7 خطوات مهمة لكتابة بريد إلكتروني احترافي
أصبحت كتابة البريد الإلكتروني (email) جزءًا أساسيًا من حياتنا هذه الأيام، حيث نستخدمه في التواصل مع بعضنا البعض، وكذلك في الحياة العملية.
بينما يمكنك التواصل مع الأصدقاء بطريقة غير رسمية، لن يكون بإمكانك فعل الشيء ذاته عند تواصلك مع زملائك في العمل أو رئيسك.
لذلك هناك بعض القواعد التي يمكنك الاعتماد عليها من أجل كتابة بريد إلكتروني احترافي.
كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي:
1- سطر العنوان مهم جدًا في أي بريد إلكتروني
لا شك أنّ العنوان هو أول شيء تقع عين المستلم عليه. بناءً على ذلك سيأخذ قرار فتح بريد إلكتروني (email) أو لا، إذ هو المحفز الرئيس له للاقتناع بأهمية الرسالة.
لذا، تأكد من كتابة العنوان بشكل بسيط ومحدد يشرح العنوان، كذلك حاول اختيار عنوان جذّاب إذا احتاج الموضوع إلى ذلك.
المهم ألّا تترك العنوان فارغًا دون كتابة محتوى داخله. إذا كنت تبعث إلى مديرك رسالة عن تقرير شهر، اكتب في خانة العنوان: "تقرير شهر مارس".
تلعب هذه النقاط دورًا لتسهيل الوصول إلى المحتوى مستقبلًا كذلك. مثلًا إذا أردت العودة إلى الرسالة، أو تذكير مديرك بها، كل ما ستحتاج إليه هو كتابة العنوان فقط.
2- بداية البريد الإلكتروني بالتحية واستخدام الشكر
قبل أي شيء والدخول إلى تفاصيل الرسالة في أي بريد إلكتروني، أنت بحاجة إلى البدء بالتحية. تمهد هذه التحية للموضوع. هناك العديد من أشكال التحية بناءً على مدى رسمية الطرف الآخر، مثلًا قد تكون التحية رسمية أو ودودة، مثل (صباح / مساء الخير) أو (مرحبًا).
في التحية الرسمية، يمكنك البدء قائلًا (عزيزي "الاسم الأول، الاسم الثاني")، أو يمكن إضافة كلمة السيد/ السيدة، مثلًا (عزيزي السيد/السيدة "الاسم الأول، الاسم الثاني"). في حالة وجود لقب معين يمكنك إضافته، مثلًا (عزيزي الدكتور "الاسم الأول، الاسم الثاني")، إلى جانب بالطبع إمكانية اختيار الاسم الأول فقط أو الاسم الأخير فقط.
من المهم دائمًا محاولة معرفة اسم جهة الاتصال، إذا لم يكن هناك اسم معروف، حاول التواصل مع الجهة الأخرى لتمنحك الاسم. في حالة لم تجد أي اسم، يمكنك بدء رسالتك بقول (إلى من يهمه الأمر)، بعد ذلك يمكنك الدخول إلى المحتوى.
إذا كانت ترسل بريدا إلكترونيا جزءا من مجموعة رسائل أخرى، وهذا يعني أنّ الشخص الذي تتواصل معه قام بالرد عليك قبل ذلك، لذا يجب البدء وشكره على ذلك، بكتابة (شكرًا لك على ردك). أو أي شيء آخر يجعل البداية إيجابية، يخلق هذا انطباعًا جيدًا عن الرسالة.
3- كن واضحًا ودقيقًا
بغض النظر عن مدى طول محتوى أي بريد إلكتروني، أو صعوبة فهم الموضوع. لا بد من تحديد الغرض من البداية بشكلٍ واضح، من خلال كتابة جمل مثل (أنا أكتب إليك بخصوص موضوع ...)، يسهّل ذلك على قارئ الرسالة فهم الغرض من بريدك الإلكتروني.
الوضوح والدقة أشياء مطلوبة دائمًا في رسالتك، إذ إنّ معظم رجال الأعمال ليس لديهم الوقت الكافي لقراءة جميع الرسائل التي يتلقونها. بالتالي، يمكن لمقدمة الرسالة الواضحة، مساعدتهم على توفير الوقت، وسيكون تقديرهم لك أكبر.
وفقًا لاستطلاع رأي من معهد ماكينزي العالمي، نقضي قرابة 28% من أسبوع العمل في إدارة رسائل بريد إلكتروني للمتابعة والرد والتواصل، أو ما يقترب من 13 ساعة في الأسبوع. هذا الرقم يبدو كثيرًا جدًا، إذ تخيّل ما يمكن فعله بهذا الوقت. لذا، ساهم في توفير وقت الآخرين، واجعل رسالتك دقيقة دائماً.
من الأشياء التي تسهّل عليك كتابة بريد إلكتروني، الحرص على تقسيمها إلى عدة فقرات، وفقًا للموضوع الذي تتحدث به مع محاورك. يمكنك أيضًا الاعتماد على النقاط (bullets)، التي تجعل المحتوى أكثر تنسيقًا وسهلًا في قراءته. كلّما كان المحتوى مقسّمًا ومنسقًا بطريقة جيدة، يكون الأمر أسهل جدًا وموفرًا للوقت.
4- لهجة المخاطبة: رسمية أم غير رسمية؟
لا يقتصر ظهور لهجة المخاطبة على التحية فقط، لكن يظهر ذلك في جميع فقرات أي رسالة بريد إلكتروني تقرر إرسالها، وذلك وفقًا لطبيعة علاقتك مع الطرف الآخر. لذا، يمكنك الحرص دائمًا على اختيار كلمات تتفق مع اللهجة المطلوبة.
لنلقِ نظرة مثلًا على الطريقة التي يمكنك استخدامها لطلب الشخص أن يفعل شيئاً لك. في الطريقة غير الرسمية، يمكنك مباشرةً قول (هل يمكنك ...؟)، أمّا إذا كانت الطريقة رسمية، يمكنك قول (كنت أتساءل إذا كان بإمكانك ...؟).
5- كن إيجابيّاً في رسائل البريد الإلكتروني
من أصعب الأشياء في كتابة بريد إلكتروني أنّ التواصل فيها مكتوب فقط، بالتالي يفتقد أجزاء كثيرة في التواصل، مثل رؤية الشخص ذاته أو المشاعر التي تظهر في عملية التواصل، أو الاستماع له. جميع هذه الأجزاء تزيد من قيمة التواصل، وفي حالة التواصل المكتوب لا تظهر للأسف.
لذا، من المهم التفكير في الطريقة المناسبة لتعويض هذا الأمر، وهو أن تكون إيجابيًّا في أي رسائل بريد إلكتروني ترسلها. في حالة وجود شيء سلبي تريد الحديث عنه، فمن المهم التفكير في قول بعض الأشياء الإيجابية، وتأكيد تقديرك للأفعال الأخرى التي قام بها الشخص. لا يعني ذلك تزييف الحقائق، لكن الأهم هو الموازنة، حتى لا تؤثر على الحالة النفسية للطرف الآخر سلبًا.
6- إنهاء الرسالة وكتابة الخاتمة
في النهاية وقبل إنهاء رسالتك الإلكترونية، تأكد من قول شيء إيجابي مثل (شكرًا لك على اهتمامك)، أيضًا يمكنك إضافة عبارات مثل (إذا كان لديك أي أسئلة، رجاءً عدم التردد في الاتصال بي) أو (أتطلع إلى الاستماع إلى رسالتك قريبًا).
يمكنك الآن كتابة الخاتمة، من خلال التركيز على إغلاق رسائل أي بريد إلكتروني بطريقة إيجابية. هناك العديد من الطرق التي يمكنك استخدامها، وفقًا لنوع العلاقة بينك وبين محدثك، والتفضيلات التي تتفق مع الطرف الآخر. لذا، اختر العبارة المناسبة قبل كتابة اسمك.
من أشهر الجمل التي تستخدم في التواصل الرسمي (مع أطيب التحيات)، أمّا في حالة التواصل غير الرسمي يمكنك الاعتماد على جمل مثل (اعتنِ بنفسك، شكرًا لك، أتمنى لك يومًا سعيدًا). يمكن استخدام هذه الجمل في التواصل الرسمي، لكن بشكل أكثر حذرًا.
7- تذكّر تدقيق كل بريد إلكتروني قبل إرساله
من أهم الخطوات هي المراجعة الجيدة لجميع أجزاء أي بريد إلكتروني قبل إرساله، وتدقيق المحتوى للتأكد من عدم وجود أخطاء لغوية أو إملائية أو شيء. كذلك يمكنك مراجعة المحتوى للتأكد من استخدام الألفاظ المناسبة، وفي حالة وجود ألفاظ أخرى يمكنك إجراء استبدال من بينها.
أيضًا التأكد من الملفات المرفقة في أي بريد إلكتروني تبعثه، فهذا ليس شيئًا إيجابيًا أن تكتب في رسالتك أنّ هناك مرفقات، ثم يكتشف الطرف الآخر أنّها غير موجودة. هذا الأمر يضيّع قيمة رسالتك تمامًا، وكذلك يضيّع وقت الطرف الآخر، وربما يؤدي ذلك إلى تفويت فرص مهمة. لذا، من الضروري التأكد من أنّ كل شيء على ما يرام.
يمكنك الآن الضغط على كلمة "إرسال" وأنت مطمئن لصحة رسالتك. تذكّر أنّ الالتزام بجميع هذه الخطوات في كتابة البريد الإلكتروني، سيساعدك على إخراجه بالشكل الاحترافي المطلوب، ويحسّن من تواصلك مع الآخرين.
