كيف تنشئ مستويات الإدارة الثلاثة داخل شركتك؟
تزداد مهمة الأعمال في الشركات تعقيدًا كل يوم، نتيجة وجود كثير من عوامل التطور التي تحدث داخل الشركة. لذا، يجب التركيز على تعزيز دور الإدارة، من أجل ضمان نجاح المشروع وفقًا للمطلوب. لهذا السبب توجد ثلاثة مستويات رئيسة للإدارة داخل الشركة، يساهم كل دور منها في تعزيز نجاح الشركة. ما المستويات الثلاثة للإدارة؟ وكيف يمكن إنشاؤها بالطريقة المناسبة للشركات؟
ما مستويات الإدارة الثلاثة؟
بالطبع ليس سهلاً تنفيذ المهام المختلفة بواسطة فرد واحد في الشركة، وفي الوقت ذاته تحتاج الشركة إلى وجود تسلسل إداري محدد الوظائف والمهام، لضمان سير العمل بالطريقة المناسب.
لذلك، تسعى الشركات إلى إنشاء تسلسل هرمي للإدارة، توزّع فيه السلطات والمسؤوليات وفقًا للترتيب في هذا التسلسل. تشمل الطريقة المعتادة لتصنيف مستويات الإدارة، المستويات الثلاثة التالية:
- الإدارة العليا.
- الإدارة الوسطى.
- الإدارة الدنيا.
تتولى هذه الإدارات مسؤولية تنفيذ مهام الإدارة الأساسية: التخطيط، التنظيم، التوجيه، التحكم والمتابعة. وذلك وفقًا لإطار منظم من الوظائف، التي توضع كونها جزءًا من الهيكل الوظيفي الخاص بالشركة، وبناءً على ما ترغب به من أهداف، فتختار الوظائف التي تحقق لها هذه الأهداف.
قد تختلف طبيعة الوظائف داخل مستويات الإدارة، وذلك وفقًا لرؤية أصحاب الشركة، وقناعتهم بمن يجب أن يتواجد داخل هذه المستويات. لذا، في بعض المؤسسات قد يكون المسؤولون عن الأقسام هم جزء من الإدارة العليا، وفي مؤسسات أخرى يكونون جزءًا من الإدارة الوسطى. في النهاية تُصمم مستويات الإدارة بما يحقق الجودة المطلوبة للشركة ولا شيء آخر.
الإدارة العليا
في المستوى الأول تأتي الإدارة العليا، وهي تتكون من مجلس الإدارة والمدير التنفيذي والمدير العام. لا يتعلق دور هذه الإدارة بتنفيذ شيء، ولكنها تهتم أكثر بوضع النظام العام للعمل، ووضع التوجه ورؤية الشركة. دور الإدارة العليا هو غاية في الأهمية، إذ من خلال وضع التوجيه العام للشركة، يوضع مسار بقية الأنشطة.
مهام الإدارة العليا
تتولى الإدارة العليا بعض المهام الرئيسة المتعلقة بتنظيم العمل وتوضيح أهدافه. من أهم مهام الإدارة العليا:
1- تحديد الأهداف: تتولى الإدارة العليا وضع الأهداف العامة للشركة، التي سيعمل الجميع على تنفيذها. قد تكون هذه الأهداف عامة تخص رؤية الشركة ككل، أو محددة بهدف تنفيذ بعض الخطوات.
2- صياغة السياسات: لا يمكن للشركة العمل دون وجود مجموعة من السياسات التي تنظم العمل، ووجود هذه السياسات ضروري لضمان سير العمل وفقاً لمرجعية محددة، لا يمكن لأحد تجاوزها. يمكن في هذا السياق وضع الدليل التنظيمي للشركة، الذي يتضمن السياسات وأي إجراءات أخرى مهمة.
3- التخطيط والاستراتيجية: لا يتعلق العمل في الشركات بالتركيز على أهداف لحظية، لكن الأهم هو وجود خطط واضحة للعمل، وكذلك استراتيجية بعيدة المدى، وذلك لمساعدة الشركة على ضمان الاستمرارية في العمل.
4- تحديد الموارد الرئيسة: تتولى الإدارة العليا مسؤولية تحديد واختيار الموارد الأساسية للشركة، والعمل على تطويرها. تشمل الموارد هذه الجوانب التالية:
- الموارد البشرية: تمثل الموارد البشرية الأشخاص الذين سيعملون في الشركة، سواءٌ في المستويات التالية من الإدارة، أم حتى بعض الموظفين الرئيسين في الشركة.
- الموارد المادية: الموارد المستخدمة في العمل مثل الآلات والأدوات والمعدات والأثاث وغيرها.
- الموارد المالية: رأس المال المستخدم في الإنفاق على المشروع، إمّا في المراحل الأولى لبدايته، وإما عند الرغبة في النمو والتوسع.
5- تنظيم العمل: من أهم الأمور التي تركز عليها الإدارة العليا هي آلية تنظيم العمل داخل الشركة، لا سيّما إذا كان عدد الموظفين داخل الشركة كبير، وهو ما يجعل مهمة التنظيم أكثر صعوبة. لذا، لا بد من اختيار الطريقة الصحيحة لتنظيم العمل، وما هي الروابط بين الوظائف المختلفة. لضمان جودة هذه العملية، سيكون وجود الدليل التنظيمي أمرًا هامًّا إلى جانب السياسات.
6- المتابعة والتحكم: لا يقتصر دور الإدارة العليا على التجهيز للمستقبل وغيرها من المهام التخطيطية، لكنها تحتاج إلى متابعة مستمرة للعمل، وإعطاء التوجيهات للموظفين، من خلال التأكد من تنفيذ الخطط، وتقديم الملحوظات حول الأداء.
الإدارة الوسطى
تعد الإدارة الوسطى حلقة الوصل بين الإدارة العليا والإدارة الدنيا، فهي تتولى مسؤولية تنفيذ سياسات الإدارة العليا، من خلال المتابعة مع الإدارة الدنيا في عملية التنفيذ. لذا، يتواجد في هذا المستوى المسؤولون عن الإدارات المختلفة في العمل.
مهام الإدارة الوسطى
تتولى الإدارة الوسطى المهام وفقاً لطبيعة وجودها في وسط الهرم، ولذلك فهي تشارك في مهام مع الإدارة العليا والإدارة الدنيا. تشمل مهام الإدارة الوسطى:
1- تنفيذ سياسات الشركة: تتأكد الإدارة الوسطى من تطبيق سياسات الشركة وفقاً للمتفق عليه مع الإدارة العليا.
2- تنظيم هيكل الأقسام: تعمل الإدارة العليا على وضع الهيكل الوظيفي العام للشركة، أمّا الإدارة الوسطى فهي تحدد الهيكل الوظيفي الخاص بكل أقسام. مثلاً مدير كل إدارة يحدد ما الذي يريده من وظائف وأشخاص، طالما يتفق مع الهدف العام للشركة.
3- المتابعة العمل في الأقسام: يتولى مدير كل إدارة متابعة العمل جيدًا في الأقسام التي يديرونها، ويحرص على تحفيز الموظفين، وذلك من أجل زيادة الإنتاجية.
4- إعداد التقارير: تعمل الإدارة الوسطى على إعداد التقارير حول العمل وما تم تنفيذه. ثم بعد ذلك تقدم هذه المعلومات إلى الإدارة العليا، التي تتأكد من خلالها أن سير العمل وفقاً للمخطط، وإذا يوجد أي تعديل يمكن القيام به لتحسين النتائج.
الإدارة الدنيا
يُصنف أي شخص يعمل في منصب مسؤول، في الدرجات الأقل من رؤساء الإدارات، كجزء من الإدارة الدنيا. مثلاً، المشرفون على المهام اليومية. في الشركات والمصانع تتواجد هذه الوظائف وفقًا لطبيعة العمل في المؤسسة، ولذلك فهي تشمل جميع الوظائف المحتملة. تلتزم الإدارة بالدنيا بالعمل على تنفيذ ما تُقره الإدارات الأخرى، وهي العنصر الأهم لضمان جودة النتائج.
مهام الإدارة الدنيا
تتواجد الإدارة الدنيا في نهاية التسلسل الهرمي، لذا فهي تأخذ مهامها الأساسية كنتيجة للمهام التي تقوم بها الإدارتان العليا والوسطى. تشمل مهام الإدارة الدنيا:
1- تنفيذ الأعمال وفقاً للجداول الموضوعة: تضع الإدارة الدنيا جدول العمل اليومي، وذلك وفقاً لجداول العمل الموضوعة من الإدارات الأعلى. تتأكد الإدارة الدنيا من الالتزام بهذا الجدول بالطريقة الصحيحة، لضمان تنفيذ جميع المهام.
2- الالتزام بتقديم الجودة المطلوبة: لا يقتصر دور الإدارة الدنيا على التأكد من التنفيذ فقط، لكنه يشمل أيضاً محاولة التأكد من أنّه يتم تقديم الجودة المطلوبة في العمل، أي أنّه لا يوجد تقصير من أحد في العمل، وأنّ الجميع ينفذ المهام المسندة إليه بالكفاءة والإنتاجية المتوقعة.
3- المتابعة مع الموظفين: في النهاية تعمل الإدارة الدنيا مع الموظفين عن قرب، لذلك فهي تتولى مهمة المتابعة معهم، سواءٌ من أجل الرقابة عليهم للتأكد من تنفيذ المهام، أم لتقديم الدعم والتوجيه والتحفيز في الوقت المناسب، لضمان سير العمل وفقاً للخطة الموضوعة.
4- التأكد من استثمار الموارد بطريقة صحيحة: تحرص الإدارة الدنيا على التأكد من استثمار الموارد بالطريقة الصحيحة. تشمل هذه الموارد الأشياء المادية مثل الآلات والخامات والمعدات المستخدمة في العمل، وكذلك الموارد غير الملموسة مثل الوقت.
5- كتابة تقارير إلى الإدارة الوسطى: تتولى الإدارة الدنيا مسؤولية كتابة التقارير إلى الإدارة الوسطى، وذلك لشرح ما يحدث على أساس يومي أو أسبوعي، أو وفقاً للاتفاق. يمكن من خلال هذه التقارير إصلاح المشكلات سريعًا، وضمان سير العمل بالجودة المطلوبة.
كيف تنشئ هذه المستويات الثلاثة داخل الشركة؟
إذا كنت ما زلت في البداية، وترغب في إنشاء المستويات الثلاثة داخل الشركة، فسيكون ذلك أمرًا جيدًا ليساعدك على إدارة العمل بالجودة المطلوبة. يمكنك فعل ذلك عبر الخطوات التالية:
1- تحديد رؤية الشركة ومهمتها
يتعلق وجود الشركة برؤيتها ومهمتها التي تسعى إلى تحقيقها من تواجدها. لذا، لا بد من البدء أولاً بتحديد هذه العوامل، والتفكير بها كأحد أهم العناصر التي تؤثر على عمل الشركة في المستقبل، لا على المدى القريب فقط.
2- تحديد هيكل الإدارات الثلاث
بالطبع يتغير الهيكل الوظيفي المتعلق بالإدارات الوسطى والدنيا، لكن على الأغلب يظل الهيكل الخاص بالإدارة العليا كما هو في أركانه الأساسية، فيمكن إضافة وظائف أو حذف بعضها، لكن توجد أساسيات لا يمكن المساس بها. لذا، يجب التفكير جيدًا بالهيكل المناسب للإدارات الثلاث، وتقسيم المسميات الوظيفية داخل الهيكل بما يتوافق مع رؤية الشركة.
3- وضع الوصف الوظيفي الخاص بالمستويات الثلاثة
لضمان التكامل في عمل المستويات الثلاثة، يمكن الانتقال في الخطوة التالية إلى تحديد الوصف الوظيفي الخاص بكل مستوى. يشمل الوصف الوظيفي تحديد المهام التفصيلية لكل وظيفة في الهيكل. من خلال هذا الوصف سيكون بإمكانك البحث عن الأشخاص الأكثر ملاءمة للعمل في كل وظيفة.
ختاماً، على الرغم من بساطة خطوات إنشاء مستويات الإدارة الثلاثة، فإنّ كل خطوة تحتوي على العديد من التفاصيل، التي قد لا تؤثر على عمل الشركة في الوقت الحالي فقط، لكنّ يمتد أثرها إلى مستقبل الشركة وضمان استمراريتها بالطريقة الصحيحة، التي تساعدها على إدراك طريق النجاح.
المصادر:
