كيف تستخدم المجموعات المركزة في اتّخاذ القرارات؟
تُبنى القرارات السليمة على البيانات والمعلومات لا فقط التصورات والافتراضات الشخصية، ولذلك من المهم دائمًا محاولة استخدام طرق تساعد في الوصول إلى المعلومات، سواءً كان ذلك في بحث السوق لأخذ قرار بدء مشروعك أو حتى لتوسيع نشاطك في فكرة جديدة.
وفي هذه الحالة يكون لا بد من استخدام استراتيجيات محددة من شأنها المساعدة في اتّخاذ القرارات، ومن أهم الوسائل التي تستخدم في تحقيق هذا هي تقنية المجموعات المركزة.
ما هي المجموعات المركزة؟
تتضمن استراتيجية المجموعات المركزة جمع عدد من الأشخاص قد يصل عددهم إلى خمسة عشر شخصًا طبقًا لمجموعة من المعايير المحددة مسبقًا، سواءً العمر أو الموقع أو الحالة الاجتماعية أو غيرها من العوامل، وتحدد هذه العوامل بالطبع بناءً على الهدف من استخدام الاستراتيجية.
تستخدم المجموعات المركزة في تحقيق مجموعة مختلفة من الأهداف، من بينها:
1- بحث السوق: تسهّل المجموعات المركزة إجراء عملية بحث السوق بصورة فعّالة والتعرّف على احتياجات العملاء أو آرائهم، وبالتالي يمكن للشركات اتّخاذ القرارات بشأن الأفكار الجديدة التي ترغب في تنفيذها.
2- التحليل: تمكّن المجموعات المركزة إجراء عملية التحليل كوسيلة ضمن تقييم الاحتياجات التدريبية في الشركات، من خلال مناقشة الموظفين أو العملاء المحتملين في بعض الأفكار وذلك من أجل إمكانية تطوير المحتوى المناسب للتدريب.
3- جمع المعلومات: يمكن استخدام المجموعات المركزة فقط بهدف جمع المعلومات والبيانات المطلوبة، حتى لو لم يتعلّق ذلك بتنفيذ أفكار جديدة.
مميزات المجموعات المركزة
1- تساعد المجموعات المركزة في توليد النتائج بسرعة كبيرة، وذلك بالاستفادة من وجود الأفراد معك في المكان ذاته، فيمكنك أن تسألهم ما تشاء وتجمع البيانات بصورة لحظية.
2- يمكنك الاستفادة من وجود الأشخاص في تقييم طريقة الإجابة وعوامل مثل لغة الجسد، وبالتالي يمكن الاستفادة من هذه التفاصيل في تكوين صورة أوضح عن القرار.
3- تقوم المجموعات المركزة على جمع الإجابات من الأشخاص المعنيين بالأمر، وهو ما يعني الدقة في النتائج لأنّك تحصل عليها مباشرةً منهم بدون نقل من آخرين.
4- يمكن تنفيذها بسهولة في العمل، فهي لا تتطلب مجهودًا كبيرًا في التحضير.
عيوب المجموعات المركزة
1- يمكن أن يتأثر أحد المشاركين بالبقية داخل المجموعة، وبالتالي تتأثر مشاركاتهم وقراراتهم بما يقولونه، فلا يشاركون معلومات صادقة تعبّر عنهم، وبالتالي يمكن أن تضللك أثناء اتّخاذ القرار.
2- في حالة سيطرة بعض الأشخاص على المشاركة، فإنّ النتائج ستُبنى على ما يقوله هؤلاء فقط لا المجموعة ككل، وهو ما يضر بمبدأ المجموعات التي تعتمد على مشاركة جميع أفرادها.
3- من الصعب تعميم النتائج الصادرة عن المجموعة على عدد أكبر، فلا يمكن الجزم بأنّ موافقة المجموعة على فكرة مشروعك تعني بالتبعية موافقة جميع السكان عليها.
كيف تستخدم المجموعات المركزة؟
حتى يمكن الاستفادة من المجموعات المركزة وتحقيق أعلى فاعلية منها، فإنّ الأمر يتطلب استخدامها عبر مجموعة من الخطوات، والتي يجب الاهتمام بكل واحدة منها جيدًا لتحقيق الهدف النهائي.
1- حدّد الهدف من المجموعات: ما الذي تريد أخذ قرار بشأنه؟ إطلاق منتج جديد في السوق؟ افتتاح فرع آخر لشركتك في موقع مختلف؟ تقييم للوضع الحالي في أعين العملاء؟ يسهّل عليك تحديد الهدف التركيز على بقية الخطوات والتحكم في سير المجموعات.
2- اجمع الأشخاص المناسبين: الأشخاص المستهدفين هم سر النجاح الحقيقي للاستراتيجية، وبالتالي من المهم اختيار هؤلاء الأشخاص جيدًا، وتحديد من الأكثر ملاءمة للهدف الذي ترغب في تحقيقه.
3- عيّن ميسّر لتولي إدارة النقاش: توضّح عيوب استراتيجية المجموعات المركزة أنّ كل شيء يتعلّق بالأفراد الموجودين داخل النقاش، وبالتالي لا بد من وجود ميسّر يمكنه السيطرة على المشاركين، وتشجيع الجميع كذلك للمشاركة من خلال طرح الأسئلة المناسبة.
يمكن لاختيار الميسّر المناسب للنقاش أن يساعدك في تحقيق نتائج أفضل حتى من توقعاتك، لأنّه يتحكم في المسار الخاص بالنقاش ويمكنه بواسطة قدرته على الإدارة الوصول إلى الكثير من المعلومات.
4- جهّز الأسئلة المناسبة للنقاش: من أهم الخطوات في المجموعات المركزة هي تجهيز الأسئلة الرئيسة المناسبة لهدف النقاش، ويمكن تقسيمها إلى 3 أجزاء رئيسة: أسئلة للتفاعل في بداية النقاش والهدف منها إزالة الحواجز وكذلك توجيه اهتمام المشاركين للموضوع، ثم أسئلة استكشافية، والهدف منها الخوض في التفاصيل أكثر، والختام بأسئلة الإغلاق للتأكد من عدم وجود إضافات.
بالطبع قد تكون هناك أسئلة أخرى تُطرح بناءً على النقاش، وتعتمد على رؤية الميسّر وسير النقاش بناءً على إجابات المشاركين.
5- نفّذ الاستراتيجية وجهّز تقريرا عن ذلك: يتبقى الآن تنفيذ هذه الخطوات في أرض الواقع، وبعد الانتهاء من النقاش تجهيز تقرير عن المجموعات يشمل: تفاصيل المشاركين في النقاش، الأسئلة والإجابات، الملاحظات الخاصة بالتنفيذ، القرار المرشح تنفيذه طبقًا لما حدث.
في النهاية تستخدم المجموعات المركزة كوسيلة رئيسية في اتّخاذ القرارات لصدق المعلومات التي تصدر عنها، لكن يتطلب ذلك تنفيذ جميع الخطوات بالشكل الصحيح لضمان فاعليتها.
المصادر:
