كل ما تحتاج إلى معرفته عن نظام ERP: التكنولوجيا التي تصنع الفارق في عالم الأعمال

يُشير مُصطلح "تخطيط موارد المؤسسة- ERP" إلى المنصة التي تستخدمها الشركات لإدارة ودمج الجوانب الأساسية من أعمالها مثل: المُشتريات، والمخاطر، وسلاسل الإمداد والتوريد، والمبيعات، والموارد البشرية، إلخ. 

ومن ثم فإن هذه الأنظمة أو المنصات تُعد جزءًا ضروريًا من كينونة الشركات، لأنها تُساعد على دمج عملياتها ضمن نظامٍ واحد، بالإضافة إلى أنها تُسهل من إعداد الميزانيات والتقارير الخاصة بالنتائج المالية للشركة أو المؤسسة.

ما هو نظام الـ ERP؟ مميزاته، أنواعه، وأشهر مزوديه

مدخل لفهم تخطيط موارد المؤسسة ERP

يمكننا أن نُشبه نظام تخطيط موارد المؤسسة بتِرسٍ محوري لا يمكن لماكينة ما أن تعمل بدونه، أو يمكننا أن نُشبهه بالغراء الذي يربط جميع أنظمة الكمبيوتر المختلفة في مؤسسة ما ببعضها البعض.

فبدون نظام ERP، سيكون لكل قسم في المؤسسة نظامه الإلكتروني الخاص، لكنه سيكون قاصرًا إذا ما قُورن بنظام الـERP الشامل، الذي يوفر جميع البيانات اللازمة خلال تطبيقٍ وواجهة واحدة.

ومن مميزات أنظمة تخطيط موارد المؤسسة أيضًا أنها تتيح للأقسام المختلفة التواصل ومشاركة المعلومات بشكلٍ أسهل فيما بينها، حيث تجمع معلومات كل قسمٍ ونشاطه منفردًا، مما يجعل هذه المعلومات مُتاحةً لجميع المُخول لهم الوصول إليها، فيما يساعد هذا الوصول الشركات على أن تُصبح أكثر وعيًا بذاتها وكينونتها، كما يزيد من درجتها التنظيمية وإنتاجيتها.

كيف تعمل أنظمة تخطيط موارد المؤسسة؟

تطورت أنظمة تخطيط موارد المؤسسة على مر السنوات بشكلٍ كبير، ففي البداية، كانت هذه الأنظمة عبارة عن برامج تقليدية تعتمد على الإدخال اليدوي للبيانات، ولكن مع تطور التكنولوجيا، أصبحت منصات تخطيط موارد المؤسسة تعتمد على خدمات السحابة والوصول عن بُعد.

وفي العادة، يتم صيانة كل نظام من قِبل الشركة المطورة له، حيث تستأجر المؤسسات هذه الأنظمة من شركات معينة (سنتعرف لاحقًا على أشهر الأنظمة) حسب متطلباتها. 

اقرأ أيضًا| ريادة الأعمال عبر الاستحواذ: طريقك الأسرع لامتلاك شركة دون البدء من الصفر

بعد ذلك، يقوم مزودو الخدمة بتثبيت أنظمة الـERP على الخوادم التي تستأجرها المؤسسات، يتم تكامل العمليات والبيانات مع النظام، وكما ذكرنا، تعرض جميع أنظمة تخطيط موارد المؤسسة تقريبًا التقارير، ومؤشرات الأداء، والرسوم البيانية التي قد يحتاج إليها العميل لفهم أداء الشركة وأقسامها بشكلٍ كبير.

أنواع أنظمة تخطيط موارد المؤسسة

هناك العديد من أنظمة الـERP التي يمكنها تلبية مجموعة متنوعة من احتياجات ومتطلبات الأعمال، ومن الصعب أن نُورد جميع التصنيفات الموجودة، غير أن ما سنتحدث عنه سيوفر نظرةً شاملة، يمكن أن تُفيد أي شركة أو مؤسسة تُفكر في تنفيذ نظام مُعتبر لتخطيط الموارد:

1. نظام تخطيط الموارد المحلي On-Premise ERP

تتضمن أنظمة الـERP المحلية شراء تراخيص البرامج وتثبيت النظام مباشرةً على خوادم الشركة، وهنا تمتلك الشركات السيطرة الكاملة على النظام والبيانات، نظرًا لوجودها داخل مقرها، وعادةً ما تتطلب هذه الأنظمة موارد تكنولوجيا معلومات مخصصة للصيانة والتحديثات والأمان، وتتيح تخصيصًا أوسع واندماجًا مع الأنظمة القائمة.

2. نظام تخطيط الموارد السحابي Cloud ERP

يتم استضافة هذا النوع على خوادم بعيدة يتم الوصول لها عبر الإنترنت، وتكون هذه الأنظمة أكثر مرونة وقابلية للتوسع، مما يسمح للشركات بتعديل مواردها بسهولة وفقًا لاحتياجاتها، دون الحاجة إلى استثمارات كبيرة، وأبرز مميزات هذا النوع أنه قائمٌ على خطط الاشتراك، وتحديثاته وصيانته تُداران من قِبل مقدم الخدمة.

3. نظام تخطيط الموارد المُحدد بالصناعة Industry-Specific ERP

تُصمم أنظمة هذا النوع بطريقة محددة تخدم صناعة بعينها وتلبي احتياجاتها، على سبيل المثال، تحتاج شركة تصنيع تعتمد بشكلٍ كبير على المخزون وإدارة سلسلة التوريد وتوزيع المنتجات، إلى نظام ERP مختلف تمامًا عن النظام المُخصص للمؤسسات المالية التي تعتمد على إدارة العملاء.

4. نظام تخطيط الموارد مفتوح المصدر Open-Source ERP

يوفر هذا النوع من أنظمة تخطيط الموارد وصولًا إلى الكود المصدري، مما يسمح للشركات بتخصيصه أو التعديل عليه أو إعادة توزيعه لتلبية احتياجاتها، صحيح أنها قد تحتاج إلى خبرة تقنية وموارد أكثر من حلول الـERP التجارية المعروفة، غير أنها أكثر قابلية للتخصيص ومرنة لدرجة كبيرة جدًا.

5. نظام تخطيط الموارد للشركات الصغيرة Small Business ERP

تُصمم هذه الأنظمة خصيصًا للشركات الصغيرة والمتوسطة لتلبية احتياجاتها الخاصة، وتوفر توازنًا بين التخصيص والوظائف الأساسية بسعرٍ معقول، وتتميز هذه الأنظمة -بطبيعة الحال- بسهولة التعامل معها، فيما تتطلب تخصيصًا أقل مقارنةً بأنظمة الـ ERP الموجودة بالمؤسسات الكبرى.

الجدير بالذكر أن هناك تصنيفات أخرى كثيرة لنظام تخطيط الموارد ERP، حيث يُصنّف هذا النظام طبقًا لعوامل كثيرة مثل حجم المؤسسة، ونشاطها، وعدد موظفيها، وغير ذلك من العوامل التي تأخذنا لجزئية في غاية الأهمية.

اقرأ أيضًا: "الإدارة الكلية".. كيف يثق المدير بفريقه ليحقق النجاح؟

كيف تختار نظام ERP مناسب لشركتك؟

نستشف مما سبق أن نظام تخطيط موارد المؤسسة يُعد من أساسيات نجاح أي عمل، ولكن نظرًا لكثرة الخيارات والعوامل، يَصعُب على البعض تحديد النظام أو المنصة المناسبة لهم، فكيف تختار المناسب؟ 

فيما يلي الجواب في نقاط بسيطة:

1. حدد نشاط العمل والأهداف: 

يجب على الشركات معرفة ما تسعى إلى تحقيقه جيدًا، حتى تختار نظام تخطيط الموارد المناسب لها، ويُفضل إشراك أصحاب المصلحة من مختلف الأقسام في هذه المهمة، لتحديد العمليات التي سيعمل النظام على تحسينها.

2. خصص ميزانية مناسبة: 

دائمًا ما تُعد الميزانية مصدرَ قلقٍ عند تنفيذ أي نظام ERP، خاصةً وأن تكلفة هذه الأنظمة تتفاوت بشكل كبير، وهناك العديد من الأمور التي يجب أن تضعها في الحسبان، على سبيل المثال، عليك أن تُفكر دائمًا في قابلية التوسع والمرونة، وأن هذه الأمور تتطلب بطبيعتها ميزانية مُخصصة، فطبّق ذلك على بقية العوامل.

3. اعرف متطلبات الصناعة: 

توفر أنظمة ERP العامة وظائف واسعة، لكن المؤسسات في مجالات متخصصة قد تستفيد من الحلول المُعدة مُسبقًا لتلبية احتياجات صناعتها، وعلى سبيل المثال، يحتاج المصنع إلى تخطيط إنتاج قوي ووحدات لمراقبة الجودة، بينما يحتاج مقدم الرعاية الصحية إلى أنظمة لإدارة المرضى ومتابعتهم بشكل دوري، ويمكن أن يؤدي هذا التخصيص المدمج الذي يتماشى مع العمليات اليومية للشركة إلى نتائج أفضل، ولكنه قد يكون مُكلفًا، فلا تنسَ النقطة السابقة.

4. تأكد من البنية التحتية: 

عند الإقدام على تبني نظام ERP جديد، يجب عليك أن تُقيم أجهزة الشركة وبرامجها وقدرات شبكتها الحالية، للتأكد من دعمها للبرنامج، فأيُ جزءٍ من هذه البيئة أو البُنية التحتية يتطلب تكاليف إضافية، ولا تنسى تكاليف الشركة الخارجية التي ستطلب خدماتها، غالبًا.

5. تأكد من التوافقية: 

عند إدخال نظام ERP جديد إلى شركة ما، من المهم ألا يكون هذا النظام مُنعزلًا عن الأنظمة الموجودة بالفعل، سواء كانت أنظمة قديمة أو أنظمة متخصصة في مجالات معينة، وهذا الأمر يضمن عدم فقدان أي بيانات أو معلومات مهمة، ويسمح بتحسين سير العمل وتسهيل التعاون بين مختلف أقسام الشركة.

6. تأكد من أمان البيانات: 

تعد أنظمة الـ ERP بمثابة العمود الفقري لأي شركة، خاصةً وأنها تُدير كميات هائلة من البيانات الحساسة والحيوية، بدءًا من بيانات العملاء والموظفين وحتى المعلومات المالية ومعلومات الصناعة نفسها، لذلك، يجب عليك أن تتأكد من جزئية الأمان هذه، عن طريق البحث عن أنظمة التشفير القوية والحرص على وجود تحديثات أمنية، إلخ، لا سيما وأن التهديدات تتزايد.

7. سهولة الاستخدام وسُمعة مقدم الخدمة: 

أخيرًا وليس آخرًا، حاول أن يكون نظام تخطيط الموارد سهل الاستخدام، حتى يتمكن الموظفون من التعامل معه دون مشكلات، والأهم من ذلك، احرص أن يكون مُقدم الخدمة على مستوى عالٍ من الاحترافية والسُمعة القوية، فهذا سيجنبك الكثير من العناء.

أشهر مقدمي خدمات الـ ERP

نختتم هذا التقرير بأشهر مزودي خدمات الـERP على الساحة، وهُم على سبيل المثال لا الحصر:

SAP: 

تُعد هذه الشركة الألمانية العالمية من أشهر وأكبر مزودي خدمات تخطيط موارد المؤسسة في العالم، وأحدثُ جيلٍ من أنظمتها هو الـ "SAP S/4HANA"، وهو نظامٌ يمتاز بسرعةِ معالجة ضخمة للبيانات، وقدرة على إدارة الحسابات، والموارد البشرية، وسلاسل التوريد، والمبيعات والتسويق، وغيرها من الأمور المهمة.

Oracle:

 تقدم شركة Oracle الشهيرة مجموعة شاملة من تطبيقات تخطيط موارد المؤسسة، التي توفر حلولًا قوية لإدارة المالية، والمشتريات، والمشاريع، وغيرها من العمليات التجارية، وبشكلٍ عام، تمتاز تطبيقات Oracle بشموليتها وتنوعها.

Microsoft: 

تمتلك أحد أقوى وأفضل برامج تخطيط موارد المؤسسة، وهو Microsoft Dynamics 365، ويتكامل هذا الحل مع مُنتجات وبرامج مايكروسوفت الأخرى بسلاسة منقطعة النظير، كما يوفر أدوات قوية لإدارة معظم العمليات المهمة، بالإضافة إلى أنه يمتلك واجهة مستخدم مميزة وقابلية للتوسع.

كانت هذه أشهر 3 شركات تُقدم حلولًا لتخطيط موارد المؤسسة، وهناك شركات أخرى مثل Infor وSage وغيرهما، ولكن الشركات المذكورة هي الأشهر على الساحة، في ظل التأكيد على أهمية برامج الـ ERP ودورها الذي لا يمكن الاستغناء عنه في المؤسسات أو الشركات.