ليس رفاهية.. دليلك لإنشاء قسم "IT" احترافي بشركتك
لا يمكن تصور أي شركة، بل أي مشروع بشكل عام وإن كان مجرد محلٍ صغير لبيع السلع الغذائية، في عصرنا هذا دون نظام لإدارة المعلومات أو ما يُعرَف بنظام تكنولوجيا المعلومات Information system (IT). كل شيء أصبح يعتمد على الأنظمة والشبكات والبيانات، وهذا أساس الـ IT. لسوء الحظ أن إنشاء نظامٍ كهذا ليس سهلاً على الإطلاق، إذ يحتاج الأمر إلى الدراية الكاملة باحتياجات الشركة أو الكيان، فضلاً عن اختيار الأنظمة، وتدريب طواقم العمل على التعامل معها، وهذه أمور مكلفة لا ريب.
ومع ذلك، يُمكن بالتخطيط الجيد -الذي سنساعدكم به- والعمل المستمر أن يتم إنشاء قسم مُخصص لنظام IT فعّال وبسهولة شديدة، ولكن أولًا...
بماذا يختص قسم تكنولوجيا المعلومات IT؟
يمكن اعتبار هذا القسم بمثابة عصب كل "بيزنس" وأي "بيزنس"، فكل الأعمال تقريبًا أصبحت تعتمد على التكنولوجيا كما أوضحنا، ومن ثم فإن وجود قسم لتكنولوجيا المعلومات بكل مؤسسة بغض النظر عن حجمها لم يعد -ولم يكن- رفاهية.
يختص قسم تكنولوجيا المعلومات بإدارة وصيانة أنظمة وشبكات وبيانات الشركات، وهذا يتضمن جميع المكونات التقنية بما فيها الهاردوير والسوفتوير. ولا تقتصر وظيفة هذا القسم على ذلك فحسب، حيث تضم مسؤولياته تدريب الموظفين على التعامل مع مختلف الأجهزة التي تستخدمها الشركة والحرص على تحديث هذه الأجهزة باستمرار وضمان حمايتها.
وعلى ذكر الحماية، فليس المقصود بها حماية الأجهزة بالمعنى المادي الجامد فحسب، وإنما -بالتأكيد- حمايتها من جميع المخاطر السيبرانية والفيروسات وما إلى ذلك. هذه الأمور تتطلب متابعة مستمرة، ومواكبة دورية لكل جديد على مستوى الأجهزة والموظفين.
في حقيقة الأمر يعتقد الكثيرون أن مهام قسم تكنولوجيا المعلومات تتوقف عند المسؤوليات التي ذكرناها فحسب، وهذا ليس صحيحًا، حيث تلعب أقسام تكنولوجيا المعلومات في مختلف الشركات والمؤسسات دورًا محوريًا في إدارة ودعم جميع العمليات لضمان عمل المنظومة التقنية على أكمل وجه.
اقرأ أيضًا:مفهوم المنافسة في ريادة الأعمال.. ما هي الإيجابيات والسلبيات؟
كيف تؤسس قسم لتكنولوجيا المعلومات IT؟
فهم احتياجات العمل الخاص بك
بدايةً وقبل أي شيء عليك أن تعرف متطلبات "البزنس" الخاص بك جيدًا حتى تخرج بأفضل حل أو حلول ممكنة، فهناك أكثر من نظام IT والتفضيل بينهم يعتمد على احتياجاتك. وبينما تسعى لتحديد الاحتياجات، من المهم أن تُراعي خط سير العمل أو تدفق العمل Workflow حتى تخرج بأفضل نتيجة ممكنة.
خصص ميزانية واضحة
تتمثل الخطوة الثانية في تخصيص ميزانية واضحة لما ستقبل على شرائه من أجهزة، وما ستنفقه من أجل الأمور اللوجستية اللازمة لإنشاء قسم الـ IT. هذه الخطوة ستساعدك كثيرًا على تقليل نطاق البحث وإبعادك عن التشتت قدر المستطاع، لا سيما وأن الموارد أو الحلول موجودة بأكثر من شكلٍ "كخدمة وكسوفتوير" وأكثر من سعر عند أكثر من مصدر.
إذا كانت ميزانيتك محدودة نوعًا ما، فحاول أن تتبنى نموذج السوفتوير كخدمة Software-as-a-Service (SaaS)، وتذكر أنك لست مُجبرًا في البداية على شراء سيرفرات أو عتاد خارق؛ تستطيع تأجير كل هذا عن طريق اشتراك دوري، شهري أو ربع سنوي أو سنوي، إذا جرت الأمور كما خططت لها، فحينها يمكننا أن نتطلع لأفضل من هذا.
أشرِك الجميع منذ اليوم الأول
إذا كنا نتحدث عن شركة كبيرة بها أقسام عديدة وموظفين كُثُر، بغض النظر عن أن شركة كهذه من المفترض أن تمتلك قسمًا لتكنولوجيا المعلومات IT بالفعل، فمن الضرورة بمكان أن تُشرك أكبر عددٍ من المحسوبين على الشركة أو المؤسسة في هذا التحول الرقمي لأن ذلك سيسهل عليك الكثير من الأمور في المستقبل، ويعفيك من إنفاق المزيد من الأموال بغية تدريبهم على النظام الجديد، ناهيك أنك ستضمن استغلال الموارد الجديدة والاستفادة منها بأكبر شكل ممكن.
ابدأ بالأساسيات
دائمًا وأبدًا حاول أن تبدأ بالموارد المتوافرة، ليس في إطار موضوعنا فحسب، بل في أي شيء تُقبل على فعله لأول مرة. أما بخصوص موضوعنا، فحاول ألا تُشغل بالك بشراء أفضل الأجهزة وتَبَني أفضل الحلول. ركز على بناء هيكلٍ واضح ومتماسك بأقل الإمكانيات المتاحة. الأساسيات المتمثلة في الإدارة الجيدة للشبكات Network management، وتقييم هذه الإدارة IT asset management، فضلاً عن سياسات الاستخدام العامة device-related policies والتي يجب أن توضع على رأس قائمة الأولويات.
اقرأ أيضًا:إدارة الموارد البشرية.. ما أهميتها وأهم استراتيجياتها لرفع أداء الشركات؟
لا تنسَ الدعم والحلول الموحدة
ربما عليك أن تهتم بهذه النصيحة قبل أي شيء، فتعيين فريق دعم متخصص من الأساسيات التي لا يمكن المساس بها. ابحث عن هذا الفريق في بدايةِ التحول واجعله ركنًا أساسيًا تعتمد عليه عند الحاجة، والتي ستلح كثيرًا، بعد ذلك اتجه نحو الحلول الموحدة؛ الحلول المُصممة لتولي كل شيء من البداية للنهاية مثل الـ Enterprise Resource Planning (ERP).
تبنى الأتمتة واستعد للتوسع
تعني الأتمتة Automation ببساطة؛ بناء آلية عمل تقنية للمهام الروتينية القابلة للتكرار، أي ببساطة استغلال الذكاء الاصطناعي والتطور التكنولوجي الذي وصلنا إليه في الاستعاضة عن دور العامل البشري الذي يمكن الاستغناء عنه، بشرط أن تُحافظ على الجودة بالطبع.
عقب الحرص على تطبيق كل النصائح السابقة، تأكد من أن الحلول الذي تبنيتها قابلة للتوسع والتطور. رُغم أن هذه النصيحة قد تناقض نصيحة "البدء بالأساسيات"، فإن التوفيق بينهما هو شيء في غاية الأهمية؛ صحيح أن البدء بالأساسيات شيء مهم، ولكن الطموح والحرص على التوسع هو شيء مهم أيضًا، وإلا فما الهدف من تشييد شركة أو مؤسسة لا تواكب التطور؟ من النصائح -البديهية- للتوفيق بين الأمرين: حاول ألا تنفق على الحلول الجمالية التي لا فائدة مرجوة منها، والتي لا ترى ملامح واضحة لمستقبلها، عوضًا عن ذلك ركز على الموارد والحلول التي ستدوم معك لأطول فترة ممكنة والتي ستستطيع أن تطورها بسهولة.
هيكل العمل بقسم تكنولوجيا المعلومات IT
هناك 3 أقسام أساسية بقسم تكنولوجيا المعلومات IT؛ القسم الإداري والفني وعلى كادر هيكل العمل يأتي القسم التنفيذي.
نبدأ بالقسم الإداري Manager level لقسم الـ IT، والذي يختلف حسب الشركة أو المؤسسة نفسها؛ حجمها واحتياجاتها وطموحاتها تلعب دورًا أساسيًا في هيكلة هذا القسم، والذي يتكون في العموم من 4 أدوار إدارية: "مدير عام- IT Manager"، و"مسؤول الشبكات- Network Administrator"، و"مسؤول النظام- System Administrator"، وأخيرًا "مسؤول مكتب الدعم- Help Desk Administrator".
بالنسبة لأدوار الهيكل الإداري، فنبدأ من دور المدير العام IT Manager، والذي يكون مسؤولاً عن القسم بالكامل؛ يتابع جميع موظفيه، ويحرص على متابعة جودتهم حتى يضمن الهدف من القسم نفسه ويطوره.
أما مسؤول الشبكات Network administrator، فكل ما يخص الإنترنت بالشركة من المفترض أن يقع على عاتقه، وهو المسؤول عن صيانة وإصلاح مشكلات الشبكات وأعطالها الفنية.
انتقالاً لمسؤول النظام System administrator، فضمن مسؤولياته نجد تهيئة وصيانة كل أجهزة الشركة بما فيها الهاردوير والسوفتوير وحتى البيانات Data.
وأخيرًا بالنسبة لمسؤول مكتب الدعم Help desk administrator، فهو المنوط بتقديم الدعم الفني لجميع موظفي الشركة أو المؤسسة.
غير القسم الإداري هناك القسم الفني Execution level الذي يتضمن عديدًا من المسميات الوظيفية، وكلها مهمة، مثل مطوري السوفتوير Software developers، وعلماء البيانات Data scientists، ومسؤولي قواعد البيانات Database administrators، ومتخصصي الحماية Security specialists، وطاقم الدعم Support staff، وغيرهم، وجميع هؤلاء مسؤولون عن تنفيذ مهام يومية لا غنى عنها.
على رأس هذين المستويين يأتي القسم التنفيذي Executive level وفيه تبرز المسميات المعروفة برئيس قسم المعلومات CIO ورئيس قسم التكنولوجيا CTO؛ مهام الأول تركز على متابعة العمليات الداخلية وكفاءتها وإدارتها، بينما يختص الثاني بالجانب الابتكاري لكل ما له علاقة بتكنولوجيا الشركة ومستقبلها.
بهذا لا بد وأن تكون قد عرفت لماذا يُعد تأسيس قسم مختص بتكنولوجيا المعلومات أمرًا صعبًا. الموضوع يحتاج إلى دراسة عميقة ووقت طويل حتى يخرج بشكلٍ مناسب، وهذا بغض النظر عن حجم الشركة وأهدافها، ولكن في الوقت نفسه، تذكر أن الأمر ليس رفاهية.
