7 خطوات لتأسيس قسم العلاقات العامة لشركتك
تعد العلاقات العامة اليوم أحد الموارد القوية التي تملكها الشركة، التي لا بد من الاهتمام بها كثيرًا وبكيفية تأسيسها بالطريقة الصحيحة، فهي الأداة التي تساعد الشركة على التعامل مع العديد من المواقف الصعبة، وقد تكون ضمن الأسباب غير المباشرة لعملية زيادة المبيعات كذلك. في هذا المقال سنتحدث عن خطوات تأسيس قسم العلاقات العامة في شركتك.
ما هي العلاقات العامة ولماذا هي مفيدة للشركة؟
يمكن تعريف العلاقات العامة ببساطة على أنّها القسم المسؤول عن تمثيل صورة الشركة في المواقف المختلفة، وذلك لخلق تواصل فعّال مع بقية الأطراف خارج الشركة. بالتالي فهي وجودها ضروري ومهم جدًا ويفيد الشركة في العديد من المواقف المختلفة.
1- تمثيل الشركة في الفاعليات الخارجية: تتولى العلاقات العامة مسؤولية تمثيل الشركة في الفاعليات الخارجية، إذ يحضر أحد الأشخاص من القسم، وقد يكون لديه فرصة لإلقاء خطاب معين، فعليه أن يكون مفوّهًا ليفعل ذلك بالطريقة الصحيحة.
2- التعامل مع الأزمات: كثيرًا ما تواجه الشركات أزمات في المجتمع، ولا بد من التفكير في التعامل مع هذه الأزمة. أحد مهام العلاقات العامة هي مواجهة الأزمة، سواء بالمساهمة المباشرة من خلال تولي الموضوع، أو بالتعاون مع إدارة الشركة للتفكير في التصرف المناسب.
3- التواصل مع الصحافة والإعلام: ليس ضرورياً أن تتولى مهمة التواصل مع الصحافة والإعلام بنفسك، فهذه أحد المهام التي تتولاها العلاقات العامة. لا يكتفِي قسم العلاقات العامة بالرد على الصحافة، لكنه أيضًا يحاول خلق فرص للوجود صحفيًّا، من خلال كتابة البيانات الصحفية وإرسالها للنشر.
4- الحملات الجديدة للشركة: تنظم الشركات حملات جديدة، سواء لإطلاق منتجاتها أو مؤتمراتها الدورية التي تعقدها. تتولى العلاقات العامة مسؤولية تنظيم هذه الحملات كاملة، وتسعى لتنظيمها بالشكل المثالي، بما يساهم في وصول الحملة إلى أكبر عدد ممكن من الأفراد.
7 خطوات تساعدك على تأسيس قسم العلاقات العامة
قد يظن البعض أنّ العلاقات العامة هي نشاط يحدث في أرض الواقع فقط، لكن في الحقيقة فهي نشاط يمكن ممارسته على نطاق واسع باستمرار على الإنترنت، إذ توجد فرصة قوية للاستفادة من الإنترنت في هذا الأمر. من أهم الخطوات التي تساعدك على تأسيس قسم العلاقات العامة:
الخطوة الأولى: تحديد أهداف ومهام العلاقات العامة
في النهاية تعد العلاقات العامة هي استراتيجية ضمن بقية الاستراتيجيات المستخدمة لتحقيق هدف معين للشركة. على سبيل المثال إذا كان هدفك هو زيادة المبيعات، فستفكّر في الطريقة المثالية لتوظيف العلاقات العامة من أجل تحقيق هذا الهدف.
لذا، الخطوة الأولى هي التفكير في الأهداف التي تريد تحقيقها من خلال العلاقات العامة، ويمكنك تحديد هذه الأهداف بالعودة إلى شركتك وما هي الأهداف التي ترغب في الوصول إليها. بالطبع هذا إلى جانب الأهداف الأساسية من العلاقات العامة التي لن تتغير، مثل تمثيل الشركة في الفاعليات المختلفة.
بعد الانتهاء من وضع أهداف العلاقات العامة، يمكنك أيضًا التفكير في الوقت ذاته في تصميم المهام الخاصة بالقسم بناءً على هذه الأهداف. لا تحاول وضع مهام العلاقات العامة من خلال البحث عن الوصف الوظيفي وكيف يُستخدم من بقية الأفراد، إذ دائمًا ستجد أنّ كل شركة تصمم المهام بما يتفق معها، فلا توجد طريقة واحدة لفعل ذلك. لذا، صمم المهام بناءً على احتياجاتك الشخصية.
الخطوة الثانية: فهم الجمهور جيدًا
تقوم العلاقات العامة في الأساس على التواصل مع الأطراف الخارجيين بطريقة أساسية، بالتالي فهي تحتاج منك إلى فهم الجمهور جيدًا، حتى تقدر على استثمار هذا الفهم في إنشاء تواصل فعّال بينكما. من دون ذلك، قد تذهب بعض مجهودات العلاقات العامة بلا فائدة.
في حالة قسم العلاقات العامة فقد لا يكون الجمهور فقط العملاء، لكن أيضًا المستثمرين، والشركات الأخرى التي تتعامل معها، والمؤسسات الصحفية، وغيرها من الجهات التي تهتم بها الشركة. لذا، بعد فهمك جيدًا لعملائك، من المهم أيضًا فهم كل طرف تتعامل معه شركتك.
الخطوة الثالثة: استخدام مواقع التواصل الاجتماعي لصالحك
تعد مواقع التواصل الاجتماعي حاليًا فرصة قوية جدًا لبناء العلاقات مع الجمهور، وبالتالي فهي مورد مهم يمكنك استثماره في العلاقات العامة لشركتك. يركز أكثر الناس على استخدام هذه المواقع في التسويق الرقمي للتواصل مع الجمهور وبناء مجتمع للعلامة التجارية.
يمكن استغلال ذلك والبناء على هذا الأمر من أجل تفعيل دور مواقع التواصل الاجتماعي في العلاقات العامة، إذ وجود علاقة جيدة مع الجمهور، سيساعدك على الاستفادة من هذا عند الرغبة في نشر بيان معين مثلًا، أو التواصل مع الجمهور من أجل حل أزمة طارئة تواجهها العلامة التجارية في الوقت الحالي.
الخطوة الرابعة: بناء علاقات مع الصحفيين
يعد التواصل مع الصحافة إحدى أهم مهام العلاقات العامة، لذلك أنت بحاجة إلى امتلاك علاقات مع الصحفيين، حتى يمكنك التواصل معهم في المواقف المختلفة، مثلًا عندما ترغب في نشر بيان صحفي عن الشركة، أو للإعلان عن شيء معين. في النهاية وجود علاقة مع الصحافة هو أمر جيد للظهور، إذ يمكنك الاستعانة بهم عند الحاجة لذلك.
يمكنك بناء هذه العلاقات بكفاءة مع الصحفيين، من خلال التواجد في الفاعليات المختلفة التي تنظّم، وكذلك من خلال البحث عن حساباتهم على موقع لينكد إن. من أهم الطرق التي تساعدك على بناء العلاقات مع الصحفيين هي محاولة الكتابة معهم.
بالطبع قد هذه ليست مهمتك الأصلية كصاحب مشروع، أو حتى كجزء من العلاقات العامة، وقد لا يكون لديك الخبرة الكافية للكتابة، لكن في هذه الحالة يمكنك التركيز على ما تملكه من معلومات مهمة في مجالك تجعلك أحد الروّاد به، فيكون بإمكانك كتابة محتوى تخصصي عن مجالك يظهرك كمحترف. أو يمكنك الاستعانة بكاتب محتوى للعمل معك لتولي هذا الدور.
يبقى السؤال هو كيف تستثمر هذا المحتوى؟ ببساطة توفر العديد من المواقع فرصة استضافة الكتاب، ونشر المحتوى الذي يرغبون به. أنت لا تبحث عن المال من خلال ذلك، لكن تبحث عن الانتشار. لذا، يمكنك مراسلة أهم المواقع الإعلامية والصحفية لتعرف إذا كان هذا الخيار متاحًا، وتحاول الاستفادة منه بهذه الطريقة. سيجعلك ذلك تتعرف إلى العديد من الصحفيين، وقد تنشأ بينكما علاقات قوية.
الخطوة الخامسة: تعلم كتابة البيانات الصحفية
تعد البيانات الصحفية أحد أهم الوسائل التي تحتاج إليها من أجل العمل في العلاقات العامة، إذ تساعدك هذه البيانات في نشر ما تريده إلى العالم الخارجي. يمكنك استثمار هذه البيانات بالطريقة المناسبة لك، لكن الطريقة الأكثر شيوعًا لاستخدامها هو للإعلان عن وجود أشياء جديدة داخل الشركة، مثلًا منتج جديد أو حملة دعائية وغيرها.
يجب أن يتضمن البيان الصحفي معلومات عن الشركة، ومعلومات عن الموضوع الذي تعلن عنه إلى الآخرين، مع الحرص على كتابة البيان بطريقة جذابة ومؤثرة بالنسبة للقراء. مثلًا إذا كنت تعلن عن منتج جديد، فيجب احتواء البيان على تفاصيل هذا المنتج بطريقة سهلة وواضحة تصل إلى الجمهور وتؤثر في قراراتهم بالطريقة الصحيحة.
الخطوة السادسة: المشاركة أو استضافة أحداث وفاعليات مختلفة
تتولى العلاقات العامة دور تمثيل الشركة باستمرار في الفاعليات المختلفة. لذا، لا بد من الظهور بالطريقة الصحيحة دائمًا، لتضمن حصولك على دعوات للمشاركة في هذه الفاعليات. من خلال مشاركتك يمكنك بناء علاقات مع الأشخاص الموجودين، وبالتالي توسيع شبكة علاقاتك بالطريقة الصحيحة التي تفيد علامتك التجارية.
لا يقتصر الأمر على حضور الفاعليات، لكن أيضًا على استضافة بعضها، لا سيّما في حالة وجود بعض الأحداث التي يجب نشرها على نطاق واسع وكبير. لذا، يجب أن تضع في حسبانك هذا الأمر في أثناء إنشاء قسم العلاقات العامة، وأن تبدأ في استضافة الأحداث المختلفة عند الحاجة إلى ذلك، مثلًا للإعلان عن منتج جديد للشركة.
الخطوة السابعة: قسم داخلي أم الاستعانة بشركة متخصصة؟
من المهم الإدراك أنّ دور العلاقات العامة في الشركة قد ينفذ بمجموعة من الطرق المختلفة، إذ الحديث عن المهام لا يعني بالتبعية ضرورة وجود شخص أو قسم يتولى هذه المسؤولية، بل أحيانًا يفضل الكثير من أصحاب الشركات تولي هذا الدور بأنفسهم، نظرًا لأنّهم أكثر من يعرف الشركة، وبالتالي يمكنه تمثيلها في المواقف المختلفة.
لكن هذا لا يجب أن يكون الوضع باستمرار، فمع التوسع في العمليات، يزيد دور العلاقات العامة، وقد لا يكون بإمكانك فعل ذلك بمفردك دائمًا، لا سيّما مع وجود مهام أخرى تتولى مسؤوليتها بصفتك صاحب المشروع. لذا، في هذه الحالة يمكنك التفكير في أحد الخيارين:
1- إنشاء قسم العلاقات العامة داخل الشركة: يمكنك إنشاء قسم العلاقات العامة داخل الشركة، ليتولى هذا القسم العمل على المهام المختلفة المطلوبة. قد يتكون هذا القسم من فرد واحد، أو من مجموعة أفراد وفقًا للمهام المحددة لهم. بالطبع ليس ضرورياً البدء بعدد كبير، لكن يمكنك التوسع في الفريق لاحقًا مع زيادة حجم العمليات.
2- الاعتماد على شركات خارجية: تلجأ بعض الشركات إلى الاستعانة بوكالات تقدم خدمة العلاقات العامة. في هذه الحالة تتولى الوكالة جميع أعمال العلاقات العامة، ويكون دورك هو التواصل معها لتوضيح المطلوب بدقة. يمكنك الاستعانة بهذه الشركات في مواقف محددة، إذ مثلًا بدلًا من التعاقد المستمر، يمكنك التعاقد معهم عند الحاجة إلى ذلك، كوجود حملة تسويقية جديدة، أو للرد على بعض الاتهامات التي توجه للشركة، وهكذا.
ختامًا، تتولى العلاقات العامة دورًا مهمًا داخل الشركة، ووجودها حيوي وضروري جدًا للشركات. لذا، سواء كنت تعتمد على فريق يتولى هذا الأمر، أو كنت ستفعل ذلك بنفسك، فضع في حسبانك دائمًا مهام العلاقات العامة، وكيف يمكنها التأثير عليك وعلى شركتك إذا نجحت في تصميمها بالشكل المناسب لشركتك.
المصادر:
