أشهر 12 خطأ في تنظيم الوقت وكيف تتغلب عليها
لا شك أنّ تنظيم الوقت أحد أهم الأساسيات لأي شخص يرغب في تحقيق النجاح بحياته العملية. فإذا لم يكن بالإمكان السيطرة على طريقة قضاء الوقت، ستكون النتيجة النهائية عدم فعل الأشياء المطلوبة خلال اليوم، وبالتالي عدم تحقق الأهداف.
لكن على الرغم من ذلك، فإنّ بعض محاولات تنظيم الوقت تفشل، نتيجة لبعض الأخطاء التي تحدث، لذا إليك أشهر 12 خطأ في تنظيم الوقت وكيف يمكنك التغلب عليها.
1- تنظيم الوقت دون التفكير في المستقبل
واحدة من أشهر أخطاء تنظيم الوقت هي البدء في فعل ذلك، لكن دون التفكير في المستقبل. هذا الأمر شائع جدًا، إذ المعتاد أننا نبدأ بماذا يجب فعله، لكننا لا نتساءل عن لماذا يجب علينا فعله؟ لذا، عندما تقرر البدء في تنظيم الوقت دون تفكير في المستقبل، ستجد أنّه لا يوجد لديك الدافع الكافي للالتزام بهذه الخطط.
كيفية التغلب على هذا الخطأ
من المهم عدم البدء في تنظيم الوقت مباشرةً، بل يجب عليك التفكير أولًا في المستقبل، وما هي الأهداف التي ترغب في تحقيقها. يمكنك تقسيم هذه الأهداف إلى:
- أهداف قصيرة المدى تودّ تنفيذها خلال الفترة القادمة، مثلًا خلال هذا العام.
- أهداف بعيدة المدى ترغب في الوصول إليها في السنوات القادمة.
من خلال هذه الأهداف والتخطيط الجيد لها، سيكون بإمكانك البدء في خطط تنظيم الوقت المناسبة، التي تفعلها لهدف معين، وبالتالي قابليتك في الالتزام بها تصبح أكبر. كذلك من الجيد أن تضع لنفسك نظامًا للمكافأة، فعندما تنجح في تنفيذ خطة تنظيم الوقت لأحد أهدافك، تمنح نفسك مكافأة لذلك، مثل السفر إلى مكان جديد، أو شراء شيء كنت ترغب به، وهكذا. لتخلق لنفسك دافعًا نحو الالتزام.
2- عدم التخطيط للأهداف جيدًا
لا يعني امتلاك الأهداف أنّ هذا سيكفي لنجاح خطط تنظيم الوقت، إذ لا بد أولًا من التخطيط الجيد لها. يرتبط هذا الخطأ مع الخطأ الماضي، فيظن البعض أنّ مجرد امتلاكه للأهداف ووضع خطط سريعة لها، سيكون كافيًا لنجاح خطط تنظيم الوقت. لكن المشكلة أنّ فشل التخطيط للأهداف، يؤثر سلبًا على خطط تنظيم الوقت، ولن تكتشف ذلك إلّا بعد فترة من الوقت.
كيفية التغلب على هذا الخطأ
يمكنك التغلب على هذا الخطأ من خلال أخذ وقتك الكافي في التخطيط لأهدافك جيدًا. لا داعي للتسرُّع أو التعجُّل، فالهدف ليس وضع خطة تنظيم الوقت نظريًّا دون الالتزام بها. فكّر بشأن أهدافك، واحرص على وضع أهداف ذكية حقًّا، أي إنّها محددة ويمكنك قياسها، وكذلك لها توقيت معين، وسيكون بإمكانك تنفيذها في الواقع. ثم من خلال هذه الخطط يمكنك إنشاء خطتك لعملية تنظيم الوقت.
3- عدم وضع قائمة المهام المطلوب تنفيذها (To-Do-List)
أيًا تكن طريقة تنظيم الوقت التي تتبعها، سواءً التخطيط سنويًّا أو شهريًّا، أو حتى وضع جدول يومي للعمل. فواحدة من أشهر أخطاء تنظيم الوقت هي عدم وضع قائمة المهام المطلوب تنفيذها (To-Do-List). يحدث هذا الخطأ بسبب اكتفاء البعض بوجود قائمة الأهداف، لكن في الواقع هذا لا يكفي، إذ تتطلب هذه الأهداف تنفيذ مجموعة مختلفة من المهام.
كيفية التغلب على هذا الخطأ
بعد الانتهاء من التخطيط الجيد للأهداف، يمكنك الانتقال إلى تحديد المهام المناسبة المطلوبة لكل هدف، ثم بعد ذلك تنظيم الوقت بناءً على هذه الأهداف. مثلًا إذا كان الهدف هو تأليف كتاب، فيمكنك تحديد المهام التالية له:
- البحث جيدًا حول محتوى الكتاب، واختيار المصادر المناسبة.
- وضع مسودة الكتابة والأفكار الرئيسة.
- البدء في تأليف الكتاب.
- الانتهاء من المسودة الكاملة للكتاب، والبدء في مراجعتها وتطوير محتواها.
- نشر الكتاب بعد الانتهاء من المراجعة، والتسويق له جيدًا.
يمكنك فعل هذا الأمر مع أي عمل تخطط له في الواقع، فكل ما تحتاج إليه هو تحليل هذا العمل، ومن ثم تنظيم الوقت بناءً على المهام الخاصة به.
4- التركيز على فعل الأشياء الخطأ
في النهاية لا تقتصر الأشياء التي نقوم بها على مهام العمل أو الدراسة أو غيره. بل هناك بعض الأمور الأخرى مثل الالتزامات الأسرية مثلًا، أو حتى الأنشطة المعتادة مثل تصفح مواقع التواصل الاجتماعي، وغيرها. يترتب على ذلك في بعض الأحيان أن تكون النتيجة هي التركيز على فعل الأشياء الخاطئة في يومك، وبالتالي لا تحقق خطة تنظيم الوقت الفاعلية المتوقعة.
كيفية التغلب على هذا الخطأ
لا توجد خطة ناجحة لتنظيم الوقت لا تعتمد على مبدأ الأولويات. لذا، أنت بحاجة إلى تحديد أولوياتك منذ البداية، ومعرفة ما هي المهام والأنشطة التي تستحق التركيز عليها. إذا توجد مهام أخرى غير مناسبة لك مثلًا، يمكنك تفويضها إلى أشخاص آخرين. من المهم في النهاية أن تجد نفسك أكثر تركيزًا على الأشياء ذات الأولوية بالنسبة لك.
5- وضع جداول العمل غير الفعّالة
واحدة من أخطاء تنظيم الوقت غير المقصودة، هي وضع جداول العمل غير الفعّالة. يحدث هذا الخطأ نتيجة عدم تحليل المهام بطريقة جيدة، ومن ثم فهم الوقت المناسب من أجل تنفيذ كل واحدة. فتكون النتيجة هي التقدير الخاطئ للوقت. للأسف يسبب هذا الخطأ مشكلة أكبر، وهي التصورات الشخصية لك أنّ المشكلة بك لا في الجدول، فلا تنتبه إلى ضرورة التغيير، وتحاول أن تضغط على نفسك للالتزام بالجدول.
كيفية التغلب على هذا الخطأ
في الواقع التغلب على هذا الخطأ هو أمر مهم جدًا في عملية تنظيم الوقت، إذ جدول العمل هو التحويل الفعلي لجميع الخطوات الماضية، وبدونه فإنّ تنظيم الوقت سيكون أمرًا فاشلًا للأسف. لذا، تأكد من تحليل المهام جيدًا، وضع الوقت المناسب لها. والأهم من ذلك، راقب عملية تنفيذ خطة تنظيم الوقت الخاصة بك، للتأكد من صحة التحليل، واتخاذ الإجراءات التصحيحية المناسبة إذا احتاج الأمر إلى ذلك.
على سبيل المثال، بالعودة إلى هدف تأليف كتاب، والمهام الخاصة به. فكّر بشأن كل مهمة والوقت الذي ستحتاج إليه. يمكنك الاستعانة بتجارب الآخرين مع تأليف الكتب وسؤالهم عن الوقت المطلوب، ومن ثم تنظيم الوقت وفقًا لذلك. ثم البدء في تنفيذ هذه المهام، ومراقبة عملية التنفيذ من أجل اتّخاذ الإجراءات اللازمة في أثناء التنفيذ، حتى تصل إلى التصور المناسب بالنسبة لك.
6- فشل التعامل مع المشتتات
تبدأ في تنفيذ أحد المهام المطلوبة منك، تجد إشعارًا على هاتفك من فيسبوك، تدخل للمتابعة وتتصفح في الموقع لدقائق. بالنسبة لك هي دقائق معدودة، لكنّك لو حسبت الوقت الضائع على الأمور التي لا فائدة منها سوى تشتيتك، ستكتشف أنّها تستغرق ساعات من يومك. بالتالي تتأثر خطة تنظيم الوقت الخاصة بك بهذا الأمر، وتكون النتيجة هي عدم قدرتك على الالتزام بها كما تريد.
كيفية التغلب على هذا الخطأ
عندما تبدأ في تنظيم الوقت وتضع خطتك، من المهم الاعتماد على أدوات تنظيم الوقت التي تساعدك على إدارة المشتتات. مثلًا استخدام تطبيق Forest الذي يجعلك تضع هاتفك في وضع التركيز فلا تستخدم أيًّا من تطبيقاته لفترة معينة من الوقت تحددها بنفسك. في أثناء هذه الفترة يمكنك الالتزام بأعمالك.
لا تقتصر المشتتات فقط على مواقع التواصل الاجتماعي، لكن أيضًا في البيئة من حولك، لا سيّما إذا كنت تعمل من المنزل، وبالتالي قد يصعب عليك تنظيم إنتاجيتك بالقدر المطلوب بسبب هذه المشتتات. لذا، تأكد من تجهيز مكان عملك بطريقة جيدة، لتكون بعيدًا عن أي ضوضاء أو مؤثرات خارجية، وتكون قادرًا على التركيز على ما تقوم به من مهام في الوقت الحالي.
7- تعدد المهام
من أهم مشكلات تنظيم الوقت هي الاعتقاد في فكرة تعدد المهام بالمعنى الشائع لها الآن. إذ يظن البعض أنّ تعدد المهام هو تنفيذ أكثر من مهمة في الوقت ذاته. لكن في الحقيقة هذا الأمر ليس صحيحًا على الإطلاق، ويمكنك اكتشاف ذلك بنفسك من خلال تقييم أدائك في نهاية التجربة. ستجد أنّك لم تفعل شيئًا كاملًا، وانتهى بك الأمر إلى الانتقال من مهمة لأخرى بطريقة عشوائية.
كيفية التغلب على هذا الخطأ
دعك من الوصف المستخدم لعملية تعدد المهام كما يراه الكثيرون الآن. بل اهتم بخطتك الشخصية لعملية تنظيم الوقت، وأن تجعلها مركزة دائمًا على مهمة واحدة في المرة. عندما تفعل ذلك ستكون إنتاجيتك أعلى نتيجة التركيز على المهمة، ولن يتشتت ذهنك بين أكثر من شيء في الوقت ذاته. لا تنتقل إلى المهمة التالية إلّا بالانتهاء من المهمة الحالية. في النهاية ستجد أنّك تملك بين يديك إنتاجًا حقيقيًّا يحفزك للمتابعة والعمل على بقية المهام.
8- اختيار فترات الإنتاجية الخطأ
نختلف فيما بيننا في فترات الإنتاجية المناسبة. إذ يفضل البعض العمل صباحًا، والبعض الآخر يميل إلى العمل في المساء. لكن المشكلة هي أن البعض يضع خطط تنظيم الوقت على أساس ثابت، وهو ضرورة العمل صباحًا في مواعيد محددة. بالطبع هذا الشيء مفيد، وإذا كنت من الأشخاص الصباحيين، فمن الخطأ إضاعة وقت الصباح دون العمل فعلًا على خطة تنظيم الوقت الخاصة بك، لكن لا تقع في فخ اختيار فترات الإنتاجية بطريقة خاطئة.
كيفية التغلب على هذا الخطأ
قيّم مدى إنتاجيتك بعد فترة من الالتزام بخطة تنظيم الوقت، واعرف هل لديك القدرة فعلًا على الإنتاج في الصباح، أم أنّك تحب العمل في فترات أخرى؟ عندما تقيّم ذاتك وتختار الفترة الأنسب لك، يمكنك البدء في تنظيم الوقت اعتمادًا على هذا الأساس. في الفترات الأقل إنتاجية ضع المهام التي لا تحتاج إلى تركيز كثير، مثل الرد على البريد الإلكتروني وغيرها من المهام.
9- العمل المستمر دون راحة
التصور أنّ تنظيم الوقت يعني عملًا مستمرًا دون راحة هو تصور خاطئ تمامًا. ستفشل أعظم خطط تنظيم الوقت إذا لم يكن بها القدر المناسب من فترات الراحة، وذلك لأنّ الإنسان له قدرات معينة، لا يمكنه تجاوزها أو إهمالها دون مبرر في الحقيقة. وعلى العكس، فإنّ فعل ذلك سيترتب عليه نقص في الإنتاجية، وعدم التزام بفعل أي شيء. أو حتى في حالة التنفيذ، لن يكون بالجودة المطلوبة.
كيفية التغلب على هذا الخطأ
من المهم إدراك قيمة فترات الراحة في أثناء تنظيم الوقت، وتخصيص الوقت الكافي لها ضمن خطتك. يمكنك الاعتماد على الطريقة البسيطة، وهي العمل لمدة 50 دقيقة، ثم راحة لمدة 10 دقائق، أو يمكنك الاعتماد على طرق أخرى من أجل تنظيم الوقت وفترات الراحة الخاصة بك، حتى تقدر على استعادة التركيز بكفاءة في المهام التالية.
10- تنظيم الوقت مع إهمال الأنشطة الأخرى
يظن البعض أنّ تنظيم الوقت يعني عملًا مستمرًا طوال الوقت، أو حتى تخصيص وقت بسيط للراحة ثم المتابعة. لكن في الواقع هذا ليس كافيًا، والتركيز على تنظيم الوقت دون أنشطة أخرى مثل الأنشطة الترفيهية هو تصرف خاطئ، فالإنسان في النهاية يحتاج إلى أشياء أخرى في حياته غير العمل والدراسة، إذ هي ليست المحور الوحيد لحياته، وبالتالي قد تفشل خطة تنظيم الوقت بسبب ذلك.
كيفية التغلب على هذا الخطأ
لا بد من تقدير أهمية العمل بطريقة صحيحة كجزء من حياتك، مع الوضع في الحسبان بقية الأنشطة الأخرى. لذا، من المهم التركيز على تضمين أنشطة أخرى في جدول تنظيم الوقت الخاص بك، مثل الأنشطة الترفيهية، أو الأنشطة العائلية، أو حتى ممارسة التمرينات البسيطة لتحصل على حياة صحية أفضل. كذلك من المهم الحرص على تخصيص الوقت لتنفيذ المكافآت التي وضعتها لنفسك في بداية التخطيط عند نجاحك في بعض المهام، فيكون لديك الدافع نحو الالتزام بخطة تنظيم الوقت باستمرار.
11- التسويف والمماطلة
من أسوأ أعداء الإنسان في سعيه نحو الالتزام، التسويف والمماطلة. فأنت تقرر أنّك ستبدأ بعد قليل، ستنتهي من شيء معين ثم تنتقل إلى خطتك. ستفعل هذا الشيء لاحقًا. ثم تكتشف أنّ النتيجة هي سقوطك في فخ المماطلة، وينتهي بك الأمر إلى عدم فعل أي شيء في خطة تنظيم الوقت، وتضطر إلى تأجيل بعض الأجزاء، فيحدث تضارب في جدول الإنتاجية الخاص بك.
كيفية التغلب على هذا الخطأ
من المهم ألّا تترك نفسك لتسقط في فخ المماطلة، وهذا لن يحدث إلّا من خلال الالتزام بروتين يومي ثابت للعمل. فإذا قررت العمل صباحًا من الساعة العاشرة مثلًا، عندما تأتي الساعة العاشرة التزم بتنفيذ مهامك، واترك أي شيء آخر تفعله. عندما تعتاد على الالتزام بخطة تنظيم الوقت لفترة، ستزيد قدرتك في هزم المماطلة والتسويف، وستركّز على فعل الأشياء التي تريدها حقًا.
12- السعي إلى المثالية والكمال
بالطبع جميعنا نتمنى تنفيذ الأشياء في أفضل صورها، ولدينا أحلام الوصول إلى المثالية والكمال قدر الإمكان في تنفيذ الأعمال. لكن قد ينقلب هذا الأمر ليصبح أحد أعدائك في تنفيذ خطة تنظيم الوقت، وقد يصبح من الأخطاء التي تقع بها. السبب في ذلك هي أنّ السعي إلى المثالية يؤثر على عزيمتك، فعندما لا تحقق ما تريده تشعر بالإحباط، والشيء الآخر هي أنّك ستقضي وقتًا طويلًا في مهمة واحدة، بالتالي لا تقدر على الالتزام بالإنتاجية المحددة لك.
كيفية التغلب على هذا الخطأ
هناك قاعدة لعالم اقتصادي إيطالي، تعرف باسم قاعدة باريتو نسبة لاسمه، تنص على أنّه 80% من النتائج، تحدث من 20% من المجهود. ربما تتفق أو تختلف مع هذه النسبة، لكن هذا يحدث في الواقع. لذا، في أثناء وضع خطة تنظيم الوقت، ضع لنفسك تصورًا بالنتيجة التي تراها مُرضية في تنفيذ المهمة، لا فقط النتيجة المثالية. عندما تصل إلى هذه النتيجة، يمكنك الانتقال إلى مهمة أخرى، بدلًا من تضييع المجهود في مهمة واحدة، وفي النهاية قد لا يكون الفارق كبيرًا في النتيجة.
ختامًا، عملية تنظيم الوقت ليست سهلة في عالم سريع مثل عالمنا الحالي. لذا، من المهم أن تعزل نفسك عن الآخرين وعن محاولاتهم، وألّا تضع نفسك في سباق معهم، حتى تملك دافعًا خاصًا بك، يجعلك أكثر تحفزًا نحو تحقيق أهدافك الشخصية لا فقط اللحاق بالسباق. عندما تفعل ذلك، ستجد أنّك لا تقع في العديد من أخطاء تنظيم الوقت، لأنّ تركيزك سيوجّه نحو شخصك وأهدافك أنت، وستقدر على وضع خطة تنظيم الوقت المناسبة لإمكاناتك وأدائك، تساعدك على تحقيق النجاح.
المصادر:
