كيف تنظم فعالية افتراضية ناجحة بخطوات دقيقة
نحن على بعد أيام قليلة من تنظيم قمة مجموعة العشرين لهذا العام، والتي تُقام في الرياض في المملكة العربية السعودية، وتعتبر هذه المرة الأولى التي تُنظم فيها الفاعلية افتراضيًا، بسبب جائحة كورونا. بالطبع القمة ليست الحدث الأول الذي يُنظم افتراضيًا من بعد الجائحة، بل أصبح هذا النمط الأكثر شيوعًا خلال هذا العام.
بالطبع الأحداث الافتراضية ليست شيئًا جديدًا، فهي تعتبر من الاختيارات المفضلة للعديد من منظمي الفاعليات، حيث يُمكن الاستفادة منها في نقطتين أساسيتين: تكلفة أقل لتنظيم الفاعليات، سهولة الوصول إليها من الجميع حول العالم بدلًا من اقتصار الحضور على دولة واحدة ومن له القدرة على السفر.
تنظيم الفعاليات الافتراضية: خطوات ما قبل البداية
تُشبه الفعاليات الافتراضية مثيلتها التي تنظّم على أرض الواقع في بعض الخطوات، ولكنّها تختلف غالبًا في التفاصيل الداخلية. بالنهاية يعتمد نجاح الفاعلية على القدرة على تنظيمها بصورة جيدة، فإذا لم يكن لديك الإمكانيات لتنظيم فعالية افتراضية فيمكنك الاستعانة بشركات مخصصة لذلك للقيام بالمهمة بدلًا عنك. تقسّم عملية تنظيم الفاعليات الافتراضية إلى مرحلتين، قبل البداية وأثناء الفاعلية. من الخطوات المهمة قبل البداية:
1- التخطيط للفاعلية: على الرغم من البساطة التي قد يعتقدها البعض في الفاعليات الافتراضية، إلّا أنّها تتطلب القيام بالتخطيط جيدًا، بدءًا من تحديد الموضوع الخاص بالحدث، والمتحدثين المحتملين للمشاركة، وكذلك الأجندة الخاصة بالفاعلية.
كذلك يجب في أثناء التخطيط تحديد الجمهور المستهدف، هل ترغب في توجيه الفاعلية لدولة واحدة؟ أو لمجموعة دول ناطقة بلغة واحدة؟ مثلًا تنظيم فاعلية باللغة العربية وتوجيهها للجمهور العربي.
2- اختيار المنصة المناسبة: هناك العديد من الخيارات التي يمكن استخدامها من أجل تنفيذ الفاعلية، في الحقيقة من المهم التأكد من قدرتك على إدارة المنصة المحددة لتنظيم الفاعلية، والتعامل معها جيدًا، والأهم من ذلك تحديد المعايير التي تريدها في المنصة.
فالأمر يختلف إن كانت فعاليتك ستقتصر على المحاضرات من جهة واحدة دون تفاعل للمشاركين، عن رغبتك في تنظيم تدريب يتطلب مشاركة من الأفراد، وبالتالي يجب عليك بحث الخيارات المختلفة لتنظيم الفاعلية، سواءً اختيار zoom أو google meet أو منصة متخصصة مثل Eventtus.
3- تحديد التوقيت: متى ستعقد فاعليتك الافتراضية؟ يجب عليك تحديد الموعد المناسب بما يتوافق مع جمهورك. بعكس الأحداث المنفذة في الواقع، فإنّ المشاركين في الفعاليات الافتراضية لا يأخذون إجازة من العمل لحضورها، وبالتالي يُفضل الكثير من الأفراد تنظيم الفاعليات بعد مواعيد انتهاء العمل اليومي.
4- التواصل مع المتحدثين: بالانتهاء من الخطوات الثلاث الماضية، فأنت قد أصبحت تمتلك أجندة مقترحة للفاعلية، ويمكنك التواصل مع المتحدثين المحتملين لمعرفة مدى إمكانية مشاركتهم معك أو لا. لذا تواصل معهم بالصورة المناسبة لهم، سواءً عبر البريد الإلكتروني أو من خلال منصات التواصل الاجتماعي المناسبة لذلك كلينكدإن.
5- الترويج للفعالية: بعد التواصل مع المتحدثين، يمكنك أن تبدأ في الترويج للفاعلية حتى يمكنك الوصول إلى الجمهور المستهدف. من المهم في أثناء الترويج التأكد من توصيل النقاط التالية للجمهور:
- هل توجد هناك تكلفة للاشتراك في الفاعلية؟ في حالة وجود تكلفة، ما هي الخيارات المتاحة للدفع؟ بالطبع كلّما كان الجمهور من دول متنوعة، فالأفضل وجود طرق متنوعة ومناسبة مع الجميع.
- ما هي الأجندة الخاصة بالفاعلية ومن هم المتحدثين فيها؟ فهذه عوامل جذب مهمة تؤثر على قرار الجمهور بالاشتراك، وشارك مع جمهورك نبذة عن المتحدثين وخبراتهم بحيث يتسنى لهم التعرّف عليهم أكثر وتقييم الاستفادة المتوقعة من المشاركة.
- ما هي المنصة المحددة لتنظيم الفاعلية؟ هل يتطلب استخدامها معرفة شيء معين؟ وفي حالة ذلك، فاحرص على مشاركة خطوات توضيحية لذلك، فإذا شعر الجمهور أنّ الأمر معقّد بالنسبة له ولا يوجد توضيح، فغالبًا سيحجم عن قرار الاشتراك.
6- التواصل المستمر: من المهم في الفعاليات الافتراضية الحفاظ على التواصل الدائم مع الجمهور، واستخدام البريد الإلكتروني لتأكيد الحجز، وإرسال الأجندة مرة أخرى والتنبيهات الهامة، وكذلك تذكير بالموعد مع اقترابه، ليظل الأمر في ذاكرة الجمهور حتى بداية الفاعلية.
تنظيم الفعاليات الافتراضية: ماذا تفعل أثناء الفعالية؟
في حالة الاستعانة بشركة لتنظيم الفعالية فغالبًا لن تحتاج سوى للمتابعة أثناء الفعالية، أمّا إذا كنت المسؤول عن التنظيم، فمن المهم وضع خطة كاملة لهذا الأمر، تتضمن تنفيذ الخطوات التالية:
1- التواصل مع المتحدثين: من المهم الاتفاق مع المتحدثين على الموعد المحدد للحضور في الفاعلية، ومتى سترسل له الرابط الخاص بالجزء الخاص بمشاركته، رابط الدخول على موقع زووم مثلًا لو اخترتها كمنصة لتنظيم الفاعلية، مع التأكد من قدرته على استخدام المنصة.
2- تقديم المتحدثين في الفعالية: يجب في الفعاليات الافتراضية تواجد المنظمين من البداية لتقديم المتحدثين، وكذلك لتولي مسئولية الإدارة، وذلك لأنّ بعض المتحدثين لا يكون لديهم معرفة كاملة بالأدوات التقنية للمنصات، فإذا حدث ذلك فيكون هناك تواجد للمنظمين للتسهيل.
3- متابعة المشاكل التقنية: من أكبر العوائق في الفعاليات الافتراضية هي المشاكل التقنية التي تؤثر على فعالية تنظيمها، لذا من المهم تخصيص بعض الأفراد من فريق التنظيم لمتابعة المشاكل التقنية، والتدخل سريعًا لحل أي مشكلة قد تواجه الحضور، وتقديم المساعدة المطلوبة.
4- التواصل مع الجمهور: من المهم أثناء الفعالية الحفاظ على التواصل مع الجمهور وإرسال روابط الحضور الخاصة بالمحاضرات والتسجيل والدخول، وكذلك أي تنبيهات تخص الحدث، بحيث تضمن تواجد أكبر عدد ممكن من الأفراد في الفاعلية، وبعد الانتهاء تحصل على تقييمهم للتجربة، بحيث يمكنك تطوير الأمر في المرات القادمة.
تنظيم الفعاليات الافتراضية أصبح خيارًا مناسبًا للعديد من الأفكار، وأصبح يشمل جميع الأحداث، الصغيرة منها والكبرى، وبالتالي يجب عليك وضع هذا الخيار في اعتبارك لفعاليتك القادمة.
المصادر:
