كيف يمكنك العمل في وظيفة مدخل بيانات؟
إذا كنت تفكر في بدء مجال جديد لتعلمه، أو كنت تبحث عن تخصص يمكن العمل به في وظيفة بدوام جزئي، فدائماً ستجد وظيفة مدخل بيانات كأحد أهم الخيارات التي يمكنك اللجوء إليها لحياتك. في هذا المقال سنتحدث عن وظيفة مدخل بيانات والخطوات التي تساعدك على العمل في هذا المجال.
ما الذي تعنيه وظيفة مدخل بيانات؟
الشيء الأساسي الذي يجعل وظيفة مدخل بيانات من الوظائف التي يقبل عليها الجميع، هي أنّها في بعض الأحيان لا تحتاج إلى الكثير من المجهود. تقوم وظيفة مدخل بيانات على عملية إدخال البيانات أو تحديث المعلومات في خدمة أو قاعدة بيانات معينة. توجد العديد من المسميات الوظيفية الخاصة بوظيفة مدخل بيانات وفقاً لمجال العمل، من بينها مثلاً:
- مدخل بيانات المحاسبة والقوائم المالية.
- مدخل بيانات السجلات الطبية.
- مدخل بيانات كشوف المرتبات.
- مدخل بيانات سجلات الموظفين.
- مدخل بيانات طلبات الشراء.
أياً يكن المسمى الوظيفي، توجد بعض المسؤوليات الأساسية التي تكون ضمن وظيفة مدخل بيانات، وعلى الأغلب تتواجد هذه المسؤوليات كاملة أو جزء منها عندما ترغب في التقديم على وظيفة مدخل بيانات. من أهم هذه المسؤوليات:
- إدخال البيانات من المستندات.
- الالتزام بالمواعيد النهائية لإدخال هذه البيانات.
- فرز البيانات جيداً وتجهيزها للإدخال.
- مراجعة البيانات لمعرفة الأخطاء الواردة بها والتعامل معها.
- تنظيم عملية إدخال البيانات في مقر العمل.
- المساعدة في عملية بناء أنظمة إدارة البيانات.
- إصدار التقارير وفقاً للبيانات الواردة.
ما أهم المهارات المطلوبة في وظيفة مدخل بيانات؟
على الرغم من بساطة وظيفة مدخل بيانات بالنسبة للبعض، إلّا أنّه توجد بعض المهارات الرئيسة في هذه الوظيفة، التي تؤثر على إمكانية نجاحك في أثناء العمل بهذه الوظيفة. من أهم المهارات المطلوبة للعمل في وظيفة مدخل بيانات:
1- مهارات البرمجيات الأساسية
لا يتعلق الأمر بالبرمجة وفقاً لمفهوماتها التقدمية، لكن على الأقل معرفة البرمجيات الأساسية التي تستخدم في العمل، إذ يحتاج مدخل بيانات للعمل مع تطبيقات معالجة النصوص والجداول والبرامج، مثل تطبيق الإكسل.
2- الكتابة السريعة
تعد هذه هي المهارة الأكثر أهمية في وظيفة مدخل بيانات، إذ يمكن تعليم الشخص البرمجيات الأساسية، بينما الكتابة السريعة هي المهارة الأساسية التي يبحث عنها الأشخاص لتوظيف الشخص، إذ يُطلب من مدخل البيانات أن يدخل كماً كبيراً من البيانات خلال فترة زمنية محددة. مثلاً قد يُطلب من الشخص إدخال 30: 40 كلمة في الدقيقة.
3- الكتابة الصحيحة
لا تقتصر مهارات مدخل بيانات على الكتابة السريعة فقط، لكنه يحتاج كذلك إلى معرفة قواعد الكتابة باختصار، حتى يمكنه إدخال البيانات وفقاً لكتابة صحيحة، فلا تكون البيانات المدخلة بها أي خطأ، مما قد يعيق عملية الفحص والبحث لاحقاً.
4- الانتباه للتفاصيل
تحتاج وظيفة مدخل بيانات إلى الانتباه جيداً لجميع التفاصيل في العمل. في بعض الأحيان قد يوجد خطأ معين في البيانات، وعندما يكون هذا الأمر وسط آلاف البيانات، فبالتأكيد عملية اكتشافه لن تكون مسألة سهلة على الإطلاق. لذا، من خلال الانتباه إلى التفاصيل سيكون بالإمكان العمل على الوظيفة بسهولة.
5- مهارات التواصل
يحتاج مدخل البيانات إلى مهارات التواصل الشفهي والكتابي، نتيجة العمل مع المجموعات، سواءٌ من داخل الشركة مثل الأقسام المختلفة، أو من خارج الشركة مثل التواصل مع العملاء. لذا، يمكن من خلال مهارات التواصل تقديم الملاحظات والتعامل مع البيانات بالطريقة الصحيحة.
كيف يمكنك تطوير مهارات العمل في وظيفة مدخل بيانات؟
بدلاً من انتظار التدريبات التي قد تحصل عليها عند العمل في وظيفة مدخل بيانات، يمكنك البدء في تطوير مهاراتك الشخصية، حتى تكون مستعدّاً لهذا الأمر جيداً. توجد العديد من الطرق التي يمكنك العمل بها بمفردك من المنزل. من أهم الخطوات التي تساعدك على تطوير مهاراتك للعمل في وظيفة مدخل بيانات:
1- تحسين مهارات الكتابة
الشيء الأساسي في وظيفة مدخل بيانات هي سرعته في الكتابة. لذا، حتى تطور مهارات العمل الخاصة بك في هذه الوظيفة، فانت بحاجة إلى تدريب قدرتك على الكتابة والعمل على تحسينها. يمكنك فعل ذلك من خلال النقاط التالية:
- التزام بالكتابة يوميّاً لعدد محدد من الساعات.
- تنفيذ مشروعات كبيرة في البيانات.
- التركيز على استخدام لوحة المفاتيح في جهازك بكفاءة أعلى.
من المهم بعد الانتهاء من هذه الخطوة أن تركز على تقييم التطور الحادث معك، حتى تعرف إذا كنتَ فعلاً تمكَّنتَ من زيادة معدلك في الكتابة أو لا، حتى تقدر على تطوير الرقم الذي تصل إليه كل فترة.
2- الاستثمار في مكان عملك
تحتاج وظيفة مدخل بيانات إلى التواجد على جهاز الكمبيوتر لفترة طويلة من الوقت. بالتالي، قد يتسبب ذلك في بعض المشكلات الصحية، مثل آلام الظهر والعنق والفقرات، وهو الأمر الذي لا تريده أن يحدث، حتى تقدر على المتابعة في عملك، وفي الوقت ذاته تشعر بصحتك.
لذا، من المهم الاستثمار في مكان عملك بالمنزل، من خلال اختيار كرسي مريح لك للجلوس عليه، حتى تقدر على اختيار الوضعية المثالية بالنسبة لجسدك. كذلك لا بد من جعل الشاشة في مستوى العين، ووضعها بمسافة جيدة من عينك، حتى تقدر على التركيز جيداً في البيانات، وفي الوقت ذاته لا تسبب أي ضرر لنفسك.
3- تعلم التطبيقات اللازمة لإدخال البيانات
في الكثير من الأحيان يتعلق العمل كمدخل بيانات باستخدام بعض التطبيقات مثل الإكسل أو الووردبريس أو غيرها من البرمجيات. لذا، أنت بحاجة إلى معرفة التطبيقات الأساسية الأكثر شيوعاً وانتشاراً، من أجل تعلم استخدامها بكفاءة. وجود هذه البرمجيات لديك يسهّل عليك الأمر، إذ تُطلب كثيراً ضمن عروض العمل، أو حتى إذا كانت البرمجيات المطلوبة غير شائعة، فإنّ وجود البرمجيات الأساسية يزيد من فرصك.
4- تعلم أسرار العمل كمحترفين في هذه التطبيقات
عندما يتعلق الأمر بالإكسل كأحد أشهر تطبيقات إدخال البيانات، فلا بد من معرفة بعض الأسرار عن استخدام هذا التطبيق. إذ توجد العديد من الأمور التي يستخدمها الأشخاص المحترفون للعمل عليه، وتمكنهم من توفير الوقت والمجهود، مثل الاختصارات الموجودة في التطبيق.
مثلاً، من خلال استخدام المفتاحين Tab وEnter، سيمكنك ذلك من إدخال المعلومات التي كتبتها من قبل. من خلال معرفة الاختصارات ستجد نفسك تنجز قدراً كبيراً من العمل وبالجودة المطلوبة، وهو ما يزيد من فرصك كمدخل بيانات.
5- تخصيص الوقت المناسب للعمل
من أكثر التحديات في وظيفة مدخل بيانات هي حاجتك إلى التركيز، لا سيما عندما يكون مطلوباً منك إدخال قدر كبير من البيانات، وفي حالة عدم التركيز قد ترتكب العديد من الأخطاء. لذا، عندما تبدأ العمل، فمن المهم التركيز على المشروع جيداً، مع إبعاد جميع وسائل الإلهاء التي قد تسبب لك التشتيت، مثل عدم استخدام هاتفك أو أيٍّ من الأدوات التي تبعدك عن العمل. خصص الوقت المناسب، والتزم به بعيداً عن أي عوامل أخرى قد تؤثر عليك.
6- تعلَّم المراجعة جيداً
من المهم بعد الانتهاء من إدخال البيانات، أن تبدأ في إلقاء نظرة سريعة على ما قمت به، ومراجعته لإصلاح أي أخطاء قد تجدها. عندما تتميز في عملية المراجعة، فقد يساعدك ذلك على التدرج في السلم الوظيفي الخاصة بوظيفة مدخل بيانات، إذ قد تتطور لتكون المسئول عن المراجعين داخل الشركة.
7- تعلم كيفية تنظيم البيانات
تعد هذه النصيحة امتداداً للنصيحة الماضية، من خلال ضرورة تعلم الآلية الصحيحة لتنظيم البيانات. يساعدك ذلك الأمر على تطوير مهاراتك في إيجاد نظام للبيانات بدلاً من العمل على النظام الجاهز، وهو ما يمنحك أفضلية للتطور في السلم الوظيفي الخاص بهذا المجال.
كيف يمكنك العمل في وظيفة مدخل بيانات؟
بعد الانتهاء من التدريب والتطوير الذاتي، يمكنك البدء في البحث عن الوظيفة التي تريدها للعمل كمدخل بيانات. في سبيل ذلك توجد بعض الخطوات التي تحتاج إلى القيام بها:
1- تجهيز السيرة الذاتية
يجب عليك أولاً كتابة السيرة الذاتية بطريقة احترافية، وذلك حتى تستخدمها في التقديم على الوظائف المختلفة. من أهم الأشياء هي إبراز المهارات الخاصة بالوظيفة في موضعها المناسب، إلى جانب كتابة تفاصيل المشاريع التي نفذتها بمفردك، مع الإشارة إلى حجم وكمية البيانات التي عملت عليها، وأيضاً سرعتك في إدخال البيانات.
2- العمل من خلال مواقع العمل الحر
يعد العمل الحر من الخيارات التي يمكن اللجوء إليها في الوقت الحالي للعمل، لا سيّما إذا كنت لا ترغب في الالتزام بالعمل كمدخل بيانات كدوام كلي، وترغب في الاعتماد عليها كوظيفة إضافية لتحسين دخلك. في هذه الحالة سيكون العمل الحر خياراً مناسباً لك.
ستحتاج إلى تحديد أهم المواقع التي يمكنك العمل بها، مثل موقع مستقل، وتبدأ بعد ذلك في تجهيز حسابك على هذه المواقع حتى يكون مكتملاً، مع ضرورة الإشارة إلى خبراتك والمشاريع التي نفذتها، حتى تحصل على فرصة لتنفيذ أحد المشروعات. يمكنك الاستفادة من سيرتك الذاتية وتحويل بعض أجزاء المحتوى الوارد بها لتضعه في حسابك.
3- التقديم على الوظائف الموجودة في مواقع التوظيف
إذا كنت ترغب في الاعتماد على وظيفة مدخل بيانات كوظيفة أساسية لدخلك، أو حتى لا تفضل نمط العمل الحر وتبحث عن الأنماط الأخرى التي يمكنك الاستفادة منها في العمل، في هذه الحالة يمكنك اللجوء إلى مواقع التوظيف، ومتابعة الوظائف المنشورة على هذه المواقع، للاختيار من بينها ما تراه مناسباً لك للعمل. اقرأ شروط الوظيفة جيداً حتى تعرف إذا تنطبق عليك الشروط أو لا، ثم بعد ذلك قدّم على ما يناسبك من هذه الوظائف.
ختاماً، تعدُّ وظيفة مدخل بيانات من أكثر الوظائف انتشاراً وطلباً، وفي الوقت ذاته يوجد العديد من الأفراد الذين يرغبون في العمل بها لما يعتقدونه من سهولة في فعل ذلك. لذا، أنت بحاجة إلى تمييز نفسك، حتى تقدر على الحصول على الفرصة المناسبة لك، فاحرص على فهم متطلبات وظيفة مدخل بيانات جيداً، وتطوير مستواك ثم ابدأ التقديم، حتى تصل إلى الفرصة وتبدأ نجاحك في هذا المجال.
المصادر:
