إتيكيت الاجتماعات عن بعد.. ما يجب فعله وما يجدر تجنبه خلال مكالمات الفيديو
اضطر عدد هائل من الموظفين، في ظل إغلاق الدول وفقاً للإجراءات الاحترازية والتدابير التي تهدف إلى مكافحة تفشي وباء كورونا، إلى مواصلة أنشطة وظائفهم المكتبية من المنزل، بما في ذلك مكالمات الفيديو والرسائل الفورية.
سواء كنت تعمل عن بُعد، أو وجدت نفسك مُضطراً للعمل من المنزل، فإنك ستُضطر إلى إجراء اجتماعات مع زملائك في العمل، عن طريق مكالمة الفيديو الجماعية، ومن الضروري أن تكون مُلماً بقواعد بهذه الاجتماعات، وهذه مجموعة من الأمور التي عليك القيام بها وأخرى يجدر بك تجنّبها.
تأكد من فعالية الأدوات
قبل أي شيء عليك التحقق من قوة "الإنترنت" ولن تواجه مشكلة انقطاع الاتصال أثناء الاجتماع، وتحقق من فعالية الميكروفون والكاميرا وباقي المُعدّات المتعلقة بمكالمات الفيديو.
ابحث عن مكان هادئ وخاص
من الضروري أن تجد مكاناً هادئاً وينعم بالخصوصية، قبل الاشتراك في محادثات الفيديو الجماعية، كي تحافظ على انتباهك وتركيزك، وتجنباً لتشتيت زملائك، وباقي المشاركين.
تغيير الخلفية
ربما ليس لديك مكتب في المنزل، ولا تستطيع العثور على مكان هادئ يُمكنك من حضور الاجتماع، ووجدت نفسك مُضطراً إلى الجلوس في غرفة فوضوية نوعاً ما أو جدران ملونة بألوان لا تلائم طبيعة العمل، ولا وقت لديك لتغيير الغرفة؛ حسناً تستطيع تغيير الخلفية، واختيار أخرى ملائمة، تتيح لك منصة "زووم" اختيار خلفية افتراضية، عوضاً من الظهور داخل غرفتك، وكذلك يقدم "سكايب" و"مايكروسوفت تيم" خلفيات ضبابية تُخفي ما وراءك.
حافظ على انتباهك
ربما تودّ العمل على بعض المهام الأخرى أثناء مكالمات الفيديو، إذا كان ذلك مُمكناً فعليك الحفاظ على تركيزك خلال الاجتماع الذي تشارك فيه، وحاول الحفاظ على حضورك.
تكشف المكالمات والاجتماعات التي تُعقد عبر تقنية الفيديو، ما إذا كنت تركز أم لا، وكذلك تظهر ما إذا كنت مُنخرطًاً فعلاً فيما يتحدث عنه زملاؤك، لذلك حاول ألّا تتململ أو تتحرك أو تحدّق في مكان آخر، بينما يتحدث شخص آخر، لكن لا مشكلة في تدوين الملاحظات عن المحتوى الذي يُناقش خلال الاجتماع.
اهتم بمظهرك
قبل بدء مكالمات فيديو جماعية، عليك ارتداء ملابس جيدة ومناسبة، تلائم الوضع والظروف، على سبيل المثال إذا كنت تتحدث إلى عائلتك وأصدقائك فقط، يمكن ارتداء ملابس مُريحة، ولكن إذا كنت تتحدث إلى زملائك في العمل أو مديريك، فمن الأفضل أن ترتدي ملابس رسمية، والالتزام بقواعد الزي التي تضعها شركتك، على الأقل في المنطقة العلوية من الجسد التي تظهر أمام الكاميرا.
أغلق الميكروفون إذا لم تكن تتحدث
في حال تحدث زملاؤك أو آخرون خلال مكالمات الفيديو، فمن الأفضل أن تُغلق الميكروفون أو تكتم الصوت، خاصة إذا كنت تخطط لتناول الطعام أثناء الاجتماع، أو إذا كان أحد أفراد أسرتك يتحدث إليك، وكذلك إذا كنت في مكان ليس هادئاً أو فيه أصوات قد تشتت زملاءك أثناء العمل، هذه الضوضاء الخلفية أنتم جميعاً في غنى عنها. فضلاً عن ذلك كتم الصوت سيجنبّك التعرض لبعض المواقف المُحرجة.
لا تقاطع المتحدّث
ربما يكون لديك أسئلة تودّ طرحها أثناء اجتماعات الفيديو، ولكن من الأفضل أن تؤجلها حتى تسنح لك الفرصة للتحدث؛ تجنّب مقاطعة زملائك أو التحدث بينما يتكلمون خلال الاجتماعات، ففضلاً عن أنه تصرف غير لائق، فهو يشتت الانتباه ويبعدكم عن الموضوع الأصلي، ويفقد المُتحدث قدرته على الاسترسال وشرح فكرته. لذلك من الأفضل، أن تدوّن ملاحظاتك وأسئلتك، لطرحها ومناقشتها بعد انتهاء زملائك من التحدث.
