كيفية تصميم الوصف الوظيفي للمهام داخل شركتك الناشئة
عندما يتعلق الأمر بالشركات الناشئة، فإنّ عملية تصميم الوظائف المختلفة، تحتاج إلى مجهود ونشاط حقيقي، لا مجرد استخدام محتوى جاهز مسبقًا. إحدى أهم خطوات تصميم الوظائف في الشركة هي اختيار الوصف الوظيفي المناسب للمهام. إذًا كيف يمكنك تصميم الوصف الوظيفي للمهام في شركتك الناشئة؟
ما هو الوصف الوظيفي؟ ولماذا تحتاج الشركات إليه؟
ببساطة، يمثل الوصف الوظيفي شرحاً للمهام المختلفة المطلوبة من وظيفة معينة داخل الشركة. مثلًا كاتب المحتوى هذا هو المسمى الوظيفي، لكنّه يؤدي مجموعة من المهام التي يشرحها الوصف الوظيفي، فمثلًا يتولى كاتب المحتوى مسئولية:
- البحث عن الأفكار والمصادر المناسبة لاستخدامها في عملية الكتابة.
- إنشاء المسودات وتطويرها والتعديل عليها بما يتفق مع الأهداف التسويقية للشركة.
- نشر المحتوى على مختلف المنصات الرقمية التي تملكها الشركة.
- التواصل مع الأقسام الأخرى بشأن القرارات الأفضل، مثلًا التشاور مع قسم التسويق للتفكير في كيفية استخدام المحتوى بالشكل الأمثل للعلامة التجارية.
بالطبع هذه ليست فقط مهام كاتب المحتوى، لكنها شرح لفكرة الوصف الوظيفي بالنسبة للشركات. هناك العديد من الأسباب التي توضح لماذا تحتاج الشركات إلى وجود الوصف الوظيفي للمهام المختلفة:
1- التكامل بين الوظائف داخل الشركة
يؤدي تصميم الوصف الوظيفي للمهام إلى حدوث تكامل بين الوظائف داخل الشركة. فأنت عندما تعد التصورات المختلفة للوظائف، بما يتفق مع طبيعة شركتك، ستضمن أنّ جميع المهام الرئيسة أضيفت إلى الوصف الوظيفي حسب التوزيع المستخدم في التقسيم.
هذا يعني أنّه لا يمكن استخدام أي وصف وظيفي تجده، بل المهم تصميم هذا الوصف بما يتفق مع احتياجات شركتك، وبالتالي توزيع المهام وفقًا لما يخدم الشركة. لهذا السبب ستجد مثلًا الوصف الوظيفي لكاتب المحتوى يختلف من شركة لأخرى، وذلك لأنّ الشركة تسعى إلى الحصول على نتائج معينة، فتصمم الوصف الوظيفي الذي يحقق لها هذه الأهداف.
2- البحث عن الأشخاص المناسبين للوظيفة
عند الإعلان عن الوظائف، فلا يفضل الإشارة فقط إلى المسمى الوظيفي، لكن يفضل أيضًا تضمين الوصف الوظيفي الخاص بها، وذلك حتى يفهم المتقدمون طبيعة العمل المطلوب منهم، فلا يقعون في فخّ الافتراضات وفقًا لما اعتادوا عليه.
عندما يتم وضع الوصف الوظيفي كجزء من إعلانات الوظائف الخاصة بالشركة على مواقع التوظيف، ستضمن أنّ الأشخاص المتقدمين يعرفون المطلوب منهم، ويسهّل ذلك عملية التصفية بين الأشخاص، والاختيار من بينهم وفقًا لأنسبهم في امتلاك العناصر الكافية لتطبيق الوصف الوظيفي بكفاءة.
3- امتلاك معايير لتقييم أداء الأشخاص في العمل
عندما يعين شخص داخل الشركة، فمن السهل عليه معرفة المهام المطلوبة منه، نتيجة لكونه على اطلاع على الوصف الوظيفي قبل التعيين. حتى في حالة لم يعرفه، فسيكون بإمكانه استيعاب المطلوب من خلال قراءته جيدًا مرة أخرى.
يمكنك الاعتماد على الوصف الوظيفي كأداة تخبرك بالمعايير المطلوبة لتقييم أداء المسئولين عن المهام. إذ من خلال تقييم الأداء لكل مهمة موجودة في الوصف الوظيفي، سيكون من السهل عليك الخروج بنتائج حول أداء الموظفين الحالي، ومن ثم اتخاذ قرارات لتحسين أداء الموظفين.
كيف يمكنك تصميم الوصف الوظيفي بالطريقة المناسبة؟
إذا قررت البحث على الإنترنت والاكتفاء باختيار أحد الخيارات التي تظهر لك من عملية البحث، فهذا لن يكون أفضل شيء تفعله لتحصل على النتائج التي تريدها. حتى يمكنك تصميم الوصف الوظيفي، فأنت بحاجة إلى الخطوات التالية:
1- تحديد النتائج المرغوبة من جميع المسميات الوظيفية داخل الشركة
تختلف الشركات في أهدافها، وبالتبعية تختلف الوظائف التي يعتمدون عليها، حتى مع تشابه المسميات الوظيفية، لكن تختلف النتائج المطلوبة من كلٍ منهم. لذا، الخطوة الأولى هي أن تبدأ بتحديد النتائج التي ترغب في الحصول عليها من جميع المسميات الوظيفية داخل الشركة.
ليس ضروريًا هنا تحديد الوصف الوظيفي، لكن فقط التركيز على النتائج المطلوبة بالتحديد، وما هي النقاط التي تسعى إلى تحقيقها من كل مسمى وظيفي. الهدف من ذلك هو التأكد من التكامل في النتائج، وبالتالي عند تصميم الوصف الوظيفي يكون لديك صورة كاملة حول ما تريده من هذه الوظيفة.
2- الاطلاع على الشركات الشبيهة
من الخطوات التي تساعدك في تصميم الوصف الوظيفي هي الاطلاع على الشركات الشبيهة لشركتك. ومحاولة معرفة الوصف الوظيفي المستخدم داخل الشركة، مع الوضع في الحسبان بالطبع اختلاف الأهداف بينكما، فلا يجب أخذه كما هو أبدًا، بل الاستفادة من محتواه قدر الإمكان.
إذا لم تجد طريقة للوصول إلى الوصف الوظيفي من داخل الشركة، فهناك طريقة بسيطة جدًا وعملية، وستساعدك على معرفة ما تريد بسهولة. يمكنك الاعتماد على قراءة إعلانات التوظيف التي تنشرها الشركات عند توفر فرص عمل جديدة لديهم، إذ يمثل الوصف الوظيفي جزءاً رئيساً من هذه الإعلانات.
3- البحث على الإنترنت
بالطبع خيار البحث على الإنترنت هو خيار مهم ويمكنك الاعتماد عليه في معرفة الوصف الوظيفي وفقًا لنتائج البحث التي تخرج بها. ستحتاج إلى البحث كثيرًا من أجل الخروج بأفضل النتائج، ومن ثم تسجيل أهم النتائج التي تعثر عليها.
في أثناء البحث ركّز على كتابة المسمى الوظيفي الرئيس، مع البحث أيضًا بالمسميات الوظيفية المشابهة. على سبيل المثال البحث بكلمة "صانع محتوى"، وأيضًا البحث بالكلمات القريبة منها مثل "كاتب محتوى"، وغيرها من المسميات الوظيفية المشابهة.
4- كتابة الوصف الوظيفي المبدئي
بناءً على نتائج الخطوات الثلاث الماضية، يمكنك كتابة الوصف الوظيفي المبدئي، الذي ستستخدمه في عملك. يمكنك فعل ذلك بناءً على تحليل النتائج التي خرجت بها، مع العودة إلى احتياجاتك، لمقارنة الوصف الوظيفي معها، من أجل تحديد إذا كان مناسبًا بالنسبة لها أم لا.
يمكنك إجراء التعديل والتطوير على الوصف الوظيفي قبل اعتماده كما تريد، واحرص أيضًا على مقارنته مع الوظائف الأخرى، لتتأكد من وجود التكامل المطلوب بين الوظائف، وعدم حدوث مشكلة. بعد الاعتماد يفضل استخدام الوصف الوظيفي لفترة من الوقت قبل اتّخاذ وإجراء أي تعديلات.
5- تقييم فاعلية الوصف الوظيفي
استكمالًا على الخطوة السابقة، حدد فترة من الوقت لمتابعة الوصف الوظيفي والمهام المختلفة التي وضعتها، والانتظار لفترة من الوقت تمكنك من تقييم مدى فاعليته. السر في الانتظار هو الحصول على الوقت لتجربة جميع المهام، ومن ثم اتّخاذ القرار النهائي.
بعد مرور فترة التقييم، يمكنك التفكير بشأن تطوير الوصف الوظيفي، اعتمادًا على معرفة المشكلات، والبدء في حلها بتعديل المهام داخل الوصف الوظيفي، حتى تصل في النهاية إلى أفضل صورة ممكنة. بالطبع يمكنك إجراء التعديلات دوريًا مع تغير طبيعة الأداء والمهام المطلوبة من صاحب المسمى الوظيفي، لكن احرص على فعل ذلك بطريقة منظمة.
ختامًا، تصميم الوصف الوظيفي خطوة مهمة بالنسبة للشركات الناشئة، وبدونه ستكون هناك عشوائية وتداخل في المهام بين الأقسام المختلفة، فيصعب السيطرة على الأداء. بينما يؤدي الوصف الوظيفي إلى امتلاك أسس واضحة للعمل، ويُستفاد منه في تقييم المتقدمين للوظيفة بأفضل طريقة ممكنة. لذا، تأكد دائمًا من وضع الوصف الوظيفي المناسب للمهام المختلفة داخل شركتك.
المصادر:
