ستغيّر طريقة عملك للأبد: أفضل 5 تطبيقات غير تقليدية لإدارة الوقت
هناك الكثير من تطبيقات إدارة الوقت، التي تهدف إلى زيادة إنتاجية العاملين، سواء كانوا رجال أعمال أو مسؤولين تنفيذيين ومديرين، ولكن نظرًا لاختلاف أنماط العمل من شخصٍ لآخر، فضلًا عن اختلاف مفهوم إدارة الوقت نفسه، فإن الحصول على تطبيقٍ واحد يُلبي كل أو حتى معظم الاحتياجات يعد أمرًا صعبًا للغاية، ومن هذا المنطلق قررنا أن نجمع لك في السطور التالية 5 تطبيقات غير تقليدية، سوف تساعدك على إدارة الوقت مهما كانت طبيعة عملك.
كيف تختار تطبيق إدارة الوقت المناسب لعملك؟
مع وجود عشرات أو مئات التطبيقات التي يمكن الاستفادة منها في تنظيم الوقت، يجب أن تضع لنفسك معايير تساعدك على الاختيار، ولعل أولَ شيء يجب أن تفعله هنا هو تحديد هدفك وفهم احتياجاتك بدقة.
اسأل نفسك عن هدفك الرئيس من إدارة الوقت:
- هل ترغب فقط في تتبع ساعات العمل لمعرفة أين يذهب وقتك؟
- هل تسعى لتحسين تركيزك وتقليل المشتتات؟
- هل أنت جزءٌ من فريق وتحتاج إلى أدوات للتعاون والتواصل وإدارة المشاريع الجماعية؟
- هل تعاني بسبب تفقد البريد الإلكتروني؟
الإجابة عن هذه الأسئلة ومثيلاتها ستساعدك كثيرًا.
أهمية تنظيم الوقت لزيادة الإنتاجية
قد يبدو ما نقوله نمطيًا، لكن تنظيم الوقت بكفاءة يُعد من أهم -إن لم يكن أهم- المهارات التي تحتجها لتحقيق أقصى درجات الإنتاجية، وفي السابق، قبل عصر التكنولوجيا، لم يكن تعلم هذه المهارة والتمكن منها شيئًا بالغ الصعوبة كما هو الحال الآن، لكن التكنولوجيا سلاحٌ ذو حدين كما نعرف جميعًا، فبينما تُشتتننا وتقلل من قدرتنا على التركيز Attention Span، فإنها أيضًا يمكن أن تساعدنا على التعامل مع أصغر المهام؛ التي يستحيل أن نُديرها بالورقة والقلم.
وباستخدام تطبيقات تنظيم الوقت وأدوات العمل الرقمية التي سنشاركها معك، تستطيع تحصيل الفائدة الأهم، وهي، وفقًا لدراسة أُجريت على نحو 54 ألف شخص ونُشرت في دورية PLOS One، زيادة الإنتاجية بشكل ملحوظ على المستوى الوظيفي والأكاديمي وحتى الترفيهي!
مراجعة أفضل التطبيقات لإدارة الوقت
حرصنا في اختيار التطبيقات التالية على تقييمات المستخدمين، وخلصنا إليها بعد النظر في العديد والعديد من الأدوات المشابهة:
1. Clockify: الأفضل في تتبع ساعات العمل
يمكننا أن نقول إن "كلوكيفاي Clockify" يُمثل حلًا متكاملًا لعملية إدارة الوقت، حيث يهدف إلى زيادة الإنتاجية عمومًا، بغض النظر عن طبيعة عملك، وذلك باستخدام الحلول التقنية.
ويوفر التطبيق طريقتين مرنتين لتتبع الوقت، إما من خلال المؤقت المباشر الذي تُشغله عند بدء أي مهمة وتوقفه عند الانتهاء، أو عبر الإدخال اليدوي للأوقات التي تحتاج إليها لإنجاز المهام المختلفة.
قبل أن تتسرع وتقول ما الشيء المميز هنا إذن، دعنا نُخبرك أن هذا التطبيق يمتلك واحدة من أفضل الواجهات أو لوحات التحكم الواضحة والمُنظمة.
بفضل واجهة التطبيق، المُقسمة باليوم والوقت والمجالات، ستستطيع أن تتعرف بدقة على أي شيء يضيع وقتك، كما ستحصل على تحليلات مُعمّقة للأنشطة الأكثر استهلاكًا للوقت، ومن ثم ستتمكن من إقصائها أو تقليلها بسهولة.
النسخة المجانية من التطبيق سخية للغاية، وتوفر تتبعًا غير محدود للوقت، وهذا ما يُهمنا، مع عرض تقويمي شامل، بينما تأتي الخطط المدفوعة بميزات احترافية متقدمة، مثل إنشاء الفواتير، وتتبع ميزانيات المشاريع، وإدارة إجازات الموظفين... بأسعار معقولة.
التطبيق يدعم كذلك التكامل مع أكثر من 80 تطبيق آخر، وهذا من الأسباب القوية التي جعلتنا نُرشحه، بالإضافة إلى أنه يوفر دعمًا فنيًا على مدار الساعة.
2. Plaky: الأفضل في إدارة المشاريع
يُعد هذا التطبيق واحدًا من أبسط وأسرع الأدوات، التي يمكنك الاعتماد عليها في تخطيط وتتبع وإدارة المهام والمشاريع، دون الحاجة إلى أي خبرة تقنية مسبقة.
ويُمكنك من خلال التطبيق متابعة تقدمك في مختلف المهام، والحصول على تقارير شاملة عن حالة كل مهمة أو مشروع بضغطةٍ واحدة فقط، كما يُسهّل عليك التعاون مع باقي أعضاء الفريق بشكل فوري وسلس، ليصبح الجميع على اطلاع دائم بما تم إنجازه وما تبقى من أعمال.
أما عن طريقة عمل Plaky فهي مرنة للغاية، إذ يتيح لك التطبيق إمكانية إنشاء لوحات عمل جديدة بسهولةٍ تامة؛ إما من الصفر أو بالاستفادة من أكثر من 20 قالبًا جاهزًا يوفرها التطبيق.
كما يمنحك القدرة على تخصيص طريقة عرض اللوحات حسب أسلوبك، على سبيل المثال، يمكنك أن تعرض اللوحات بطريقة "كانبان Kanban" الشهيرة، دون التأثير على طريقة العرض الخاصة بزملائك.
ومن مميزات التطبيق القوية أيضًا، والتي أُضيفت في سبتمبر 2024، إمكانية تقسيم المشاريع الكبيرة إلى مهام فرعية، مع مواعيد نهائية منفصلة، مما يساعدك على إدارة التفاصيل الدقيقة دون أن تفقد رؤية الصورة الكاملة.
وفي العموم، يتميز Plaky بسهولة الاستخدام والمميزات الكثيرة حتى في الخطة المجانية، مما يجعله خيارًا مثاليًا لمن يريد تنظيم كل قوائم المهام والمواعيد والمشاريع في مكانٍ واحد وبأبسط طريقة ممكنة.
اقرأ أيضًا: استراتيجيات مبتكرة لزيادة التفاعل في مكان العمل.. هكذا تزيد من إنتاجية شركتك
3. Pumble: الأفضل لتواصل الفِرق
يتميز هذا التطبيق بواجهته البسيطة، التي تُمكن أي مستخدم من التعامل معها بسهولة؛ حتى في نسخته المجانية، ويوفر Pumble مجموعة واسعة من المميزات التي تجعله منافسًا لأشهر تطبيقات التواصل، حيث يمكنك مراسلة زملائك في العمل، وإجراء مكالمات الفيديو والصوت مجانًا، والمشاركة في المحادثات الجماعية، وغير ذلك من المميزات الأخرى الكثيرة.
وما يجعل Pumble واحدًا من أفضل تطبيقات إدارة الوقت، هي قدراته على تنظيم العمل الجماعي، وتوفير بيئة عمل متكاملة تساعدك فعلًا في إدارة وقتك بذكاء.
فبدلًا من تضييع الوقت في البحث عن الرسائل أو المستندات أو التنقل بين عدة برامج، يتيح لك بامبل وضع كل ما تحتاج إليه في مكان واحد، وذلك من الرسائل والمحادثات الجماعية إلى الملفات والمهام والمواعيد.
هذا التكامل يجعل من السهل تتبع كل تفاصيل العمل، وتقسيم المهام، وضبط الأولويات بشكل واضح، الأمر الذي ينعكس بشكل مباشر على إنتاجيتك ويوفر وقتك في اليوم.
ولعل أبرز ما يجعل هذه الأداة فعالة في إدارة الوقت هي خاصية جدولة الرسائل، وتحديد أوقات استقبال الإشعارات بحسب ساعات العمل الفعلية، وهو ما يمنحك تحكمًا كاملًا في وقتك، ويحميك من الانقطاعات غير المرغوب فيها في أثناء فترات التركيز العميق أو خارج أوقات الدوام، كذلك تتيح ميزة تعيين الحالة للزملاء معرفة انشغالك أو تفرغك، مما يحد من التشتت ويزيد من فاعلية التواصل اليومي.
4. Forest: أفضل تطبيق للتركيز
على الرغم من أنه ليس تطبيقًا لإدارة الوقت بالمعنى التقليدي، إلا أنه رفيق ذكي في معركة التركيز ضد المشتتات الرقمية بكل ما تحمله الكلمة من معنى.
فكرة التطبيق ببساطة أنه يُحول مهمة التركيز إلى تجربةٍ محفزة بصريًا وعاطفيًا، فكلما أردت أن تُنجز مهمة أو تذاكر أو تعمل، تفتح التطبيق وتزرع بذرة افتراضية تبدأ بالنمو للتحول إلى شجرةٍ جميلة، لكن بشرط أن تظل مُلتزمًا بعدم مغادرة التطبيق حتى نهاية الوقت الذي تحدده بنفسك.
وإذا استسلمت للمماطلة وأغرتك المشتتات، ستذبل الشجرة وتفقد مكافأتك، أما إذا واصلت، فستحصل على عملات رقمية يُمكنك أن تحولها إلى نباتات جديدة وتأثيرات صوتية مُحفزة.
لم تنبهر بعد؟
إذن ما رأيك بأن كل عملة تجمعها خلال جلسات التركيز تُنفَق على أرض الواقع، ويُزرَع بها أشجار حقيقية بالتعاون مع منظمة "Trees for the Future"؟
بهذه الطريقة لن تقتصر مكافأتك على تحقيق إنجازات شخصية أو بناء غابة افتراضية فحسب، بل ستساهم فعليًا في جعل العالم أكثر خضرةً وأقل تلوثًا بصريًّا!
5. SaneBox: إعادة تعريف بريدك
بما أننا نُحاول زيادة الإنتاجية للرجال العاملين من خلال تطبيقات تنظيم الوقت، ونظرًا لأن البريد الإلكتروني أصبح جزءًا لا يتجزأ من حياة معظم هؤلاء الرجال، كان لا بُد وأن نتحدث عن تطبيق SaneBox.
تطبيق SaneBox يمثل الحل الذكي لمن يعاني من فوضى البريد الإلكتروني، وتراكم الرسائل غير المهمة، إذ يعيد تعريف طريقة تعاملك مع صندوق الوارد، من خلال تنظيم الرسائل وتصنيفها تلقائيًا بحسب الأولوية.
بفضل ميزة "BlackHole"، يمكنك التخلص من الرسائل غير المرغوب فيها بنقرة واحدة، حيث تُنقل مباشرة إلى مجلد خاص بعيدًا عن عينيك، بينما يحتفظ مجلد "SaneNoReplies" بكل رسالة لم تتلقَ عليها ردًا، لتتابعها لاحقًا دون أن تضيع وسط الزحام.
وإذا كنت تظن أننا لا نضيع وقتًا في تفقّد الإيميلات، فما رأيك بأن "الموظف المكتبي" يقضي حوالي ساعتين ونصف يوميًا في قراءة الرسائل والرد عليها حسب بيانات نشرتها Forbes؟
استخدام تطبيق مثل SaneBox يمكن أن يوفر عليك الكثير من هذا الوقت، خاصةً أنه يتمتع بمميزات أخرى غير التي ذكرناها، مثل إمكانية تخصيص ساعات لعدم الإزعاج، وخاصية إعلام الآخرين بحالتك (مثل "أنا مشغول")، وإمكانية تعيين تذكيرات للمهام عبر إعادة توجيه أي رسالة إلى تاريخ معين، فتعود إليك الرسالة تلقائيًا في الوقت الذي تختاره، وغيرها من المميزات المساعدة.
نصائح لاستخدام تطبيقات الوقت بفعالية
إن امتلاك تطبيق متقدم لإدارة الوقت ليس إلّا خطوة أولية نحو تحقيق إنتاجيةٍ عالية، لكن القيمة الحقيقية تكمن في كيفية توظيف هذه الأدوات ضمن عاداتك اليومية.
فالتخطيط المُسبق، ومقاومة المشتتات للعمل بعمق، وتتبع الوقت بدقة كلها عناصر أساسية تُساعدك على توجيه طاقتك نحو المهام الأساسية.
فقط تذكر دائمًا أن هذه الأدوات وسيلة وليست غاية، وأن الحل الأمثل هو اقتلاع المشتتات من جذورها، سواء بحلول مثل الديتوكس الرقمي أو بأي وسيلة أخرى.
