كيف يمكنك إدارة التغيير داخل شركتك؟
تواجه الشركات الحاجة إلى إجراء تعديلات في أنظمتها، حتى يمكنها التوافق مع التغيرات الحادثة والتحديات الجديدة في عالم الأعمال. يتطلب الأمر وجود نظام يمكن الاعتماد عليه لتنفيذ التغيير، حتى لا ينتج عن الأمر المزيد من الضرر.
نتيجة لذلك، تحتاج الشركات إلى وجود إدارة للتغيير داخل أنظمتها. ليس ضروريًا تمثيل ذلك في إدارة متخصصة، لكن يمكن النظر إلى إدارة التغيير على أنّها نهج يمكن الاعتماد عليه لتنفيذ التغييرات المطلوبة بشكل سلس وبسيط، ويمكن للجميع التكيف معه، لإحداث الأثر المطلوب في النهاية.
لماذا تحتاج الشركات إلى إدارة التغيير؟
قديمًا ربما لم تكن التغيرات مثل اليوم في عالم الأعمال. لكن في الوقت الحالي، هناك تغيرات كثيرة تؤثر على الشركة سلبًا، وبعضها يمكن أن يؤدي إلى تغيير حال الشركة للأفضل، فالتغيير لا يحدث فقط في الحالات السيئة فقط. من أهم الأسباب التي تجعل إدارة التغيير هامة للشركات:
1- التكاليف التي تتحملها الشركة: كل لحظة قبل إجراء التغيير، هي بمثابة تكلفة تتحملها الشركة. سواءً من ناحية الأموال المهدرة، أو الوقت الضائع في الطريق الخاطئ، أو الأشخاص الذين يغادرون العمل. وهو الأمر الذي يؤثر على الإنتاجية النهائية للشركة.
2- استثمار الفرص: كما ذكرنا ليس كل تغيير يسبب ضررًا على الشركات. بل في بعض الأحيان، يكون التغيير سببًا في استثمار فرصة متاحة للشركة. على سبيل المثال، التحول من التجارة العادية إلى التجارة الإلكترونية، للاستفادة من الرواج الكبير لهذا المجال في الفترات الأخيرة.
بالطبع شهدنا مثال حقيقي على إدارة التغيير في مختلف الشركات في العام الماضي، عند حدوث أزمة الكوفيد19، وما نتج عنها من تعديلات في الشركات. على سبيل المثال، شملت هذه التعديلات طريقة عمل الشركة، إذ تحول البعض إلى العمل عن بعد.
على الرغم من الفائدة الكبيرة من إجراء التغييرات، لكنّها لا تحدث بسهولة أو بمجرد الرغبة في ذلك. يتطلب الأمر الاعتماد على طريقة واضحة وخطوات يمكن اتّباعها، تحدث الأثر المطلوب. لذا، هناك 4 مبادئ رئيسية يمكن الاعتماد عليها في إجراء التغييرات.
10 مبادئ على المديرين التنفيذيين اتباعها لإنجاح «إدارة التغيير» بالشركات
المبدأ الأول: فهم السبب من الحاجة إلى التغيير
قبل اتّخاذ أي إجراء للتعديل، أنت بحاجة إلى فهم السبب من الحاجة إلى إجراء التغيير. حتى يمكنك القيام بذلك، فكر في الإجابات المناسبة للأسئلة التالية:
1- لماذا نحتاج إلى إجراء التغيير؟ وكيف يرتبط بالأهداف الأساسية للشركة؟
2- ما هي الفوائد المتوقعة إذا قررنا إجراء هذا التغيير؟
3- كيف يمكن للتغيير التأثير على طريقة عمل الأفراد في الشركة؟
4- ما هي الأشياء التي ينبغي على كل فرد في الشركة القيام بها لتنفيذ هذا التغيير؟
5- إذا لم نحدث التغيير الآن. ما هي النتائج السلبية التي يمكن أن تحدث؟
التفكير في الإجابة المناسبة لهذه الأسئلة، سيؤدي إلى معرفة إذا كان الأمر يتطلب فعلًا إجراء التغييرات، وما هي الآثار المترتبة على التغيير. لكي تعمل إدارة التغيير بالشكل الأمثل، يجب أن يكون لدى الأفراد الثقة في أنّ التغييرات المحتملة في صالحهم، مع شعورهم فعلًا بأنّ الوضع الحالي غير مناسب.
المبدأ الثاني: التخطيط للتغيير
لا يحدث التغيير لمجرد الرغبة في تنفيذه، بل يتطلب الأمر وضع خطة تتناسب مع شركتك. لا تتشابه الأمور بين الجميع، إذ كل شركة يكون لديها طريقتها الخاصة في إدارة التغيير. من أهم الأشياء التي ينبغي الالتفات إليها أثناء التخطيط للتغيير:
1- الموارد المطلوبة للتغيير: هل تحتاج إلى موارد محددة أو دعم لتنفيذ التغيير؟ هل تتوفر هذه الموارد داخل الشركة؟ أم ستحتاج إلى الاستعانة بأطراف من الخارج لتوفيرها لك مثل البحث عن خبير في المجال المتوقع إجراء التغيير فيه؟
على سبيل المثال، عند التحول من العمل في المكتب إلى العمل عن بعد، ما هي الموارد التي احتاجت إليها شركتك لتنفيذ ذلك؟ هل احتجت إلى خبراء لمساعدتك في التخطيط للأمر وإجراء التحول بسلاسة؟ أم كان لديك الخبرة لفعل ذلك بالاعتماد على فريق عمل الشركة؟
2- كسب الدعم: كلّما كنت قادرًا على كسب الدعم والتأييد للتغيير، يساعدك ذلك في تنفيذه بسهولة دون أي مشكلة، لأنّك ستضمن استجابة الجميع لك في هذه الحالة. حتى يحدث الأمر، يحتاج الأشخاص المعنيين بالأمر لفهم السبب من التغيير جيدًا، مثل الحفاظ على صحتهم في حالة العمل عن بعد.
3- النتائج: بناءً على التغيرات، ما هي الأهداف التي ترغب في تحقيقها؟ وما هي النتائج المتوقعة طبقًا لذلك؟ كيف يمكنك التخطيط لهذه النتائج وقياس أثر التغيير للتأكد من تحققها؟ إذا لم يكن لديك القدرة على قياس أثر التغيير، فلن يمكنك معرفة إذا كان ما قمت به صحيح أو لا.
المبدأ الثالث: تنفيذ التغيير
كيف يمكنك تحويل الخطة إلى الواقع؟ في هذه الحالة أنت بحاجة إلى الانتباه لأثر عملية التغيير ذاتها على الأفراد، إذ أنّ التغيير بشكلٍ عام يؤثر على الأفراد، وتختلف استجابتهم له، لذا ستحتاج للتأكد من قابلية الجميع لتنفيذ التغيير. من أهم الأشياء التي ستحتاج إلى التركيز عليها لتنفيذ التغيير:
1- وضع المعايير: هنا يمكنك تحويل الخطوة الثالثة من المبدأ الثاني، لتكون هي الخطوة الأولى في المبدأ الثالث، إذ لا بد من البدء بوضع معايير النجاح للتغيير، مع التأكد من قياسها دوريًا لضمان السير في الطريق الصحيح.
2- وضع خريطة التغيير: حدّد جميع الأشخاص الذين سيكون لهم دور في التغيير، وما هو مستوى مشاركة كل فرد منهم في العملية. يجب عليك التأكد من فهم كل فرد لدوره بالضبط، والنتيجة المتوقعة منه، حتى تضمن تنفيذ التغيير بالشكل الذي تريده.
3- تحديد التدريبات المطلوبة: يترتب على التغيير وجود إجراءات جديدة وطرق عمل مختلفة في بعض الأحيان. لذا، من المهم تحديد إذا كان هناك تدريبات مطلوبة للموظفين، حتى يكون لديهم القدرة على تنفيذ التغيير بالشكل المناسب، أو يمكنهم العمل دون تدريب.\
7 خطوات لإدارة فريق عمل صعب المراس يرفض التغيير
المبدأ الرابع: التواصل أثناء تنفيذ التغيير
حتى مع امتلاكك لخطة وتنفيذها بالشكل المناسب من ناحيتك، فهناك جزء آخر يرتبط مع الأشخاص الذين يعملون معك. يجب أن تبدأ في التواصل معهم، والتأكد من فهمهم جيدًا للتغير والسبب من وراء ذلك، وقناعتهم بأهمية الموضوع لصالح الأفضل في الشركة.
في جميع المراحل، احرص على تقديم الدعم لهم، واستخدم الطرق التي تساعدهم على التأقلم مع التغيير، حتى يصبح جزء من واقعهم اليومي. في هذه النقطة عليك الانتباه لأثر التغيير على الأفراد، وإظهار التقبل لأي صعوبة في تنفيذه، حتى يصل الموظف إلى المستوى المطلوب منه، وهكذا تنجح إدارة التغيير.
4 نصائح عند إجراء التغييرات في الشركة
تساعدك المبادئ الأربعة على إجراء التغييرات في الشركة بالشكل المناسب، لكن بالطبع لا تزال هناك بعض الصعوبات المحتملة عند الرغبة في التغيير، مثل صعوبة التأقلم والاستجابة له. لذا، إليك 4 نصائح تساعدك على إدارة التغيير بالطريقة المناسبة:
1- لا تهمل الجانب الشخصي في الأفراد: عند إجراء التغيير، سيؤثر الأمر بالطبع على الموظفين، وسيترتب عليه تغيير في المهام والمسئوليات المطلوبة منهم. لذا، عندما تضع النظام الخاص لإدارة التغيير، فحاول الانتباه طوال الوقت إلى الجانب الشخصي لدى الأفراد.
سيساعدك ذلك على تصميم نظام مناسب للشركة، في الوقت ذاته يراعي قدرات وإمكانيات الأفراد الموجودين بها. يسهّل عليك ذلك إدارة التغيير وتنفيذه، وقيادة الشركة إلى التحول المطلوب دون مشكلات في الأداء.
2- البدء من المستوى الأعلى في الإدارة داخل الشركة: إذا كنت ترغب في إدارة التغيير في أي مرحلة من العمل، فأنت بحاجة إلى البدء من المستوى الأعلى في إدارة الشركة. سيساعدك هذا في الحصول على الدعم لتطبيق التغيير الذي تريده.
من ناحية أخرى، إذا رأى الموظفون أنّ الإدارة تطبق مبادئ التغيير على نفسها، يترتب على ذلك قابلية التزامهم بها أيضًا. بعكس شعورهم بأنّ التغيير مجرد كلام نظري لا يطبقه أحد من الإدارة، فلا يكون لديهم الرغبة في التنفيذ.
3- انتبه إلى ثقافة الشركة: ليس سهلًا على أحد الالتزام بالتغيير إذا كان يتعارض مع ثقافة الشركة التي اعتاد عليها. في الحقيقة هذا الأمر مهم جدًا للعاملين داخل الشركة، وللعملاء خارجها، لأنّه لا أحد يرغب في تغيير يختلف عن الثقافة التي اعتادوا عليها. بالتالي يجب وضع خطة للتغيير تتوافق مع ثقافة الشركة.
4- احرص على تضمين كل الأقسام في التغيير: في هذه الأيام، يرتبط عمل جميع الأقسام سويًا، بالتالي كل تغيير يحدث في مهمة، قد يشمل كذلك تغير في كل أقسام الشركة. لذا، عند إجراء التغيير، يجب رؤية الأمر بصورة شاملة، وتقييم أثر التغيير على كل قسم، وبالتالي تضمينهم جميعًا في إجراءات التغيير.
الالتزام بهذه النصائح، مع تطبيق المبادئ الأساسية لعملية إدارة التغيير، سيساعدك في تنفيذ التغيير بالطريقة المناسبة داخل الشركة. رغم كل ذلك، كن مستعدًا لأي آثار غير متوقعة، فلا تدعها تؤثر عليك سلبًا، بل فكّر في معالجتها في إطار التغيير الذي تستهدفه للشركة، حتى تضمن تحقق التغيير بنجاح.
المصادر:
