كيف تستخدم أسلوب الثناء لدقيقة واحدة لمدح أداء موظفيك؟
لعل أكثر ما يؤثر على الموظفين في العمل هو شعورهم بأنّهم تحت المراقبة المستمرة من المديرين، وهو الأمر الذي يبدو منطقيًا ولصالح العمل بالتأكيد، لا سيّما عندما يتعلّق الأمر بموظف يبدأ عمله الجديد مع الشركة، فيحتاج المدير للتأكد من أنّ الأمور تسير على ما يرام.
لكن السبب الرئيس في هذا الأمر يعود لشعور الموظفين بأنّ السبب الرئيس من الرقابة هو متابعة الأخطاء، وعلى الرغم من أنّ ذلك يبدو صحيحا جزئيًا، فإنّ المتابعة يمكنها أن تشمل شيئًا آخر وهو رصد الأفعال الصحيحة.
يعبّر الكاتبان سبنسر جونسون وكينيث بلانكارد في كتاب مدير الدقيقة الواحدة عن هذا الأمر بقولهما: "ساعد الموظفين في الوصول إلى توقعاتهم كاملة، ثم اضبطهم يؤدون شيئًا صحيحًا"، وهذا الأمر يعتبر جزءًا من الأدوات التي يستخدمها مدير الدقيقة الواحدة، وهذه المرة مع أسلوب الثناء لدقيقة واحدة.
يتطلب استخدام أسلوب الثناء لدقيقة واحدة تنفيذ بعض الخطوات الهامة، وهي التي تضمن فهم الموظفين للفائدة من الأسلوب، ومع رؤيتهم لهذه الخطوات تطبق بالفعل فهم يشعرون بقيمة هذا الأسلوب، وأثره على نجاحهم داخل العمل.
1- التأكيد على وجود عملية تقييم: يعتبر وجود التقييم شيئًا رئيسًا في العمل، لكن أحيانًا لا يعرف الموظف متى سيحدث هذا، والأسوأ هو عدم فهم السبب من ذلك. لذا من المهم التأكيد على هذا الأمر، وأهميته في توجيه الموظف لتحقيق الأفضل، وإخباره بأهمية إرسال تقارير عن أدائه أو الأسلوب الأمثل للشركة الذي يجعل المتابعة سهلة على الطرفين.
يمنح هذا الأمر المصداقية للمدير في عملية المتابعة، لأنّ الموظف حتى مع شعوره بالضيق منها، لكنّه يعرف بذلك كجزء من اتفاقه مع المدير، وبالتالي ينتفي لديه الشعور بالتجسس على أعماله داخل الشركة.
2- الثناء المباشر عند حدوث الفعل الصحيح: تؤسس هذه الخطوة لشعور الموظف الفعلي بأنّ السبب في متابعته لا يقتصر على رصد الخطأ، ولكنّه يوضّح له وجود سبب إيجابي، فمجرد أن تجد موظفًا قد فعل شيئًا صحيحًا، يمكنك الذهاب إليه وتقديم الثناء له على ما فعل.
من المهم تذكّر أن تنفيذ هذا الأمر في وقته ضروري لشعور الموظف بالتقدير، حتى وإن كانت هناك أشياء أخرى ليست على ما يرام في العمل، فلكل موظف حالته الخاصة، وقدرتك على الفصل بين الأمرين مهمة جدًا، وتجعل الموظف يشعر بالامتنان لك ولثنائك عليه.
3- إخبارهم بأثر الفعل على الشركة: لا يقتصر الأمر على رصد الفعل الصحيح فقط، لكنّه يشمل الشرح للموظف بأهمية فعله على الشركة، حتى يفهم قيمة دوره داخل العمل، وكيف يؤثر سلوكه الإيجابي على نجاح الشركة.
ومع تقديمك للمساندة له سواءً بالكلمات أو بأي أسلوب آخر، فإنّ هذا يؤثر على استمرارية الموظف في تنفيذ مهامه بنفس الدرجة من الكفاءة، لأنّه أصبح يدرك قيمة فعله في تحقيق الرؤية العامة للشركة، لا مجرد مهام يومية يؤديها فقط.
ماذا يترتب على أسلوب الثناء لدقيقة واحدة في العمل؟
على الرغم من بساطة أسلوب الثناء لدقيقة واحدة، إلّا أنّه يؤثر كثيرًا على فاعلية أداء الموظفين، حيث يؤدي إلى شعورهم بالأمان المستمر في العمل، فهم لا يحتاجون للتفكير مرة أخرى بشأن السر من متابعة أعمالهم، بل إنّهم قد يهتمون بحدوث هذا الأمر لحصولهم على الثناء.
لا يعني ذلك أنّ الموظف سينتظر في كل مرة قدوم المدير إليه، لأنّه يدرك بأنّ هناك وسائل أخرى يمكنهم من خلالها التواصل، مثلًا التقارير التي تُرسل والنتائج الموجودة بها، وبالتالي يحرص الموظف نفسه على الالتزام بكونه يفعل أشياء صحيحة داخل العمل.
كما أنّ الثناء على الدور الذي قام به الموظف بالضبط يجعل كل فرد يدرك طبيعة المهمة المطلوبة منه بالضبط، ويعمل على استثمار هذا الأمر لاحقًا. فإذا أثنى المدير على أسلوب أحد الموظفين في أثناء عملية التفاوض، وشرح كيف ساهم هذا في الوصول إلى اتفاقية قوية للشركة. فإنّ الموظف يدرك بأنّ الأسلوب الذي استخدمه يمكن الاعتماد عليه لاحقًا في التفاوض إذا أتاح له الموقف ذلك.
وهنا ميزة أسلوب الثناء لدقيقة واحدة أنّه يرتبط مع أسلوب وضع الأهداف لدقيقة واحدة، فتزداد فاعلية الموظف أثناء الأداء ويكون قادرًا على تحسين سلوكه مع الوقت للوصول لأفضل كفاءة ممكنة. على الرغم من ذلك تتبقى أداة واحدة للمدير وهي التأنيب لدقيقة واحدة، ومن خلالها تكتمل أدوات مدير الدقيقة الواحدة وتكتمل السلسلة.
لمتابعة بقية السلسلة:
