كيف تركز على الأمور الهامة لتجنب فخ إهدار الوقت؟
هل تصل إلى نهاية اليوم وتشعر بأنك قد حققت المواعيد النهائية الأكثر إلحاحًا، ولكن لم تحقق أي شيء مهم بشكل أساسي؟ وتقع في فخ إهدار الوقت، في سلسلة من الدراسات التي تم نشرها مؤخرًا في مجلة أبحاث المستهلكين Journal of Consumer Research، اختار الناس عادةً إكمال المهام التي كانت لها مهل زمنية قصيرة جدًا مرتبطة بها ، حتى في المواقف التي كانت فيها المهام ذات المواعيد النهائية الأقل إلحاحًا بنفس السهولة وارتبطت بمكافأة أكبر.
فمن الطبيعي أن ترغب في إنهاء المهام التي لها مواعيد نهائية قريبة والتخلص منها من لائحة المهام المطلوبة منك. إن المفارقة التي يواجهها الكثير من الناس هي اعتقاد أن مهماتنا الأكثر أهمية هي أقل احتمالا لأن يكون لها مواعيد نهائية أكثر من المهام غير المهمة نسبيا ولكن لها مواعيد نهائية لتسليمها.
وتختلف الأولويات من شخص لأخر بالتأكيد والتي ترتبط بما يلي:
*تحقيق الاعتراف العام (الحصول على دعوة لحضور ندوات أو كتابة كتاب)
*تحسين المهارات الحيوية (زيادة معرفتك بالإحصاءات أو تعلم لغة جديدة)
*تجنب الكوارث (جدولة الفحص السنوي للطبيب أو إنشاء بروتوكول إدارة الأزمات لعملك)
*التأكيد على القيم الخاصة (على سبيل المثال ، التطوع أو قضاء المزيد من الوقت مع أطفالك)
إذا كنت مثل معظم الناس، فإن هذه الأولويات تنزلق إلى الجزء الخلفي من عقلك بينما تعمل على مهام ذات أهمية زمنية محددة، مثل حجز غرفة في فندق لعقد مؤتمر أو مراجعة صندوق البريد الإلكتروني أو كتابة النشرة الشهرية.
إذا، ما الذي يمكن أن تفعله حيال ذلك؟، هناك قائمة من الاستراتيجيات والنصائح العملية، ولكن أعلم أن أيًا من هذه الاقتراحات لن يؤدي إلى اختيارك الأمثل. فاستهداف الكمال هو ما يجعل الناس يظلوا عالقين ويفشلوا في تنفيذ مهامهم الأساسية. بدلاً من ذلك، نفذ إستراتيجيات تنقلك بشكلٍ كبير في الاتجاه الصحيح ولا تحتاج إلى الكثير من الجهد.
*جدولة المهام المهمة، ومنح المزيد من الوقت:
تُظهر الأبحاث أن جدولة متى وأين ستنفذ المهام يزيد من احتمالات أن يتم تنفيذ المهمة في الوقت وبالشكل المناسب. بالنسبة للمهام المهمة للغاية والمطلوبة منذ فترة طويلة، هناك استراتيجية يطلق عليها اسم "إخلاء السطح" ، مما يعني تعيين مهمة معينة لتكون المهمة الوحيدة التي تعمل عليها ليوم كامل. هذه الاستراتيجية تساعدك على التخلص من أعباء ومهام مهملة لفترات طويلة ما يجعلك تشعر بالإنجاز.
من الممكن أن تخصص وقت في يوم واحد من الأسبوع لإنجاز بعض المهام الشخصية الأساسية، والتي ستكتشف أنك كنت قد أهملتها بشكل لا يصدق، مثل زيارة الطبيب أو قضاء وقت مع الأسرة أو زيارة صديق مريض أو مراجعة بعض الدراسات التي كنت قد أجلتها.
*عزل العناصر الأكثر تأثيرا في المهام المهمة:
غالباً ما تتطلب المهام الكبيرة تقدمًا تدريجيًا.لذلك بعض المهام الأساسية التي تحاول تنفيذها بشكل كامل مرة واحدة يصعب عليك تنفيذها وينتهي بكل الأمر إلى التوقف عن تنفيذها أو الاستمرار فيها.
حاول أن تقوم بتحديد المهمة التي ترغب في تنفيذها، وقم بافتراض أنك ستقوم بتنفيذ نصفها، وعندما تبدأ فيها وتشعر بالإنجاز سيكون من الأسهل أن تستمر في إكمال المهمة حتى النهاية، فبعض المهام تحتاج للتدريج.
تنظيم الوقت سر النجاح.. ما الطرق التي يعتمدها أصحاب العمل الناجحين؟
*توقع وإدارة الشعور بالقلق:
يشوب تنفيذ المهام المهمة التفكير في بعض المخاوف والأمور التي قد تسوء، نظرا لأهمية تلك المهمة، وهو ما يثير القلق حيال البدء في تنفيذها. أمثلة: كتابة الوصية، التحقق من وجود ورم، وتخطيط التعاقب لنشاطك التجاري، أو قراءة سياسات التأمين الخاصة بك، أو إنشاء خطة إدارة الأزمات. حتى عندما لا تشتمل المهام على التفكير في كوارث، فإن حتى المهام التي تنطوي على احتمال تحقيق ربح كبير في المستقبل عادة ما تتضمن القلق، مثل تكوين صادقة جديدة، القيام بشيء يحتوي على التحدي لأول مرة، مواجهة الأخطاء.
بشكل عام، يتطلب العمل على أشياء مهمة عادةً امتلاك مهارات جيدة من أجل تحمل العواطف غير المريحة. إليك مثالًا: متابعة أعمال المنافسين الذين هم أفضل مما أنت عليه أمر مفيد لتحسين مهاراتك ، لكنه يثير الحسد والمقارنة الاجتماعية.
لكن الإقرار بالعواطف المحددة هي التي تجعل تجربة معينة عاطفية عابرة، وتصنيفها هو خطوة أساسية، ولكنها فعالة لتقليل هذه المشاعر في المستقبل. وستكون قادرًا بشكل أفضل على متابعة الأهداف التي تنطوي على الخروج من منطقة الراحة النفسية الخاصة بك، إذا كان لديك مهارات أعلى لإدارة أفكارك ومشاعرك.
*قضاء وقت أقل في المهام غير المهمة:
المهام غير المهمة لها ميول سيئة لاستهلاك وقت أطول مما ينبغي. فعلى سبيل المثال قد تستغرق ساعة أو أكثر في مراجعة تقرير عمل أحد الموظفين لمنحه تقييم، لكن في المستقبل عليك أن تنجز العمل بشكل أسرع بالتركيز على نقاط أساسية في التقرير ومنحه التقييم بناء عليها.
فاتباع استراتيجيات لاتخاذ القرارات يساعدك على إصدار قرارات سريعة. فعندما يكون أمامك قرار مُلح، يمكنك اتخاذ قرار سريع وفقا للاستراتيجية أفضل من اتخاذ قرار مثالي يستغرق وقتًا أطول قد يتسبب تأخره في وقوع الكارثة.
إنفوجراف| النزاع يُهدر 8 ساعات من وقت الشركة.. فكيف يسيطر القادة عليها؟
*تحديد أولويات المهام وإزالة المهام الأقل أهمية حتى لو كانت عاجلة:
في الحياة العصرية، من السهل الوقوع في فخ كونك مشغولا جدا في أهدار الوقت، وأحد أنواع السيناريوهات التي تريد تجنبها هي معالجة المشكلات نفسها مرارًا وتكرارًا أو تقديم نفس التعليمات بشكل متكرر.
وللتغلب على نمط قضاء جميع الأيام في هدر الوقت، يمكنك الاستعانة بمصادر خارجية، أو تحويل بعض الأمور إلى النط الآلي، أو تجميع المهام الصغيرة، أو التخلص من بعض المهام، أو تبسيط سير العمل، أو إنشاء قوالب للمهام المتكررة.
حاول أن تتخلص ممن يعرقلون القرارات المخولة إليهم، وهم الناس الذين يؤجلون القرارات كي تتخذها أنت. على سبيل المثال، قد تطلب من شخص آخر اتخاذ قرار معين، ولكن بدلاً من القيام بذلك، يرسل لك بالبريد الإلكتروني قائمة بالخيارات التي يمكنك إلقاء نظرة عليها، مع وضع المسؤولية عليك. فبدلاً من الرد على الشخص بالقرار المناصب، اطلب منه تقديم توصية واضحة كي تسهل على نفسك حتى الرد بالقرار المناسب.
*ركز على ما قد يساعدك على رؤية الصورة الكاملة:
عندما تتجه رؤوسنا نحو الأسفل، يكون من الصعب الحصول على مساحة ذهنية كافية لرؤية الصورة الكبيرة. لذلك عليك أن ترفع رأسك ولا تولي الاهتمام لبعض الأمور الصغيرة في العمل، وأن تولي الاهتمام في كثير من الوقت للأمور الشاملة والعاملة في مؤسستك حتى تكون على اطلاع بالصورة الكاملة العامة وهي الأهم في مشوراك العملي.
وقد يساعدك أخذ مزيد من فترات الراحة في منعك من الدخول في حفرة الأرانب التي تقضي وقتًا طويلاً فيها في معالجة أشياء غير مهمة دون أن تدرك أنك قد وقعت في هذا الفخ.
الشيء الآخر الذي قد يساعدك على التركيز على أهدافك المهمة هو لقاء الزملاء الذين لا تراهم إلا كل ستة أشهر أو نحو ذلك. هذا الأمر يساعد على تبادل الخبرات واستعادة التركيز على الأهداف الأساسية والمهام المهمة
يمكن أن يساعد تتبع وقتك في حل تلك المشكلة أيضًا، ولكن الجانب السلبي هو أن عملية تتبع نفسها تستغرق وقتًا وقوة إرادة. مهما كان ما يساعدك في رؤية الصورة الكبيرة لا تفوته. أيضًا، خصص وقتًا بعد هذه الأنشطة لمعرفة كيف ستترجم رؤيتك إلى خطط وإجراءات محددة.
إذا كنت تواجه صعوبة في تحديد أولويات المهمة على نحو عاجل، فلا تقسو على نفسك. فإن عدد المواعيد النهائية والقرارات التي نواجهها في الحياة العصرية، والتي تتزامن مع الطبيعة العاطفية (والمعرفيّة) لتحدي العديد من المهام المهمة، يجعل هذا النضال شبه عالم.. لذلك اعتبر نفسك قد نجحت إذا تمكنت من توفير نصف الوقت الذي كنت تهدره على بعض المهام العاجلة غير المهمة.
