ما هو التواصل الشفهي وأنواعه المختلفة؟
لا شك أنّ مهارة التواصل هي واحدة من أهم المهارات الحياتية التي يحتاج إليها الإنسان، سواءً في العلاقات الشخصية أو المهنية، فهي تؤدي إلى تعزيز عملية تفاعله مع الآخرين بطريقة إيجابية.
يمثل التواصل الشفهي الجزء الأكثر ظهورًا في عملية التواصل، نظرًا لكثرة الاعتماد عليه في التواصل. إذن ما مكونات عملية التواصل الشفهي؟ وكيف يمكنك تحسينه؟
ما التواصل الشفهي؟ وما عناصره؟
يمكن تعريف التواصل الشفهي على أنّه عملية تبادل المحتوى باختلاف أنواعه، من خلال الكلمات المنطوقة، سواء أكان تفاعلا مباشرا وجهًا لوجه، أم من خلال وسيلة أخرى كالهاتف. يُعدّ التواصل الشفهي مهمًا وذلك لأنّه يساعد في نقل المعلومات بسهولة.
مميزات التواصل الشفهي
بالطبع توجد العديد من المميزات في التواصل الشفهي، الذي يجعله أحد أهم الخيارات المهمة للتواصل بصفة أساسية. من أهم مميزات التواصل الشفهي:
1- يتيح التواصل الشفهي فهم الأمور بطريقة واضحة من جميع الأطراف، إذ يعتمد على تواصل مباشر بينهم، ولذلك فهو ضروري في العمل الجماعي وتعزيز أداء المجموعة في أثناء العمل ضمن فريق، ويخلق حالة من المعنويات المرتفعة بين أعضاء الفريق.
2- يُعدُّ التواصل الشفهي هو الاختيار الأنسب لنقل المعلومات الخاصة أو السرية، فهو لا يمكن الاحتفاظ به أو اختراقه مثل البريد الإلكتروني.
3- يساعد التواصل الشفهي على اتّخاذ القرارات السريعة في المشكلات والأزمات، وبالتالي يساهم في توفير الوقت والمال والمجهود في آنٍ واحد.
عيوب التواصل الشفهي
من المهم كذلك الانتباه إلى عيوب التواصل الشفهي، وذلك لأنّها تؤثر على فاعليته، وقد تعيق حدوث النتائج المطلوبة بالضبط. من أهم عيوب التواصل الشفهي:
1- لا يمكن الاكتفاء بالتواصل الشفهي في الأعمال التجارية، وذلك لأنّها تعتمد على الرسمية، فيكون هناك احتياج لإرسال بريد إلكتروني أو المتابعة من خلال أي طريقة أخرى كتابية لتسجيل الاتفاق.
2- في حالة الاستخدام الخاطئ، قد يترتب على التواصل الشفهي تضييع الوقت، على سبيل المثال، اجتماعات العمل التي تأخذ الكثير من الوقت، وكان من الممكن إرسال المحتوى في رسالة بريد إلكتروني، بدلًا من تضييع الوقت.
3- نتيجة عدم الاستعداد الجيد، فقد يكون من الصعب في بعض الأحيان تلقي المعلومات من الطرف الآخر، أو لا يكون لديه الردود المناسبة على الموضوع الحالي، فتكون عملية التواصل غير ناجحة مثل المطلوب.
عناصر التواصل الشفهي
تُشتق عناصر التواصل الشفهي من عملية التواصل الأصلية ذاتها، لكن في هذه الحالة تعتمد على تطبيقها على التواصل الشفهي فقط. تتكون عناصر التواصل الشفهي من 6 عناصر أساسية:
1- المرسل: هو الشخص الذي يبدأ عملية التواصل الشفهي.
2- الرسالة: هي المحتوى الذي يرغب المرسل في توصيله إلى الطرف الآخر.
3- وسيلة التواصل: هي الطريقة التي ترسل من خلالها الرسالة، مثلًا الاعتماد على محادثة وجهًا لوجه، أو من خلال إرسال رسالة صوتية، أو غيرها من الطرق.
4- قناة التواصل: هي القناة التي من خلالها تنفذ وسيلة التواصل. مثلًا إذا اخترت التواصل بالرسائل الصوتية، هل ستفعل ذلك من خلال تطبيق مثل زووم؟ أو من خلال رسائل على تطبيق واتساب؟
5- المتلقي: هو الشخص الذي يستقبل الرسالة من المرسل، بواسطة وسيلة وقناة التواصل.
6- التغذية الراجعة (فيدباك): رد فعل المتلقي على الرسالة التي وصلت إليه، التي توضح طريقة استقباله وتفاعله مع الرسالة، وتؤكد إذا كانت وصلت إليه بطريقة صحيحة أو لا.
ما أنواع التواصل الشفهي؟
قد يظن البعض أنّ التواصل الشفهي يعتمد على نوع أو اثنين فقط، لكن في الحقيقة يعتمد الأمر على طريقة توظيف التواصل الشفهي، ولذلك فقد تكون هناك العديد من الأنواع التي تدخل تحت تصنيف التواصل الشفهي. من أهم أنواع التواصل الشفهي:
1- المحادثات الفردية: تعتمد هذه المحادثات على التفاعل بين شخصين فقط، سواءً كانت محادثة ودية كالتواصل بين الأصدقاء، أو محادثة رسمية مثل اللقاء بين الموظف والمدير أسبوعيًّا.
2- المحادثات في المجموعة: تعتمد المحادثات في المجموعة على التقاء عدد من الأفراد معًا، وذلك لتبادل الآراء والنقاشات في موضوع محدد.
3- الاجتماعات: هي شكل واضح من محادثات المجموعة، لكن يستخدم فيه التواصل الشفهي أكثر في سبيل تحقيق هدف معين، مثل التفكير لأخذ قرار في موضوع معين، أو الاجتماع لتبادل المعلومات، أو لعمل عصف ذهني للخروج بأفكار جديدة في العمل.
4- العروض التقديمية: في هذه الحالة يقدم الشخص عرضًا تقديميًا لتوصيل فكرة معينة، سواءً من المعلم إلى طلابه، أو من أحد الموظفين إلى بقية زملائه.
5- الخطابات: يستخدم التواصل الشفهي في الخطابات غالبًا لنقل فكرة دون وجود جانب تعليمي أو توضيحي معين، ولكن من أجل التحفيز والتأثير في الآخرين. بالتالي هي تشبه العروض التقديمية، لكن تختلف في هدف الفكرة فقط.
6- إلكترونية: يحدث ذلك من خلال التواصل بالطرق الرقمية، سواء أكان بالحديث عبر الهاتف أم بالاعتماد على تطبيق معين للتواصل مع الطرف الآخر.
كيف يمكنك تحسين عملية التواصل الشفهي؟
كأي تواصل يحدث بين أطرف مختلفة، فبالتأكيد هناك عوائق تظهر تمنع حدوث الأمر بالنتيجة المطلوبة. لذلك، يمكنك العمل على تجاوز هذه العوائق، وتحسين عملية التواصل الشفهي بدرجة كبيرة. من أهم الخطوات التي تساعدك على تحسين عملية التواصل الشفهي:
1- تنظيم أفكارك جيدًا
من المهم تنظيم أفكارك جيدًا قبل البدء في عملية التواصل الشفهي، وذلك لأنّ التواصل الشفهي لا يمنحك الوقت دائمًا للتفكير، بل تحتاج إلى الرد سريعًا على ما يُطرح عليك من آراء وأفكار، بالتالي تحتاج إلى أن تكون مستعدًا لأي شيء قد يُقال إليك.
2- التفكير مثل الطرف الآخر
أحد أهم الأشياء في التواصل الشفهي أن تفكّر مثل الطرف الآخر، وأن تحاول رؤية الأمور من منظوره الشخصي، قبل إتمام التواصل من وجهة نظرك. إذ ما تعتقد أنّه مفهوم بالنسبة لك، قد لا يكون كذلك بالنسبة للطرف الآخر، أو قد يُفهم بطريقة خاطئة بسبب الاختلاف بينكما. لذا، احرص على موازنة الأمور بين وجهة نظرك ووجهة نظر الطرف الآخر.
كذلك إذا كان التواصل الشفهي مع مجموعة مختلفة من الأفراد، لا فقط شخص واحد، مثل التدريبات. من المهم دراسة الجمهور، ومعرفة بيانات ومعلومات عنه. ستساعدك هذه المعلومات على دراسة الوضع جيدًا، واختيار المحتوى المناسب.
3- اختيار نوع التواصل الشفهي المناسب
بناءً على تنظيم الأفكار وكذلك محاولة رؤية الأمور من منظور الطرف الآخر، فمن المهم بعد ذلك اختيار نوع التواصل الشفهي المناسب للمحتوى المطلوب شرحه. مثلًا هل يمكن إتمام الأمر من خلال مكالمة هاتفية؟ أو يتطلب لقاءً مباشرًا مع الطرف الآخر لتحسين النتيجة وشرح الأمور بطريقة أفضل؟
هل يمكن الاكتفاء فقط بالمناقشة العادية؟ أم يتطلب الأمر تقديم عرض تقديمي لهم في الموضوع الحالي؟ أم تحتاج إلى خطاب تحفيزي؟ كلّما زاد عدد الأفراد المطلوب التواصل معهم، ستحتاج إلى التفكير في طريقة أكثر تكاملًا لتحسين النتيجة وفقًا لما يناسب المجموعة.
4- الاعتماد على لغة الجسد ونبرة الصوت
تعد لغة الجسد جزءًا أساسيًا في عملية التواصل الشفهي، فهي وحدها كفيلة بتوضيح العديد من الأمور حول عملية التواصل ونتيجتها، ويمكنها إخبارك برد فعل الطرف الآخر على ما تقول. لذا، من المهم الانتباه إلى لغة الجسد الخاصة بك، والخاصة بالآخرين، حتى تستفيد منها في نقل رسائل واضحة إلى الآخرين.
كذلك من المهم التركيز على نبرة الصوت، لا سيّما في حالة التواصل من خلال المكالمات الهاتفية، إذ يقوم التواصل الشفهي في هذه الحالة على الصوت فقط. بالتالي من خلال نبرة صوتك قد تنجح في توصيل الرسالة بطريقة صحيحة، وكذلك ستتلقاها وفقًا لما يشعر به الطرف الآخر.
5- الاستماع جيدًا إلى الطرف الآخر
لا يقوم التواصل الشفهي على الحديث من ناحيتك فقط، لكن أيضًا على الاستماع جيدًا إلى الطرف الآخر، إذ يؤدي ذلك إلى تعميق فهمك له، وقدرتك على توصيل واستقبال الرسائل بكفاءة أعلى. لذا، احرص على الاستماع الفعّال له، والانتباه إلى ما يقول، فهذا يزيد من قابليته في الاستماع إليك كذلك.
ختامًا، لا غنى عن التواصل الشفهي في الحياة اليومية، فهو جزء أساسي منها، سواء أكان في البيت أو مع الأصدقاء أو في العمل، وكثير من مشكلاتنا الحياتية تنتج من أخطاء التواصل. لذا، من خلال الاهتمام جيدًا بعملية التواصل الشفهي، والانتباه لكلماتك وأثرها على الآخرين، ستقدر على تحسين حياتك للأفضل.
المصادر:
