ما هي مهارات موظف الاستقبال الضرورية؟

 

موظف الاستقبال له أهمية كبيرة في المؤسسات بشكل عام على اختلاف أنواعها، ولكن لابد من معرفة مهارات موظف الاستقبال الأساسية من قبله ومن قبل من يعينه كي يؤدي تلك المهمة بالطريقة المثلى، وفيما يلي نستعرض معكم أهم مهارات موظف الاستقبال للوصول إلى أفضل أداء بها ونعرف كل ما يتعلق بهذه الوظيفة.

أهمية موظف الاستقبال

يتساءل الكثيرون عن أهمية موظف الاستقبال وهل لابد من وجوده في المؤسسات المختلفة؟ ففيما يلي نستعرض وظيفة الريسيبشن.

ما هي وظيفة الريسبشن؟

يعتبر موظف الاستقبال العنوان والواجهة الرئيسية للجهة أو الشركة التي ينتسب إليها وهو الذي يضع الانطباع الاول في نفس العميل فهو الشخص المسؤول عن تمثيل واجهة الشركة، ومن يلجأ العملاء للتحدث معه، ومن يسأله زملاء العمل عن المعلومات الخاصة بالشركة. وبجانب الرد على الاتصالات الهاتفية واستقبال الزوار، تكون مسؤوليته هي التعامل مع العملاء، وتنظيم الأحداث، وترتيب الاجتماعات.. إلخ.

كيف تكون موظف استقبال ناجح؟

ويعد موظف الاستقبال من أهم المهن وأكثرها صعوبة، ولذلك لا يعرف الكثير من الأشخاص كيف يمكنهم النجاح في هذه الوظيفة وسوف نسلط الضوء خلال هذه السطور على المواصفات الواجب توافرها في موظفين الاستقبال والطرق التي يمكنهم الاعتماد عليها ليكونوا موظفو استقبال ناجحين:

10 مهارات يحتاجها موظفو خدمة العملاء

شروط موظف الاستقبال

تتطلب مهنة موظف الاستقبال أن يكون في حاجة ضرورية إلى مهارة التنظيم أثناء التعامل مع المهام المطلوبة منه في نفس الوقت. لذا فلن تقدر على البقاء في هذه المهنة لفترة طويلة إذا كنت تفتقر إلى القدرة على إدارة العديد من الأشياء معًا، أو كنت تعجز عن التعامل مع مهام عملك بطريقة منظمة لذا ينصح الخبراء بضرورة الحفاظ على التنظيم في عملك حتى تتمكّن من أدائهِ على أحسن ما يكون.

إتقان استخدام الأجهزة الالكترونية

أصبحت الشركات والفنادق الكبرى تعتمد بشكل كبير على الأجهزة الالكترونية والتي بات تعلمها ضرورة لا غنى لعامل الاستقبال عنها التميز في عمله ومن هذه الأجهزة الهواتف والقدرة على التحكم في الأزرار وخطوط الاتصال المختلفة. مهارات إتقان الحاسب الآلي كذلك في غاية الضرورة لعامل الاستقبال. يجب أن يعرف كيفية استخدام البريد الإلكتروني في العمل، وإتقان مهارة الكتابة على لوحة المفاتيح. لذا فإذا أردت أن تصبح موظف استقبال ناجح يجب أن تتعلم كيف تستخدم هذه الأجهزة بما يفيدك في عملك.

الثقة بالنفس من صفات موظف الاستقبال

أهم صفة يجب أن يتمتع بها موظف الاستقبال الثقة بالنفس فلا يجوز أن يكون الموظف ضعيف الشخصية أو خجول لأن طبيعة العمل تتطلب منك أن تختلط مع عملاء مرموقين، وموظف الاستقبال سيكون وظيفته إعطاء صورة إيجابية عن الشركة، لذا انتبه لحركات جسدك ولنبرة صوتك فهما سيمكنانك من إظهار هذه الثقة.

كيف تتعامل مع ضغوط العمل دون التأثير على إنتاجيك أو حالتك النفسية؟

مهارات موظف الاستقبال

فيما يلي أهم مهارات موظف الاستقبال والتي يكون عدم توفر أي منها أو وجود نقيضها شيئا صعبا في مهام وظيفته:-

الاستماع الجيد

من المهم أن يكون موظف الاستقبال مستمعاً جيداً سواء كان الاستماع عبر الهاتف أو الاستماع لأحد أسئلة العملاء الموجهة إليك، سيمكنك الاستماع من الرد على جميع التساؤلات، كما ويعتبر الاستماع والإنصات دليل على احترامك للشخص المخاطب وهذا ما يجعل عملك أكثر إنتاجيّة ونجاح.

سجل الملاحظات الدقيقة

على موظف الاستقبال القيام بأخذ الملاحظات الدقيقة حول الأمر. فإذا اتصل أحد العملاء، تأكد من تسجيلك للمعلومات الخاصة به (الاسم، بيانات الاتصال، الأمر المطلوب.. وغير ذلك). حيث يعد أخذ الملاحظات طريقة فعالة للبقاء منظمًا ولتذكيرك بكل الأشياء الصغيرة التي تحدث أثناء اليوم. حافظ على هذه الملاحظات في دفتر مناسب واجعله بالقرب منك في كل الوقت. وسوف تتفاجأ بمدى التأثير الناتج عن اتباع هذا الأمر، خاصة عندما تحتاج إلى تذكر ما الذي احتاجه الشخص الذي اتصل بك قبل أيام أو حتى منذ خمس ساعات ماضية. .

حافظ على لباقتك

أهم ما يجب أن يقوم به موظف الاستقبال أن يحافظ على لباقته في الحديث مع الناس كأن يستخدم تحية مناسبة مع الوقت مثلاً صباح الخير، أو مساء الخير، وأن يشكر الزبون على اتصاله وتعامله مع الشركة وأن يحافظ على ابتسامته وبشاشته طوال الوقت.

إتقان عدة لغات

يجب أن يتمتّع موظف الاستقبال بمجموعة من المهارات ولعلّ أهمها إتقان اللغات الأجنبية، فاللغات الأجنبية تساعده على التواصل مع الزبائن من جميع أنحاء العالم، وكلما كان الموظف يتقن أكثر من لغة كلما زاد نجح أكثر في مهنته.

كيف يفكر المتفوقون والناجحون؟ إليك 9 نصائح لكي تصل إلى ما حققوه

الاهتمام بالمظهر الخارجي

يلعب المظهر الخارجي دوراً كبيراً في جذب الزبائن لذلك يجب أن يرتدي أفضل الملابس الرسمية، واحرص على المحافظة على نظافتك، واختر تسريحة شعر مميزة، وشذّب لحيتك، ونسّق حذاء يناسب ملابسك، وضع عطر منعش، سيمنحك كل هذا مظهر جميل.

التعامل مع العملاء بأدب

نظرا لان مسئول الاستقبال هو واجهة الشركة، وهو من يتعامل معه العملاء في المقام الأول، لذا اجعل من أولوياتك أن تكون مؤدبا وصبورًا أثناء التعامل مع العملاء حتى إذا وصل بك الأمر لأقصى مستويات عصبيتك عليك أنتذكرّ نفسك بأنك قوي بما فيه الكفاية للنجاح في هذه المهمة.

إيجابيات وسلبيات موظف الاستقبال

كما استعرضنا الأشياء التي تكون إيجابيات في مهارات موظف الاستقبال لابد أن نستعرض ما يمكن أن يكون انعدامه في مهارات موظف الاستقبال جزءا سلبيا وهو عدم الاهتمام بمظهره الخارجي وتعامله بفظاظة مع العملاء وعدم إتقانه للغات إضافية إضافة إلى عدم تسجيله الملاحظات للإفادة منها وعدم التحلي باللباقة في الحديث مع الآخرين وعدم الالتزام بجدول الأعمال والتأخير في المواعيد.