لها موضع أهمية كبير جدًا، وهذه ليست مبالغة. نحن نتحدث عن شخص يراجع عددا كبيرا جدًا من الملفات والخطابات، بالتالي هذه الوسائل تعطيه المساعدة اللازمة لاتّخاذ القرار، وتنفيذ المهمة المطلوبة منه سريعًا.
على سبيل المثال، إذا كانت جملتك الافتتاحية هي: "لقد رأيت إعلان الوظيفة، ومهتم بالمشاركة في عملية التوظيف. أمتلك خبرة 8 سنوات في المجال، لذا أنا متأكد من نجاحي في هذا الدور". هذه الجملة رغم توضيحها للمعنى، ليست الأفضل للاستخدام، فهي لن تجذب القارئ، ولا تعطيه حافزًا للمتابعة. بالطبع أنت تثق في قدرتك على أداء الوظيفة، لكن هل يفعل مسئول التوظيف كذلك؟
الصواب هو التفكير مثلًا في جملة مثل: "لدي شغف منذ الفترة طويلة بأعمالكم، لذا شعرت بسعادة حقيقية عندما رأيت إعلان الوظيفة على لينكدإن. يمكنني العمل على المشروع، فمن خلال عملي السابق في المجال، نجحت في قيادة شركة أ إلى زيادة أرباحها بنسبة 20% منذ عملي معها". في هذه الحالة أنت توضح نجاحك بالأرقام، مع تأكيد اهتمامك بالشركة ومتابعتك لها.
4- شرح الأسباب التي تجعلك المرشح المثالي
ستساعدك الجملة الماضية في التمهيد لإبراز كونك أحد المرشحين المثاليين للعمل معهم. يمكنك الآن الدخول إلى التفاصيل. ما هي المهام التي يرغبون في تنفيذها؟ ما هي المهارات التي يبحثون عنها بالضبط؟ أنت ترغب في الربط بين الاثنين، يمكنك فعل ذلك من خلال الحديث عن مهامك السابقة. مثلًا أنت تحدثت عن زيادة المبيعات في الفقرة الماضية.
يمكنك هنا عرض الأشياء التي قمت بها بالفعل، مثلًا قد تكون صياغتك كالتالي: "عندما بدأت عملي، قمت بتحويل التركيز إلى التسويق الرقمي، وتضمين استراتيجيات مختلفة أكثر نجاحًا، استفدت من وجود قاعدة للبريد الإلكتروني للعملاء، واستخدمتها في التسويق عبر البريد الإلكتروني، وإرسال نشرات بريدية تحتوي على عروض مخصصة لعملاء النشرة.
كذلك ركّزت مجهودي على تحسين التسويق بالمحتوى، مع الاهتمام بتحسين محركات البحث. ترتب على ذلك زيادة حركة المرور على الموقع الإلكتروني بنسبة 50%. كانت النتيجة هي تفاعل الجمهور معنا، ونجحنا في تصدر نتائج البحث لأكثر من كلمة مفتاحية، وتمكنا من زيادة المبيعات من خلال هاتين الطريقتين".
هنا، أنت نجحت في إثبات خبرتك في المجال، دون الاكتفاء فقط بالحديث عن إنجازات، بل جعلت كل شيء يدور حول الأرقام والتنفيذ الفعلي للمهام. حتى إذا كنت تقدم على وظيفة لم يسبق لك العمل عليها، يمكنك التفكير في المهارات المرتبطة بين وظيفتك الحالية والجديدة المحتملة. ثم ذكر التجارب المتعلقة بهذه المهارات، إذ تعد وسيلة قوية للربط وإظهار خبراتك ومهاراتك.
ماذا لو كانت هذه التجربة الأولى لك في العمل؟ يمكنك الحديث عن تجاربك التطوعية مثلًا، أو التدريبات التي حصلت عليها في المجال، أو خبرات حياتية مهمة تعلّمت منها مهارات مرتبطة مع الوظيفة. ستمكنك هذه النقاط من عرض ما لديك أيضًا دون أي مشكلة.
5- شرح الأسباب التي تجعلك ترغب في العمل معهم
في النهاية العلاقة بين صاحب العمل والمتقدمين على الوظيفة، هي علاقة منفعة متبادلة. عندما تعمل مع الشركة، ستقدم لهم ما يريدون، ولكن أيضًا أنت ترغب في الحصول على ما تريد. بالنسبة للشركة، إذا حققت لك رغباتك، فهذا يجعلهم يعرفون أنّ احتمالية بقائك معهم لفترة أطول واردة جدًا.
إذًا يمكنك في هذا الجزء الحديث عن رغبتك في هذه الوظيفة تحديدًا، فلا ترغب في جعل الكلام يبدو عامًا وكأنّه مكتوب لجميع الوظائف. يمكنك البحث عن الشركة جيدًا، ومعرفة ما الأشياء التي تقوم بها، وإظهار اهتمامك بها، وأنّك تحب العمل على مشاريع مثل هذه، وستكون قادرًا على تحقيق نتائج جيدة بها.
مثلًا: "أعلم أنّ الشركة تخطط لإنتاج محتوى في مجال التعليم الفترة القادمة. هذه فرصة مثالية بالنسبة لي، تتوافق مع اهتماماتي ورغباتي في العمل، إذ قضايا التعليم تأتي في مقدمة أولوياتي في الحياة، كما أنّها فرصة جيدة لإنتاج محتوى في هذا المجال. سيكون بإمكاني الاستفادة من خبراتي في التسويق، وتضمين استراتيجيات التسويق بالمحتوى وتحسين محركات البحث، للمساهمة في توصيل المحتوى لأكبر عدد".
6- تقديم عرضك في الفقرة الختامية
أنت الآن اقتربت كثيرًا من النهاية، ما ترغب به هو إنهاء خطاب تعريفي بنفس قوة المحتوى الذي عرضته خلال الفقرات الأخرى. هذه النقطة غالبًا هي التي بعدها سينتقل مسئول التوظيف لمشاهدة سيرتك الذاتية، وبالتالي تحتاج إلى جذب انتباهه بطريقة جيدة.
في هذه الفقرة تجنب التركيز على رغبتك فقط، لكن اجعل الخاتمة تدور حولكما معًا. مثلًا إخبار مدير التوظيف بمدى تطلعك للاجتماع معه، ومناقشة كيف لخبراتك ومعرفتك المساهمة في تحقيق أهداف الشركة. على سبيل المثال: "أرحب باللقاء معك للنقاش حول الأهداف التسويقية لكم، وإظهار كيف يمكنني الاستفادة من نجاحاتي السابقة، في خدمة الشركة".
ثم بعد ذلك يمكنك ختام خطاب تعريفي باستخدام الصيغة المناسبة، مثلًا كتابة كلمة مثل: (تحياتي، اسمك "Sincerely, Your Name"). هناك العديد من الكلمات الأخرى التي يمكنك استخدامها أيضًا مثل: (شكرًا لك "Thank You"، مع أطيب التحيات "Best regards".
في حالة خطاب تعريفي تقليدي، يمكنك التوقيع باسمك بخط اليد أيضًا لا فقط الكتابة العادية التي تنتج من طباعة الخطاب. إذا أردت أيضًا، يمكنك في النهاية تضمين حسابك على موقع ليكندإن مثلًا أسفل اسمك، حتى تتيح لمسئول التوظيف البحث عنك بسهولة.
مثال على خطاب التعريف العام
طلال محمد
ta******@gmail.com
24 مارس 2021
مدير التوظيف
شركة أ، السعودية
عزيزي مدير التوظيف،
أكتب لكم للتقدم إلى وظيفة مصمم المواقع. لقد كان لديّ رغبة دائمة بالعمل معكم، لذا عند رؤيتي لإعلان التوظيف، شعرت بسعادة بالغة في الحقيقة. لقد عملت في هذا المجال منذ 5 أعوام مع شركة ب الحالية، ونجحت خلالها في زيادة تحسين إنتاج المواقع وتطويرها بنسبة تتخطى 25%.
عندما بدأت عملي مع شركة ب، كان التركيز على تصميم المواقع بلغات برمجية وإمكانات محدودة، لكنني نجحت في قيادة الفريق المسئول عن تصميم وتطوير المواقع، وقمنا بتنفيذ الآتي:
- دراسة احتياجات العملاء جيدًا، ثم بعد ذلك تقديم مقترحات للموقع الذي يناسب احتياجاته، لا فقط ما نرغب في تنفيذه، وهذا أدّى إلى زيادة معدل الاحتفاظ بالعملاء إلى 50% عن السابق.
- قمنا بتنفيذ مواقع في أكثر من مجال، على سبيل المثال: الصحة، التكنولوجيا، السيارات، الهندسة، الرياضة. وكان هذا الإنتاج يزيد عن المعدلات السابقة للشركة. إذ نجحنا في مضاعفة مجالات العمل المستهدفة، وتحسين الإنتاج بنسبة 25%.
أرغب في العمل لديكم لأنني أومن بقيمة شركتكم في هذا المجال، وأنّها الأكبر من حجمها في المنطقة. إلى جانب معرفتي باستهدافكم العمل على مشاريع في مجال التجارة الإلكترونية الآن، وهذه المساحة التي أركّز مجهودي عليها الآن، إلى جانب خبرتي في تصميم المتاجر الإلكترونية السابقة.
أتطلع إلى لقائك للحديث في هذا الأمر، ومناقشة أفكاري من أجل تطوير إنتاج المتاجر الإلكترونية.
تحياتي،
طلال محمد (توقيع نسخة ورقية)
طلال محمد
مثال على خطاب التعريف عبر البريد الإلكتروني
عنوان رسالة البريد الإلكتروني: طلال محمد – وظيفة مدير المحتوى
عزيزي مدير التوظيف،
لقد قرأت الإعلان المنشور على صفحتكم على موقع لينكدإن، عن وظيفة مدير المحتوى. لذا، يسعدني التقديم على هذه الوظيفة، فلقد عملت كمحرر مسئول في 3 مواقع سابقًا، كنت فيها مسئولًا عن إدارة المحررين، وكتابة المحتوى. وخلال فترة عملي، نجحت في إدارة أكثر من 100 شخص.
عند تولي مسئولية العمل في الموقع الأخير، استفدت من خبراتي في التجارب الأولى، وبدأت في اتّخاذ إجراءات تصحيحية وتنظيمية. كان الأمر مقتصرًا على إنتاج المحتوى وإرساله إلى الموقع عبر المحررين، لكنني بدأت في تغيير النظام:
- إنشاء طريقة للتواصل مع المحررين ومتابعة العمل، من خلال الاعتماد على أدوات Slack، Trello، Google Drive. أدّى هذا إلى تنظيم العمل، وتوفير الوقت المهدر سابقًا من الاضطرار إلى تعديل العمل بواسطة المسئول، وأصبح كل محرر قادرًا على تعديل عمله. مما حسّن الإنتاجية بنسبة 50% عن السابق، ونجحنا في إحراز تقدمًا كبيرًا في استهداف الكلمات المفتاحية، وتحقيق ترتيب أعلى في محركات البحث.
- تقديم تدريبات متخصصة في الكتابة للمحررين من خلال تطبيق Zoom، وبالتالي أصبح لدينا محررين متميزين أكثر، وتمكنّا من التوسع في الأقسام. فأصبح لدينا 12 قسمًا، بدلًا من 4 فقط. ولكل قسم مسئول عن تنظيمه ومتابعة العمل.
أرغب في العمل معكم، لأنني الآن أبحث عن المزيد من التحديات، وهذا الأمر سأجده لدى شركتكم، إذ حجم عملياتها الكبير هو فرصة لتطبيق أفكار جديدة في الإدارة، ومساعدة الكوادر في التحسن. لا سيّما وأنّه لدي بعض الأفكار التي أؤمن بقيمتها لدى شركتكم.
أتطلع كثيرًا إلى لقائك في الاجتماع، والحديث عن هذه الأفكار، وكيفية تطبيقها في النظام مستقبلًا.
مع أطيب التحيات،
طلال محمد
www.linkedin.com/in/ta****
6 نصائح عند كتابة خطاب تعريفي
في النهاية، هذه بعض النصائح البسيطة لمساعدتك في كتابة خطاب تعريفي بالشكل المناسب، الذي يساعد في تشجيع مسئول التوظيف على قراءة المحتوى:
1- اختيار اللغة المناسبة وفقًا للوظيفة: بالطبع الأمثلة المذكورة هنا بالعربية، لكن هذا لا يعني دائمًا الكتابة باللغة العربية. على الأغلب تستخدم اللغة الإنجليزية في كتابة كلًا من السيرة الذاتية وخطاب تعريفي، إلّا إذا كان هناك إشارة لاستخدام لغة أخرى.
2- كن شخصيًا: من الأخطاء الشائعة في كتابة خطاب تعريفي، هي نسخ أحد الأمثلة المتاحة واستخدامها في التقديم على الوظائف. بالطبع من الجيد الاستفادة من الأمثلة التي تقرأها، لكن في الحقيقة لن يساعدك هذا إذا نسخته كليًا.
تأكد أنّ مسؤول التوظيف على اطلاع دائمًا، ويقرأ العديد من الرسائل، وسيكون لديه القدرة على رصد النسخ. أبسط شيء، إذا نسخ أحد الجمل المستخدمة على الأدوات المخصصة لاكتشاف هذه الأشياء، ستظهر له الجمل الأصلية.
لذا، فأفضل شيء تفعله هو أن تجعل خطاب تعريفي يكتسب طابعًا شخصيًا. اعتمد على نفسك في الكتابة والتعبير عن ذاتك. تأكد أنّ ذلك سيجعل المحتوى يكتسب قيمة أكبر، وستكون قادرًا على صياغة كلمات تعبّر عنك وعن الوظيفة التي تتقدم عليها، مع تجنّب استخدام الكلمات المستهلكة، كالعمل تحت ضغط وغيرها.
3- تجنب الكذب: لا شيء يمكنه أن يسبب لك الضرر مثل الكذب، سواءً في السيرة الذاتية أو خطاب تعريفي أو المقابلة الشخصية. من السهل اكتشاف الكذب، وعندما يحدث هذا فأنت تخاطر بخسارة كل شيء، وربما تدمير اسمك بشكل كامل في سوق العمل.
4- اعتمد على الأرقام دائمًا: من السهل على أي شخص القول بأنّه فعل العديد من الأشياء. لذا، يمكنك تمييز نفسك والتأكيد على صدق نجاحات، من خلال الاعتماد على الأرقام طوال الوقت. عندما تذكر أي نجاح، حاول دائمًا إلحاقه بأرقام تؤكد ذلك.
5- استخدام المعلومات ذاتها في السيرة الذاتية وخطاب تعريفي: على الرغم من بساطة هذا الأمر، لكن أحيانًا يحدث مشكلة في استخدام المعلومات. مثلًا إضافة بريد إلكتروني أو رقم هاتف مختلف. بالنسبة لك قد لا يحدث هذا مشكلة، لكن في بيئة عمل تعتمد على الإنجاز والبيانات، قد يؤدي هذا إلى حدوث خلل.
على سبيل المثال، إذا كنت أضفت بريد إلكتروني معين، ولفت خطاب تعريفي الخاص بك انتباه مسئول التوظيف، فأرسل العنوان إلى شخص آخر لمراجعة سيرتك الذاتية. أراد هذا الشخص استخدام عنوان البريد للبحث عن ملف سيرتك الذاتية، لكنّك استخدم عنوان آخر، بالتالي لا يجدك، وقد يؤدي هذا إلى تضييع فرصة من بين يديك.
6- لا ترسل خطاب تعريفي واحدًا للجميع: النصيحة الأخيرة هي ألّا تستخدم نسخة واحدة من خطاب تعريفي، وترسلها إلى جميع الوظائف. في هذه الحالة لن تكون قادرًا على تخصيص حديثك لكل وظيفة، وهو ما قد يجعلك تخسر فرصًا عديدة من بين يديك.
التصرف المثالي هو قراءة إعلان الوظيفة جيدًا، والبحث عن الشركة، ثم بعد ذلك كتابة المحتوى المناسب. لا يوجد قاعدة ثابتة حول الطول المستهدف، لكن الأهم هو التركيز على سرد المعلومات الهامة، التي تساعدك في الحصول على الفرصة المثالية.
لا تنتظر حتى وجود وظيفة ترغب في التقديم عليها، لكتابة خطاب تعريفي خاص بك. يمكنك أن تبدأ الآن لتدريب ذاتك على إجادة الكتابة، والحصول على نسختك الأولية من خطاب تعريفي، حتى يكون بإمكانك التعديل عليها وتطويرها مع الوقت، للوصول إلى النسخة الأفضل الآن.
المصادر:
