أهداف الدقيقة الواحدة.. كيف تزيد من فاعلية أداء موظفيك؟

تحدثنا في مقال شخصية مدير الدقيقة الواحدة عن امتلاكه لمفاتيح يمكنه إنجاز العمل من خلالها، حتى يمكنه تنفيذ الأسلوب الذي يزيد من كفاءة الأداء لدى الموظفين، ويحقق النتائج التي تبحث عنها الشركة. يعتبر المفتاح الأول الذي يستخدمه المدير هو "وضع الأهداف بأسلوب الدقيقة الواحدة"، لأنّ الأهداف هي ما يُبنى عليه الأداء الصحيح في العمل.

ما الذي يعنيه مصطلح "أهداف الدقيقة الواحدة"؟

من الأمور الشائعة بين الموظفين هي اختلاف الافتراضات في أذهانهم عن المطلوب منهم، عن الافتراضات الموجودة لدى المديرين، مما يترتب عليه أنّ كل فرد يعمل في اتّجاه مختلف، وهذا يؤثر على الوقت حتى إصلاح الخطأ، وغالبًا ينتج عنه أداء غير مرغوب.

لذا يحتوي مصطلح "أهداف الدقيقة الواحدة" على الحل لهذه المشكلة، فبدلًا من تحديد الأهداف وإبلاغها للموظفين، وترك المجال لفهم كل فرد، فإنّ مدير الدقيقة الواحدة يعمل مع الموظفين في صياغة أهداف واضحة ومحددة، يفهم فيها كل طرف مسئولياته والمهام المطلوبة منه، وبالتالي فهو يسهّل على الطرفين التأكد من الفهم المشترك للمطلوب من الموظف، وتكون الفكرة في ذهنه هي ذاتها الموجودة في ذهن المدير، ومن ثم التأكد من توظيف مجهود الموظف في الطريق الصحيح.

على جانب آخر، لا يضع مدير الدقيقة الواحدة الكثير من الأهداف، لأنّ كثرة الأهداف أحيانًا تؤدي إلى تجاهل البعض للأهداف المهمة في مقابل قضاء الوقت في تنفيذ الأهداف السهلة، والتي ربما لا تكون في مقدمة الأولويات لصالح العمل.

فمدير الدقيقة الواحدة يؤمن بقاعدة 80/20، والتي تنص على أنّ 80% من النتائج الأكثر أهمية في العمل، تأتي من 20% فقط من الأهداف المحددة، وبالتالي يستهدف دائمًا وضع الأهداف في المهام الرئيسة، التي يمكن أن تكون من ثلاثة إلى ستة أهداف في المجموع.

كيف يمكن وضع الأهداف بأسلوب الدقيقة الواحدة؟

حتى مع فهم مصطلح أهداف الدقيقة الواحدة، لكن تظل هناك بعض الخطوات الضرورية من أجل صياغة الأهداف بهذه الطريقة، حيث توجد بعض الخصائص الواجب تطبيقها، لضمان فاعليتها.

1- الاتفاق على الأهداف: كما ذُكر في الفقرة الماضية، يشترك كلٌ من المدير والموظف في عملية وضع الأهداف، بحيث يكون كل شخص على معرفة بالمتوقع منه خلال الفترات القادمة، سواءً أهداف مستمرة، أو حتى أهداف لمشاريع جديدة ستبدأ قريبًا.

2- الاتفاق على السلوكيات الصحيحة للأهداف: من أهم الأخطاء في كتابة الأهداف هي إعطاؤها صفة بناءً على الآراء أو المشاعر، لأنّها غير قابلة للقياس أو للملاحظة، وبالتالي لا يمكن تقييمها بالشكل الصحيح، ومعرفة نقاط التميز أو النقص الموجودة بها لإصلاحها.

لذا من المهم دائمًا تحديد السلوكيات التي يمكن من خلالها قياس الأهداف، وهذا يأتي من وجود معايير لقياس الأداء. فيمكن للموظف بمفرده فقط بالنظر إلى تنفيذه للأهداف معرفة إن كان قد نجح في الوصول إلى السلوك المطلوب أو يحتاج إلى تعديل.

3- كتابة الأهداف: من أهم ملامح الأهداف المكتوبة بأسلوب الدقيقة الواحدة أنّ كل هدف منها يُكتب فيما لا يتخطى صفحة واحدة، أي بإجمالي عدد كلمات هو 250 كلمة. ليس الهدف من ذلك هو قصر الكتابة لذاتها، ولكن حتى يكون بإمكان الموظف قراءتها دائمًا وفهم المطلوب منه في مدة لا تقل عن دقيقة، مع تحديد المواعيد المطلوبة لتنفيذ الأهداف.

يتمثل الهدف من هذه الخطوات الثلاثة في توجيه المتابعة والاهتمام للمهام لا الأشخاص، فبدلًا من التركيز حول إخبار الشخص أنّه لا يعمل بشكل جيد، يمكن لك ببساطة مناقشة الأهداف وتفاصيلها وموعد تنفيذها، وبالتالي حل أي مشكلة طارئة دون الاضطرار لجعل الأمور شخصية مع الموظف.

4- مراجعة الأهداف للتأكد من تطابقها مع السلوك: بعد الانتهاء من كتابة الأهداف بهذا الشكل، تُراجع للمرة الأخيرة قبل اعتمادها، وذلك من أجل التأكد من وضوح المطلوب من كل فرد، وكذلك من تطابق الأهداف مع السلوكيات بالفعل، وتعتبر هذه المراجعة الأولى.

كذلك يتأكد المدير خلال فترات العمل من سير الأمور طبقًا للمتفق عليه، وهذا من خلال الاجتماعات الدورية التي يمارسها، فهو من ناحية يُظهر للعاملين معه مساندته لهم، وكذلك يضمن سير العمل بالصورة المطلوبة، فلا يؤدي ذلك إلى حدوث أي تأخير في النتائج التي تبحث عنها الشركة.

يعتبر مبدأ وضع الأهداف بأسلوب الدقيقة الواحدة ركنًا أساسيًا في طريقة عمل مدير الدقيقة الواحدة، لأنّها الوسيلة المناسبة لضمان اتّفاق الأهداف التي يسعى إلى تحقيقها في العمل مع تلك التي يقوم بها العاملون معه داخل الشركة، ويتبقى له أداتان رئيستان يستخدمهما وهم الثناء لدقيقة واحدة، والتأنيب لدقيقة واحدة. حيث لا تكتمل الإدارة الحقيقية إلّا بوجود سياسات للثواب والعقاب، وهذا ما سوف نتناوله في بقية السلسلة.