كيف تجهز الملف التعريفي لشركتك بطريقة احترافية؟
تسعى الشركات دائمًا للظهور بالشكل الأمثل في جميع المعاملات الخاصة بها مع البيئة الخارجية. يحتاج هذا الأمر إلى إجادة إظهار ما لديك بصورة متميزة.
أحد الطرق التي تساعدك في ذلك هي إعداد الملف التعريفي الخاص بالشركة.
مكونات الملف التعريفي
لا يمكن الجزم بضرورة وجود محتوى ثابت في الملف التعريفي، لأنّ كل شركة تضع هذا المحتوى بما يتوافق مع متطلباتها وأهدافها. لكن بالطبع هناك أجزاء لا بد منها في الملف. من أهمها:
1- تعريف الشركة: قبل الدخول في تفاصيل ما تقدمه، فأنت بحاجة إلى وضع تعريف بالشركة بالضبط. يشمل هذا التعريف وضع الرؤية والرسالة الخاصة بك، ويمكنك أيضًا إضافة القيم الخاصة بالشركة. يمكنك في التعريف إعطاء فكرة بسيطة عن المنتجات أو الخدمات التي تقدمها.
2- الخدمات/المنتجات: في هذه النقطة يمكنك وضع قائمة المنتجات أو الخدمات التي تقدمها في الشركة. لا يقتصر الأمر على تعريف بسيط، بل يجب وضع جميع التفاصيل، سواءً شرح المكونات أو المميزات أو آلية التنفيذ.
3- نماذج أعمال سابقة: يحب الجميع رؤية ما تقدمه بصورة واضحة، لا سيّما عندما يتعلّق الأمر بالخدمات. مثلًا لو أنّك تعمل في شركة تسويق إلكتروني، وتقدم خدمة تصميمات لمواقع التواصل الاجتماعي. سيحب العميل رؤية نماذج من عملك ليكوّن فكرة عن جودة التصميمات.
يمكنك إضافة نماذج الأعمال بالشكل المناسب، سواءً بإضافتها كاملة في الملف، أو من خلال وضع رابط توجيهي لموقعك أو موقع آخر، ليرى العميل هذه النماذج. قد تُفضل هذا الخيار حتى لا يزيد طول الملف وحجمه.
4- شهادات العملاء: يحب الناس دائمًا رؤية آراء أفراد مثلهم، ومعرفة رأيهم في الخدمة المقدمة. يساعدهم هذا في تكوين صورة أوضح عن التعامل معك. لذا، إن كنت تملك شهادات من عملاء سابقين لك، فمن المهم إضافتها في الملف التعريفي.
ماذا لو كنت لا تملك أيها بعد؟ حاول جعل هذا الأمر ضمن قائمة أولوياتك في الفترة القادمة. امتلاك هذه الشهادات سيساعدك كثيرًا في الوصول إلى المزيد من العملاء، لذا لا بد من التفكير جيدًا في كيفية الحصول على بعضها لتحسين الملف التعريفي، وجذب عملاء محتملين لك.
5- طرق التواصل مع الشركة: من المهم في النهاية وضع طرق التواصل مع الشركة. يشمل هذا البريد الإلكتروني الرسمي المستخدم في الشركة، وكذلك رقم الهاتف، والصفحات الخاصة بها على مواقع التواصل الاجتماعي.
6- مكونات إضافية: بالطبع هناك بعض المكونات التي يمكن إضافتها. من أهم هذه المكونات هي الشراكات مع الجهات الأخرى، وكذلك فريق العمل الخاصة بالشركة. يمكنك أيضًا إضافة النجاحات السابقة الخاصة بالشركة على هيئة أرقام توضّح هذا النجاح، فالأرقام تمثل عامل جذب مهما وتزيد من قناعة العملاء بك.
خطوات إعداد الملف التعريفي
لا تتشابه مكونات جميع الملفات التعريفية بالطبع. لذا هناك بعض الخطوات التي يمكنك القيام بها، التي ستساعدك في تنفيذ الملف بالشكل الأمثل.
1- حدّد هدفك من الملف: في الأغلب يعتمد البعض على الملف للتعريف فقط. بالنسبة للبعض يُستخدم الملف كوسيلة لجذب العملاء. اختلاف الهدف سيؤدي إلى اختلاف في المكونات الموجودة بداخله.
2- حدّد المكونات المطلوبة: بناءً على تحديد الهدف، ستكون قادرًا على اختيار المكونات المناسبة لوضعها داخل الملف. فمثلًا إذا كان الهدف هو جذب العملاء، فأنت بحاجة إلى وضع نماذج أعمال قوية توضح مدى تميزك.
3- اختر الترتيب المناسب للمكونات: هل تضع شهادات العملاء أولًا أم نماذج الأعمال؟ لا توجد إجابات نموذجية على مثل هذه الأسئلة. يعتمد الأمر على ما تريد إبرازه بالتحديد. لذا، بعد اختيار المكونات، قم بوضع الترتيب المناسب لها.
4- اختر تصميمًا احترافيًا للملف: إعداد الملف التعريفي هي خطوة مهمة للشركة. لذا لا بد من اختيار تصميم احترافي معبّر عن الشركة. لا تتسرع أبدًا في اختيار هذا التصميم، لأنّه سيعكس صورتك أمام البيئة الخارجية، وحاول الاستعانة بأحد المحترفين في التصميم لمساعدتك في تصميم الملف.
5- استخدم القصص: يحب الناس قراءة القصص. إذا أمكنك توصيل فكرة الشركة باستخدام القصص، فستكون هذه خطوة جيدة بالنسبة لك. يمكنك أيضًا الاستعانة بمتخصصين في كتابة المحتوى لأجل هذا الأمر.
6- ركّز على وجود دعوة للإجراء دائمًا: إذا كان هدفك الأساسي من الملف هو جذب عملاء، ركّز على إضافة دعوة لاتّخاذ فعل أو إجراء (Call To Action) مناسب، يشجّعهم على التواصل معك سريعًا.
7- راجع المحتوى مرة أخرى: عندما تنتهي من كتابة الملف التعريفي، راجع المحتوى جيدًا، لتتأكد من عدم وجود أي أخطاء، سواءً من حيث المحتوى أو قواعد النحو والإملاء. على الرغم من بساطة هذه الأشياء، لكنّها تعكس الكثير عن مدى احترافية الشركة، وحرصها على الظهور بالشكل الأمثل.
إعداد الملف التعريفي للشركة سيساعدك كثيرًا في العمل بصورة احترافية، وسيكون بإمكانك استخدامه لأكثر من هدف، لذا فوجوده في الشركة ضروري، فحاول تجهيزه من لحظة بدء الشركة، لتكون قادرًا على الاستفادة منه في جميع معاملاتك في المستقبل.
