اتصال رسمي أم غير رسمي في شركتك؟ إن لم تحسم أمرك إليك الإجابة
تبدلت أماكن العمل عما كانت عليه، فالصورة لم تعد تشبه الصورة التي كانت سائدة في المكاتب والشركات قبل سنوات. الملابس لم تعد رسمية، وحتى أنه بات بإمكان مناداة المدير باسمه الأول، وحتى تصميم المكاتب لم يعد «جدياً» وتقليدياً وبعض الشركات تخلت كلياً عن فكرة مكتب وكرسي وبات بإمكان العاملين إمضاء يوم عملهم على الكنبات وأجهزة اللابتوب في حضنهم. لم يعد هناك تمسك بكل ما ما هو تقليدي ورسمي لأن كل ما تكترث له المؤسسات حالياً هو الإنتاجية.
التبدل في مقاربات العمل والتصميم وغيره انسحب على أساليب التواصل داخل المؤسسة. فالاجتماعات تم استبدالها محادثات عبر سلاك مثلاً، والمذكرات إستبدلت بالرسائل النصية وغيرها الكثير من الأمور التي عدلت وبدلت في شكل الإتصال داخل الشركات. وهذا التبدل لبعض الشركات ضروري لأن طبيعة الأعمال والموظفين تبدلت بدورها، فالقوى العاملة الخاصة بالشركات لم تعد محصورة في مكان واحد، فهناك الذين يعملون عن بعد، وهناك الذي يعملون من المنزل والمكتب في دوام مرن للغاية.
ولكن في المقابل هناك بعض الشركات التي ما تزال تعتمد على الاتصال الرسمي داخل شركاتها رغم أنها بطبيعتها تبدلت.
ما الفارق بين الاتصال الرسمي وغير الرسمي؟
كيف تحول هذا الرجل من أغنى رجال البرازيل إلى سجين وديونه مليار دولار؟
الاتصال الرسمي
الاتصال الرسمي هو التواصل الذي يمر من خلال قنوات محددة بشكل مسبق داخل الشركة. هو تبادل للمعلومات والتعليمات بشكل هرمي وهذا النوع من الاتصال يلزم الموظفين باتباعه حرفياً كما هو من اجل أداء المهام الخاصة بهم. وهو بشكل عام ٤ أنواع :
أسفل إلى أعلى: هو الاتصال الذي تنتقل فيه المعلومات من الموظفين إلى المسؤولين.
من أعلى إلى أسفل: انتقال المعلومات من رأس الهرم إلى أسفله.
أفقي: انتقال المعلومات بين الموظفين في مختلف الأقسام والذين يعملون في المناصب نفسها.
قطري: انتقال المعلومات بين الموظفين في أقسام مختلفة يعملون في مناصب مختلفة.
الاتصال الرسمي يعتمد على المقاربات التقليدية، كالاجتماعات «الفعلية»، الحديث وجهاً لوجه، والالتزام بالقوانين المحددة للتواصل وغيرها.
الاتصال غير الرسمي
هو الإتصال الذي يسير بإتجاهات مختلفة وبحرية داخل الشركة. هذا النوع من الاتصال أسرع بكثير من الاتصال الرسمي، وهو طبيعي لدرجة أنه يجعل العاملين داخل الشركة يتفاعلون بشكل أكبر مع بعضهم البعض على مختلف الأصعدة. أيضاً الاتصال غير الرسمي ٤ أنواع :
السلسلة الواحدة المتصلة: هو الاتصال حيث يبلغ شخص ما شخص آخر معلومات معينة وهذا الآخر ينقلها لثالث وهكذا حتى تصل المعلومة للجميع.
السلسلة العنقودية: هو الاتصال حيث يبلغ شخص ما معلومة ما لمجموعة قليلة من الأشخاص الذين يبلغون المعلومة هذه لمجموعة أخرى وهكذا.
سلسلة الاحتمالية: هو الاتصال حيث يقوم شخص ما باختيار آخر بشكل عشوائي ويقوم بإبلاغه بتمرير المعلومات للآخرين.
سلسلة الثرثرة: هو التواصل الذي يشبه مبدأ الثرثرة، يبدأ بشخص ينقل معلومة لشخص آخر ثم يتم تمريرها وبسرعة بالغة لأكبر عدد ممكن من الأشخاص.
الاتصال غير الرسمي يعتمد وبشكل كبير على التكنولوجيا، حيث لا وجود للمعنى التقليدي للاجتماعات ولا حتى لآلية إنجاز الأعمال بشكلها التقليدي.
أي نوع على شركتك اعتماده؟
وفق دراسة حديثة حاولت مقارنة تأثير الاتصال الرسمي وغير الرسمي على الشركات تبين أن قنوات الاتصال غير الرسمية ورغم أنها مفيدة جداً إلا أنها تأتي مع «تكلفتها» الخاصة.
الشركات التي تعتمد الاتصال الرسمي مثل الاجتماعات بشكل التقليدي حيث هناك أجندة محددة تتطلب المشاركة الفعلية، فعالة أكثر وتتضمن هامش خطأ أقل بقليل من الاجتماعات التي تعتمد على الرسائل الإلكترونية والمكالمات الهاتفية.
الدراسة هذه شملت عدة شركات في مجالات مختلفة، من تلك التي تصنع المصاعد الى تلك المتخصصة في صناعة معدات الدفاعات الجوية. الغاية كان فهم «الخلل» في مسار الأعمال الذي يؤدي إلى تأخر في عمليات الإنتاج أو في تسليم المنتجات في موعدها. تم مراقبة ١٦٣ نظام إنتاج، و٧٣ مركزاً ومصنعاً في ١٨ دولة كما تم مراقبة وسائل الاتصال في هذه الشركات وما إن كانت تعتمد على البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية أو الاجتماعات الدورية أو وسائل اتصال قائمة على التكنولوجيا.
وتبين بأن وسائل الاتصال الرسمية كانت أكثر فعالية وقللت من نسبة الأخطاء وقلصت هامش التأخير وذلك لأنها أزالت أي غموض أو ارتباك حول أي جهة مسؤولة عن ماذا.
ورغم أن قنوات الإتصال غير الرسمية كانت ضرورية وهامة حين كانت تقع حوادث لم تكن في الحسبان ولكن أهميتها انحصرت بحوادث «كارثية» نادراً ما تحدث بينما الحوادث الأخرى التي قد تحدث في مواقع العمل فهي تحدث بشكل دوري مع نتائج متوقعة.
امتلاك الشركة لنظام اتصال يمكن الاعتماد عليه يحسن من آلية العمل ويقلل من التأخير في الانتهاء من المشاريع.
ولكن ورغم كون الاتصال الرسمي فعالا فإنه لم يكن المفضل لدى العاملين. فالذين يعملون «على الأرض» يفضلون قنوات الاتصال غير الرسمية وبالتالي بالنسبة إليهم الحديث عبر الهاتف أو إرسال بريد إلكتروني أفضل بأشواط من التواجد فعلياً في الإجتماعات. السبب وفق الخبراء هو أن بطبيعتهم يفضلون التواصل العفوي لأن هناك «ريبة» وشكوكا تتمحور حول كل ما رسمي وتقليدي.
بطبيعة الحال يمكن للشركات أن تستفيد من النوعين وبالتالي أن توظف الاتصال الرسمي في المجالات التي يفيدها وغير الرسمي في المجالات التي تعود بالفائدة على العاملين. على الشركات أن تستخدم قنوات الاتصال غير الرسمية في المجالات التي تجد فيها «مقاومة» من الموظفين ضد الاتصال غير الشخصي.
