كيف تساعد فريقك على القيام بالأعمال المملة؟
كان فيلم "سو آي ماريد آن آكس ميردرر" (So I Married an Axe Murderer)، الساخر الذي عُرض عام 1990، يدور حول ضابط شرطة يُدعى توني الذي يعترف لرئيسه بأنه لديه شكوك حيال كونه شرطيًا، لأن ما يقوم به لا يُشبه ما كان يشاهده في التليفزيون، ولكن ما يفعله طوال اليوم هو ملء الاستمارات والقيام بأعمال المكتبية.
مشكلة توني أنه اعتقد أن وظيفته كانت مثيرة وشيقة أكثر مما هي عليه بالفعل، ولكنه ليس الوحيد الذي يراوده هذا الشعور، فكل الوظائف بها بعض الأعمال المملة والتي تدفع إلى الشعور بالسأم والكآبة.
تذكر أن الشعور بالاستمتاع خلال تأديتك عملك أمر هام جدًا، ولكن ليس بضرورة أن تشعر بالاستمتاع وأنت تقوم بكل المهام، عليك في بعض الأوقات القيام ببعض المهام التي ليس لها معنى جوهري، ولا تخدم أغراضك أو تساعدك على تحقيق أهدافك.
وقد لا يستطيع الأشخاص الذين بدأوا مسيرتهم المهنية للتو تقبل هذا الأمر، خاصة وأن الحياة الجامعية تكون أكثر مرونة، وتحديًا، ومشاركة، وبعد انقضاء سنوات الدراسة الجامعية سيجدون صعوبة بالغة في الجلوس على المكتب لساعات طويلة، والقيام بمهام إدارية لا تحتاج إلى تفكير.
ومع ذلك، فإن الأمر لا يقتصر على الخريجين الجدد الذين يكافحون للقيام بالمهام المملة، لأن أي شخص في أي سن يعتقد أن عليه القيام بالمهام الشيقة المثيرة فقط، ويظن أن المهام التي ليس لها فائدة يجب أن يُكلف بها شخص آخر.
إذا كنت مديرًا أو مسؤولا عن فريق من الموظفين، واشتكى لك احدهم بسبب كثرة الأعمال المملة التي يتوجب عليه فعلها، عليك إذا العثور على طريقة لمساعدته على التغلب على شعوره بالإحباط، وأن تُريه أن كل فرد في الشركة أو المؤسسة التي تعملون بها لديه مهام غير مثيرة ويتوجب عليه القيام بها.
وتعلم أيضًا كيف تساعدهم على إدارة وقتهم، حتى لا يستبدلون المهام القيمة الهامة بأخرى ذات قيمة أقل وتستغرق وقتًا قصيرًا في تنفيذها.
وإليك بعض الاستراتيجيات التي قد تساعدك على تقليص حجم الوقت الذي تقضيه أو يقضيه الموظفين الذين يعملون لديك لإتمام المهام المملة:
افرض قيود
حدد مهلة زمنية للمهام التي لا تحتاج إلى مجهود كبير، حتى لا تترك موظفيك يغرقون في بحر من السلبية واللامبالاة، ويكتفون بالقيام بالمهام البسيطة ولا يقومون بتلك التي تحتاج إلى ابداع أو ابتكار، فمثلا ضع قواعد تنص على ضرورة الرد على البريد الإلكتروني الصباحي في الساعة العاشرة صباحًا، وإجراء المكالمات الهاتفية في خلال ساعة واحدة، وأن يتم تسليم تقرير مُعين لنقل يوم الإثنين الساعة الرابعة عصرًا.
فتنظيم الوقت مهارة يحتاجها كثيرون من أجل التعلم، وبصفتك مدير، عليك أن تكون مُعلمًا أيضًا.
وتوقع أن تتعرض للكثير من الضغوط في هذه الفترة، وأن تُصبح مضطرًا لتشجيع الموظفين، فمثلا قد تُخبرك إحدى الموظفات أنها غير قادرة على إتمام مهمة معينة في الوقت المطلوب،وهنا عليك تشجيعها على المحاولة على الأقل، لا تعلم فربما يتمكن الموظفون من اتمام المهام، ويكتشفون مهارات جديدة في أنفسهم.
حمس الموظفين وحدثهم عن الفرص الجديدة
ما هو العمل الأكثر إثارة الذي يرغب الموظفون القيام به؟ ما هي رؤيتك لما يمكن للموظفين فعله من أجل الشركة؟ أجري محادثة مع الموظفين بهذا الشأن، ساعد الموظف على تصور الفرص الجديد التي يمكن أن يحصل عليها، خلال قيامه بالمهام العادية.
عاقب المقصرين
تحميس الموظفين وتحفيزهم والتحدث معهم عن الفرص التي بإمكانهم اغتنامها أمرًا هامًا وغاية في الضرورة، ولكن عقاب المقصرين قد يكون فعالاً ومفيدًا أيضًا، واعلم أن الموظفين الذين يقضون وقتًا طويلاً للقيام بمهام ليست مهمة، ولا يحتاج تنفيذها لكل هذا الوقت، يهدرون وقت الشركة في تنفيذ أشياء الخاطئة، لذا من الضروري معاقبة الموظفين الذين لا يحققون الأهداف المُحددة.
قلل الوقت الذي يقضيه الموظفون في إتمام الوظائف المملة
ستساعد الموظفين على التخلص من حالة الإحباط التي تسيطر عليهم وهو يقومون بالمهام الكئيبة أو التي تبعث على الضيق بهذه الطريقة، وإذا لم تستطع فعلك ذلك أجري معهم محادثات طويلة عن الأهداف التي يرغبون في تحقيقها، وعما إذا كانوا قادرين على تحقيقها في هذا المنصب.
وفي بعض الأحيان يُظهر قيامك بالأعمال المملة أنك لاعب جيد في الفريق، وأنك شخص يُعتمد عليه.
كن عند حسن ظن مديرك
إذا كان مديرك يكلفك بالأعمال المملة، فهو بالتأكيد يثق بك ويعلم أن قادر على اتمام المهام الصعبة والأكثر إثارة. ذكّر موظفيك أنه في بعض الأحيان لا يتعلق الأمر بالمهمة التي يقوم بها، ولكن بالطريقة التي ينفذ بها هذه المهمة.
وهناك قصة مُلهمة عن سام بيرتودا، الذي كان مدير شركة سي- دون، مؤسسة الاتصالات الهندية، واتخذت الشركة طابقين في فندق خمس نجوم كمقر لها، وتم استدعاء عامل لإصلاح مقبض باب مكسور في إحدى غرف الاجتماعات، وبعد انتهاء الرجل من عمله، وجمع أدواته وبينما كان يستعد للخروج، دخل بيرتودا الغرفة فوجدها في حالة فوضوية يُرثى لها، فطلب مكنسة، ودعا الرجل إلى مساعدته في تنظيف الغرفة.
يجب على باقي المديرين التنفيذيين السير على خطى بيرتودا، والذي لم يكن مضطرًا لتنظيف الغرفة، ولكنه فعل ذلك لكي يُلقن كل العاملين معه درسًا، ويحثهم على القيام بأي أمر في مصلحة العمل.
وفي بعض الأحيان قد تشعر أنك لست مدير، ولكنك موظف يتعين عليك القيام ببعض الأعمال. عليك في كل الأحوال تحديد أهداف ومحاولة تنفيذها.
حاول إتمام مهامك المملة في وقت مُحدد، وضع جدول زمني لاستكمال المشاريع الأقل إثارة وكافئ نفسك إذا حققت هذه الأهداف، حاول أن تعاقب نفسك إذا لم تقوم بالمهام الموكلة إليك في الموعد الذي حددته سلفًا.
وحاول أن تستوعب أن القيام بالمهام المملة أو تلك التي تعتبرها غير مهمة قد تكون فرصة مثالية لإثبات نفسك وتحقيق النجاح. فإذا كان عملك يستغرق وقتًا طويلاً، حاول ابتكار طريقة لكي تنفذه بها، طريقة لا يستخدمها مديرك أو زملائك في العمل، وعندها ستشعر بالفخر بنفسك، لأن الإدارة الذاتية هي أقوى سلاح على الإطلاق.
