ماذا تعرف عن بيان العمل وطرق كتابته؟

يعّرف بيان العمل (SOW) بأنه مستند ضمن عقد يصف متطلبات العمل لمشروع معين بالإضافة إلى توقعات الأداء والتصميم، والهدف منه تحديد الالتزامات والمسؤوليات واتفاق العمل بين الطرفين، وغالباً ما يستخدم بين العملاء وشركات تزويد الخدمات.

ويجب استخدام لغة دقيقة في كتابة بيان العمل، لمنع سوء تفسير الشروط والمتطلبات. وعلى الرغم من تضمينه الكثير من التفاصيل إلا أنه يبقى مجرد وصف عام للعمل، ويشير بيان العمل إلى وجود وثائق تكميلية في حال وجود مواصفات إضافية.

خطوات كتابة بيان العمل

يحدد بيان العمل الصحيح مؤشرات الأداء الرئيسية للاتفاقية التي يمكن استخدامها كنقطة ارتكاز لتحديد إذا ما كانت الخدمات تستوفي شروط بيان العمل. ويمكن أن تختلف صياغة البيان من مجال إلى آخر، إلا أنه يجب أن يتضمن بعض الخطوات الرئيسية ليكون ذو فعالية عالية.

· تعريف النجاح

يجب أن يحتوي البيان على وصف العمل بشكل مناسب، وتحديد معايير نجاحه، وتجنب استخدام الجمل المبهمة وغير الواضحة، وكلما زاد ذكر التفاصيل المتفق عليها كان البيان ذو جودة أفضل.

· وضع جداول زمنية

يجب أن يتضمن بيان العمل الجيد على جداول زمنية تحدد مدة انجاز كل مرحلة من العمل، ويمكن أن تتميز هذه الجداول ببعض المرونة بحسب اتفاق الطرفين. ويجب أن يتم أيضاً تحديد أوقات معينة للمراجعات الرسمية حتى يتمكن جميع الأطراف من التأكد أنهم على طريق النجاح.

· وضع أحداث مهمة

يمكن ربط الانجازات بحسب الجداول الزمنية المذكورة سابقاً بالدفعات المالية على سبيل المثال مما يمنح حافزاً إضافياً لتحقيق النجاح وتقسيم البيان إلى مراحل مهمة.

· استخدام لغة واضحة

على الرغم من أن معظم بيانات العمل خاصة بالقطاع الصناعي، ولكن من المفضل استخدام لغة واضحة غير مبهمة أو معقدة لتتمكن جميع الأطراف من فهمها وتنفيذها وقياسها.

· اعتماد الدقة

يجب أن يكون البيان دقيقاً في وصف جودة العمل المتوقع أو قياس النجاح أو الانتهاء من المراحل الرئيسية، فكلما زادت التفاصيل والمعلومات القابلة للقياس الكمي تصبح المعلومات أقوى.

صعوبات كتابة بيان العمل

يوجد صعوبات أخرى في كتابة بيان العمل على مستوى جيد ومنها:

·  التعقيد: يتميز كل بيان عمل بأنه فريد من نوعه ويرتبط بعقد العمل بشكل مباشر، ويمكن أن يختلف اختلافاً كبيراً تبعاً للعمل المطلوب والمدة الزمنية اللازمة لتنفيذه وآلية العقد التي يجرب إنشاؤها.

·  المخاطر: قد تكون مخاطر كتابة بيان العمل بشكل سيء كارثية وتشمل المخاطر التشغيلية والمالية والقانونية والتعاقدية.

·  الخبرة: يجب أن يكتب البيان أشخاص يفهمون المتطلبات اﻟﺘﺸﻐﻴﻠﻴﺔ واﻟﻤﺎﻟﻴﺔ واﻟﺘﻌﺎﻗﺪﻳﺔ ﻟﻘﻮاﻋﺪ اﻟﺘﻘﻴﻴﻢ اﻟﻤﺘﻮاﻓﻘﺔ واﻟﻘﺎﺑﻠﺔ ﻟﻠﺘﻨﻔﻴﺬ بين الطرفين.

وعلى الرغم من العقبات والصعوبات والدقة التي تتطلبها كتابة هذا النوع من المستندات، ولكن يجب على المرء السعي بشكل دائم إلى الكمال أثناء كتابة بيان العمل، لكونه على مستوى عالي من الأهمية في إبرام العقود وإدارتها وتخفيف المخاطر.