مراحل التفاوض الخمسة وكيفية التعامل معها بالطريقة الصحيحة
في حياتك الشخصية، في العمل، في المقابلات، في كل وقت تقريباً، ستجد نفسك بحاجة إلى استخدام التفاوض لصالحك لتحقيق بعض الأهداف، مثلاً طلب راتب أعلى، أو التفاوض حتى على الراتب المتوقع الحصول عليه في حالة توظيفك. يتطلب ذلك فهم مراحل التفاوض جيداً، وكيفية التعامل مع كل مرحلة بطريقة صحيحة.
ما هو التفاوض؟
يمكن تعريف التفاوض على أنّه عملية يسعى من خلالها طرفان أو أكثر إلى الوصول لأفضل نتيجة من خلال الاتفاق. يعتمد ذلك على الوصول إلى حل وسط يناسب الطرفين، وإمّا التوقف عن المتابعة في التفاوض. من خلال مهاراتك في التفاوض ستقدر على زيادة القيمة التي تحصل عليها من مراحل التفاوض المختلفة.
مثلاً في المقابلة الشخصية عندما يُطرح عليك سؤال الراتب المتوقع، ستحتاج إلى توظيف مهارات التفاوض حتى تثبت للطرف الآخر أنّك تستحق الراتب الذي تطلبه، وإذا لم تقدر على فعل ذلك فقد تخسر فرصة الحصول على الراتب المناسب لك، بسبب عدم قدرتك على إدارة التفاوض بالطريقة الصحيحة.
مراحل التفاوض الخمس: كيف تحصل على ما تريد؟
يحتاج التفاوض الناجح إلى المرور بخمسة مراحل مختلفة. في كل مرحلة أنت بحاجة إلى بذل الجهد المناسب، حتى تقدر على الانتقال إلى المرحلة التالية بنجاح. لذا، لا بد من فهم تفاصيل مراحل التفاوض جيداً، والتصرف المثالي المناسب لكل مرحلة.
المرحلة الأولى: الاستعداد
تعد مرحلة الاستعداد من مراحل التفاوض التأسيسية التي يجب الاهتمام بها جيداً، ومنحها الوقت الكافي، لأنّها ستتحكم في نجاح بقية مراحل التفاوض التالية. لا تحاول الدخول في التفاوض الفعلي، دون الشعور بأنّك مستعد جيداً للقيام بهذا الأمر، والتركيز على الهدف الرئيس من الاستعداد وهو معرفة الطريقة المثالية للتفاوض. تشمل مرحلة الاستعداد التركيز على النقاط التالية:
1- معرفة الأمور الداخلية بالنسبة لك
- هل تحتاج فعلاً إلى الخوض في عملية التفاوض هذه؟
- ما المعلومات الأساسية التي يجب عليك معرفتها حتى تقدر على إكمال مراحل التفاوض التالية.
- تنظيم المعلومات التي تملكها بطريقة صحيحة.
2- التحليل
- جمع البيانات عن الطرف الآخر.
- التفكير في السيناريوهات المختلفة المتوقعة.
- تقييم نقاط القوة والضعف المحتملة، من خلال إجراء تحليل سوات.
- تحديد جميع الأطراف المناسبين لبدء التفاوض معهم.
3- تحديد الأمور المتعلقة بك وبهم
- التفكير في الاهتمامات المشتركة بينك وبين الطرف الآخر.
- تحديد النتائج المرغوبة من عملية التفاوض.
- معرفة البدائل التي يمكن اللجوء إليها في مراحل التفاوض التالية.
4- التفكير في العلاقة المطلوب إنشائها مع الطرف الآخر
- التفكير في ردود الأفعال المحتملة من الطرف الآخر.
- كيفية كسب ثقة الطرف الآخر في أثناء التفاوض.
المرحلة الثانية: تبادل المعلومات
بعد الانتهاء من الاستعداد يمكنك الدخول إلى المرحلة التالية من مراحل التفاوض، ألا وهي تبادل المعلومات. تعتمد هذه المرحلة على إشراك الطرف الآخر في عملية التفاوض، من خلال مشاركة المعلومات معاً، ومحاولة اكتشاف الخيارات المتاحة بالنسبة لكليكما، وذلك للاستفادة من ذلك في مرحلة المساومة.
في هذه المرحلة من المهم التركيز على بناء الثقة مع الطرف الآخر، إذ بدون هذه الثقة لن يكون بالإمكان تحقيق الهدف المطلوب من التفاوض. لذا، من المهم هو محاولة إظهار الاهتمام بما يرغب به الطرف الآخر، ودراسة شخصيته واهتماماته وقيمه. في هذه المرحلة من مراحل التفاوض يمكنك التركيز على دراسة النقاط التالية:
- هل سيكون التعاون بينك وبين الطرف الآخر مفيداً حقاً كما كنت تخطط؟
- هل يملك كلاكما مصالح مشتركة يمكن الاستفادة منها في بناء تفاوض ناجح؟
- كيف يمكنك كسب ثقة الطرف الآخر لتصل إلى الأهداف التي تريدها بالفعل؟
من خلال الإجابة على الأسئلة الثلاثة السابقة، سيكون بإمكانك أخذ الخطوة إلى بقية مراحل التفاوض، وذلك لثقتك في أنّ هذا التفاوض سيكون فعّالاً لكليكما، وبالتالي يمكن إنتاج قيمة حقيقية من خلاله، تمكنك من تحقيق الأهداف التي تريدها.
أمّا إذا لم تجد الإجابة لصالحك، وأنّ الاستمرار في الأمر سيكون سلبياً، فمن المهم التفكير في التعديلات المناسبة أو محاولة التفكير في البديل المناسب. إذا لم تجد الأمر ممكناً، يمكنك العودة إلى المرحلة الأولى مرة أخرى، والتفكير في كيفية علاجها بالطريقة الصحيحة لاختيار طرف جديد لبدء التفاوض معه.
المرحلة الثالثة: المساومة
إذا وجدت أنّ لديك المعلومات الكافية التي يمكنك الاعتماد عليها لأخذ قرار المتابعة في مراحل التفاوض التالية، فيمكنك الاستمرار في التفاوض. أو يمكنك العودة إلى المرحلة الأولى، حتى تقدر على اختيار بديل مناسب للمتابعة في التفاوض معه.
في هذه المرحلة من مراحل التفاوض يمكنك التركيز على الأخذ والعطاء بينك وبين الطرف الآخر. من المهم في هذه المرحلة إدراك أنّ التفاوض الناجح لا يعني الأخذ فقط، بل لا بد من التركيز على العطاء. بدون ذلك لن تحصل على قيمة فعلية، بل لا بد من تقديم التنازلات المناسبة للطرف الآخر.
بالتالي النتيجة النهائية من هذه المرحلة هي تحديد القيم التي لا بد من الحصول عليها لنفسك، وفي المقابل تقديم القيم المناسبة للطرف الآخر، فتقدران على الوصول معاً إلى موقف فائز من الطرفين، وهو ما يضمن لكما فاعلية التفاوض وإمكانية الاستمرار في مراحل التفاوض التالية.
المرحلة الرابعة: ختام مراحل التفاوض
في هذه المرحلة من مراحل التفاوض تكون قد وصلت إلى اتفاق نهائي مع الطرف الآخر، فيكون لكليكما فهم بالأشياء المطلوبة منه، وفي المقابل الأشياء التي سيحصل عليها. من المهم في هذه المرحلة التركيز على كتابة ملخص شامل للاتفاق، محدد فيه التفاصيل الخاصة بالتنفيذ.
من الضروري التركيز على محاولة توثيق الاتفاق قدر الإمكان، حتى يكون الأمر ملزماً للجميع ويمكن العودة إليه في حالة الاختلاف على أي تفاصيل. لذا، تجنب الاعتماد على التوثيق الشفهي؛ تجنباً لسوء الفهم أو التهرب من الالتزامات الموقعة بعد الاتفاق عليها من الطرفين.
المرحلة الخامسة: تنفيذ الاتفاق
في هذه المرحلة من مراحل التفاوض تكون قد انتقلت إلى تنفيذ الاتفاق. على الرغم من عدم وجود اختلافات في هذه المرحلة، أو الاحتياج إلى توظيف مهارات التفاوض بطريقة معينة، لكنها تعد بمثابة التجهيز لعملية التفاوض التالية مع الطرف الآخر، لا سيّما إذا كنت تبحث عن إنشاء تعامل مستمر بينكما.
تأكد من التزامك بجميع الوعود التي اتفقتم عليها، واحرص على توطيد علاقتك بالطرف الآخر من خلال الحفاظ على الثقة. في حالة وجود مشكلة، لا بد من التفكير في الحل المناسب لهذه المشكلة سريعاً، حتى تقدر على الحفاظ على جودة تنفيذ الاتفاق مثل المطلوب بالضبط.
ختاماً، تتطلب مراحل التفاوض التركيز على تحقيق أفضل قيمة ممكنة، وهذه هي مهمتك الأساسية، من خلال التجهيز لكل مرحلة جيداً، ومعرفة كيفية دراسة الطرف الآخر وفهم ما يريده بالضبط، ثم محاولة الخروج بالنتيجة المناسبة من كل مرحلة، حتى تقدر على تحقيق الهدف النهائي من عملية التفاوض.
المصادر:
