كيف تقلل تكاليف البيانات دون تعريض النمو للخطر؟
على مدار العقد الماضي أو ربما أكثر، زادت أهمية البيانات لتصبح أحد معايير التنافسية الرئيسية بين الشركات والمؤسسات. وزاد وباء كوفيد-19 من قيمة البيانات إلى أعلى درجة ممكنة، لاسيما وأنها أصبحت الأداة الرئيسية التي تعتمد عليها الشركات والحكومات والخبراء في القطاع الصحي للتعامل مع التدخلات التي تهدف إلى حماية الأرواح البشرية وإنقاذ الاقتصاد.
والآن في ظل التداعيات الاقتصادية الناتجة عن أزمة كوفيد-19 والتي تهدد المنظمات الصحية على وجه التحديد، أصبحت البيانات تلعب الآن دورًا أكثر أهمية من أي وقت مضى، وهنا وجد المديرون التنفيذيون والمسؤولون في الشركات والمؤسسات أنفسهم أمام تحدٍّ كبير، وهو كيفية استخدام أكبر قدر ممكن من البيانات دون تكبدّ معاناة دفع مبالغ مادية كبيرة.
اجتماعات مجلس الإدارة الافتراضية.. مقاربات مبتكرة لتحقيق النتائج المطلوبة
أثبتت الأحداث التي وقعت خلال الفترة الماضية أن التعافي من وباء كورونا سيكون رقميًا، مع ذلك يحتاج القادة إلى الإجابة على العديد من الأسئلة بينما يعملون على تأمين الأساس المالي لمنظماتهم والعثور على مصادر جديدة للنمو، من بينها ما هي القطاعات التي ستدفع الطلب؟ ما هي سلسلة التوريد التي يحتاجون إليها؟ وما هي أفضل طريقة رقمية لتقديم الخدمات للعملاء وتضمن تفاعلهم؟ وكيف يمكن الحفاظ على المرونة أثناء العمل عن بعد؟ إجابة هذه الأسئلة تتطلب عددا كبيرا من البيانات ومعرفة كيفية استخدامها بالطريقة الصحيحة.
ستحتاج الشركات إلى الحصول على البيانات من أكثر من مصدر، واستخدامها في أكثر من مجال، وفعل ذلك مع الحرص على الشفافية والمصداقية، وحماية الخصوصية والامتثال بعهودها، وتلبية احتياجات العملاء.
في هذه الحالة سيتعين على مُعظم الشركات تحديث بياناتها الخاصة، وإفساح مجال لبيانات جديدة تستقيها من مصادر متنوعة، وتصميم خوارزميات لاحتواء هذه البيانات واستخلاص الأفكار، وتوظيف أو تدريب مواهب جديدة للقيام بكل ذلك، وقد تبلغ تكلفة كل هذه الجهود مئات الملايين من الدولارات للشركات المتوسطة الحجم، وربما مليارات الدولارات للشركات الكبرى.
البيانات قد تكون متوفرة ولكن إداراتها ليست رخيصة
في بعض الأحيان لا تدرك العديد من المؤسسات مقدار ما تنفقه على البيانات، ولكن عند جمع كل هذه البيانات معًا فإن المبلغ سيكون مؤلمًا ومؤثرًا للغاية، ربما تنفق مؤسسة متوسطة الحجم ملايين الدولارات على جمع وتحليل البيانات.
ومن ثم فإن الإدارات في حاجة إلى خطة عمل تساعدها على تخفيض التكاليف الناتجة عن جمع وتحليل البيانات، والتأكد من أن كل ما تنفقه في هذا الشأن يذهب إلى المكان الصحيح، وفيما يلي مجموعة من هذه الأمور.
تبسيط استهلاك البيانات
حسب التقديرات، فإن ما بين 30 إلى 40 تقرير من التقارير التي تصدرها الشركات يوميًا تضيف قيمة قليل أو ربما لا تضيف أي قيمة تذكر على الإطلاق للعمل، بعضها مُكرر أما البعض الآخر لا يمكن استخدامه لأنه لا يحتوي على شيء له قيمة، ما يؤدي إلى إهدار موارد كبيرة.
من أجل إدارة عملية استهلاك البيانات بشكل أكثر فعالية، فإن الشركات عليها وضع إطار مُحدد للتقارير قبل العمل عليها، وتحديد المواضيع التي ينبغي على الموظفين جمع بيانات خاصة بها، ومن ثم إعادة صياغة عملية جمع البيانات، وأتمتة قنوات التواصل بين العاملين من أجل تسهيل عملية الاتصال والحفاظ على الوقت والجهد المُهدرين، علاوة على ذلك استكشاف طرق جديدة لنمذجة وتصور البيانات ونشر التقارير بعد الانتهاء منها في صورة رقمية وليست ورقية. باستخدام مثل هذه الأساليب قلص أحد البنوك الأوروبية عدد التقارير التي أصدرها بمقدار 80 %، وكذلك قلت تكاليف التقارير بنسبة 60 %.
ويمكن للمؤسسات الحصول على مزايا إضافية من خلال الاعتماد على هذه الأساليب، والتي على رأسها الحفاظ على طاقة وجهد الموظفين لكي يعملون على إعداد تقارير أكثر أهمية وتعقيدًا.
استغلال البيانات لتقليل التكاليف
بإمكان الشركات تقليل التكاليف ليس فقط عن طريق تحسين الكفاءة والأداء ولكن أيضًا من خلال استخدام هذه البيانات لمعرفة التكاليف المحتملة لتنفيذ العمل. على سبيل المثال يُمكن الاعتماد على الذكاء الاصطناعي للتعامل مع المشتريات. بإمكان الشركات استخدام البيانات لتقديم توصيات حول كيفية تحقيق أكبر فوائد ممكنة في مجالات مُعينة، والاعتماد عليها في إعداد الفواتير، وتوفير تفاصيل عن البائعين والعملاء المحتملين والعملاء الجدد، ويمكن أن تساعد كل هذه الممارسات على خفض إجمالي تكاليف الشراء بنسبة قد تصل إلى 10 % في بعض المؤسسات.
