You are here

×

لنتائج أفضل ووقت أقل.. 5 خطوات لعقد اجتماع عمل ناجح

5 خطوات هامة لعقد اجتماع عمل ناجح

يعتبر عقد اجتماعات عمل ناجحة وذات نتائج من أهم الأولويات في الشركات الناجحة، حيث أنها تشكل جزء أساسي من العمل في كل شركة تجارية، وفي هذا السياق، يعد عقد وإدارة الاجتماعات الناجحة من أهم المهارات الإدارية التي تؤثر بشكل مباشر على عمل وإنتاج الشركة بشكل عام، وتثبت المهارات والكفاءات الإدارية للمدراء.

التخطيط المسبق للإجتماع

يجب أن يكون للإجتماع هدف وغرض واضح، حيث يجب أن يبدأ الإجتماع بالخطوط العريضة لهذه الأهداف، بالإضافة إلى وضع الأسس والمقاييس الأساسية في المرحلة الأولى من الإجتماع.

5 عادات مفيدة يحتاجها أصحاب المشاريع

التقيد بالمواعيد الزمنية لبدء وانتهاء الإجتماع

يجب احترام المواعيد والأخذ بعين الاعتبار أن الجميع وقته ثمين ولديه أعمال يقوم بها، كما يتوجب على المدير الالتزام بموعد محدد للانتهاء من الاجتماع، وألا يعاقب أولئك الذين أتوا على الموعد المحدد بانتظار المتأخرين عن الإجتماع، وفي هذا الإطار، تقوم العديد من الشركات باستخدام سياسة قفل الأبواب بعد عدة دقائق من بدء الإجتماع لإلزام الموظفين بالحضور على الموعد المحدد.

وفي معظم الأحيان، تستغرق الاجتماعات مدة ساعة واحدة فقط، وسيكون الموظفين سعداء بحضور الإجتماع عندما يبدأ وينتهي على الفور.

تشجيع النقاش المفتوح

يعتبر فسح المجال أمام جميع الحاضرين للمساهمة في النقاشات الدائرة داخل الإجتماع من أهم العوامل التي تسهم في الحصول على نتائج مبتكرة، حيث يتوجب على المدير أن يتكلم بنسبة 50% فقط، وأن يقوم بتشجع المشاركين في إعطاء أرائهم ومشاركة مقتراحاتهم، كما يتوجب على المدير أن يلعب دوراً إيجابياً في خلق جو مريح للمشاركة وإدارة النقاش بكل فعالية.

هؤلاء هم أفضل 10 مدراء تنفيذيين في العالم

الالتزام بجدول الأعمال

يعد إلتزام بجدول أعمال الإجتماع من الضروريات الأساسية التي يجب على المدير أن يأخذها بعين الاعتبار لتجنب اضاعة الوقت على أمور ومسائل خارج سياق جدول الأعمال، والتركيز على النقاط التي تم التخطيط لمناقشتها وتحقيق الهدف من الإجتماع.

تلخيص النقاط الرئيسية والاحتفاظ بنسخة عن الاجتماع

يتوجب على المدير في نهاية كل إجتماع تلخيص النقاط الأساسية والمهام وخطة التنفيذ التي وافق عليها جميع المجتمعين. وأخيراً، يفضل القيام بكتابة كل ما خرج عنه الإجتماع، وتوزيعه على جميع الحاضرين، وإنهاء الإجتماع بإبلاغهم أنه في حال كان لديهم أسئلة يمكنهم العودة إليه.

كيف تتحدث أمام جمهور كبير

التعليقات

أضف تعليق