طريقة عمل عقد العمل الإلكتروني وتوثيقه
يعتمد المواطنون في المملكة العربية السعودية وكل الشركات والمنشآت على تحرير عقد عمل مع الأشخاص غير السعوديين، وذلك من أجل الاحتكام إلى بنود العقد الموقع بين الطرفين، والرجوع إليه وحفظ حقوق الطرفين، لذا نذكر لكم في السطور التالية ماهية عقد العمل الإلكتروني وطريقة عمله وخطوات مراجعته وتوثيقه.
المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية أطلقت مؤخرًا مبادرة من أجل توثيق عقد العمل بشكل إلكتروني، بما يتيح لجميع أصحاب الأعمال إمكانية رفع وتحديث معلومات العامل الخاصة بعقود جميع موظفيهم سواء أكانوا مواطنين سعوديين أو أجانب.
وتهدف تلك المبادرة بحسب عبدالله بن محمد، متحدث المؤسسة الرسمي، إلى حفظ حقوق أطراف العقد "صاحب العمل والموظف"، وتعمل على توفير بيئة عمل تساعد على استقرار الموظفين وزيادة إنتاجياتهم، كما تهدف إلى ضمان مطابقة هذه العقود الخاصة بالعاملين في القطاع الخاص لنظام وشروط نظام العمل.
تُتيح تلك المبادرة أيضًا إمكانية التأكد من صحة بيانات العقود وتقليل وقوع الخلافات بين أطراف العقود والقضايا العمالية، وذلك عبر تسهيل عملية رفع وتحديث بيانات عقود عمل الموظفين، كما تمكنهم من أرشفة تلك العقود وإمكانية الرجوع إليها بسهولة وتحديث تلك البيانات بشكل دوري، وإمكانية مراجعة العقد من قبل الموظف لمطابقته لنظام العمل.
ويتم الحصول على عقد العمل الالكتروني عبر خدمة توثيق وإدارة العقود المتاحة لكل المنشآت في المملكة، ويمكنهم إنشاء وتوثيق عقود الموظفين إلكترونيًا، وبعد إنشاء العقد يمكن للموظف الموافقة عليه أو رفضه أو حتى طلب تعديله عبر حسابه في قوى أفراد، وفي حالة وافق الطرف الآخر يعد العقد موثقًا ومعتمدًا من وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية.
عقد العمل الإلكتروني
يُشترط أن يكون عقد العمل لغير السعوديين مكتوبًا ومحدد المدة، أما إذا ما كان عقد العمل خاليًا من بند المدة، فتعد رخصة العمل هي مدة العقد. وبحسب نص المادة 37 من نظام العمل، فإنه في حال عدم اشتمال عقد العامل غير السعودي على مدة محددة، فتُحسب رخصة العامل كمدة للعقد.
وبحسب الوزارة يتحمل صاحب العمل رسوم استقدام العامل الوافد، إضافة إلى رسوم الإقامة ورخصة العمل ومصاريف تجديدهما، الأمر الذي يترتب على تأخيره غرامة مالية.
إضافة إلى ذلك يتحمل رسوم تغيير المهنة والخروج والعودة، وأيضًا تكاليف تذكرة عودة العامل إلى موطنه، عقب انتهاء العقد بين الطرفين، فيما يتحمل العامل تكاليف عودته إلى بلاده في حالة عدم صلاحيته للعمل المطلوبة له، أو في حالة إذا ما رغب في العودة بدون سبب مشروع، أما رسوم نقل خدمات العامل فيتحملها صاحب العمل الراغب في نقل خدماته عليه.
منصة قوى الإلكترونية
يمكن لكل المواطنين الاستفادة من تلك الخدمة التى تُتيح للأشخاص والمؤسسات إمكانية إنشاء وتوثيق عقود الموظفين بشكل إلكتروني، وعقب إنشاء العقد الوظيفي، يظل الأمر متروكًا للموظف من أجل الموافقة على العقد أو رفض بنوده أو حتى طلب تعديله وذلك عبر حسابه في منصة قوى أفراد، أما في حال موافقة الطرفين على العقد يعد موثقًا ومعتمدًا من وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية.
وتهدف خدمة إدارة العقود إلى حفظ حقوق أطراف العقد "صاحب العمل والموظف" وأيضًا تهدف إلى توفير بيئة عمل تساعد على استقرار الموظف وزيادة إنتاجيته والمحافظة عليها، والتحقق من مدى التزام المنشآت بكل قوانين وأحكام نظام العمل، والتحقق من صحة بيانات العقود وتقليل القضايا العمالية.
طريقة عمل عقد عمل إلكتروني
وعن خطوات الاستفادة من خدمة عمل عقد عمل إلكتروني، يجب القيام بالخطوات التالية:
- التسجيل عبر منصة "قوى أفراد" أو تسجيل الدخول حال كان لديك حساب مسجل مسبقًا.
- سجل الدخول على "حساب المنشآة".
- اختر خدمة "إدارة وتوثيق العقود" عبر خيار الخدمات الإلكترونية.
- اكتب كل بيانات المنشآة مثل "البريد الإلكتروني، صفة ممثل المنشآة".
- أدخل كل بيانات الموظف الأولية كالآتي: الموظف السعودي: "رقم الهوية، تاريخ الميلاد حسب التقويم الهجري"، "الموظف الوافد: رقم الإقامة، تاريخ الميلاد حسب التقويم الميلادي".
- أدخل كل بيانات التواصل مع الموظف مثل: "رقم الجوال والبريد الإلكتروني".
- أدخل بيانات عقد العمل "المسمى الوظيفي، ساعات العمل، مدة العقد والالتزامات المالية".
- اضغط على أيقونة "مراجعة وإرسال الطلب".
وعقب تقديم كل البيانات المطلوبة كما وضحنا في السطور السابقة، سيتم إرسال الطلب إلى حساب الموظف عبر قوى أفراد، وعلى صاحب العمل أن يتواصل ويبلغ الموظف بضرورة الدخول إلى حسابه على منصة قوى أفراد، ثم اختيار خدمة العقود الوظيفية من أجل مراجعة وقبول العقد واتخاذ إجراء سريع بالقبول أو الرفض أو طلب تعديل أحد بنود العقد.
خطوات مراجعة العقد للموظف
يتم إرسالة طلب توثيق العقد إلى حساب الموظف في منصة قوى أفراد، ويجب على ممثل المنشأة أن يتواصل مع الموظف صاحب العقد، وإبلاغه بضرورة الدخول عبر حسابه الشخصي في منصة قوى من أجل الولوج على العقود الوظيفية من أجل مراجعة العقد والرد بالقبول أو الرفض.
ويتطلب الأمر إذا كان الموظف المراد إرسال العقد الإلكتروني له مقيمًا وغير مسجل على منشأة قوى في الوقت الحالي، عليه أن يقوم بإنشاء طلب "نقل موظف من صاحب عمل آخر" عبر خدمة "نقل الخدمات"، ومن ثم وبعد إتمام طلب النقل، يمكن للموظف الموافقة على الطلب والعقد عبر خدمة "الانتقال الوظيفي" عبر حسابه الشخصي في المنصة، وإليكم خطوات مراجعة العقد للموظف:
- ادخل على منصة قوى أفراد.
- ثم انتقل إلى حسابك الشخصي بالمنصة.
- اذهب إلى خدمة "العقود الوظيفية".
- اختر العقد الإلكتروني الخاص بك من القائمة.
- راجع تفاصيل العقد بشكل جيد ثم اتخذ إجراء بالقبول أو رفض العقد.
عليك أن تعلم كموظف أنه سوف يتم إلغاء العقد بشكل تلقائي إذا لم تتخذ أي إجراء خلال 30 يومًا فقط من تاريخ إنشاء طلب التعاقد.
توثيق عقد عمل في منصة قوى
كما ذكرنا فإن إرسال العقد الإلكتروني من قِبل صاحب العمل عبر منصة قوى، ودخول الموظف المراد إبرام العقد معه، فإن عملية التوثيق فقط تتطلب من الموظف أن يراجع العقد وفقًا للخطوات السابق ذكرها، ومن ثم الموافقة عليه أو طلب التعديل عليه ثم مراجعته مرة أخرى، وكل هذا في وقت لا يتعدى الـ 30 يومًا، وبعد الموفقة عليه يتم توثيقه بشكل تلقائي.
وعن المدة التي تستغرقها خدمة توثيق العقود، فإنها خدمة إلكترونية وفورية، تبدأ حين يتم إنشاء طلب التعاقد من خلال صاحب العمل، فيما تنتهي عندما يقوم الموظف بالموافقة أو الرفض بشكل نهائي، أو إلغاء الطلب بشكل تلقائي في حالة عدم الرد بعد مرور 30 يومًا من تاريخ الإنشاء.
وبحسب وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، فإنه يمكن توثيق كل العقود القديمة والجديدة السارية والورقية أيضًا، ويمكن توثيق العقود السارية في الوقت الحالي عبر إدخال تاريخ المباشرة، كما هو مذكرة في أول عقد للموظف مع المنشأة، فيما يجب على إدخال آخر راتب حصل عليه الموظف من الشركة مضافًا إليه الزيادات السنوية وكل الترقيات.
ويمكن أيضًا توثيق عقود جميع الموظفين حتى وإن كانوا في فترة التجربة، ويبدأ التوثيق منذ تاريخ المباشرة متضمنًا أيضًا فترة التجربة، ويتطلب الأمر فقط تحديد مدة فترة التجربة داخل بنود العقد، آخذًا في الحسبان الحد الأقصى للمدة كما هو منصوص عليه داخل نظام العمل السعودية.
