مهام المدير.. نظرة معمقة في علم الإدارة

الإدارة هي فن الحصول على أقصى النتائج بأقل جهد ممكن، هذا الطرح يجعل من الإدارة فنًا وممارسةً وطريقًا فعالاً من أجل شقّ الطريق نحو تحقيق الأهداف.

تعتمد أماكن العمل على قوة أولئك الذين يشغلون مناصب إدارية ثقيلة. بالإضافة إلى توجيه الموظفين، يجب على المديرين التواصل مع المزيد من كبار المهنيين في شركاتهم لضمان تحقيق الفريق للأهداف وتعزيز مهمة الشركة.

وعلى الرغم من أن واجبات المديرين تختلف باختلاف صناعتهم ومكان عملهم ، إلا أن معظمهم في الغالب يتقلد نفس المسؤوليات الأساسية؛ سنناقش في هذا الطرح ماهية الإدارة، وعملياتها وكيف يمكنك أن تصبح مديرًا جيدًا وفعالاً في التّنظيم.

ما هي الإدارة؟

توصف الادارة مجملاً بأنها مجموعة من المهارات التنسيقية بالإضافة الى تسيير المهام لتحقيق الهدف (الهدف الكلي وجملة الأهداف الجزئية). وتشمل هذه الأنشطة الإدارية وضع استراتيجية المنظمة وتنسيق جهود الموظفين لتحقيق هذه التطلعات من خلال الاستغلال المثالي للموارد المتاحة، ويمكن للإدارة أيضًا الرجوع إلى هيكل الأقدمية للموظفين داخل المنظمة.

لكي تكون مديرًا فعالًا، ستحتاج حتما إلى تطوير مجموعة من المهارات، بما في ذلك التخطيط والتواصل والتنظيم والقيادة. ستحتاج أيضًا إلى معرفة واسعة بأهداف الشركة وكيفية توجيه الموظفين والمبيعات والعمليات الأخرى لتحقيقها.

المهام الأساسية للمدير

1. تحديد الأهداف

يعد تحديد الأهداف وتحقيقها الطريقة الأساسية التي يحقق بها المدير النجاح ويحافظ عليه؛ (صياغة استراتيجية فعالة هو ثلث النجاح) يجب أن يكون المدير قادر أيضًا على نقلها إلى موظفيه أو أصحاب النشاطات الإدارية بطريقة مقنعة وفعالة على سبيل المثال، يمكن لمدير مطعم أن يصرح برغبته في تحسين أوقات الخدمة وتذكير الموظفين بأن الخدمة الأسرع تزيد من الإيرادات ورفع دخل المؤسسة.

2. التنظيم

يقوم المديرون بتقييم نوع العمل وتقسيمه إلى مهام قابلة للتحقيق ويفوضون أشخاصًا لهم كفاءات فعالة، فالمنظمة تتكون من سلسلة من العلاقات بين الموظفين الأفراد وكذلك الإدارات أو الكيانات داخلها أو حتى خارجها، فتقع على عاتق المدير مسؤولية ضمان عمل هؤلاء الأفراد والكيانات معًا في وئام، والذي يتضمن تحفيز الموظفين والإدارات على الاستمرار في النشاط الفعال.

كما أن المدير الجيد يجب أن يكون ماهرًا في بناء العلاقات الشخصية بين أعضاء فريقه ويمكنه استكشاف الأخطاء وإصلاحها عندما يخلط الأعضاء بين تحديات المواجهة، أو التنسيق.

اقرأ أيضًا: ما السر وراء شراء إيلون ماسك أسهم توتير ثم التنازل عن الإدارة؟

تتطلب المنظمة أيضًا مديرًا لإنشاء علاقات سلطة بين أعضاء فريقه حيث يمكن أن يساعد الاهتمام بالترتيبات التنظيمية الشركات على تعزيز كفاءتها في السوق وتقليل تكاليف الأعمال وتحسين الإنتاجية.

3. تحفيز الفريق

بالإضافة إلى مهام التنظيم والتفويض التي سبق ذكرها، يشمل التحفيز امتلاك المهارات اللازمة للتعامل مع أنواع مختلفة من الشخصيات في الفريق، لذلك يجب أن يعرف المدير الفعال كيفية تشكيل وقيادة فرق ناجحة ومعرفة كيفية تحفيز أعضاء الفريق حول قضية ما او دفعهم نحو تحقيق هدف ما.

4. ابتكار أنظمة القياس

يحتاج المديرون إلى تحديد الأهداف أو مؤشرات الأداء الرئيسة التي يهدف إليها الفريق ثم العمل على إنشاء طرق لقياس ما إذا كان فريقهم على المسار الصحيح لتحقيق تلك الأهداف من عدمه، نظرًا لأنه قد يكون من الصعب التوصل إلى طرق قابلة للقياس لفهم الأداء، فيجب على المديرين في كثير من الأحيان أن يكونوا مبدعين ومرتجلين، ومثل وظائف الإدارة الأخرى ، فإن القياس أمر بالغ الأهمية لتحسين أداء الأعمال، كونه يصنع صورة واضحة تتيح القيادة في طريق سليم.

5. تنمية الموظفين

بالإضافة إلى قيادة فريقه نحو هدف وقياس تقدمه على طول الطريق، يستثمر المديرون الجيدون في تطوير موظفيهم وتنميتهم، حيث يمكن للمدير، على سبيل المثال، العمل مع فريقه لمساعدته على تحديد أهداف للارتقاء في حياته المهنية.

اقرأ أيضًا: ما هي النظرية الكلاسيكية في الإدارة ؟

يحتاج المدير إلى فهم بعض الأفكار البسيطة لتوظيف العمليات الأساسية الخمس، التي أشرنا لها. هذه المفاهيم ضرورية لضمان اجتماع فريقه للوصول إلى أهداف العمل التي تمت صياغتها بعناية ضمن الاستراتيجية العامة للمنظمة:

التحكم:  يحتاج موظفو المؤسسة إلى فهم الأهداف التي يعملون من أجل تحقيقها، بالإضافة إلى القياس الذي سيتم استخدامه لتحديد ما إذا كانوا فعالين أم لا. الموظفون المختلفون في الشركة لديهم أدوار مختلفة تستلزم مستويات منفصلة من المسؤولية، ويجب أن يتحكم المدير فيما يفعله الأعضاء وكيف يفعلونه وكيفية قياس تقدمهم، يساعد التحكم في هذه العوامل المدير على الوصول إلى النجاح والعمل ضمن جوّ مريح مليء بالثّقة.

التخطيط:  يهتمُّ أفضل المديرين بالتخطيط كونه أمرا بالغ الأهمية قبل تنفيذ أي استراتيجية، دون أن تنسى أنه نشاط مستمر أيضًا. التخطيط لا ينتهي عندما يبدأ التنفيذ، فالإدارة يجب أن تكون مستعدة للإجابة على أسئلة من وماذا ومتى وأين يعمل الفريق لتنفيذ مهمة المنظمة، وعليه يجب أن يشمل التخطيط اختيار الأهداف وكذلك تنفيذها.

التوظيف:  التوظيف هو وظيفة الإدارة التي لا تحظى بالتقدير الكافي ولكنها حاسمة ومصيرية ان صحّ القول، فالمدير يحتاج إلى التأكد من أن لديه الأشخاص المناسبين للوظيفة، لكنه بحاجة أيضًا إلى الاهتمام بقضايا مثل تنظيم سياسات مكان العمل، حيث تحتاج الشركة إلى الاحتفاظ بأفضل المواهب من خلال تقديم حوافز مثل المزايا والإجازات المدفوعة وبرنامج تدريب شامل.

اقرأ أيضًا: كيف تنشئ مستويات الإدارة الثلاثة داخل شركتك؟

أنماط الإدارة

حدد المحللون الذين يدرسون الإدارة العديد من أساليب القيادة الفعالة. لا يوجد أسلوب وحيد مفضل للإدارة، وسيشعر بعض الناس أنهم أكثر ملاءمة شخصيًا لنوع أو لآخر، يمكن أيضًا تحديد عناصر من أنماط مختلفة للإدارة لإنشاء أفضل نموذج أصلي للشركة أو القائم عليها.

هنا، نراجع بإيجاز ثلاثة أنماط إدارية إيجابية، يمكن أن تساعد على جعل أي مدير ينشط كقائد أكثر فاعلية.

1.أسلوب الإدارة المقنع

يقضي القائد المميّز الكثير من وقته مع أعضاء فريقه، في الحقيقة يتيح الاندماج مع الموظفين للمدير المقنع أن يكون قدوة يحتذى به، واكتساب التأييد والامتثال من الفريق عن طريق الإقناع بدلاً من التوجيه أو الطلب، حيث يدرك المديرون المؤثرون العمل الذي يقوم به أعضاء فريقهم على أساس يومي ويشاركون في حياتهم العملية، الأمر الذي يجعل المدير يرتقي نحو رتبة القائد.

2.أسلوب الإدارة الديمقراطية

يدعو المدير الديمقراطي الفريق للمشاركة بشكل مباشر في صنع القرار، حيث تسمح خطوط الاتصال المفتوحة بين المديرين والموظفين الديمقراطيين على فهم المهارات والمزايا التي يجلبها كل موظف إلى الطاولة، فتتيح المشاركة المفتوحة وتبادل الأفكار بين مختلف مستويات الموظفين للجميع المساهمة في نتيجة قرار أو مشروع، وتقود لصناعة رأي مشترك وقوي يحظى بتأييد الأغلبية.

اقرأ أيضًا: عرض لكتاب الأب الغني والأب الفقير: دروس مهمة في الإدارة المالية

يكون هذا النمط من الإدارة أكثر نجاحًا عندما يقوم المديرون بتطوير عمليات صنع القرار المنظمة والمبسطة، خلاف ذلك، فإن قبول المدخلات من الجميع يمكن أن يجعل العملية بطيئة وغير دقيقة.

3.إدارة سياسة عدم التدخل

يعمل مدير سياسة عدم التدخل كموجه أكثر من كونه مديرًا، فنجده يعمل على تمكين موظفيه من التقدم واتخاذ القرارات، ويتيح ذلك للفريق الشعور بأنهم يمتلكون جزءًا من كل مشروع، فيأخذ المدير دوره في المقعد الخلفي، ويتدخل لتقديم المشورة أو إعادة الأمور إلى مسارها الصحيح عندما يحدث خطأ ما، خلاف ذلك، فإنه يقف جانبًا، مما يسمح لموظفيه بالازدهار الإبداعي وممارسة قيادتهم الخاصة.

وكما أن للإدارة أنماطًا، فإنها تُمارس ضمن ثلاث مستويات رئيسة:

مستويات الإدارة

غالبًا ما يكون للشركات والتنظيمات على اختلاف أحجامها، ثلاثة مستويات أساسية للإدارة منظمة في هيكل هرمي، وربما سمعت عن مصطلحات تشير إلى طبقات الإدارة المختلفة هذه ، مثل "الإدارة الوسطى" أو "الإدارة العليا"، هي في الواقع مستويات الإدارة، وفي الغالب نجدها ضمن ثلاث مستويات.

1.إدارة منخفضة المستوى

وتشمل المديرين ذوي المستوى المنخفض، تُظهر أدوارًا مثل قادة فرق الخط الأمامي، ورؤساء العمال، ورؤساء  الأقسام والمشرفين، هذا المستوى من الإدارة، وهو الأدنى في الطبقات الثلاث، مسؤول عن الإشراف على العمل اليومي للموظفين أو العمال، وتزويدهم بالتوجيهات في عملهم ونشاطاتهم.

اقرأ أيضًا: معهد الإدارة العامة: البرامج التدريبية والتخصصات ونظام الترشيح

غالبًا ما تتضمن مسؤوليات الإدارة ذات المستوى المنخفض ضمان جودة عمل الموظفين، وتوجيه الموظفين في الأنشطة اليومية وتوجيه مشكلات الموظفين عبر القنوات المناسبة، كما أنهم مسؤولون عن الإشراف اليومي والتخطيط الوظيفي لفريقهم، بالإضافة إلى تقديم ملاحظات حول أداء موظفيهم.

2.الإدارة المركزية

مديرو المستوى الأوسط، وهي الطبقة التالية في التسلسل الهرمي للإدارة، والتي تشرف عليها الإدارة العليا، وتشمل الإدارة الوسطى أولئك الذين يعملون في أدوار مدير القسم والمدير الإقليمي ومدير الفرع، فالإدارة الوسطى مسؤولة عن إيصال الأهداف الاستراتيجية التي وضعتها الإدارة العليا إلى مديري الخطوط الأمامية، وعلى عكس الإدارة العليا، يقضي المديرون في هذا المركز المزيد من وقتهم في الوظائف التوجيهية والتنظيمية، وهذا يشمل تحديد ومناقشة السياسات الهامة للإدارة الدنيا، وتقديم التوجيه للإدارة ذات المستوى الأدنى لتحقيق أداء أفضل وتنفيذ الخطط التنظيمية بتوجيه من الإدارة العليا طبعًا.

3.الإدارة العليا

الإدارة العليا، بما في ذلك الرئيس التنفيذي والرئيس ونائب الرئيس وأعضاء مجلس الإدارة، هم في الطبقة العليا من هذا التسلسل الهرمي الإداري؛ تحتاج الإدارة العليا إلى تحديد الأهداف العامة والاتجاه الرّئيس للمنظمة، حيث تقوم الإدارة العليا بوضع الخطط الاستراتيجية والسياسات على مستوى الشركة واتخاذ القرارات حول اتجاه المنظمة على أعلى مستوى، كما أنهم عادة ما يلعبون دورًا أساسيًا في تعبئة الموارد الخارجية ويكونون مسؤولين أمام مساهمي الشركة وكذلك الجمهور العام عن أداء نشاطات هذه التنظيمات.

اقرأ أيضا : كيف يمكنك تعلم الإدارة المالية الشخصية؟

لعل السبب في تفوق الغرب في النظام المؤسساتي والتنظيمي راجع بالأساس الى اهتمامهم العميق بالإدارة كعلم وفنٍّ وكأساس وروح للتنظيم، وهو ما يهمّشه رواد الأعمال في عالمنا العربي، حيث يقتصر مفهوم ”المدير“ على ذلك الشخص الذي يسيّر المؤسسات، وفي هذا تجاهل وإهمال للدور الهام للمدير في جعل التنظيم ينعم بالحياة ضمن إطار مفاهيمي وعلمي مرتكز على علم الإدارة.