×

دليلك لتنظيم أفكارك الكثيرة في أوقات العمل.. هكذا تُنجز الأمور

دليلك لتنظيم أفكارك الكثيرة في أوقات العمل.. هكذا تُنجز الأمور

فائض من الأفكار وقليل من الوقت

لماذا نفشل بمتابعة الافكار وتنفيذها على أرض الواقع؟

الخيارات العديدة تؤدي الى أفعال أقل

لا تقع ضحية قانون باركنسون

قاعدة ٨٠ / ٢٠

الحدس هام هنا

تطوير عادة إنهاء الامور

لا تعاني من أي مشكلة حين يتعلق الأمر بالأفكار، فأنت تملك موهبة الخروج بأفكار جديدة طوال الوقت. مشكلتك التي تعاني منها تختلف كلياً عن مشاكل الاخرين حين يتعلق الأمر بالأفكار، فبينما تصارع الغالبية «الشح» أنت في مكان مختلف كلياً. 

هناك الكثير من الافكار وبالتالي أنت في مرحلة تجد نفسك تقرر ما إن كان عليك إختيار بعضها والتخلي عن البعض عن الاخر. إمتلاك الكثير من الافكار وبالتالي الاهداف من الامور المنهكة لكونها تبدأ بمشاعر الحماسة، ثم تنتهي بالمماطلة ثم الفشل في إنجاز أو تحقيق أي واحدة منها. 

قصة نجاح رجل الأعمال والمليادير الصيني شيويه شيانغ دونغ

لماذا نفشل بمتابعة الافكار وتنفيذها على أرض الواقع؟ 

في العام ٢٠٠٣ قامت عالمة النفس والبرفسور في جامعة كولومبيا شينا ينغار بإجراء دراسة شملت ٨٠٠،٠٠٠ موظف لمعرفة تأثير زيادة خيارات الإستثمار على مشاركة هؤلاء في خطط الإدخار للتقاعد. 

ومع نهاية فترة الدراسة وبعد الحصول على المعلومات كان السؤال الذي تريد الحصول على إجابة عليه هو ما إن كان هؤلاء سينخرطون أكثر في خطط الإدخار للتقاعد إن تم تقديم خيارات أكبر وأكثر تنوعاً للإستثمار؟ 

لو كنا سنتكهن فإن الإجابة بالتأكيد ستكون نعم. فكلما كانت الخيارات أكبر واكثر تنوعاً كلما شجع ذلك الشخص على إختيار ما يناسبه. ولكن هذه لم تكن النتيجة التي تم التوصل إليها، بل ما تم إكتشافه هو انه عند إضافة المزيد من الخيارات فإن نسبة مشاركة الموظفين تدنت. 

مثلاً إضافة ١٠ خيارات للإستثمار قلصت نسبة المشاركة بـ ٢٪ . وهذا الامر هو ما يسمى «مفارقة الإختيار» فالخيارات العديدة تؤدي الى أفعال أقل. وبالتالي كلما كنا نملك أفكاراً عديدة وبالتالي أهدافاً عديدة نريد تحقيقها كلما تقلصت إمكانية تنفيذ أي منها والعكس صحيح. 

ولكن هناك تفسيرات أخرى قد تبرر سبب فشلنا في إنهاء ما بدأنا به ومنها ضيق الوقت، الخوف من الفشل، الخيارات العديدة التي تستنزف الطاقة  أو تراجع الحماسة بعد إمضاء وقت طويل بالعمل على مشروع واحد.. كل هذه الامور يمكنها ان تؤدي الى مماطلة دائمة. 

والان بعد عرض المشكلة حان الوقت للحديث عن الحلول، وهذه الحلول من شأنها ان تساعد على التعامل مع الفائض في الافكار وما ينجم عنها من مماطلة وفشل في التنفيذ. 

لا تقع ضحية قانون باركنسون : كلما تطلبت المهمة وقتاً أطول لانجازها كلما وقعنا ضحية قانون باركنسون الذي يقول بأن العمل يتوسع كي يملأ الوقت المتاح لإنجازه. مثلاً عمل يحتاج لساعتين لانجازه تم منحه ٨ ساعات حينها ضمن المهلة الزمنية الثانية التعقيدات غير المبررة ستفرض نفسها وكل شيء سيصبح متمدداً لدرجة أنك قد تحتاج لاكثر من ٨ ساعات لانجازه. 

الحل هو بوضع المواعيد النهائية المصغرة التي ترغمك على انهاء المهام ضمن اطر زمينة قصيرة. مثلاً قم بوضع لائحة بالمهام مع تحديد المدة الزمنية التقريبية التي تحتاج اليها من اجل انجازها. ثم قلص المدة التي توقعتها الى النصف وقم بإنجازها وفق هذا الموعد. 

كيف يساعدك التخطيط على النجاح ومواجهة المشاكل؟

قاعدة ٨٠ / ٢٠: القاعدة تقول ان ٢٠٪ مما تقوم به يساهم بـ ٨٠٪ من النتائج التي تحصل عليها. أي أن كل مهمة يتم تقسيمها الى نشاطات إما تقع تحت مجموعة الـ ٢٠٪ أو الـ ٨٠٪ . مثلاً إن كان هدفك هو ممارسة التمارين من اجل خسارة الوزن فإن ٢٠٪ من التمارين كتلك العالية الكثافة هي التي ستساهم بخسارتك للوزن أكثر من غيرها من التمارين وعليه تكون هذه النوعية من التمارين ساهمت بتحقيق ٨٠٪ من النتائج. 

لتطبيق ذلك على حياتك المهنية عليك بإكتشاف وتركيز وقتك وطاقتك على ٢٠٪ من النشاطات التي تسفر عن اكبر نسبة من النتائج. هكذا تنجز الكثير من الافكار في وقت أقل وبجهد أقل.  

الحدس هام هنا: غالباً ما نتردد قبل البدء بتنفيذ فكرة ما وذلك بسبب الخوف من الفشل أو بسبب التشكيك بالقدرات. يتم إضاعات ساعات لا تعد ولا تحصى ونحن نقوم بالبحث والتخطيط قبل القيام فعلياً بتنفيذ أي فكرة كانت.. وعندما يحين الوقت الفعلي للتنفيذ نبقى في مكاننا ولا ننفذ أي منها أو ننفذها بشكل جزئي. أحياناً الأحكام التي نطلقها على هذه الفكرة او تلك من دون تفكير تؤدي الى قرارات افضل من تلك القائمة على مبدأ الحذر والتخطيط المطول. في بعض الاحيان عليك الوثوق بحدسك من اجل القيام بأعمال تعود عليك بنتائج فعلية وملموسة. 

تطوير عادة إنهاء الامور: الغالبية الساحقة منا احترفت فن البدء بإنجاز الامور وقلة قليلة تملك عادة إنهاء ما تبدأ بالقيام به. البدء بإنجاز الامور أسهل بكثير من إنهائه ولكن النتائج التي نريدها هي عند خط النهاية. تطوير عادة إنهاء الامور مثله مثل تطوير اي عادة.. البداية تكون بالامور الصغيرة ثم البناء على ذلك مع توقعات محدودة كي لا يصاب الشخص بخيبة الامل. 

ممارسة فعل التخلي: خلافاً لما يعتقده البعض، الاكثر نجاحاً والاكثر إنتاجية يقومون وبشكل دائم بالتخلي عن اهدافهم.. ما يميزهم عن غيرهم هو أنه يعرفون متى عليك التخلي وعن ماذا عليهم التخلي. إيجابية التخلي عن بعض الافكار هو ان ذلك يسمح للشخص بتحويل كل طاقته التي يضعها من أجل تنفيد فكرة لن تؤدي الى نتائج ملموسة الى أخرى يمكن تنفيذها فعلياً على أرض الواقع. 

ما هي الأمور المشتركة بينك وبين سوبرمان؟

المصدر: ١ 

مواضيع ممكن أن تعجبك

التعليقات

أضف تعليق