إتيكيت الاجتماعات أونلاين: قواعد على الجميع اتباعها
الإجتماعات باتت كلها أونلاين، وبالتالي إتيكيت الاجتماعات الإفتراضية بات أكثر أهمية من أي وقت مضى. الإتيكيت الخاص بالاجتماعات أونلاين ليس بالأمر الجديد وذلك لأن الإجتماعات الافتراضية معتمدة منذ سنوات وإن كانت على نطاق أضيق مما هي عليه حالياً.
ولكن مع تحول عالم الأعمال بشكل كلي للاعتماد على الاجتماعات أونلاين فإن بعض القواعد الجديدة فرضت نفسها وذلك لأن المنازل تحولت لأماكن عمل، ومدارس، ومراكز للتسلية أي باختصار عالم العائلة كاملاً بات محصوراً في المنزل وهذا ما يتطلب قواعد جديدة تتناسب مع الواقع «العادي الجديد» الذي نعيشه.
إذا كنت تريد أن تكون ناجحاً في عام 2021... تغلب على هذه المخاوف
اختبار الإعدادات قبل الاجتماع
الغاية من الاجتماعات أونلاين هي قدرة الجميع على رؤية وسماع الآخرين بوضوح وعليه عوض إضاعة وقت الجميع يجب اختبار الإعدادات بشكل مسبق للتأكد من كون الصوت والصورة يعملان بشكل مثالي.
حتى ولو كان المشارك في الاجتماع لن يتحدث فإن اختبار المشكلات في الإعدادات قد يجعله لا يتمكن من متابعة ما يقوله بقية أعضاء الفريق وعليه اختبار الإعدادات بشكل مسبق سواء كان الشخص هو من سيدير الاجتماع أو سيكون كمشارك «نشط» أو غير نشط.
الالتزام بالجدول المحدد
في حال كنت أنت الجهة التي ستدير الاجتماع يجب الالتزام بالجدول الذي حددته والموعد الذي حددته للبدء بالاجتماع.
لا أحد يستمتع بالانتظار أمام شاشة الكمبيوتر أو الهاتف لظهور الشخص الذي سيدير الاجتماع كما أن التأخر عن الموعد ينم عن قلة احترام للآخرين. وفي حال كنت من المشاركين يجب بطبيعة الحال الالتزام بالموعد كما هو الحال في اجتماعات العمل الفعلية.
الشخص الذي يدير الاجتماع عليه عدم إعادة النقاط التي تم الحديث عنها بل يجب وضع الذين تأخروا بالانضمام إلى الاجتماع بأجواء ما تم الحديث عنه لاحقاً بعد الاجتماع.
في المقابل إن كنت من المشاركين وتأخرت عن الحضور يجب عدم تعطيل الاجتماع من خلال طرح الأسئلة حول ما تم الحديث عنه.
أيضاً يجب إنهاء الاجتماع في الوقت المحدد أيضاً، هذا للشخص الذي يريد الاجتماع وذلك لأن المشاركين لديهم أعمالهم التي عليهم القيام بها أو قد يكون لديهم إجتماعات أخرى عليهم حضورها.
في المقابل في حال كنت من المشاركين عليك عدم البدء بطرح الأسئلة أو البدء بنقاش خلال الدقائق الأخيرة من الاجتماع تفادياً لإطالته.
الحد من الإلهاءات
الإلهاءات لها تأثيرتها الكبيرة على الاجتماعات الافتراضية ومسارها. من السهل الافتراض بأنه بحكم أنك لا تتواجد في نفس الغرفة مع الزملاء فهم لن يلاحظوا قيامكم بالنظر إلى هاتفك، أو الرد على البريد الإلكتروني ولكن هذا غير صحيح، فهم سيلاحظون ذلك.
الإلهاءات يمكنها أن تعطل مسار الاجتماعات وذلك لأنك ستفوت على نفسك كل ما يقال، وبالتالي ستجد نفسك تطلب من الشخص الذي يدير الاجتماع إعادة تكرار ما قاله ما يعني تعطيل الاجتماع وإزعاج الآخرين.
خلال الاجتماع يجب وضع الهاتف على خاصية الصمت، في حال كنت تستخدم الهاتف فيجب عدم إنجاز الأعمال على الكمبيوتر بل التركيز وبشكل كلي على الاجتماع. في المقابل في حال كنت تستخدم الكمبيوتر لحضور الاجتماع فيجب إغلاق كل النوافذ والتركيز على ما يحدث في الاجتماع.
يجب أيضاً عدم مقاطعة الآخرين خلال حديثهم وذلك لأن الأمر سيحدث فوضى وبلبلة خصوصاً وأن هناك دائماً تأخيرا في وصول الصوت والصورة وبالتالي يصعب تحديد متى ينتهي شخص من الحديث ومتى يبدأ آخر بدقة.
ارتداء الملابس المناسبة
لقد رأينا ما يكفي من الصور والفيديوهات المحرجة التي من شأنها أن تجعل المشاركين في الاجتماعات الافتراضية يتعلمون الدرس ومع ذلك ما زلنا نشهد على عدد كبير من الحالات التي تكشف وبشكل غير مقصود عن عدم ارتداء المشاركين بالاجتماعات الافتراضية الملابس المناسبة.
بطبيعة الحال ليس المطلوب التأنق أو ارتداء ملابس رسمية، بل ملابس مقبولة أي ملابس النوم ممنوعة. في المقابل فإن ارتداء القميص من دون سروال تسبب بإحراج عدد لا يحصى من العاملين حول العالم لذلك لا داعي للانضمام إليهم.
منح الخلفية الاهتمام الكافي
يجب اختيار المكان المناسب بعناية خصوصاً أن الخلفية ستظهر في الكاميرا. لذلك يفضل أن تكون الخلفية هي حائط خال كلياً من أي إضافات، أي عدم الجلوس في مكان يظهر فيه حائط يحتوي على رفوف عديدة تحتوي على عشرات الأشياء.
كل هذه الأمور ستشكل عامل إلهاء للآخرين، لذلك إن كان هدفك جعل الآخرين يستمعون إليك فعليك التخلص من كل الأمور التي تجعل تركيزهم يتشتت. الهدف وبكل بساطة هو جعلهم يركزون عليك وعلى ما تقوله فقط.
كما أن اختيار الموقع هذا، أي الذي يظهر الحائط فقط، سيقلل من نسبة ظهور أي فرد من أفراد العائلة في الفيديو.
ففي نهاية المطاف الكل يتواجد في المنزل وفي مرحلة ما سينسى شخص ما أنك تشارك في اجتماع وقد يظهر في الفيديو من دون أن يدرك ما قد يشكل إحراجاً للجميع خصوصاً أن الشخص يتصرف على سجيته في المنزل.
تفادي التحرك بسرعة
الإتيكيت الخاص باجتماع العمل يجب أن يضع بالحسبان الواقع التقني للاجتماعات. التحرك بسرعة أو القيام بحركات مفاجئة سيجعل الصورة تبدو غير واضحة للآخرين.
خلال الاجتماعات الافتراضية يجب أيضاً المحافظة على تعابير وجه محايدة والنظر مباشرة إلى الكاميرا، وذلك لأنها البديل عن القيام بتواصل بصري مباشر مع الآخرين.
النقطة هذه هامة أيضاً لأنه وكما هو معروف فإن الصور خلال الاجتماعات الافتراضية غالباً ما تتجمد وبالتالي ستجنب نفسك التجمد بتعابير مضحكة أو غريبة.
البدء بالاجتماعات بشكل صحيح
الاجتماعات وبشكل دائم يجب أن تبدأ بمقدمة، في حال كنت الجهة التي تدير الاجتماع، فإن الخطوة الأولى هي بجعل كل شخص يعلن عن حضوره.
المقاربة هذه هامة وذلك لأنها تجعل الآخرين يعرفون هوية الآخرين المشاركين في الإجتماع خصوصاً وإن كان عدد المشاركين كبيرا.
لاحقاً يمكن القيام بعملية تعريف أخرى سريعة والتي تتضمن دور كل شخص والمسؤوليات المنوطة به.
المقدمة هذه ستضمن سير الاجتماع بشكل سلس. بعد ذلك يجب تذكير المشاركين بسبب الاجتماع والنتائج المرجوة منه.
عند البدء بهذه الطريقة فإن إنجاز الأمور المحددة سيتم بشكل أسرع ما سيترك وقتاً كافياً للنقاش والخروج ربما بأفكار أفضل ومقاربات أكثر فعالية.
فترات راحة للاجتماعات الطويلة
بعض الاجتماعات الافتراضية قد تطول مدتها أو قد تكون مدتها المحددة بشكل مسبق طويلة جداً.
العمل أونلاين والاجتماعات أونلاين تملك القدرة على استنزاف المشاركين بشكل كبير وبالتالي بعد فترة نسبة التركيز ستنخفض.
لذلك في حال كانت مدة الاجتماع طويلة يجب منح المشاركين فترات راحة وتحديدها بشكل مسبق وتوزيعها على المشاركين مع جدول العمل.
أيضاً هناك نقطة هامة وهي أن بعض المشاركين في الاجتماعات لا يتطلب المسمى الوظيفي الخاص بهم حضور الاجتماع كاملاً، لذلك يجب السماح لهم بالمغادرة بعد أن يتم مناقشة الأمور التي تتعلق بهم بشكل مباشر أو غير مباشر.
إرغامهم على حضور الاجتماع كاملاً رغم أن ما يتم الحديث عنه لا علاقة لهم أو بمهامهم هو إضاعة لوقتهم وتشتيت تركيز الآخرين.
إنهاء الاجتماع بتلخيص فعال
الخطوة الأخيرة قبل انتهاء الاجتماع ليس تسجيل الخروج وإكمال المهام التي يجب القيام بها.
في الواقع قبل انتهاء الاجتماع يجب تقديم ملخص يشمل ما تم الحديث عنه والنتائج التي تم التوصل اليها والأمور التي تمت الموافقة عليها. كما يجب إبلاغ المشاركين بما عليهم توقعه بعد نهاية الإجتماع وهي :
-قيامك أو قيام شخص آخر بإرسال نسخة مسجلة عن الاجتماع.
- قيامك بالإجابة عن الأسئلة التي لم تتمكن من الإجابة عليها خلال الاجتماع.
-إرسال المعلومات المتعلقة بالاجتماع المقبل وموعده والنقاط الأساسية التي يجب تحضيرها.
وطبعاً يجب شكر الجميع على وقتهم وجهودهم.
