10 من أنواع التقارير التي تحتاج إليها في عملك
لا يتعلَّق العمل الناجح فقط بالتنفيذ، ولكن أيضاً بالقدرة على التخطيط والتجهيز السليم له، وكذلك توصيل الصورة النهائية إلى الجميع بطريقة واضحة، من خلال القدرة على تحليل العمل بنجاح. لذا، من أهم الأدوات التي يحتاج إليها مديرو المشروعات هي قدرتهم على استخدام أنواع التقارير المختلفة لتوثيق وتحليل أعمالهم.
في هذا المقال سنتحدث عن 10 من أنواع التقارير التي قد تحتاج إليها في عملك.
التقارير الرسمية VS التقارير غير الرسمية
يوجد تصنيف رئيسي بشأن أنواع التقارير المستخدمة في العمل، وهو من ناحية مدى الرسمية في الخطاب المستخدم بالتقرير، أو الاعتماد على التقارير غير الرسمية التي تستخدم أسلوباً بسيطاً في عملية التواصل.
1- التقارير الرسمية
يستخدم هذا النوع من أنواع التقارير من أجل توفير بعض المعلومات إلى أطراف أخرى خارجية، وذلك بهدف إعلامهم عن شيء معين، أو تثقيفهم وإقناعهم بشأن موضوع محدد، وذلك بهدف توجيه القرارات مثلاً نحو القيام بإجراء مطلوب من الشركة.
من الأمثلة على ذلك ما تقوم به الشركات من تقارير عن السوق، وذلك حتى تجذب المزيد من العملاء، أو حتى تقدر على الحصول على تمويل من المستثمرين. من خلال التقرير الرسمي وعرض التفاصيل والمعلومات، يكون بإمكان الشخص تقييم الأمر وأخذ القرار الصحيح.
2- التقارير غير الرسمية
يستخدم هذا النوع من أنواع التقارير داخلياً أكثر، فهو يعتمد على مشاركة المعلومات مع الأقسام الأخرى الموجودة داخل الشركة. لذا، تُستخدم لغة غير رسمية في الكتابة، وعادةً لا تحتوي على العديد من الصفحات أو المحتوى.
مثلاً قد يكون التقرير غير الرسمي هو مشاركة لأفكار بين قسم معين داخل الشركة، أو محاولة لعرض بعض التفاصيل على الموظفين الآخرين، مثل حضور شخص لفاعلية معينة مهمة، وبالتالي يعد تقريراً عن ذلك به نقاط ملخصة لما حدث في هذه الفاعلية.
10 من أهم أنواع التقارير المستخدمة في العمل
في النهاية تصنف أنواع التقارير وفقاً للمبدأ الأساسي، هل هي رسمية أو لا، إلى جانب الهدف الأساسي الذي تحققه الشركة من خلال كل تقرير. إليك 10 من أهم أنواع التقارير المستخدمة في العمل باستمرار.
1- التقارير الدورية
على الأغلب يعد هذا النوع من أكثر أنواع التقارير شيوعاً واستخداماً في العمل. وذلك لأنّه يستخدم بكثرة داخل الشركات، فهو يركز على توصيل بعض النقاط إلى الأشخاص المعنيين بالأمر على أساس دوري، وبالتالي يستخدم ما بين الأشخاص والأقسام المختلفة، إذ تصدر هذه التقارير الدورية على فترات منتظمة، مثلاً شهرياً أو أسبوعياً أو حسب الاتفاق.
يمكن استخدام التقارير الدورية لشرح التقدم الحادث في المشروع، أو لعرض حالة المبيعات خلال هذه الفترة، أو حتى التقارير عن بعض أنشطة التسويق، مثل التسويق عبر البريد الإلكتروني أو التسويق عبر مواقع التواصل الاجتماعي. غالباً يحدث اتفاق على بنود التقارير الدورية مع الطرف الآخر، إذ ينتظر دائماً التقرير وفقاً لهذه البنود.
2- التقارير الطويلة
قد لا يستخدم هذا النوع من أنواع التقارير بصفة دائمة، إلّا عند الرغبة في مشاركة معلومات تفصيلية مع الطرف الآخر، إذ غالباً يتكون هذا التقرير من مجموعة مستندات مختلفة، ويتخطى حجمه العشر صفحات، نتيجة محاولة تحليل وتقييم جميع النقاط الواردة في التقرير.
من أشهر الأمثلة على التقارير الطويلة، تلك التقارير التي تصدر حول الاتجاهات الحديثة في المجالات المختلفة، أو للحديث عن أنشطة معينة تحدث دورياً مثل نشر حالة الاستثمار. تصدر هذه التقارير غالباً على أساس سنوي أو ربع سنوي. تعمل الشركات المتخصصة في أبحاث السوق على إصدار هذا النوع من أنواع التقارير، إذ تعرف بأنّ الشركات تبحث عن هذه المعلومات، وبالتالي قد يكون من مصادر دخلهم الأساسية.
3- التقارير القصيرة
على عكس التقارير الطويلة، يركز هذا النوع من أنواع التقارير على مشاركة معلومات في عدد أقل من الصفحات، وذلك بهدف مشاركة بعض التحديثات مثلاً، أو الإعلان عن الفاعليات الجديدة القادمة، أو حتى إبلاغ الموظفين بإجراء مجموعة من التغييرات داخل الشركة.
ليس ضرورياً الاعتماد في كتابة هذا النوع على الطابع الرسمي، بل قد تأخذ أحياناً طابعاً غير رسمي، ويكون التركيز الأكبر هو مشاركة التحديثات فقط ليس إلّا، فلا حاجة هنا إلى التوسع في ذكر المعلومات داخل التقرير.
4- التقارير المعلوماتية
كما يبدو من الاسم، يركز هذا النوع من أنواع التقارير على مشاركة بعض المعلومات الرئيسة، سواءٌ بين الأقسام داخل الشركة، أو من شركة لأخرى. يختلف هذا النوع من أنواع التقارير عن التقارير الدورية، في كونه يركز على معلومات معينة، وليس ضرورياً تحليل محتوى هذه التقارير.
بالطبع النوع الأكثر شيوعاً من التقارير المعلوماتية هي التقارير السنوية عن الأداء، وكذلك التقارير المالية التي تشاركها الشركة عن أرباحها خلال العام، وما هي التكاليف والإيرادات المحققة. يقدم هذا النوع من أنواع التقارير إلى المستثمرين مثلاً، بهدف معرفة ما الذي حدث في المشروع، وكيفية إنفاق الأموال.
5- التقارير التحليلية
يستخدم هذا النوع من أنواع التقارير في مشاركة البيانات والرؤى الحالية، بهدف الاعتماد عليها في تقييم قرارات العمل. على الأغلب هذا أحد أنواع التقارير التي لا بد من استخدامها داخل الشركة، في الوقت الذي ترغب الشركة به في اتخاذ قرارات جديدة بشأن المستقبل.
إذ يؤدي الاعتماد على التقارير التحليلية إلى تجنب توظيف الافتراضات في العمل، وبدلاً من ذلك استخدام البيانات فقط، فهي تقدم الحقيقة الكاملة. مثلاً إذا أرادت الشركة التفكير بشأن إطلاق منتج جديد، فهي تعتمد على إجراء دراسة جدوى تفصيلية، تحلل من خلالها الفكرة وإمكانية تنفيذها، وبناءً عليه تحدد القرار النهائي.
6- تقارير المقترحات
يستخدم هذا النوع من أنواع التقارير بهدف عرض الأفكار الجديدة، لإقناع الأشخاص بها، سواءٌ للحصول على تمويل مثلاً أو للحصول على موافقة بشأن مشروع محدد. على الأغلب تستخدم المقترحات في التواصل مع العملاء المحتملين، بهدف تحويلهم إلى عملاء حاليين.
تتضمن تقارير المقترحات: المشكلة التي يعالجها المشروع – الحل – نظرة عامة على المشروع وطريقة تنفيذه – النتائج المتوقعة من المشروع. من أشهر الأمثلة على ذلك ما تقوم به وكالات التسويق الرقمي، عندما تعرض مقترحاً على أحد العملاء بهدف إقناعه بشراء خدمات الوكالة والتعاقد معها، وبالتالي تحويله من عميل محتمل إلى عميل فعلي.
7- التقارير الداخلية
يستخدم هذا النوع من أنواع التقارير بهدف نقل المعلومات بين الإدارات المختلفة داخل الشركة، أو للتواصل بين الأفراد أنفسهم. على الأغلب تعمم طريقة كتابة التقارير الداخلية في الشركة، ويوجد نظام معين لطريقة إرسالها للتواصل بين الأقسام، بهدف توحيد العمل والمجهودات المبذولة.
من الأمثلة على التقارير الداخلية هو إرسال الميزانية التسويقية إلى الفريق المالي، وذلك لمراجعتها والموافقة عليها، حتى يقدر فريق التسويق على بدء الأنشطة الخاصة به على أرض الواقع بمجرد الحصول على الموافقة المطلوبة.
8- التقارير الخارجية
يستخدم هذا النوع من أنواع التقارير بهدف التواصل مع جهات خارجية، للإعلان عن حدث جديد داخل الشركة، مثل إطلاق منتج أو أي من الفاعليات المهمة الأخرى، كالرد على الأزمات الحادثة. يتولى قسم العلاقات العامة العمل على هذا النوع من أنواع التقارير، من خلال تجهيز محتواها أو حتى العمل على توزيعه ونشره خارج الشركة.
على سبيل المثال، عندما تقرر الشركة إطلاق منتج جديد مثلاً، فهي تقوم بإعداد بيان صحفي حول الأمر، وترسل محتواه للصحف والمواقع المختلفة، بهدف نقل الأمر إلى قطاع كبير من الجمهور، حتى تكون لديهم معرفة بالأمر الجديد الذي تقوم به الشركة.
9- التقارير الرأسية
يستخدم هذا النوع من أنواع التقارير بهدف نقل المعلومات لأعلى أو لأسفل في التسلسل الهرمي للوظائف داخل الشركة. فمثلاً قد يُرسل التقرير من موظف إلى مديره، بهدف الحصول على موافقة بشأن الموضوع الذي يرغب في العمل عليه، وقد يرسل المدير تقريرا إلى الموظف عن تقييم الأداء والملاحظات على ذلك.
من أمثلة التقارير الرأسية عندما يكلف المدير أحد الأفراد لإنشاء خطة معينة، مثلاً مدير قسم التسويق يطلب من منسق القسم إعداد خطة وإرسالها إليه للموافقة عليها. بالتالي، يعمل المنسق على تجهيز محتوى الخطة، ثم يتواصل مع المدير للحصول على التعليقات والتعديلات، وبناءً على ذلك يمكن الوصول إلى الصورة النهائية المعتمدة من الخطة.
10- التقارير الجانبية
يستخدم هذا النوع من أنواع التقارير بهدف التواصل مع جميع الأقسام، من أجل نقل المعرفة إليهم، حتى يكون في الإمكان بالنهاية التوصل معاً إلى نفس القرار داخل العمل. بعكس التقارير الرأسية، فلا يوجد من هو أعلى أو أقل، لكن يحدث التواصل بين الأقسام الداخلية في الشركة.
من الأمثلة على التقارير الجانبية، التي يمكن التعامل معها كامتداد للتقارير الرأسية أو العكس أحياناً، عندما يحصل الموظف على موافقة المدير بشأن خطة التسويق، تُرسل الخطة بالتفاصيل، مثل الميزانية المطلوبة، إلى الفريق المالي للحصول على الميزانية، وإلى فريق المبيعات لمعرفة المستهدفات المطلوبة، وهكذا.
ختاماً، تستخدم أنواع التقارير بهدف إبلاغ المعلومات داخل أو خارج الشركة، ولكل واحدة منهما أسلوب مختلف في الكتابة. لا يحتاج الأمر إلى مهارات الكتابة الإبداعية، لكن كل ما يحتاج إليه هو القدرة على صياغة المحتوى بطريقة صحيحة، واستثمار البيانات الموجودة لإنتاج تقرير سليم ومفيد حقاً للشركة.
المصادر:
