AR
ا
وضع أهم رواد الأعمال في العالم،
خطوات بسيطة تساعد على النجاح
في إدارة الاجتماعات:
يجب أن يكون للاجتماع هدف
وغرض واضحان، حيث يجب أن يبدأ
بالخطوط العريضة لهذه الأهداف،
ووضع المقاييس الأساسية في
المرحلة الأولى.
التحضير التمهيدي
يفضل أن يقوم المدير بخطوات
تحضيرية، لجمع فريق العمل الخاص
به، عبر بناء علاقة إيجابية مع جميع
أعضائه، وقد يكون الاجتماع الأول
للأعصاب، حيث يجب على
ً
مرهقا
المدير الحفاظ على سير الاجتماع
بشكل سلس، للتأسيس لقيادة
الفريق، كما يجب أن يحرص المدير
على التعامل مع أعضاء الفريق،
بدون تدمير ثقافة الفريق أو تجاهل
عقد هذا الاجتماع
ّ
انجازاتهم، ويعد
التمهيدي غير الرسمي، فرصة رائعة
للتعرف إلى فريق العمل، وبناء علاقة
ثقة مع أعضائه، في جو من الاحترام
المتبادل. ويمكن اتباع خطوات
بسيطة تساعد على ذلك، من أهمها:
التعرف إلى أعضاء الفريق: يستطيع
المدير التعرف إلى مهارات الفريق
المهنية الخاص به، وإنجازاتهم، عبر
الشبكة الداخلية للشركة، قبل عقد
الاجتماع التمهيدي معهم، وبذلك
يكون المدير قد أثبت للفريق أنه
، ً
كافيا
ً
ر قيمتهم بتخصيصه وقتا
ّ
يقد
للتعرف إلى المعلومات والانجازات
نحو ساعة واحدة، وسيكون الموظفين
د بالموعد.
ّ
سعداء بالتقي
تشجيع النقاش
فسح المجال أمام الحاضرين للإسهام في
النقاشات الدائرة داخل الاجتماع، من
أهم العوامل التي تسهم في الحصول
على نتائج مبتكرة، حيث يتوجب على
المدير أن يتكلم بنسبة %05 فقط،
ع المشاركين على إعطاء آرائهم
ّ
ويشج
ومشاركة مقترحاتهم، كما يتوجب عليه
في خلق جو
ً
إيجابيا
ً
أن يؤدي دورا
مريح للمشاركة وإدارة النقاش بكل
فعالية.
جدول الأعمال
الالتزام بجدول أعمال الاجتماع، من
الضروريات التي يجب على المدير أن
يأخذها في الحسبان، لتجنب اضاعة
الوقت على أمور ومسائل خارج سياق
الجدول، والتركيز على النقاط التي
ط لمناقشتها، وتحقيق الهدف من
ّ
خط
الاجتماع.
محضر الاجتماع
يتوجب على المدير في نهاية كل
اجتماع، تلخيص النقاط الأساسية
والمهام وخطة التنفيذ التي وافق عليها
، يفضل القيام بكتابة كل
ً
الجميع. وأخيرا
ما خرج عنه الاجتماع، وتوزيعه على
الحاضرين، وإنهاء الاجتماع بإبلاغهم
أنه في حال كان لديهم أسئلة يمكنهم
العودة إليه.
خطوات مهمة
لعقد اجتماع عمل ناجح
الخاصة بكل عضو. وفي حال عدم
وجود أي معلومات عنهم، على
الشبكة الداخلية، يستطيع المدير
الرجوع إلى قسم الموارد البشرية،
للحصول على المعلومات الأساسية
عنهم.
تحضير مكان الاجتماع: يتوجب على
المدير تحضير قاعة الاجتماعات، عبر
مراعاة الجو العام للغرفة، كدرجة
حرارتها، والإضاءة، لجعلها مريحة، ما
يساعد على الحد من التوتر ويعزز
التواصل مع أعضاء الفريق.
ً
يجب الإبقاء على الاجتماع قصيرا
وغير رسمي: يجب إعلام أعضاء
الفريق أن هذا الاجتماع تمهيدي
لا يحمل أي صفة رسمية، لذلك لن
يكون هناك جدول أعمال. ويمكن
ث
ّ
للمدير عند بدء الاجتماع، أن يتحد
عن نفسه، وتقديم نبذة عن الخطط
والأهداف التي يسعى إلى تحقيقها.
التقيد بمواعيدي
يجب احترام المواعيد، والأخذ في
الحسبان، أن الجميع وقتهم ثمين،
ولديهم أعمال يقومون بها. كما
يتوجب على المدير الالتزام بموعد
محدد للانتهاء من الاجتماع، وأن
لا يعاقب الذين أتوا على الموعد
المحدد، بانتظار المتأخرين، وفي هذا
الإطار، تستخدم كثير من الشركات
سياسة قفل الأبواب، بعد بضع دقائق
من بدء الاجتماع، لإلزام الموظفين
بالحضور في الموعد المحدد. وفي
معظم الأحيان، تستغرق الاجتماعات
89
ARRAJOL MAY LIFE RULES.indd 89
5/2/17 7:09 PM
