15 قاعدة تضمن لك اجتماع عمل ناجحًا وفعالاً
هل سبق أن ترأست اجتماعا مثل لك "كابوسًا" حقًا ولا يمكن أن يسقط أبدًا من ذاكرتك لبشاعة ذكراه؟ إذا كانت الإجابة بـ "نعم"، فأنت تعرف بالتأكيد أجواء تلك الاجتماعات غير المريحة.
ولتجنب اجتماعات مستقبلية مثل تلك ومساعدتك على الحفاظ على سلامتك العقلية، سنسرد في السطور التالية أهم قواعد وآداب الاجتماعات التي ستغير فكرتك عن الاجتماعات العشوائية.
قواعد اجتماعات العمل الناجحة
فيما يلي 15 قاعدة من أهم قواعد الاجتماعات:
قبل الاجتماع
1.اختر أفضل وقت للجميع
ضع في الحسبان مكان وجود الجميع. هل يتواصلون من المنزل أم هم في المكتب؟ تحقق من الأوقات المناسبة لكل الأشخاص. إذا كان الأشخاص يحضرون من مناطق مختلفة في التوقيت الزمني، فحاول العثور على شيء يناسب الجميع.
2.اعثر على الغرفة المناسبة
غرفة الاجتماعات الخاصة بك لها تأثير على اجتماعك أكثر مما تعتقد. امنح الجميع المساحة المكانية المناسبة التي يحتاجون إليها وتجنب وضع الجميع في غرفة صغيرة جدًا. إذا كانت خياراتك مقصورة على غرفة اجتماعات أو غرفة لا تناسب الجميع، فاجعل بعض الأشخاص يعقدون اجتماعات عبر الفيديو من مساحات اجتماعات منفصلة أو مكاتبهم.
وينبغي لك أيضًا أن تختار معدات الصوت والصورة المناسبة للغرفة لكي تحترم فريقك ووقتهم.
3.ضع جدول أعمال
استخدم قائمة مراجعة الاجتماع لتحديد إذا ما كان الاجتماع مهما من عدمه. كن فعالاً في التعامل مع الوقت الذي لديك في اجتماعك عن طريق وضع جدول أعمال في وقت مبكر. اطلب من الحاضرين إضافة الأقسام الخاصة بهم أيضا وستنتهي في وقت مبكر.
4 .اظهر في الوقت المحدد
هذه النصيحة القديمة مفيدة لجميع جوانب الحياة، وخصوصًا الاجتماعات. ويفضل الظهور في الاجتماع قبل الموعد بخمس دقائق، وربما حتى قبل ذلك إذا كنت أنت المضيف.
على الرغم من أنك قد تعتقد أن فريقك لن يمانع إذا تأخرت خمس دقائق في تناول القهوة، فإن هذا النوع من التفكير قد يكون له تداعيات سلبية. قريبا سيبدأ الآخرون في الظهور في أوقات متأخرة مثلك.
اقرأ أيضا: بيل غيتس: جائحة كورونا ستُغير طريقة العمل والاجتماعات كليًا
5 .اعرف ما أنت مسؤول عنه
لا شيء يبدو غير احترافي أكثر من أن تُسأل عن عملك ولا تستطيع الإجابة عن الأسئلة المتعلقة به. تعرف على ما تطرحه على الطاولة وكن مستعدًا لأي أسئلة قد تكون لدى الأشخاص حول هذا الموضوع. راجع قائمة الأسئلة قبل بدء الاجتماع وكن مستعدًا للإجابة عنها.
إذا كان هناك شيء ما يفاجئك، فلا داعي للذعر. بدلاً من التعثر في استجابة لا معنى لها، أخبرهم أنك لا تعرف الإجابة في الوقت الحالي ولكنك ستبحث عنها.
6 .عرِّف الأشخاص الجدد أو المتصلين
يسمح عمل المقدمات لكل شخص يحضر الاجتماع أن يشعر بالترحيب به إذا لم يشارك مع أفراد مجموعتك المحددة من قبل. إذا كنت تتصل باجتماع عبر الفيديو أو تتحدث إلى شخص يتصل هاتفيًا، فتأكد من إخباره بمن يتحدث لتخفيف الارتباك.
7 . اكتم صوتك عندما لا تتحدث في مؤتمر فيديو
يمكن أن يؤدي عدم كتم صوت الميكروفون إلى بعض اللحظات المحرجة جدا إذا لم يدرك شخص ما أنه يمكن سماعه. فيمكن للمروحة التي تعمل في الخلفية أو إذا كنت تتصل من مقهى مزدحم أن تجلب صوتًا مزعجًا إلى الاجتماع ومن ثم تشتيت انتباه زملائك في العمل.
8 .انتبه في أثناء تحدث الآخرين
من المهم الاستماع إلى كل ما يحدث، تدرب على "الاستماع الفعال" من خلال التواصل البصري، والإيماء من حين لآخر، وتكرار نقاطهم في متابعة المحادثات. ستكون أكثر إنتاجية في الاجتماعات، وستدعم زملاءك على طول الطريق.
9. اتخاذ وضعية جسدية جيدة
التراخي وعدم الثبات في أثناء الجلوس في مقعدك يوصل لكل شخص في الغرفة أنك لا تهتم بما يحدث. بقدر ما قد يكون الأمر صعبًا، اجلس مستقيمًا وابقَ على مقعدك.
10.شارك المحادثة
يجب أن يشعر الجميع بالتقدير، والمشاركة العادلة في المحادثة هي إحدى الطرق لتنفيذ ذلك. على الرغم من أنه قد تكون لديك بعض النقاط الرائعة، فإن التحدث مع المشاركين أو المداخلة المستمرة قد يكون محبطًا للآخرين الذين يحاولون الانضمام إلى المحادثة.
11.التحدث بصوت عالٍ وواضح
من المشكلات الشائعة في الاجتماعات عدم القدرة على سماع شخص يتحدث في الغرفة أو عبر الإنترنت. يجب عليك عدم إجهاد أذنيك لمحاولة التقاط النقاط القيمة لشخص ما وهو يتحدث. يتيح التحدث بصوت واضح وواثق للجميع سماعك وتشغيل الاجتماع في الوقت المحدد. وستوفر وقت الآخرين دون الحاجة إلى تكرار ما تقوله.
12 .ممنوع الأكل أو الشرب
ما لم تكن تحضر غداءً وجلسة تعلم، يمكن عد تناول الطعام في وقت ومساحة مخصصين للتواصل والعمل والتعاون أمرًا غير احترافي. لا يقتصر الأمر على تشتيت الانتباه فحسب، بل يمكن أن يجعل أعضاء فريقك الآخرين جائعين، وهو ما يؤدي إلى تدمير سير الاجتماع.
13 .اطرح الأسئلة في الوقت المناسب
الوقت هو أثمن ما يملكه الجميع، ويمكن أن يصبح طرح الكثير من الأسئلة غير ضروري، بل يحول محادثة سريعة مدتها 10 دقائق إلى محنة مدتها 30 دقيقة.
اطرح سؤالاً عندما يكون الأمر ضروريًا فقط لتوضيح أمر للفريق بأكمله، أو إذا بدا الناس مرتبكين بشكل عام من نقطة معينة.
بعد الاجتماع
14.اشكر الجميع على الحضور والتقديم
يمكن أن تكون الاجتماعات مرهقة وطويلة وحتى جافة بعض الشيء. لممارسة آداب اجتماع الموظفين المناسبة، خذ وقتا لشكر الجميع على الحضور والمساهمة.
15.متابعة النواتج المطلوبة
لتحقيق أقصى استفادة من هذا الاجتماع، تابع قائمة محددة من الإنجازات المطلوبة في المرة القادمة التي تلتقون فيها جميعا. وبذلك ستبقى على دراية بعملك، وتوفر الوقت والجهد لجميع الأشخاص المعنيين.
