التفاوض أونلاين.. أسس تضمن حصولك على ما تريده
خلال الأشهر القليلة الماضية، كانت جميع المفاوضات تقريبًا تجري عبر أونلاين، ولكن حتى قبل انتشار مرض كوفيد-19 الذي سببه فيروس كورونا المستجد كان هناك اتجاه نحو عقد الصفقات والتوصل إلى الاتفاقات عبر الاعتماد على أدوات رقمية، وأصبحت تقنيات الفيديو والمؤتمرات والبريد الإلكتروني من الطرق الفعالة للتفاوض مع الأطراف الأخرى.
أجرت كلية الحقوق بجامعة هارفارد بحثًا مؤخرًا، وجدت فيه أن الشركات الناشئة في الولايات المتحدة الأمريكية والمملكة البريطانية فشلت في تنفيذ خططها في جعل كل الموظفين يعملون عن بعد، لأن الموظفين عجزوا عن التفاوض أو التفاعل أونلاين، وعبر المواقع الافتراضي، لأنهم شعروا أنهم لا يعرفون بعضهم البعض.
قد نعتقد أن التكنولوجيا بمقدورها إصلاح كل شيء، ولكن في حقيقة الأمر فإنها تسهل بعض الأمور، ولكنها تزيد أمورا أخرى تعقيدًا، ماذا نفعل إذا كي نجري مفاوضات ناجحة على المواقع الافتراضية؟
شركة يابانية تبتكر بيجامات نوم رسمية لحضور الاجتماعات أونلاين ! (فيديو)
المفاوضات الافتراضية الفعالة
التفاوض أونلاين إما أنه يدمر عملك تمامًا أو أنه يساعدك على تحقيق نجاح كبير وفعالية، كيف إذا استغلاله بأفضل طريقة وتحقيق أكبر فوائد من ورائه، كيف تستطيع الفرق تحقيق التأثير المطلوب والحصول على النتائج المرجوة، سواء كان ذلك فيما بينهم أو مع العملاء المحتملين.
الآن، بينما أصبح العمل يعتمد بصورة رئيسية على المواقع الافتراضية، فإن الموظفين وقادة الأعمال سيحتاجون إلى تنمية مهاراتهم ومهارات فرق العمل ومساعدتهم على التفاوض أونلاين كما لو أنهم يلتقون وجهًا لوجه، لذلك من الضروري وضع برامج تدريبية تساعد على تنمية هذه القدرة.
عندما تجري المفاوضات عبر القنوات الافتراضية ولا يمكن للأطراف رؤية بعضهم البعض، مثل الهاتف أو البريد الإلكتروني أو عقد المؤتمرات عبر الفيديو، فإن مهارات الاتصال والتفاوض تصبح أكثر أهمية من أي وقت مضى.
كلف أعضاء الفريق بأدوار واضحة ومُحددة
مكالمات الفيديو أو المحادثات الجماعية عبر الهاتف مع أربعة أشخاص أو أكثر قد تخرج عن السيطرة، لذلك من الضروري أن تكلف كل عضو من أعضاء الفريق بدور مُحدد، على سبيل المثال كلف أحدهم ببدء الاجتماع، وآخر بشرح المقترح، وثالثا بالإجابة على الأسئلة المهمة، وتلخيص الأمور.
تحديد طرق أخرى للتواصل بدون إنترنت
من الضروري تحديد مجموعة من الوسائل الأخرى التي يمكن الاعتماد عليها في التواصل دون الاعتماد على الإنترنت، وذلك تجنبًا لحدوث أي مشكلة أو وقوع خطأ أمام الطرف الآخر، استخدم أجهزة أو برامج مختلفة للدردشة، مثل إجراء مكالمات هاتفية أو الدردشة عبر الرسائل النصية وغيرها.
التواصل منذ البداية
ربما يساعدك التواصل مع الطرف الآخر لبضع دقائق أو إجراء محادثات صغيرة في بداية الاجتماع على تمهيد الطريق لنجاح المفاوضات، وجدت الأبحاث أن المفاوضات التي وقعت بعد إجراء محادثات سريعة أو مكالمات لبضع دقائق قد تساعد نجحت أكثر من المفاوضات التي تمت فورًا.
وكذلك وجد بحث آخر، أن بدء المفاوضات بروح الدعابة وحس مرح ساعدت على تحقيق نتائج إيجابية، لاسيما الآن في عالم مليء بالضغوطات بسبب الحجر الصحي، وانتشار فيروس كورونا، والالتزام بالتباعد الاجتماعي.
الاعتماد على مكالمات الفيديو
الاجتماعات عبر مكالمات الفيديو تعتبر أفضل طرق التفاوض، إذ أظهرت الدراسات والأبحاث أن التفاوض عبر الفيديو أفضل من التحدث عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني، خاصة وأنه كلما كنت ترى الطرف الآخر استطعت الوصول إلى اتفاق أفضل، وحافظت على وقتك ولم تهدر جهدك.
أخفِ وجهة نظرك
من الأفضل ألا تكشف عن وجهات نظرك خلال المفاوضات، لاسيما تلك المتعلقة بالثقافات الفردية، أظهرت الأبحاث والمؤشرات أن الوعي الذاتي والنقد يزدادان أثناء مكالمات الفيديو، لذلك ربما تجد نفسك تصدر الأحكام وتعبر عن آرائك خلال التفاوض عبر المنصات الافتراضية، وبالتالي سيزداد الأمر تعقيدا.
مع زيادة الاعتماد عليها.. هل من الآمن استخدام خدمة زووم للاجتماعات الأونلاين؟
كُن محددًا وواضحًا
قبل بدء المفاوضات حدد الأمور الأكثر أهمية التي سيتم مفاوضاتها، من الضروري أن تكون مُحددًا ومختصرًا، لأن المفاوضات لا تجري وجهًا لوجه ولا ترى أوجه المشاركين، لذلك استغل كل شيء من أجل الحفاظ على انتباههم، وأن تتأكد مما إذا كانوا يتابعون المحادثات أم لا.
في الوقت نفسه، تعامل مع الطرف الآخر بأدب في حالة حدوث أي خلاف، استخدم بعض العبارات مثل "سأضطر إلى الاختلاف معك"، أو "اعتذر، أعتقد اننا لا نتحدث عن الأمر نفسه"، وإذا استمر النقاش بهذه الطريقة فإنكم سوف تتمكنوا من انهاء الخلاف ورأب الصدع فيما بينهم، والعودة إلى التفاوض مُجددًا.
التحضير والتخطيط للمفاوضات الافتراضية
يجب فهم الفرق بين الإعداد والتخطيط للمفاوضات الافتراضية، الإعداد يتمثل في جمع الحقائق والأرقام والمتغيرات والخيارات، بينما التخطيط هو التصميم الدقيق للحجج والسلوكيات التي ستقدمها بمجرد بدء التفاوض المباشر مع الأطراف الأخرى سواء في العالم الحقيقي أو الفضاء الافتراضي. وخلال عملية التفاوض ضع في اعتبارك أن التخطيط هو الأمر الأكثر أهمية، لذلك استغل أكبر قدر من وقتك في التخطيط.
ما يعني أن الشركات ليست في حاجة إلى تحسين طرق التفاوض والتفاعل بين فرق العمل وحسب، ولكن أيضًا على الإدارات أن تكون مدربة على التفاوض واستغلال كافة الأدوات الممكنة لفعل ذلك بطريقة فعالة.
