كيف تبدأ مشروعاً صغيراً من الصفر بخطوات واضحة
يحلم الآلاف من الشباب بامتلاك المشروع التجاري الخاص بهم، والانطلاق بقوة في عالم إدارة الأعمال، لكن يا تُرى كيف أبدأ مشروعي الصغير من الصفر، ولاسيما إذا لم أكن أمتلك الخبرة الكافية لإدارته؟ وما هي الخطوات التي يجب اتباعها في سبيل تنفيذه بنجاح؟
في السطور التالية سيحاول هذا المقال سرد الإجابة على هذين السؤالين بالتفصيل.
كيف أبدأ مشروعًا صغيرًا من الصفر؟
لبدء مشروعك الخاص لا بد لك من الاستفسار وسؤال من هم أعلم منك ليرشدوك إلى الطريق الصحيح لتبدأ به مشروعك. وها هو دليل عليك اتباعه كي تحول فكرة تأسيس مشروعك إلى واقع ملموس.
1- ضع خطة لتتبعها
إن التخطيط هي الخطوة الأهم لبداية مشروعك، التخطيط لكل صغيرة وكبيرة في المشروع.
كما عليك التحقق مما إذا كانت المنتجات أو الخدمات التي تريد أن تقدمها مطلوبة في سوق العمل أم لا.
والخطة يجب أن ترتكز على عدة محاور أهمها:
- التحقق من السوق إن كان بحاجة المنتجات التي تخطط لطرحها أم لا.
- تحديد الفئة المستهدفة: أي تحديد الفئة الديموجرافية المستهدفة بوضوح من النوع والعمر والمكان الجغرافي والحالة المادية.
- تحليل قوة المنافسة ودراسة إمكانياتك لخوضها وقدرتك على كسب العملاء.
- وضع خطة لتسويق منتجاتك من دعاية، والشكل الخارجي للمنتج، ليكون لافتًا للنظر، ومرغوبًا في السوق.
- تحديد الميزانية والتحقق مما إذا كنت قادرًا على تحمل الأعباء المالية لمشروعك أم لا.
- دراسة المخاطر التي من الممكن أن تواجه مشروعك من سعر الصرف، وسعر النفط، والكوارث الطبيعية، إن كان مشروعك له بناء واقعي، ودراسة توافر الإنترنت والكهرباء والأدوات اللازمة لإنشاء المشروع إن كان على الإنترنت أي افتراضيًّا.
اقرأ أيضًا: كيف تبدأ مشروعًا صغيرًا ناجحًا؟
2- أدرِك أهمية وقتك
إن رأس المال الحقيقي في بداية أي مشروع هو الوقت والقدرة على إدارته وتنظيمه، بحيث يستطيعون تنمية خبراتهم وتطوير ذاتهم، ليستطيعوا تحويل أفكارهم لمشاريع، وإليك بعض النصائح لإدارة وقتك:
- حدد أولوياتك فليست كل الأنشطة متكافئة بعضها أهم من بعضها الآخر، لذا حدد أولوياتك وابدأ بها.
- يجب أن تحترم الوقت بوصفه موردًا مهمًّا وتحسن استثماره.
- تجنب تعدد المهام: يحسب البعض أنّهم إن عملوا على أكثر من مهمة في الوقت نفسه، فسيرفعون إنتاجيتهم. للأسف هذه الخرافة شائعة بين الناس كثيرًا، والحقيقة أنّ الكثير من الدراسات تعارض هذا المعتقد، بل إنّها تثبت العكس تمامًا.
- استخدم تطبيقات وأدوات إدارة الوقت: هناك كثير من الأدوات التي يمكن أن تساعدك على إدارة وقتك، مثل FocusMe و rescuetime وtoggle.
3- إجراء دراسة مالية حول المشروع
إن جزءًا كبيرًا من المشاريع التي تفشل يعود سبب فشلها لسوء إدارتها، ومن ثم نقص الموارد.
وهذه بعض الأمور التي قد تساعدك على إدارة مواردك:
- حساب التكاليف بدقة:
إن من الأخطاء الأكثر شيوعًا التي يرتكبها الناس عند البدء بمشروع هو سوء تقدير التكاليف المادية. وغالبًا ما يحسبون تكاليف أقل بكثير من الميزانيات الحقيقية.
حيث ينصح البعض بأن تضرب دائمًا المبلغ الذي تتوقعه في 3 لتحصل على المبلغ الحقيقي الذي ستحتاج إليه.
- تابع النفقات المالية:
ابق على اطلاع دائم عن النفقات التي يستغلها المشروع وأعد تقارير يومية وأسبوعية وشهرية حول النفقات وتحقق من أن السيولة المالية كافية. وتخلص من التكاليف غير اللازمة.
- افصل بين الميزانية الشخصية وميزانية المشروع.
4- حدد أهدافك
كي يكون مشروعك ناجحًا، يجب أن تتوافر في أهدافك الشروط الأربعة التالية:
- محددة (specific) : ينبغي أن تكون الأهداف محددة بوضوح ولا غموض أو لبس فيها.
- قابلة للقياس (measurable): ينبغي أن تكون الأهداف قابلة للقياس حتى تكون قادرًا على التحقق من مدى التقدم المُحرز.
- قابلة للتحقيق (Achievable): قد يغمرك الحماس، وتقرر أن تحقق أهدافًا عظيمة وتفعل كل شيء.
- ذات صلة (Relevant): ينبغي أن تكون الأهداف على صلة مباشرة بما تريد. لا تضع أهدافًا غير ضرورية.
اقرأ أيضا: كيف تجعل مشروعك الصغير يبدو كبيرًا للجمهور؟
خطوات تنفيذ المشروع
فيما يلي الخطوات العامة الأساسية لتنفيذ أي مشروع سواء كان تجاريًّا أو خدميًّا:
1- طلب الإرشاد من شخص مختص
ينبغي لمدير المشروع قبل البدء أن يستشير شخصًا على دراية ومعرفة بطبيعة المشروع وذلك حسب المشروع، فالمشروع الهندسي يجب استشارة مهندس والمشروع الصحي يجب استشارة طبيب، أما إذا كان المشروع تجاريًا فيجب استشارة شخص له علم بحالة السوق كخبير اقتصادي مثلاً.
2- توفير أدوات وبرامج خاصة بإدارة المشاريع
تتضمن هذه الأدوات أجهزة الاتصالات والحواسيب بالإضافة إلى البرامج المناسبة لمتابعة عمل تنفيذ مشروع، حيث توجد مجموعة واسعة من هذه البرامج، كبرنامج MS project مثلاً. غالبية هذه البرامج مجانية ولا تحتاج إلى خبرة كبيرة للعمل عليها.
3- تحديد وشرح تفاصيل المشروع
على مدير المشروع توضيح تفاصيل المشروع من أهداف وميزانية وزمن ومخرجات، ومن سيقوم بتنفيذ أنشطة المشروع ويشرف على مراقبتها والتأكد من تنفيذها حسب ما هو مقرر. تُعد هذه الخطوة من أولى المهام التي يجب على مدير المشروع القيام بها.
4- تحديد مسؤوليات كل شخص في فريق المشروع
يجب أن يكون دور ومسؤولية كل شخص في فريق المشروع واضحة، ومن شأن هذا أن يسهل تنفيذ مشروع ما ويوضح مهام الجميع. تسمى هذه العملية بخطة العمل WBS Work Breakdown Structure، حيث يذكر فيها كل نشاط ومن هو المسؤول عن تنفيذه، ويستطيع مدير المشروع عبر هذه الخطة متابعة تقدم العمل.
يجب أن يأخذ مدير المشروع في الحسبان المناطق الجغرافية التي يعمل فيها الفريق ويراعي الاختلافات الثقافية لهذه المنطقة.
5- وجود نظام مراقبة وتقييم أثناء تنفيذ مشروع
من شأن هذه النظام أن يتأكد أن تنفيذ المشروع يسير كما هو مخطط له من ناحية الوقت والجودة والأداء والموازنة النقدية، ومدى التزام كل شخص بالمهمة الموكلة إليه، حتى يستطيع المدير اتخاذ القرار الأمثل في حال حدوث أي طارئ، أو إذا كان يلزم اتباع طريقة جديدة في كيفية تنفيذ المشروع.
6- وثائق المشروع
تعد وثائق المشروع دليلاً مهمًّا في أن يكون جميع المعنيين بالمشروع من موظفين وموردين على معرفة كاملة بطبيعة المشروع وأهدافه والزمن والتكلفة الخاصة به، ويجب على مدير المشروع أن يطلب جميع التوثيقات المالية والإدارية وغيرها عند تنفيذ كل نشاط.
7- التواصل مع الإدارة العليا وعملاء المشروع
بالتوازي مع التنسيق والتواصل مع فريق العمل المشرف على تنفيذ المشروع، يجب على المدير إبقاء الإدارة العليا للمؤسسة والعملاء على دراية بكل الخطوات في أثناء تنفيذ المشروع وإخبارهم بآخر التطورات والحالات الطارئة التي قد تحدث والتي قد تضطره إلى اتخاذ قرارات تناسب الظروف الجديدة.
