كيف تميز نفسك كمدير مشاريع محترف؟
يعتبر علم إدارة المشاريع من أهم العلوم الحديثة الموجودة على ساحة علوم الإدارة والتي تستهدف استغلال كافة الموارد المادية والمجهودات البشرية لتحقيق نجاح المشاريع على اختلاف نوعياتها وأهدافها في ضوء خطط مُنظمة ومُسبقة.
وقد تزايد الاهتمام بإدارة المشروعات تزايدا ملحوظا باعتباره جانبا حيويا في الإدارة وفي جميع قطاعات الأعمال. وهذا الاهتمام المتزايد بهذا الحقل المعرفي لا يختص فقط بالذين يحملون لقب مدراء مشاريع وإنما أيضا من قبل العاملين في الإدارة والأعمال.
لماذا اعتقل زياولانغ زهانغ موظف آبل السابق بعد شراء تذكرة طيران إلى الصين؟
إدارة كاملة
ويشير مطلح إدارة المشاريع إلى أنها أحد العناصر الأساسية التي يستخدمها المشتغلين بالإدارة وذلك لضمان إتمام وتسليم المشروع في الوقت المحدد له بأعلى جودة وأقل تكلفة، كما أنها وظيفة إدارية تعمل على تحديد الاحتياجات والأهداف وإعداد الميزانيات الخاصة بالمشروع ومتابعتها وتقييمها من أجل تحقيق الأهداف الخاصة بالمشروع بشكل كفء وأكثر فاعلية.
وتنطوي إدارة المشاريع على إدارة المشروعات كاملة وإدارة نشاط المشروع وإدارة الوقت وإدارة التكاليف وإدارة الجودة وإدارة الموارد البشرية وإدارة الاتصال في المشروع وإدارة المخاطر وإدارة المشتريات.
وتشير الإحصائيات التي قامت بإجرائها بلدان عديدة إلى إخفاق معظم المشاريع في تحقيق أهدافها سواء من حيث المدة أو التكلفة أو تحقيق الأهداف المرجوة، مما استدعى إلى وجود علم ودراسة منظمة لإدارة الأعمال والمشاريع يتبعها الأفراد القائمون على تنفيذ هذه المشروعات.
في حدثها السنوي.. مليون صفقة تتيحها أمازون لمدة 36 ساعة لأعضائها في جميع أنحاء العالم
خطة عمل مُحددة
وترجع أهمية إدارة المشاريع إلى تحقيق منافع السير وفق خطة عمل مُحددة وواضحة لتحقيق الأهداف المرجوة من المشروع بعيدًا عن المناخ الفوضوي الذي قد ينجم عنه إنفاق مزيد من المال دون جدوى اقتصادية في المُقابل مما يقود صاحب المشروع إلى الفشل أو الاستدانة أو خسارة أموالًا كان بإمكانه توفيرها إن اتبع خطة مُنظمة لإدارة مشروعه تتنبأ بالعائد ومخاطر الخسارة المُحتملة.
كما تعمل إدارة المشاريع على تنسيق العمل التنفيذي فلا يقف العاملون حائرون من أين يبدؤون وماذا عليهم تحقيقه مع إتباع آلية رقابية رادعة تُحدد المُلتزم منهم من المُقصر وتُجازي كل منهم حسب عمله. وتساعد إدارة المشاريع كذلك في خلق قدر من الاحترام بين الجهة المُنفّذة والجهة المُستلمة أو المُستهلك من حيث الالتزام بتوقيت التسليم.
أهداف إدارة المشاريع
لا تعتبر أهداف المشاريع متشابهة في كل المشاريع، حيث إنها متنوعة ومتعددة لكل مشروع حسب ميزانيته وطبيعته، إلا أن أهداف إدارة المشاريع العامة هي:
زيادة الانتاجية .
تقليل التكاليف.
الحد من المصاريف.
إنهاء المشروع في الوقت المحدد المتفق عليه.
إنجاز المشروع حسب الميزانية المقررة.
تنفيذ جميع المتطلبات مثل: ضمان الجودة.
إرضاء جميع أطراف المشروع من العميل إلى فريق المشروع.
أنواع إدارة المشاريع
تعتمد المشاريع على استخدام مجموعة من أنواع الإدارات المُتخصصة في إدارتها، وتتنوّع أشكال إدارات المشاريع وفقاً لطبيعة كلّ مشروع، وفيما يأتي معلومات عن أهمّ أنواع إدارة المشاريع:
إدارة المشروع الأساسيّة
هي من أكثر أنواع إدارة المَشاريع انتشاراً، وتعتمدُ على دور مُدير المشروع الذي يمتلك السلطة في تطبيق الوظائف الإداريّة للمشروع، وتشمل التوجيه، والتنظيم، والرقابة، والتخطيط، ويستطيع مدير المشروع العمل بشكلٍ مباشرٍ مع أيّ مستوى في المنشأة؛ من أجل الوصول إلى تحقيق الأهداف الخاصة في المشروع.
جوستين وولفيرتون من محامي شركات لصاحب أكثر مصنع آيس كريم مبيعًا في أمريكا
إدارة البرنامج
هي من المُصطلحات الإداريّة التي تُستخدم بشكلٍ متزامنٍ مع إدارة المشاريع؛ وذلك نتيجةً للتشابه بين المشاريع والبرامج، وفقاً للأمور الآتية: تسعى كلٌّ منهما إلى تحقيق أهداف يترتب عليهما إنجازها. وتهتمُّ كلٌّ منهما في المُدّة الزمنيّة المُخصصة لتحقيق الأهداف. كما تعتمد كلٌّ منهما على وجود خُطط عمل وميزانيات ماليّة لتحقيق أهداف معينة.
إدارة المخاطر الجديدة
هي نوعٌ من إدارات المشاريع المُطبقة في المنشآت وتهتمّ بالمُستهلكين عن طريق تقديم منتجات جديدة لهم، وتمّ الاتّفاق على هذا المُصطلح من خلال دور فريق إدارة المخاطر في المنشأة، والذي يَسعى إلى إيجاد أسواقٍ جديدة تتناسب مع مصادر وقدرات المنشأة.
خطوات إدارة المشاريع
تعتمد عملية إدارة المشاريع على 4 مراحل رئيسية هي:
التخطيط
ويتم ذلك من خلال تحديد الفكرة العامة للمشروع والهدف أو مجموعة الأهداف التي يسعى صاحبها لتحقيقها وجني ثمارها من خلال هذا المشروع، ويتبع الخطة العامة وضع خطة تفصيلية لكل عنصر من عناصر الإدارة وكيف يُمكن أن يُساهم في تحقيق الأهداف المرجوة، مع وضع توقعات منطقية حول المكاسب التي يسعى صاحب المشروع للحصول عليها من خلال تنفيذ خطته في إدارة المشاريع.
التنسيق والمتابعة
وتشمل هذه الإدارات الموارد البشرية، التخطيط والمتابعة، الإدارات المالية؛ فالموارد البشرية تعمل على تحديد المهام المطلوبة من كل موظف وانتقاء الموظفين الماهرين الكُفء والمُتخصصين في إنجاز هذه المهام بما يخدم أهداف المشروع. وتعمل الإدارات المالية على تحديد الميزانية العامة للمشروع كما هو مُتوقع، واحتمالات الزيادة والنقصان فيها، مع مُراقبة وقياس الفرق بين الإيرادات والمصروفات والفرق بين المصاريف الفعلية والمُتوقعة.
إدارات التخطيط هي أساس إدارة المشاريع؛ فهي التي تضع الخطة العامة والتفصيلية للمشروع وتضع توقيت التنفيذ والتسليم أو حصد النتائج المتوقع بُناء على الخطة والتصورات المُتكاملة المدروسة والخاضعة لاعتبارات المنطق والتفكير العلمي، مع وضع الخطط المُناسبة لسد عجز الموازنة إن حدث وإحالة تنفيذها للإدارات المالية المُختلفة.
كيف خرجت شركة نينتندو من غياهب النسيان وصعدت لقمة صناعة ألعاب الفيديو العالمية؟
أما إدارات المُتابعة وترصد مدى نجاح إدارة المشاريع في تحقيق الأهداف المرجوة في ضوء الميزانية المُحددة من خلال مُتابعة مرحلية لسير العمل ونواتجه وكيف يُمكن التطوير منها أو سد النقص فيها عما سبق توقعه، مع التقييم العام لنواتج المشروع ومدى اتفاقها مع الأهداف والتوقعات ويتم ذلك من خلال إعداد تقارير كتابية.
التسويق
ويبدأ ذلك بإجراء دراسات السوق والتي تستهدف تحديد احتياجات المستهلك وتفضيلاته التي ترتبط بمثل هذه النوعية من المشاريع، وقدراتهم الشرائية ومُوازنتها مع مصاريف الإنتاج لتسويق المنتج أو المشروع بسعر مُناسب يرفع من القوة الشرائية بدون التأثير على المكاسب المادية.
التقييم
وهي العملية النهائية من إدارة المشاريع حيث يتم مُطابقة النتائج الفعلية للمشروع بالخطط السابقة لتنفيذه في ضوء عناصرها المُختلفة من جودة ووقت وتكلفة وأداء.
