5 خطوات تساعدك على وضع جدول يومي لأعمالك
إذا كنت تسعى إلى إنجاز عمل حر، أو تعمل من المنزل، أو حتى تريد تنظيم دراستك، فأنت بحاجة إلى امتلاك جدول يومي لتنظيم المهام المطلوبة منك. يؤدي وجود هذا الجدول إلى الالتزام بالمهام المختلفة، فتخرج بيوم مثمر وبإنجازات حقيقية. لذا، نقدم لك في هذا المقال مجموعة الخطوات التي تساعدك على وضع جدول يومي لأعمالك.
لماذا تحتاج إلى جدول يومي؟
بالنسبة للكثير من الأفراد، فإنّ مسألة تنظيم الأعمال ليست بالسهولة الكافية، ولذلك فإنّ الحل يتمثل في محاولة إيجاد طريقة فعّالة لإدارة هذه الأعمال. ويتمثل الحل في الاعتماد على جدول يومي للمهام، إذ وجود الجدول يمنحك الفوائد التالية:
1- إدارة الإنتاجية يوميّاً
إذا كان لديك مشروع تسعى إلى إنجازه، فالأفضل أن تقسّمه إلى مهام، تتولى تنفيذها خلال الأيام. من خلال وجود جدول يومي سيكون بإمكانك فعل ذلك، من خلال تضمين هذه المهام كجزء من الجدول، وبالتالي تتوزع إنتاجيتك على مختلف الأيام، بدلًا من انتظار الموعد النهائي لتسليم المشروع.
من خلال هذا الأمر سيكون بإمكانك معرفة مقدار الإنتاجية التي تقدر عليها خلال يومك، وسيساعدك ذلك في المستقبل على معرفة حدود قدراتك وإمكانياتك، فتقدر على استيعاب العدد الأمثل من المشاريع، الذي يمكنك إنجازه بالجودة المطلوبة.
2- تتبّع الأداء
استكمالًا من النقطة الماضية، فإنّ امتلاك جدول يومي يساعدك على تتبع أدائك، وامتلاك صورة واضحة عن أدائك. إذ من خلاله ستقيّم مستوى التزامك، وستعرف ما هي المشكلات التي تقف في طريقك، ثم تبدأ بالتفكير في حلول لها.
إذ لن يكون بإمكانك إدارة إنتاجيتك في أثناء العمل الحر تحديدًا ومن المنزل، إذا لم تقدر على تتبع الأداء الخاص بك. أحيانًا ستقرر أنّ المشكلة هي عدد المشاريع، لكن تكتشف أنّه بإمكانك العمل على هذه المشاريع، لكن المشكلة الأساسية هي عدم التزامك بالعمل يوميًا.
3- وجود جدول يومي يخلق الالتزام داخلك
يمكننا تصنيف الالتزام على أنّه عادة، إلى جانب كونه سلوكًا هامًا في العمل. إذا اعتدت على امتلاك جدول يومي لأعمالك، تسعى إلى الالتزام به، ستجد أنّك تكتسب سلوك الالتزام فعلًا، وستعتاد على العمل وتأدية المطلوب منك في أي ظروف.
في المقابل، عندما تترك الأمور للهوى والرغبات الشخصية، فقد تجد أنّك لا تفعل أي شيء من الأساس، ودائمًا تتأثر بالمشتتات من حولك، فتمنعك عن المتابعة فيما تريد. عندما تأتي نهاية الأسبوع، تكتشف أنّك لم تعمل بنفس القدر خلال الأيام الماضية، ولا يوجد لديك التزام ثابت نحو أعمالك.
4- تجنب تراكم المهام
من المفترض أننا نقسّم المهام التي لدينا بناءً على الوقت المتاح لنا. لذا، عند العمل على مشروع محدد، نقسّم هذا المشروع على الوقت، وليكن مثلًا منذ اليوم وحتى تاريخ التسليم بعد أسبوع. بالتالي، عندما تلتزم بوضع جدول يومي يحتوي على هذه المهام، ستقدر على إنهاء المطلوب منك يوميًا.
في حين أنّ عدم الالتزام يعني ضرورة تأجيل الجزء الخاص باليوم إلى اليوم التالي، وفي النهاية تكتشف أنّ هناك تراكماً في المهام بين المشاريع المختلفة. من أجل الالتزام بموعدك، تضطر إلى التعجل في إنجاز هذه المهام، فتتأثر الجودة، إلى جانب شعور الضغط الشديد الذي تضع نفسك به نتيجة لذلك.
5- امتلاك جدول يومي يؤدي إلى التحكم في المشتتات
جميعنا نعرف حجم الإغراء المتمثل في بعض المشتتات من حولنا. مثلًا بدلًا من العمل، تبدأ في تصفح مواقع التواصل الاجتماعي، وتجد أنّك قد أضعت نصف ساعة دون أن تدري، ثم تحاول الرد على الرسائل التي تصل إليك من أصدقائك، وهكذا تستمر في إضاعة الوقت.
لكن عندما تملك جدول يومي ترغب في الالتزام به، فإنّك توجّه مجهودك وتركيزك نحو تنفيذ هذه المهام، بدلًا من الانتباه إلى المشتتات، وبالتالي تزداد قدرتك على التعامل معها بنجاح.
5 خطوات تساعدك على وضع جدول يومي للمهام
أنت بحاجة إلى وجود خطوات فعلية يمكنك اتّباعها من أجل وضع جدول يومي للمهام المطلوبة، مع الحرص على الالتزام بهذا الجدول دائمًا؛ وهذه هي النقطة الأهم. فلا تكن من الأشخاص الذين يكتبون المهام بهدف التخطيط، لكن عندما يأتي وقت التنفيذ لا يفعلون ذلك.
حتى تسهّل الأمر على نفسك، فمن الممكن الاعتماد على أدوات تنظيم الوقت وإدارته، بالتالي تستفيد منها في التسجيل ومتابعة الوقت وغيرها من الأمور المهمة بالنسبة لك، التي تمكنك من الاستفادة من وجود جدول يومي، وتساعدك على تحقيق جميع الفوائد التي تحدثنا عنها بالأعلى. يمكنك وضع جدول يومي من خلال الخطوات التالية:
الخطوة الأولى: كتابة قائمة المهام
الشيء الأول من أجل ضبط الجدول اليومي الخاص بك، هو أن تضع قائمة بالمهام المطلوب تنفيذها (To-Do-List)، حتى تحدد أوقات العمل بناءً على ذلك. يمكنك كتابة قائمة المهام بواحدة من الطرق الثلاثة التالية:
- التقسيم اليومي للمهام: في هذه الحالة أنت تضع جدول يومي بناءً على المهام المطلوبة لليوم فقط. مثلًا عند الاستيقاظ تحضر ورقة، أو تستخدم إحدى أدوات تنظيم الوقت، وتسجّل جميع المهام التي ستعمل عليها خلال اليوم.
- التقسيم الأسبوعي للمهام: في هذه الحالة أنت تضع جدولا يوميا لأعمالك مشتقا من المهام الأسبوعية التي ترغب في تنفيذها. مثلًا في نهاية يوم الإجازة الأسبوعية وقبل العودة إلى العمل مباشرةً، أو في صباح يوم العودة للعمل، يمكنك كتابة المهام المطلوبة خلال الأسبوع الجديد، وتقسيمها على الجدول اليومي لأيام العمل.
- تقسيم المهام بناءً على المشاريع: في هذه الطريقة أنت تعتمد على المشاريع التي تعمل عليها، من خلال دراستها جيدًا وتقسيم المراحل الخاصة بها على الأيام. مثلًا مشروع يستغرق أسبوعين، آخر سينتهي في خلال خمسة أيام، وهكذا.
لا توجد طريقة أفضل من الأخرى، بل هي جميعًا طرق التنظيم، وتعتمد على وضع جدول يومي يتفق مع ظروفك وطبيعة عملك. بالتالي ستختار الطريقة التي تناسب ظروفك حاليًا، وقد تتغير الطريقة لاحقًا. يمكنك في بعض الأحيان المزج بين أكثر من طريقة، مثلًا تحديد مهام أسبوعية، مع إضافة مهام أخرى يوميًا.
الخطوة الثانية: تقسيم اليوم إلى مراحل
بعد الانتهاء من كتابة قائمة المهام، هناك خطوة إضافية، قبل وضع الجدول الزمني للتنفيذ، وهي التفكير في تقسيم اليوم إلى مراحل. مثلًا فترة الصباح، فترة الظهيرة، فترة المساء. أو يمكنك التحديد من خلال التقسيم المعتمد على الساعات.
عندما تضع جدولا يوميا لأعمالك، ستحرص على التقسيم بناءً على هذه الفترات، وما هي الفترة التي تنجز فيها أكثر من غيرها، فتضمن قدرتك على تنفيذ المطلوب منك بسهولة دون أي مشكلة، وتحقق الاستفادة القصوى من اليوم.
الخطوة الثالثة: وضع الجدول الزمني للمهام
الآن يمكنك الانتقال إلى وضع الجدول الزمني للمهام. في البداية عد إلى قائمة المهام المكتوبة، وانظر إلى عدد الساعات المحدد. في حالة لم تكن قد فعلت ذلك، يمكنك التفكير بهذا الأمر الآن. وتبدأ في توزيع الوقت على الجدول اليومي الخاص بك. يمكنك هنا إضافة بعض المهام الخفية التي قد تنساها في البداية، مثل: أوقات تناول الطعام، النوم، الالتزامات العائلية، الرد على رسائل البريد الإلكتروني، وغيرها.
لا بد من تخصيص أوقات ثابتة للراحة يوميًا، حتى لو كنت ستغيّر وقتها، لكن على الأقل وجودها شيء أساسي. مثلًا ربع ساعة كل فترة معينة، أو بناءً على الطريقة التي تناسبك. عدم وضع فترات للراحة هو شيء مضر جدًا، وإذا وضعت جدولا يوميا بدون راحات، ستجد نفسك إمّا تفقد التركيز، وإما تضطر إلى التوقف في أثناء العمل، وهو ما يعني عدم إنجاز جميع المطلوب منك.
من المهم هنا امتلاك بعض المرونة للتعامل مع الأمور الطارئة، التي لم تفكر بها أثناء وضع جدول يومي لمهامك، وبالتالي قد تؤثر سلبًا على إنتاجيتك الكاملة. لذا، تخصيص بعض الوقت للطوارئ قد يكون حلًا إيجابيًا، أو يمكنك التفكير في أي طريقة أخرى تجدها مناسبة.
الخطوة الرابعة: تتبع المهام والطاقة
بعد الانتهاء من وضع جدول يومي لأعمالك، يمكنك البدء في تنفيذه والالتزام بفعل ذلك لفترة طويلة من الوقت. مع الحرص على تتبع نقطتين رئيستين ستساعدانك على تحسين وتطوير أي جدول يومي تضعه لنفسك:
- تتبع المهام: يجب عليك الحرص على متابعة المهام التي تنجزها، من خلال المقارنة بين المطلوب تنفيذه، وما فعلته فعلًا، وتحديد نسبة النجاح في التنفيذ لكل مهمة. سيساعدك ذلك على معرفة إذا كان حجم المهام الموضوع مناسبا لقدراتك فعلًا، أو أنّك تحتاج إلى المزيد من التعديل، سواءً حذف بعض المهام، بعد تحديد المشكلة، أو بإضافة المزيد من المهام إلى الجدول اليومي لأعمالك.
- تتبع الطاقة: قد يكون حجم المهام مناسبًا لك، لكن تكتشف أنّ المشكلة في الجدول اليومي للأعمال هي أنّ طاقتك هي التي تنفد سريعًا، وعلى الأغلب تكون المشكلة عائدة إلى الخطأ في توزيع العمل على فترات اليوم. وفي هذه الحالة يمكنك التبديل بين المهام، فتضع المهام التي تحتاج إلى مجهود في فترات التركيز العالية، أمّا المهام البسيطة مثل الرد على البريد الإلكتروني وغيره، فتضعها في فترات التركيز الأقل بالنسبة لك.
الخطوة الخامسة: إجراء التعديلات المناسبة
بعد الانتهاء من تتبع المهام والطاقة، والملاحظات التي سجلتها في أثناء تتبعك للاثنين. يمكنك العودة إلى طريقة تنظيم الجدول اليومي الخاص بك، وتحليل الأسباب التي تسببت في حدوث المشكلات. ربما يكون السبب هو أمور خارجة عن إرادتك، وبالتالي لا توجد مشكلة تضطرك إلى إعادة تنسيق الجدول، فقط تحتاج إلى التفكير في إذا كانت هذه المشاكل من المتوقع تكرارها أو لا، حتى تضع ذلك في الحسبان.
أمّا إذا كانت المشكلة هي في قدراتك الشخصية، فهنا أنت في حاجة إلى وضع جدول يومي معدّل، حتى يمكنك الالتزام به في المرات القادمة. في هذه النقطة لا يجب أن تترك لنفسك المساحة الكبيرة من أجل التقصير، فيكون تعديل الجدول وتقليل الوقت هو خيارك الأول، بل حاول معالجة الأمر إذا كانت المشكلة في قدرتك أنت على الالتزام.
من المهم أيضًا تخصيص مكافآت لنفسك، سواءً يومية عند التزامك بالمهام الموجودة في الجدول اليومي، أو بعد انتهاء فترة محددة مثلًا، عندما تصل إلى مستوى معين من الإنجاز، وبالتالي تحصل على مكافأة لنفسك نتيجة لذلك الأمر. يحفّزك ذلك أكثر نحو النجاح والالتزام بالجدول.
ختامًا، وضع جدول يومي لأعمالك هو شيء ضروري ومطلوب فعلًا، إذ الالتزام ليس سهلًا مع وجود العديد من المشتتات من حولك، فتشعر أنّ الأمر صعب عليك في تنفيذه. بينما وجود جدول يومي للمهام يوجّه ذهنك نحو مجموعة من الأهداف المحددة التي تسعى إلى تحقيقها، وتضمن سيرك نحو طريق النجاح لذاتك باستمرار.
المصادر:
