4 خطوات لاستخدام تطبيق Zoom في إدارة التدريبات
تضاعفت أرباح تطبيق زوم Zoom في عام 2020، ولا عجب في ذلك مع تحول أغلب الأفراد إلى استخدامه على نطاق واسع، في الدراسة أو التدريبات أو بين فريق العمل. وتعددت أوجه الاعتماد عليه من مجموعة لأخرى. في الحقيقة هناك العديد من الأسباب التي تجعل تطبيق زوم هو الخيار المناسب للعديد من الجهات والأفراد، إذًا كيف يمكن استخدامه في إدارة الاجتماعات والتدريبات؟
لماذا تطبيق زوم Zoom اختيار مناسب للجميع؟
في الحقيقة قيمة تطبيق زوم Zoom لا تقتصر على التدريبات والاجتماعات، لكنّها أيضًا تشمل العديد من المجالات الأخرى. تستخدمه الشركات في إدارة فرق العمل والاجتماعات. تستخدمه المؤسسات التعليمية في تدريس مناهجها. يعود السبب في ذلك إلى العوامل التالية:
1- سهولة التفاعل على تطبيق زوم
التحدي الأكبر في عالم التجمعات الأونلاين، كان من البداية هو عدم القدرة على خلق حالة من التفاعل بين الأطراف المختلفة. إذ يشعر المتحدث أنّه معزول عن الحضور. لكن تطورت الأمور، وظهرت طرق أخرى متعددة لعملية التفاعل.
الشيء الجيد في تطبيق زوم هي أنّ التفاعل عليه سهل جدًّا، ويوفر العديد من الخيارات. إذ توجد على الأقل 5 طرق أساسية يمكن الاعتماد عليها داخل التطبيق للتفاعل. وكل واحدة يمكن استخدامها في نطاق أفضل من الآخر.
2- خيارات التحكم في إدارة الغرفة
من أهم عوامل نجاح تطبيق زوم هي قدرة الشخص المسئول على التحكم بالغرفة. إذ يمكنه القيام ببعض الخيارات، التي تسهل عليه إدارتها، بدلًا من التعطيل الذي يحدث لأي سبب. من أهم خيارات التحكم في الغرفة:
- منع الجميع من التحدث في خطوة واحدة، بالتالي منع التشتت نتيجة حدوث ذلك.
- القدرة على جدولة المحتوى مبكرًا على تطبيق زوم بدلًا من الانتظار حتى الموعد، أو الحفاظ على تكرار الغرفة حسب عدد الأيام.
- وقف الميكروفونات للجميع في أثناء الدخول؛ تجنبًا للإزعاج الذي يحدث.
- إسناد الأدوار المختلفة داخل تطبيق زوم، مثلًا تمكين شخص من التسجيل، آخر ليصبح مستضيف مشارك، وهكذا.
3- الخطط المختلفة لاستخدام التطبيق
يمكن استخدام التطبيق بأكثر من طريقة، فالبعض يستخدمه كوسيلة للتدريبات، وآخرون للاجتماع، وآخرون لعقد مؤتمرات الويب (Webinar). يقدم تطبيق زوم بعض الخصائص للراغبين في استخدام التطبيق بطرق مختلفة.
وفقًا لذلك هناك العديد من الخيارات التي يمكن الاختيار من بينها، بعيدًا عن الخطة المجانية الأصلية. بالتالي يمكن للشخص المفاضلة بين الأنواع وفقًا لما يبحث عنه. مع إمكانية شراء خصائص بعينها، إلى جانب الخطة الأصلية.
كيف تجهّز المتدربين قبل البدء؟
من المهم أن تبدأ في استخدام تطبيق زوم قبل الدخول على التطبيق. حتى لا تترك مجالًا للوقت الضائع في هذا الأمر، نتيجة لعدم قدرة البعض على فهم آلية الاستخدام، وكذلك من أجل إنشاء بيئة ترحيبية مبكرًا قبل بدء التدريب أو الاجتماع. لذا، يمكنك تجهيز الحضور من خلال الخطوات التالية:
1- إنشاء تواصل مبكر مع الحضور لا سيّما في التدريبات: يجب أن تبدأ تفاعلك مع الحضور مبكرًا، فلا تنتظر حتى موعد البدء. في التدريبات، يمكنك التفاعل معهم مثلًا من خلال عمل مجموعة على تطبيق واتساب، والحرص على كسر الحواجز وبدء التعارف، مثل مشاركة معلومات عن نفسك، والاستماع لمعلومات الحضور. أمّا في الاجتماعات، فيكفي إرسال بريد إلكتروني حول الأمر.
2- مشاركة فيديو تعريفي عن استخدام تطبيق زوم: توجد العديد من الفيديوهات التي تشرح طريقة استخدام تطبيق زوم. لذا، من المهم الاستفادة من هذه الفيديوهات، من خلال إرسال المتعلق منها بطريقة الاستخدام إلى الحضور، فتتجنب الوقت الذي يضيع في محاولة لشرح أمور أخرى غير محتوى اليوم.
3- استمع إلى التوقعات إذا كنت تستخدمه في التدريب: من الجيد أن تستمع إلى توقعات المتدربين، حتى لو كان ذلك بعيدًا عن الجزء التقني أو الفني المتعلق باستخدام تطبيق زوم. لكن سيساعدك في التأكد من التصميم الجيد للمحتوى، وبالتالي التأكد من ملاءمة ما تنوي تقديمه مع توقعات الحضور، وكذلك اختيار الأنشطة.
4 خطوات تساعدك على استخدام تطبيق زوم Zoom
أيًا كان ما تفعله قبل البدء، فالمهم بالطبع هو الوصول إلى هذه المرحلة، إذ يبدأ الاستخدام الفعلي لكل هذه المعلومات. لذا، يمكنك الاعتماد على استخدام تطبيق زوم من خلال الخطوات التالية:
1- التأكد من قدرة الجميع على المشاركة
من الوارد أحيانًا ألّا تتاح لك فرصة التواصل مع الحضور قبل البدء. وحتى مع حدوث ذلك، فإنّ البعض لا تصل إليه المعلومة كاملة، أو لم يكن متواجدًا خلال الفترة الماضية، أو غيرها من الأسباب التي تؤدي إلى انتهاء الأمر لعدم فهم كيفية استخدام تطبيق زوم.
لذا، قبل الدخول في صلب موضوع اليوم، لا بد من مساعدة الجميع على التخلص من أي مشكلة تقنية تواجههم، والتأكد من قدرة الجميع على المشاركة. يساعدك هذا في إبقاء الجميع مهتمين بما تفعل، من خلال حرصك عليهم وعلى تواجدهم معك في الغرفة.
2- وضع القواعد التنظيمية
لا بد من الاهتمام بمسألة القواعد التنظيمية داخل الغرفة، وذلك حتى تضمن التزام الجميع بقواعد محددة، تساهم في تحسين الأداء داخل الغرفة. من أهم القواعد التي يمكنك وضعها في أثناء العمل على تطبيق زوم.
- لا بد من الاهتمام بطريقة تنظيم الحديث، حتى لا يحدث أي تداخل بين أكثر من شخص في الوقت ذاته.
- اختيار توقيت طرح الأسئلة وتوضيح ذلك، سواءً سيكون بعد الانتهاء من كل شريحة في العرض التقديمي، أو بعد الانتهاء من جزء كامل، أو في نهاية الجلسة.
- تشجيع الكل على المشاركة والالتزام بتقديم آرائهم في أثناء الجلسة.
- أهمية الالتزام بالوقت المحدد لكل شيء داخل الجلسة.
- الاتفاق إذا سيتم استخدام الصوت فقط، أم ضروري الاعتماد على الصورة والصوت. هذا أمر مفيد في اجتماعات الفرق.
3- الاعتماد على طرق التفاعل المختلفة
كما ذكرنا فأهم فوائد تطبيق زوم هي قدرته على تسهيل التفاعل بين المتحدث والحضور. لذا، يجب استثمار هذا الأمر بطريقة جيدة، واستخدام الخصائص التي يوفرها التطبيق لفعل ذلك. تشمل طرق التفاعل من خلال تطبيق زوم:
- الدردشة: يمكن الاعتماد على الدردشة، من خلال طرح سؤال على الأفراد، وطلب مشاركتهم بآرائهم وما يرونه من خلال الدردشة.
- استخدام المايك: مثل الدردشة، لكن طلب المشاركات صوتيًا.
- المجموعات في تطبيق زوم (Break out rooms): يمكنك إنشاء غرف صغيرة من الغرفة الأصلية، وتقسيم الحضور إلى مجموعات، بحيث تكون كل مجموعة في غرفة. يمكنك استثمار ذلك في عمل ورش عمل متنوعة.
- التصويت (Poll): يمكنك إنشاء استبيان وطلب التصويت من الأفراد على ذلك. تستخدم هذه الطريقة كخيار جيد للتقييم، أو لمراجعة محتوى المرات الماضية.
- السبورة (Whiteboard): عندما تنشئ السبورة على تطبيق زوم، فإنّه تظهر مساحة بيضاء فارغة، يمكنك أن تطلب من الحضور استخدامها للتفاعل، وكتابة أو رسم أي شيء يرونه مناسبًا لهم.
4- وضع مجموعة من الراحات بين أجزاء التدريب أو الاجتماع
من المهم التركيز على راحة الحضور، وألّا يكون التدريب متواصلًا، فهذا شيء صعب في الحفاظ على التركيز. لذا، لا بد من وضع مجموعة من الراحات بين أجزاء التدريب أو الاجتماع، حتى يتسنى لكل فرد استعادة طاقته وتجديد الحيوية، ومن ثم يكون أكثر قدرة على التفاعل مع المحتوى، بدلًا من جلوسه دون أي رد فعل نتيجة طول المدة.
ختامًا، استخدام تطبيق زوم في الوقت الحالي من الأمور الشائعة. لذا، احرص على معرفة كل شيء عن أسرار هذا البرنامج، وكيف يمكنك استخدامه بأفضل طريقة ممكنة، وتعلم النصائح التي تساعدك على تعزيز التفاعل داخل الجلسة، فهذه واحدة من أهم أسرار التعلم الأونلاين. إذا نجحت في فعل ذلك، ستكون قادرًا على إدارة الاجتماعات والتدريبات بكفاءة.
المصادر:
